Die meisten Aufgabenprogramme scheitern nicht am Funktionsumfang, sondern an der fehlenden ersten Woche: Jemand installiert, legt zwei Konten an, und nach drei Tagen ist man wieder bei E-Mails. Dieser Plan soll genau das verhindern - fünf Tage à 30 Minuten, jeder mit einer Sache zu erledigen und einer Falle, die es zu umgehen gilt.
Bevor Sie beginnen: vier Dinge zur Vorbereitung
Sammeln Sie an einem Ort:
- Zugang zum Hosting - Verwaltungsoberfläche, FTP und die Möglichkeit, eine MySQL-/MariaDB-Datenbank anzulegen (ein gewöhnliches Shared Hosting reicht aus),
- Lizenzschlüssel - Sie erhalten ihn nach dem Kauf; ohne ihn startet der Installationsassistent nicht,
- Postfachdaten, über die das Programm Einladungen und Passwort-Resets versendet: SMTP-Server, Port (meist 465 oder 587), Benutzername und Passwort - Sie finden sie in der Hosting-Verwaltung; bei Gmail benötigen Sie ein App-Passwort, nicht das Kontopasswort,
- eine Liste der Personen aus dem Team mit E-Mail-Adressen und wer wofür verantwortlich ist.
Beispiel für die ganze Woche: Studio Kreska, eine Kreativagentur aus Poznań mit 9 Personen - Inhaberin Marta, Account Manager, Grafiker, eine Copywriterin, ein Entwickler und eine Buchhalterin. Bisher: E-Mails, ein Messenger und eine Korkpinnwand in der Küche. Studio Kreska existiert nicht - es ist ein Modell einer Agentur, an dem wir den Plan zeigen; die Situationen sind typisch für ein Team von 8-10 Personen.
Tag 1: Installation und erste Anmeldung
Was zu tun ist:
- Legen Sie in der Hosting-Verwaltung eine neue MySQL-/MariaDB-Datenbank an und notieren Sie: Host, Datenbankname, Benutzername und Passwort.
- Laden Sie die Programmdateien in das Verzeichnis der Domain oder Subdomain hoch (z. B.
zadania.studiokreska.pl). - Öffnen Sie die Adresse im Browser. Der Installationsassistent prüft den Server: PHP 8.1 oder neuer, Erweiterungen für Datenbank und Verschlüsselung, Schreibrechte für die Verzeichnisse. Kritische Mängel stoppen die Installation mit einer verständlichen Meldung.
- Füllen Sie ein Formular aus: Datenbankdaten, Vor- und Nachname, E-Mail und Passwort des Administrators, Adresse der Anwendung, Lizenzschlüssel sowie SMTP-Postfachdaten (Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort, Absenderadresse). Ohne Postfach geht die Installation nicht durch - von dort aus gehen die Einladungen an das Team. Klicken Sie auf „Konfiguration testen" unter den SMTP-Feldern, bevor Sie fortfahren.
- Melden Sie sich an. Sie sehen drei Spalten: Arbeitsbereiche, Aufgaben- und Chatliste, geöffneter Thread. Der Installationsassistent hat bereits den Arbeitsbereich „Ogólne" und den Chat „Wspólny" angelegt, in den jede neue Person automatisch aufgenommen wird. Bei Ihnen ist die Liste zunächst fast leer - der Screenshot unten stammt aus einer Demo-Instanz mit Beispieldaten, damit man sieht, wie das Layout nach einigen Arbeitstagen aussieht.
Wenn Sie sich nicht selbst mit dem Hosting befassen möchten, ist die Remote-Installation ein separater Posten in der Preisliste - im Starter-Plan kostenpflichtig, in den höheren Plänen inklusive.
Falle an Tag 1: Installation unter http:// statt https://. Das Programm funktioniert zwar, aber die Option „Als App installieren" erscheint weder in Chrome noch in Safari, und das Team greift dann über ein Browser-Lesezeichen zu. Aktivieren Sie das SSL-Zertifikat in der Hosting-Verwaltung, bevor Sie die Dateien hochladen.
30-Minuten-Grenze: Wenn der Installationsassistent eine fehlende PHP-Erweiterung meldet, kämpfen Sie heute nicht weiter damit - schreiben Sie dem Hosting-Support den Namen aus der Meldung und kommen Sie morgen zurück. Das Spaltenlayout beschreibt die Anleitung - Erste Schritte.
Tag 2: Arbeitsbereiche, Team und Rollen
Ein Arbeitsbereich ist der Raum, in dem Aufgaben und Chats zu einem Thema leben. Marta legt vier an: Klienci, Studio (interne Angelegenheiten), Nowa strona www (Projekt für zwei Monate) und Finanse. Nicht zehn - ein Arbeitsbereich pro Kunde ist der häufigste Fehler am zweiten Tag.
Was zu tun ist:
- Klicken Sie auf „+" neben der Beschriftung „Arbeitsbereiche" und legen Sie 3-5 Bereiche an. Regel: Ein Arbeitsbereich ist eine Abteilung oder ein Projekt, das mindestens einen Monat dauert.
- Prüfen Sie zuerst das Postfach, laden Sie danach ein. Einladungen werden per E-Mail von dem Postfach verschickt, das Sie im Installationsassistenten eingetragen haben. Einstellungen → E-Mail → System-E-Mail → „Testnachricht senden" - wenn die Mail nicht ankommt oder Sie die Daten zu schnell eingegeben haben, korrigieren Sie sie hier.
- Symbol einer Personengruppe neben dem Zahnrad → Registerkarte „Hinzufügen": E-Mail, Vorname, Nachname, Rolle (Administrator oder Benutzer) und Berechtigungen.
- In der Tabelle „Workspaces zuweisen" legen Sie fest, wo die Person Zugriff hat und was sie darf: Administrator des Arbeitsbereichs verwaltet Teilnehmer und fremde Aufgaben, Aufgaben und Chats erlauben, sie anzulegen. Ohne diese beiden Berechtigungen kann die Person weiterhin lesen und schreiben, wozu sie hinzugefügt wurde.
- Speichern. Jeder erhält eine Einladungs-E-Mail und legt sein Passwort selbst fest - Sie geben es für niemanden ein.
Bei Studio Kreska sind Marta und ein Account Manager globale Administratoren. Die Grafiker legen Aufgaben in „Klienci" und „Nowa strona www" an, die Buchhalterin sieht nur „Finanse" und „Studio". Das bedeutet weniger Rauschen für alle.
Falle an Tag 2: Personen einladen, ohne eine Testnachricht zu senden. Der Test im Installationsassistenten prüft nur die Verbindung zum Server, nicht ob die Mail im Postfach des Empfängers ankommt. Wenn Einladungen nicht angekommen sind: korrigieren Sie die Daten in der System-E-Mail und nutzen Sie bei jeder Person in der Liste „Erneut senden". Ist Gmail der Absender, erfordert das App-Passwort eine aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung.
30-Minuten-Grenze: Laden Sie heute nur Personen aus den ersten beiden Arbeitsbereichen ein; den Rest an Tag 3, wenn es schon etwas zu sehen gibt. Vollständige Beschreibung der Rollen: Benutzer und Rollen.
Tag 3: erste Aufgaben, Chats und Namensregeln
Ein leeres Programm überzeugt niemanden. Am dritten Tag übertragen Sie in Aufgaben, was in der laufenden Woche passiert.
Was zu tun ist:
- Sehen Sie sich Postfach und Messenger der letzten fünf Tage durch. Jede Angelegenheit mit einer verantwortlichen Person und einem Termin wird zu einer Aufgabe: Titel, Beschreibung (das Programm verlangt sie nicht, aber bei Marta gilt die Regel: eine Aufgabe ohne Beschreibung ist nur ein Schlagwort), Priorität, Fälligkeitsdatum, zugewiesene Personen.
- Angelegenheiten ohne konkretes Ergebnis - „legen wir fest, wie wir mit Reklamationen umgehen" - sind Chats. Legen Sie 2-3 thematische an, den Rest der Gespräche soll der Chat „Gemeinsam" sammeln.
- Bei einer Aufgabe mit mehreren Schritten nutzen Sie die To-do-Liste in der Beschreibung. Punkte werden direkt in der Aufgabenkarte abgehakt, und bei jedem ist sichtbar, wer ihn markiert hat.
- Bitten Sie jede Person, heute eine Aufgabe anzulegen und eine Nachricht mit einer Erwähnung
@zu schreiben.
Drei Namensregeln, die Marta im Chat „Studio" festgehalten hat:
- Der Betreff beginnt mit einem Verb und dem Kundennamen: „Mockups vorbereiten - Nord", nicht „Nord Mockups".
- Der Termin ist das Abgabedatum, nicht der Besprechungstermin. Besprechungen kommen als Ereignisse in den Kalender.
- Hohe Priorität erhält höchstens eine Aufgabe pro Person gleichzeitig. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend.
Falle des 3. Tages: das gesamte Archiv zu übertragen. Nach drei Stunden mit dem Anlegen monatealter Aufgaben will niemand mehr das Programm öffnen. Übertragen Sie nur, was lebendig ist.
30-Minuten-Limit: 10-15 Aufgaben und 2-3 Chats - genug, damit morgen jeder etwas Eigenes auf der Liste hat.
Tag 4: KI-Assistent mit eigenem Schlüssel
Am vierten Tag hat das Team bereits Aufgaben, also hat der KI-Assistent worüber zu sprechen. Task Manager verkauft keine KI-Pakete - Sie verbinden Ihr eigenes Konto bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag. Das Programm funktioniert auch ohne Schlüssel, diesen Tag können Sie also verschieben.
Was zu tun ist:
- Legen Sie ein Konto beim Anbieter an und generieren Sie einen API-Schlüssel. Setzen Sie dort ein monatliches Ausgabenlimit - das Budget kontrollieren Sie beim Anbieter, nicht im Programm.
- Einstellungen → KI: Anbieter wählen, Schlüssel einfügen, Modellliste aktualisieren und eines der mit „(empfohlen)" markierten wählen. Speichern - das Programm testet die Verbindung.
- Prüfen Sie die Berechtigungen: KI in Aufgaben, KI in Chats und KI-Assistent sind separate Schalter im Konto jeder Person, dazu der Internetzugriff des Assistenten, standardmäßig deaktiviert. Wenn jemand keine KI-Schaltflächen sieht, liegt der Grund meist hier.
- Senden Sie dem Team fünf Befehle zum Ausprobieren im Fenster des KI-Assistenten (Ansichten-Symbol in der oberen Leiste):
- „Zeig mir meine überfälligen Aufgaben"
- „Erstelle die Aufgabe Korrekturen am Angebot Nord mit Termin bis Freitag und weise sie Ola zu"
- „Fasse den Chat Studio dieser Woche zusammen"
- „Ändere den Status der Aufgabe Mockups Nord auf in Bearbeitung"
- „Erstelle ein PDF mit der Zusammenfassung der Aufgabe Kampagne für September"
Für alle, die nach den Daten fragen: Anwendung und Datenbank bleiben auf Ihrem Server, aber die Anfrage an den Assistenten geht zusammen mit dem benötigten Kontext (Aufgabeninhalt, Nachrichten, Anhang) an den gewählten KI-Anbieter mit Ihrem Schlüssel. Themen, die dort nicht landen sollen, geben Sie im Gespräch einfach nicht als Quelle an.
Was kostet das? Laut Preisliste von OpenAI kostet das Modell gpt-5-mini 0,25 USD pro Million Eingabe-Token und 2,00 USD pro Million Ausgabe-Token. Tausend Anfragen mit je 5.000 Token Kontext und 500 Token Antwort ergeben etwa 2,25 USD pro Monat. Mehr dazu: KI-Kosten ohne Aufschlag.
Falle des 4. Tages: den Schlüssel einfügen und annehmen, die KI „funktioniere nicht", weil niemand weiß, was zu fragen ist. Der Assistent antwortet gut zu dem, was vor ihm liegt - daher fünf fertige Befehle statt „probiert es einfach aus".
30-Minuten-Limit: Die Konfiguration dauert 10 Minuten. Den Rest verwenden Sie für ein Gespräch über eine echte Aufgabe - der Assistent öffnet ein Fenster mit ausgefüllten Feldern und wartet auf Ihre Bestätigung, er legt nichts hinter Ihrem Rücken an.
Tag 5: Ordnung - Benachrichtigungscenter, Kalender, Board
Am fünften Tag geht es darum, dass jeder morgens weiß, womit er anfangen soll, ohne sich durch vier Arbeitsbereiche zu klicken.
Was zu tun ist:
- Benachrichtigungscenter. Dunkle „Insel" am Fensterrand: ein dünner Strich bedeutet Ruhe, farbig - etwas wartet, eine Pille mit Zahl - wie viele Angelegenheiten. Ein Klick öffnet ein Panel mit Zusammenfassungen („Aufgaben - 2 mit neuen Nachrichten"), und das morgendliche Briefing beim ersten Öffnen nach 6:00 Uhr zeigt Termine und Ereignisse des Tages auf einer Karte.
- Kalender. Aufgaben mit Termin erscheinen dort automatisch in der Farbe ihres Status (rot überfällig, blau heute fällig, grün im Termin); eine Aufgabe ohne Uhrzeit landet um 17:00 Uhr. Fügen Sie die Besprechungen der Woche als Ereignisse hinzu und ziehen Sie eine Aufgabe auf einen anderen Tag - der Termin ändert sich, ohne die Bearbeitung zu öffnen.
- Board. Jeder Arbeitsbereich hat eine Spalte mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben, Chats. Ordnen Sie die Spalten in der Reihenfolge, in der Sie morgens darauf schauen - das Programm merkt sich das Layout - und ziehen Sie zu beobachtende Aufgaben in die Favoriten.
- Bitten Sie jeden um eines: Einstellungen → Profil → Browser-Benachrichtigungen. Ohne diese Zustimmung wartet eine Erinnerung, wenn Sie in einem anderen Tab sind, nur in der Liste der Insel, statt auf dem Bildschirm zu erscheinen.
Falle des 5. Tages: Benachrichtigungen deaktivieren, „weil es zu viele sind". In der ersten Woche legen alle gleichzeitig Aufgaben an; nach den ersten zwei Wochen sinkt das Aufkommen auf einige Angelegenheiten pro Tag. Statt zu deaktivieren, verschieben Sie die Insel an eine Stelle, wo sie weniger stört (Positions-Symbol in der Fußzeile des Panels).
30-Minuten-Limit: Konfigurieren Sie heute noch nicht E-Mail, Dateien oder Automatisierungen, auch nicht in der Pro-Variante - das ist die zweite Woche. Beschreibung der Insel: Benachrichtigungscenter.
Die ganze Woche in einer Tabelle
| Tag | Was Sie tun | Ergebnis am Ende des Tages | Falle |
|---|---|---|---|
| 1 | Datenbank, Dateien, Installer, Lizenzschlüssel | Sie melden sich als Administrator an, die Lizenz ist aktiv | Installation ohne HTTPS |
| 2 | 3-5 Arbeitsbereiche, Postfach-Test, Einladungen mit Rollen | Das Team hat Konten und sieht seine Bereiche | Einladungen ohne Testnachricht |
| 3 | 10-15 Aufgaben der laufenden Woche, 2-3 Chats, Namensregeln | Jeder hat etwas Eigenes auf der Liste | Übertragung des gesamten Archivs |
| 4 | KI-Schlüssel, Modell, Berechtigungen, fünf Befehle | Das Team kennt den Assistenten anhand eigener Aufgaben | KI ohne konkrete Fragen |
| 5 | Benachrichtigungscenter, Kalender, Board, Zustimmung zu Benachrichtigungen | Jeder sieht morgens, was ihn erwartet | Deaktivieren von Benachrichtigungen in der ersten Woche |
Was nach der ersten Woche
Nach einer Woche mit diesem Plan hat ein Team von 9 Personen meist einige Dutzend Aufgaben, mehrere Chats und die ersten Gespräche mit dem Assistenten. In unserem Modell macht Marta montags kein Status-Meeting - sie öffnet das Board, zieht zwei überfällige Aufgaben in die Favoriten und schreibt darunter jeweils eine Nachricht mit @. In diesem Moment wird die Einführung zur Gewohnheit.
In den nächsten Teilen der Reihe „Erste Schritte" widmen wir uns der zweiten Woche: E-Mail und Dateien in der Pro-Variante, die erste Regel bei den Automatisierungen und die KI-Wissensdatenbank. Wenn Sie das zuerst an echten Daten sehen möchten, schauen Sie in die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich einen IT-Experten, um Task Manager zu installieren?
Nein, wenn Sie in der Hosting-Verwaltung eine Datenbank anlegen und Dateien per FTP hochladen können. Der Installationsassistent prüft die Anforderungen selbst (PHP 8.1+, MySQL/MariaDB) und führt Sie durch ein einziges Formular. Die Remote-Installation ist ein separater Posten in der Preisliste.
Funktioniert das Programm ohne KI-Schlüssel?
Ja. Aufgaben, Chats, Kalender, Board und Benachrichtigungen funktionieren ohne KI. Den Schlüssel fügen Sie hinzu, wann Sie möchten, und zahlen für die Nutzung direkt an den Modellanbieter, ohne Aufschlag von Task Manager.
Warum hat das Team keine Einladungen erhalten?
Meist wegen falscher Daten des Systempostfachs, die im Installationsassistenten eingegeben wurden. Korrigieren Sie sie unter Einstellungen → E-Mail → System-E-Mail, senden Sie eine Testnachricht und nutzen Sie dann „Erneut senden" bei der Person in der Benutzerliste.
Wie viele Arbeitsbereiche sollte man am Anfang anlegen?
Drei bis fünf. Ein Arbeitsbereich ist eine Abteilung oder ein Projekt für mindestens einen Monat - nicht ein einzelner Kunde oder Auftrag. Zu viele Bereiche bedeuten Aufgaben, die so verstreut sind, dass sie niemand mehr sieht.
Was, wenn wir in der ersten Woche nicht mit 30 Minuten täglich auskommen?
Kein Problem. Lieber weniger, aber jeden Tag, als alles an einem Nachmittag. Die Reihenfolge zählt, der Kalender nicht.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
