Pondělí, 8:40. Při modelovém zavádění v devítičlenném Studiu Kreska z Poznaně Marta nahraje soubory na hosting a po 40 minutách má funkční aplikaci. Začala však bez plánu, takže ji během následujících tří dnů nikdo kromě ní neotevře. První týden s Task Managerem může vypadat jinak: pět dnů po 30 minutách, každý den jeden cíl a jedno úskalí.
Než začnete, připravte si čtyři věci
Před instalací si připravte přístup k hostingu, licenční klíč, údaje SMTP a seznam osob. Tato sada stačí k tomu, abyste se od prázdného adresáře na serveru dostali až k prvním pozvánkám pro tým.
Potřebujete ovládací panel hostingu, přihlašovací údaje k FTP a možnost vytvořit databázi MySQL nebo MariaDB. Běžný sdílený hosting stačí, pokud podporuje PHP 8.1 nebo novější a požadovaná rozšíření. Nepotřebujete Composer, Node.js, Redis ani přístup k příkazovému řádku.
Licenční klíč zadáte během instalace. Připravte si také údaje ke schránce SMTP: server, port, přihlašovací jméno a heslo. Tato schránka bude zajišťovat mimo jiné pozvánky a obnovení hesel. Pokud používáte Gmail, může být potřeba heslo aplikace.
Nakonec si sepište jména, e-mailové adresy a oblasti odpovědnosti zaměstnanců. Marta má devět lidí, kteří dosud sdíleli informace prostřednictvím e-mailu, komunikátoru a nástěnky. Nesnaží se přesunout všechno najednou.
Den 1: instalujete aplikaci a přihlašujete se jako správce
V pondělí nainstalujete Task Manager na vlastní hosting a poprvé se přihlásíte. Cílem dne není nastavit celou firmu, ale zprovoznit aplikaci na jedné správné adrese.
Marta nejprve vytvoří databázi MySQL v ovládacím panelu hostingu a poznamená si čtyři údaje: hostitele, název databáze, uživatele a heslo. Poté nahraje soubory do adresáře subdomény zadania.studiokreska.pl a otevře tuto adresu v prohlížeči.
Instalátor ji provede pěti obrazovkami. Na obrazovce Požadavky zkontroluje PHP 8.1 nebo novější, rozšíření pdo_mysql, openssl a mbstring a oprávnění k zápisu do adresářů includes/, uploads/ a logs/. Pokud chybí některá kritická součást, další postup se zastaví.
Poté Marta projde obrazovkami Databáze, Správce, Nastavení aplikace a Pošta. Zadá údaje prvního účtu, adresu aplikace, licenční klíč a nastavení SMTP a následně odešle testovací zprávu. Instalátor sám vytvoří konfigurační soubor a tabulky v databázi.
Po přihlášení Marta vidí tři sloupce: pracovní prostory, seznam úkolů a chatů a vybrané vlákno. V aplikaci je také připraven chat „Společný“, ke kterému se noví uživatelé připojují automaticky. Snímek výše pochází z demonstrační instance.
Licenci kupujete jednou pro stanovený počet uživatelů a právo používat aplikaci je časově neomezené. Cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Později si můžete zakoupit roční prodloužení nebo zůstat u své verze - neprodloužení nic neblokuje. Režim jen pro čtení se týká chybějícího platného licenčního klíče, nikoli ukončení přístupu k aktualizacím. Podrobnosti najdete na stránce o trvalé licenci Task Manageru.
Vzdálená instalace stojí v plánu Starter 299 zł a od plánu Classic je zahrnuta v ceně.
Úskalí dne 1: instalace na adrese http://. HTTPS je potřeba, pokud chcete aplikaci nainstalovat jako PWA, tedy aplikaci s vlastní ikonou a samostatným oknem bez adresního řádku. Kombinování adres http:// a https:// může také způsobovat návrat k přihlašovacímu formuláři kvůli problému se souborem cookie relace.
Limit 30 minut: pokud instalátor hlásí chybějící rozšíření PHP, pošlete poskytovateli hostingu zprávu s názvem uvedeným v hlášení. První den neřešte celou správu serveru. Pořadí obrazovek najdete v návodu k prvním krokům.
Den 2: vytváříte pracovní prostory a zvete tým
V úterý vytvoříte 3-5 pracovních prostorů, zkontrolujete odesílání pošty a teprve poté pozvete lidi. Díky tomuto pořadí budou pozvánky doručeny a zaměstnanci uvidí správné pracovní prostory.
V 9:05 Marta založí čtyři pracovní prostory: Klienti, Studio, Nový web a Finance. Pracovní prostor sdružuje úkoly a chaty, proto Marta zavede jednoduché pravidlo: samostatný prostor dostane oddělení nebo projekt, který potrvá alespoň měsíc. Pátý prostor, který ukvapeně vytvořila pro jednu drobnou záležitost, archivuje - zmizí ze seznamu, ale data zůstanou zachována.
Pracovní prostor můžete vytvořit tlačítkem + nebo příkazem pro AI asistenta. Položka „Vše“ zobrazuje úkoly a chaty ze všech prostorů současně.
Před odesláním pozvánek Marta použije testovací odeslání ze systémové Pošty. Teprve po obdržení zprávy otevře správu uživatelů a přidá první lidi. Zadá e-mail, jméno, příjmení a globální roli: správce nebo uživatel.
Oprávnění se nastavují samostatně pro každý pracovní prostor. Určují, kdo prostor spravuje, přidává úkoly a zakládá chaty. Účetní vidí Finance a Studio, zatímco grafik pracuje v Klientech a na Novém webu. Každý získá přístup pouze k prostorům, které potřebuje.
Pozvaná osoba si heslo nastaví sama. Pokud Ewa neaktivuje účet do 12:00, Marta za ni heslo nevytváří - na kartě „Seznam“ klikne na „Odeslat znovu“.
Oprávnění k modulům určují, které funkce daná osoba uvidí. Pokud nemá přístup k AI v úkolech, AI v chatech, oknu AI asistenta, Poště nebo Automatizacím, tyto prvky z jejího rozhraní zmizí.
Past 2. dne: odeslání devíti pozvánek bez předchozího testu SMTP. Pokud zprávy nedorazí, opravte údaje systémové Pošty, odešlete testovací zprávu a pozvánku pošlete znovu.
Limit 30 minut: dnes pozvěte osoby z prvních dvou pracovních prostorů. Ostatní přidáte, až si ověříte, že role fungují podle plánu. Přesný postup najdete v návodu k uživatelům a rolím.
3. den: přesouváte aktuální záležitosti, ne celý archiv
Ve středu přesunete do aplikace Task Manager pouze záležitosti, které jsou tento týden aktuální. Nekopírujete staré e-maily ani dokončené projekty, protože tým má začít pracovat, ne uspořádávat historii firmy.
Marta najde 16 záležitostí z posledních pěti dnů. Do aplikace jich přenese 12: každá má odpovědnou osobu nebo očekávaný výsledek. Zbývající čtyři zůstanou v archivu pošty.
Záležitost s termínem a odpovědnou osobou se stává úkolem. Marta zadá předmět, popis, normální nebo vysokou prioritu, termín s časem nebo bez něj a přiřazené osoby. Konverzace bez jednoho konkrétního výsledku přesune do dvou tematických chatů, neformální sdělení zůstanou ve „Společném“.
Úkol „Projekt webu“ dostane čtyřbodový seznam úkolů. Po odškrtnutí položky se ukazatel průběhu posune a u dokončeného bodu zůstane jméno osoby. Další příklady najdete v příručce o kontrolním seznamu v úkolu.
Barvy umožňují posoudit situaci bez otevírání karet. Červená označuje úkol po termínu, modrá úkol na dnešek a zelená úkol v termínu. Šedá označuje položku bez termínu nebo uzavřenou položku.
Dlaždice „S termínem“, „Na dnešek“, „Po termínu“ a „Chat“ zobrazují počty a fungují jako filtry.
Marta stanoví tři pravidla pojmenování:
- Předmět začíná slovesem a obsahuje klienta nebo projekt, například „Odeslat návrhy - Nord“.
- Termín označuje datum odevzdání výsledku, nikoli den zahájení práce.
- Jedna osoba může mít současně nejvýše jeden úkol s vysokou prioritou.
Nakonec každý založí jeden úkol a zveřejní jednu zprávu se zmínkou @. Jde o krátký test, zda tým zvládne základní pracovní postup bez pomoci Marty.
Past 3. dne: přesouvání celého archivu. Staré záležitosti zvyšují počty, ale neučí tým každodenní práci.
Limit 30 minut: vytvořte 10-15 úkolů a 2-3 chaty. Ostatní se do aplikace dostanou teprve tehdy, až na nich někdo skutečně začne pracovat.
4. den: zapojujete AI asistenta do skutečných úkolů
Ve čtvrtek můžete připojit vlastní klíč AI a vyzkoušet ho na jednom skutečném úkolu. Task Manager funguje i bez AI, takže tuto fázi můžete odložit, pokud se tým stále učí pracovat s úkoly a chaty.
Marta si vybere jednoho ze čtyř poskytovatelů: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Vytvoří si u něj API klíč a nastaví limit výdajů. Za používání platí přímo poskytovateli, bez přirážky aplikace Task Manager.
V Nastavení → AI vybere poskytovatele, vloží klíč, načte seznam modelů ze svého účtu a zvolí model. Po uložení se AI asistent automaticky zobrazí ostatním uživatelům, přibližně do jedné minuty. Pokud ho někdo stále nevidí, Marta zkontroluje samostatná oprávnění k AI v úkolech, AI v chatech a oknu AI asistenta.
Tým dostane pro začátek pět příkazů:
- „Zobraz moje úkoly po termínu“.
- „Vytvoř úkol Připrav nabídku s termínem do pátku a přiřaď ho Oli“.
- „Shrň chat Domluva s klientem z tohoto týdne“.
- „Změň stav úkolu Projekt webu na probíhá“.
- „Připrav PDF se shrnutím úkolu Projekt webu“.
Při vytváření úkolu AI asistent otevře formulář s vyplněnými poli. Odkaz na vygenerovaný dokument je soukromý, funguje oprávněnému uživateli a jeho platnost vyprší po 24 hodinách.
Aplikace i její databáze zůstávají na vašem serveru, ale dotaz spolu s vybraným kontextem se odešle zvolenému poskytovateli AI pomocí vašeho klíče. Pokud nechcete odesílat obsah úkolu, zprávy nebo přílohy, nevybírejte je jako zdroj znalostí. Samotné konverzace s AI asistentem jsou soukromé - nevidí je ani administrátor.
Způsob účtování popisuje stránka o nákladech na AI s vlastním klíčem.
Past 4. dne: samotné vložení klíče způsob práce týmu nezmění. Lidé potřebují připravené příkazy související s tím, co mají dnes na seznamu.
Limit 30 minut: věnujte 10 minut nastavení a zbývající čas jednomu skutečnému úkolu. Netestujte desítky modelů ani náhodné otázky.
5. den: nastavujete zobrazení, kterým začíná ráno
V pátek nastavíte Centrum oznámení, Kalendář a Tabuli, aby tým viděl plán bez ranní schůzky o stavu práce. Cílem je jeden přehledný začátek dne, ne zapnutí všech možných oznámení.
V 8:55 Marta umístí ostrov Centrum oznámení k bočnímu okraji obrazovky. Na ráno ponechá počítadla úkolů a zmínek, protože obě upozorňují na záležitosti vyžadující reakci. Ostatní kategorie může samostatně vypnout a klávesová zkratka Ctrl+. otevře centrum, aniž by ho musela hledat na obrazovce.
Kalendář nabízí zobrazení na 1, 2, 3, 5 a 7 dní a panel Seznam. Přetažením položky změníte termín, časy se přichytávají po 15 minutách a Ctrl+Z vrátí zpět až 20 změn. Pruh nahoře zobrazuje nepřítomnosti týmu.
Na Tabuli každý pracovní prostor vytvoří sloupec se sekcemi Oblíbené, Úkoly a Chaty. Marta změní pořadí sloupců, přesune nejnaléhavější karty do Oblíbených a otevře první vlákno vedle ukotvené Tabule. Rozložení se uloží.
Požádá také tým, aby zapnul oznámení prohlížeče a nastavil nepřítomnost v Nastavení → karta Profil → sekce Stav dostupnosti. AI asistent díky tomu upozorní, když někdo přiřadí úkol nepřítomné osobě. Oznámení mohou fungovat v aplikaci, prostřednictvím e-mailu i v prohlížeči. Když je aplikace zavřená, připomenutí se odesílají e-mailem. Odesílání na pozadí vyžaduje volitelný CRON na serveru.
Past 5. dne: vypnutí všech oznámení, protože jich přišlo příliš mnoho. Nejprve přesuňte ostrov nebo vypněte jednu kategorii, která nevyžaduje vaši reakci.
Limit 30 minut: Poštu, Soubory ani Automatizace zatím nenastavujte. Jsou to moduly varianty Pro a téma na druhý týden.
První týden s aplikací Task Manager se vejde do pěti rozhodnutí
Během pěti dnů rozhodnete o adrese instalace, uspořádání pracovních prostorů a rolí, sadě aktuálních záležitostí, nastavení AI a ranním zobrazení práce. Každé rozhodnutí vede k výsledku, který můžete zkontrolovat bez dalšího reportu.
| Den | Co děláte | Efekt na konci dne | Past |
|---|---|---|---|
| Pondělí | Projdete pěti obrazovkami instalačního programu | Přihlásíte se jako administrátor a můžete pozvat tým | Instalace na adrese http:// |
| Úterý | Vytvoříte pracovní prostory a role | První osoby si aktivují účty | Pozvánky bez testu SMTP |
| Středa | Přidáváte aktuální úkoly a chaty | Tým pracuje na 10-15 skutečných záležitostech | Kopírování archivu |
| Čtvrtek | Připojíte vlastní AI klíč | Tým zná pět příkazů pro AI asistenta | Chybí hotové příklady |
| Pátek | Nastavíte oznámení, Kalendář a Tabuli | Každý vidí, čím má začít den | Vypnutí všech oznámení |
Co uděláte následující pondělí ráno
Následující pondělí v 9:00 otevřete Tabuli, najděte dva úkoly po termínu a přesuňte je do Oblíbených. Pod každý napište jednu zprávu se zmínkou @ odpovědné osobě.
Druhý týden můžete věnovat Poště, Souborům a prvnímu pravidlu v Automatizacích, pokud používáte variantu Pro. Nejprve ale zkontrolujte, zda se tým sám přihlašuje do programu a aktualizuje úkoly bez připomínání. Pokud si chcete takovou ranní kontrolu vyzkoušet dříve, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Jak začít s Task Managerem, aby ho tým skutečně používal?
Začněte pěti krátkými kroky: instalací, pracovními prostory, aktuálními úkoly, volitelným AI a každodenním zobrazením práce. První den nepřenášejte archiv ani nenastavujte všechny moduly.
Potřebuji IT specialistu, abych nainstaloval Task Manager?
Ne, pokud umíte vytvořit databázi v ovládacím panelu hostingu a nahrát soubory přes FTP. Instalátor funguje v prohlížeči, kontroluje požadavky a sám vytváří konfiguraci i tabulky; vzdálená instalace stojí v plánu Starter 299 zł a od plánu Classic je zahrnuta v ceně.
Funguje Task Manager bez klíče AI?
Ano, Task Manager funguje bez AI. Úkoly, Chaty, Kalendář, Tabule, Poznámky a oznámení nevyžadují klíč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ani xAI Grok.
Proč tým nedostal pozvánky?
Nejprve zkontrolujte údaje systémové Pošty a odešlete testovací zprávu. Po opravě konfigurace otevřete u uživatelů záložku „Seznam“ a klikněte na „Odeslat znovu“; každý si nastaví heslo sám.
Co se stane po roce, pokud neprodloužím přístup k aktualizacím?
Aplikace bude nadále fungovat v nainstalované verzi, protože licence je trvalá. Roční prodloužení poskytuje přístup k novým verzím, zatímco režim jen pro čtení se týká chybějícího platného licenčního klíče, nikoli neprodloužení aktualizací.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
