Většina programů pro úkoly neumírá kvůli chybějícím funkcím, ale kvůli chybějícímu prvnímu týdnu: někdo nainstaluje, založí dva účty, po třech dnech se vrátí k e-mailům. Tento plán má zabránit tomu, aby se to stalo - pět dní po 30 minutách, každý s jednou věcí k udělání a jednou nástrahou k vyhnutí.
Než začnete: čtyři věci k přípravě
Shromážděte na jednom místě:
- přístup k hostingu - panel, FTP a možnost založit databázi MySQL/MariaDB (běžný sdílený hosting stačí),
- licenční klíč - dostanete ho po nákupu; bez něj instalátor nespustíte,
- údaje schránky, ze které bude program odesílat pozvánky a resety hesla: SMTP server, port (obvykle 465 nebo 587), přihlašovací jméno a heslo - najdete je v hostingovém panelu; u Gmailu potřebujete heslo aplikace, ne heslo k účtu,
- seznam lidí z týmu s e-mailovými adresami a tím, kdo za co odpovídá.
Příklad na celý týden: Studio Kreska, kreativní agentura z Poznaně, 9 lidí - majitelka Marta, account manažeři, grafici, copywriterka, vývojář a účetní. Doposud: e-maily, komunikátor a korková nástěnka v kuchyni. Studio Kreska neexistuje - je to modelová agentura, na které ukazujeme plán; situace jsou typické pro tým o 8-10 lidech.
Den 1: instalace a první přihlášení
Co udělat:
- V hostingovém panelu založte novou databázi MySQL/MariaDB a zapište si: host, název databáze, uživatele a heslo.
- Nahrajte soubory programu do adresáře domény nebo subdomény (např.
zadania.studiokreska.pl). - Otevřete adresu v prohlížeči. Instalátor zkontroluje server: PHP 8.1 nebo novější, rozšíření pro databázi a šifrování, práva k zápisu do adresářů. Kritické nedostatky zastaví instalaci se srozumitelným hlášením.
- Vyplňte jeden formulář: údaje databáze, jméno, příjmení, e-mail a heslo administrátora, adresu aplikace, licenční klíč a údaje SMTP schránky (server, port, šifrování, přihlašovací jméno, heslo, adresa odesílatele). Bez schránky instalace neprojde - z ní půjdou pozvánky pro tým. Klikněte na „Otestovat konfiguraci“ pod poli SMTP, než budete pokračovat.
- Přihlaste se. Uvidíte tři sloupce: pracovní prostory, seznam úkolů a chatů, otevřené vlákno. Instalátor už založil pracovní prostor „Obecné“ a chat „Společný“, do kterého se dostane každá nová osoba. U vás bude seznam zatím téměř prázdný - snímek níže pochází z demoinstance s ukázkovými daty, aby bylo vidět, jak rozvržení vypadá po několika dnech práce.
Pokud nechcete sami zasahovat do hostingu, vzdálená instalace je samostatná položka v ceníku - v plánu Starter placená, ve vyšších v ceně.
Nástraha dne 1: instalace na http:// místo https://. Program bude fungovat, ale možnost „nainstalovat jako aplikaci“ v Chrome a Safari se neobjeví a tým bude vstupovat přes záložku v prohlížeči. Zapněte SSL certifikát v hostingovém panelu, než nahrajete soubory.
Limit 30 minut: pokud instalátor hlásí chybějící rozšíření PHP, dnes s tím nebojujte - napište hostingu název z hlášení a vraťte se zítra. Rozvržení sloupců popisuje příručka - První kroky.
Den 2: pracovní prostory, tým a role
Pracovní prostor je prostor, ve kterém žijí úkoly a chaty jednoho tématu. Marta založí čtyři: Klienti, Studio (interní záležitosti), Nový web (dvouměsíční projekt) a Finance. Ne deset - pracovní prostor pro každého klienta je nejčastější chyba druhého dne.
Co udělat:
- Klikněte na „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ a založte 3-5 prostorů. Pravidlo: pracovní prostor je oddělení nebo projekt, který potrvá alespoň měsíc.
- Nejdřív zkontrolujte schránku, pak zvěte. Pozvánky odchází e-mailem ze schránky, kterou jste zadali v instalátoru. Nastavení → Pošta → Systémová pošta → „Odeslat testovací zprávu“ - pokud e-mail nedorazí nebo jste údaje zadali narychlo, tady je opravíte.
- Ikona skupiny lidí vedle ozubeného kola → záložka „Přidat“: e-mail, jméno, příjmení, role (Administrátor nebo Uživatel) a oprávnění.
- V tabulce „Přiřadit do Workspaces“ označte, kam má osoba přístup a co může: Administrátor pracovního prostoru spravuje účastníky a cizí úkoly, Úkoly a Chaty umožňují je zakládat. Bez těchto dvou oprávnění osoba stále čte a píše v tom, kam byla přidána.
- Uložte. Každý dostane e-mail s pozvánkou a sám si nastaví heslo - vy ho za nikoho nezadáváte.
Ve Studiu Kreska jsou Marta a jeden account manažer globálními administrátory. Grafici zakládají úkoly v „Klienti“ a „Nový web“, účetní vidí jen „Finance“ a „Studio“. To znamená méně šumu pro každého.
Nástraha dne 2: zvání lidí bez testovací zprávy. Test v instalátoru ověřuje jen připojení k serveru, ne to, jestli e-mail dorazí do schránky příjemce. Pokud pozvánky nedošly: opravte údaje v Systémové poště a u každé osoby v seznamu použijte „Odeslat znovu“. Pokud je odesílatelem Gmail, heslo aplikace vyžaduje zapnuté dvoufázové ověření.
Limit 30 minut: dnes pozvěte jen lidi ze dvou prvních pracovních prostorů; zbytek den 3, kdy už bude na co se dívat. Plný popis rolí: Uživatelé a role.
Den 3: první úkoly, chaty a pravidla pojmenování
Prázdný program nikoho nepřesvědčí. Třetího dne přenesete do úkolů to, co se děje v aktuálním týdnu.
Co udělat:
- Přejděte schránku a komunikátor z posledních pěti dnů. Každá záležitost s odpovědnou osobou a termínem se stává úkolem: téma, popis (program to nevyžaduje, ale u Marty platí zásada: úkol bez popisu je jen heslo), priorita, termín, přiřazené osoby.
- Záležitosti bez konkrétního výsledku - „domluvme se, jak přistupovat k reklamacím" - patří do chatů. Založte 2-3 tematické, zbytek rozhovorů ať sbírá „Společný".
- V úkolu s několika kroky použijte Seznam úkolů v popisu. Body se odškrtávají přímo v kartě úkolu a u každého je vidět, kdo ho zaškrtl.
- Požádejte každého, aby dnes založil jeden úkol a napsal jednu zprávu se zmínkou
@.
Tři pravidla pojmenovávání, která Marta sepsala v chatu „Studio":
- Téma začíná slovesem a názvem klienta: „Připravit makety - Nord", ne „Nord makety".
- Termín je datum odevzdání, ne datum schůzky. Schůzky patří do Kalendáře jako události.
- Vysokou prioritu dostává maximálně jeden úkol na osobu najednou. Pokud je všechno naléhavé, nic není.
Past dne 3: přenášení celého archivu. Po třech hodinách zakládání úkolů starých měsíc už nikdo nechce program otevírat. Přenášíte jen to, co žije.
Limit 30 minut: 10-15 úkolů a 2-3 chaty - tolik, aby zítra měl každý na seznamu něco svého.
Den 4: AI asistent na vlastním klíči
Čtvrtého dne má tým už úkoly, takže AI asistent má o čem mluvit. Task Manager neprodává balíčky AI - připojíte vlastní účet u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platíte poskytovateli přímo, bez marže. Program funguje i bez klíče, takže tento den můžete odložit.
Co udělat:
- Založte si účet u poskytovatele a vygenerujte API klíč. Nastavte tam měsíční limit výdajů - rozpočet kontrolujete u poskytovatele, ne v programu.
- Nastavení → AI: vyberte poskytovatele, vložte klíč, obnovte seznam modelů a vyberte jeden z označených „(doporučeno)". Uložte - program otestuje připojení.
- Zkontrolujte oprávnění: AI v úkolech, AI v chatech a AI asistent jsou samostatné přepínače na účtu každé osoby, plus přístup asistenta k internetu, ve výchozím nastavení vypnutý. Pokud někdo nevidí tlačítka AI, příčina bývá obvykle tady.
- Pošlete týmu pět příkazů k vyzkoušení v okně AI asistenta (ikona zobrazení v horní liště):
- „Ukaž mé úkoly po termínu"
- „Vytvoř úkol Opravy nabídky Nord s termínem do pátku a přiřaď Ole"
- „Shrň chat Studio z tohoto týdne"
- „Změň stav úkolu Makety Nord na probíhá"
- „Připrav PDF se shrnutím úkolu Kampaň na září"
Pro ty, kdo se ptají na data: aplikace a databáze zůstávají na vašem serveru, ale dotaz na asistenta spolu s potřebným kontextem (obsah úkolu, zprávy, příloha) jde k vybranému poskytovateli AI na vašem klíči. Témata, která tam nemají jít, prostě neuvádějte jako zdroje v rozhovoru.
Kolik to stojí? V ceníku OpenAI stojí model gpt-5-mini 0,25 USD za milion tokenů na vstupu a 2,00 USD za milion tokenů na výstupu. Tisíc dotazů s kontextem po 5 000 tokenech a odpovědí po 500 vyjde přibližně na 2,25 USD měsíčně. Více: Náklady na AI bez marže.
Past dne 4: vložení klíče a přesvědčení, že AI „nefunguje", protože nikdo neví, na co se ptát. Asistent odpovídá dobře na to, co má před očima - proto pět hotových příkazů místo „vyzkoušejte si to".
Limit 30 minut: konfigurace zabere 10 minut. Zbytek věnujte rozhovoru o reálném úkolu - asistent otevře okno s vyplněnými poli a čeká na vaše schválení, nic si nezakládá za vašimi zády.
Den 5: pořádek - Centrum oznámení, Kalendář, Tabule
Pátého dne jde o to, aby každý ráno věděl, čím začít, bez proklikávání čtyř pracovních prostorů.
Co udělat:
- Centrum oznámení. Tmavý „ostrov" u okraje okna: tenká čárka znamená klid, barevná - něco čeká, pilulka s číslem - kolik záležitostí. Kliknutí otevře panel se shrnutími („Úkoly - 2 s novými zprávami") a ranní přehled při prvním vstupu po 6:00 ukáže termíny a události dne na jedné kartě.
- Kalendář. Úkoly s termínem se tam objevují automaticky v barvě stavu (červené po termínu, modré na dnes, zelené v termínu); úkol bez hodiny se umístí na 17:00. Přidejte schůzky týdne jako události a přetáhněte jeden úkol na jiný den - termín se změní bez otevírání úprav.
- Tabule. Každý pracovní prostor má sloupec se sekcemi Oblíbené, Úkoly, Chaty. Nastavte sloupce v pořadí, v jakém se na ně díváte ráno - program si uspořádání zapamatuje - a úkoly, které chcete hlídat, přetáhněte do Oblíbených.
- Požádejte každého o jedno: Nastavení → Profil → Oznámení prohlížeče. Bez tohoto souhlasu připomenutí, když jste na jiné kartě, čeká na seznamu ostrova místo toho, aby se objevilo na obrazovce.
Past dne 5: vypínání oznámení „protože je jich moc". V prvním týdnu všichni zakládají úkoly najednou; po prvních dvou týdnech provoz klesne na pár záležitostí denně. Místo vypínání přesuňte ostrov tam, kde méně překáží (ikona umístění v patě panelu).
Limit 30 minut: dnes nekonfigurujte Poštu, Soubory ani Automatizace, ani ve variantě Pro - to je druhý týden. Popis ostrova: Centrum oznámení.
Celý týden v jedné tabulce
| Den | Co děláte | Efekt na konci dne | Past |
|---|---|---|---|
| 1 | Databáze, soubory, instalátor, licenční klíč | Přihlásíte se jako administrátor, licence aktivní | Instalace bez HTTPS |
| 2 | 3-5 pracovních prostorů, test schránky, pozvánky s rolemi | Tým má účty a vidí své prostory | Pozvánky bez testovací zprávy |
| 3 | 10-15 úkolů z běžného týdne, 2-3 chaty, pravidla pojmenovávání | Každý má na seznamu něco svého | Přenášení celého archivu |
| 4 | AI klíč, model, oprávnění, pět příkazů | Tým zná asistenta na vlastních úkolech | AI bez konkrétních dotazů |
| 5 | Centrum oznámení, Kalendář, Tabule, souhlas s oznámeními | Každý ráno vidí, co ho čeká | Vypínání oznámení v prvním týdnu |
Co po prvním týdnu
Po týdnu takového plánu má tým 9 osob obvykle několik desítek úkolů, pár chatů a první rozhovory s asistentem. V našem modelu Marta v pondělí nedělá statusovou schůzku - otevře Tabuli, přetáhne dva úkoly po termínu do Oblíbených a napíše pod nimi zprávu s @. V tu chvíli se zavedení stává zvykem.
V dalších dílech série „Jak začít" se budeme věnovat druhému týdnu: Pošta a Soubory ve variantě Pro, první pravidlo v Automatizacích a databáze znalostí AI. Pokud si to chcete nejdřív prohlédnout na živých datech, podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Potřebuji IT specialistu, abych nainstaloval Task Manager?
Ne, pokud umíte založit databázi v hostingovém panelu a nahrát soubory přes FTP. Instalátor sám zkontroluje požadavky (PHP 8.1+, MySQL/MariaDB) a provede vás jedním formulářem. Vzdálená instalace je samostatná položka v ceníku.
Funguje program bez AI klíče?
Ano. Úkoly, chaty, Kalendář, Tabule a oznámení fungují bez AI. Klíč přidáte, kdy chcete, a za použití platíte přímo poskytovateli modelu, bez marže Task Manageru.
Proč tým nedostal pozvánky?
Nejčastěji kvůli chybným údajům systémové schránky zadaným v instalátoru. Opravte je v Nastavení → Pošta → Systémová pošta, odešlete testovací zprávu a poté u dané osoby v seznamu uživatelů použijte „Odeslat znovu“.
Kolik pracovních prostorů založit na začátku?
Tři až pět. Pracovní prostor je oddělení nebo projekt na alespoň měsíc - ne jednotlivý klient nebo zakázka. Příliš mnoho prostorů znamená úkoly rozptýlené tak, že je nikdo nevidí.
Co když se v prvním týdnu nevejdeme do 30 minut denně?
Nic se neděje. Lepší je udělat méně, ale každý den, než všechno jedno odpoledne. Na pořadí záleží, na kalendáři ne.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
