Montag, 8:40 Uhr. Bei der beispielhaften Einführung im neunköpfigen Studio Kreska aus Poznań lädt Marta die Dateien auf den Server und hat nach 40 Minuten ein funktionierendes Programm. Sie hat jedoch ohne Plan begonnen, weshalb es in den nächsten drei Tagen außer ihr niemand öffnet. Die erste Woche mit Task Manager kann anders aussehen: fünf Tage mit jeweils 30 Minuten, jeden Tag ein Ziel und eine Falle.
Bevor Sie beginnen, legen Sie vier Dinge bereit
Bereiten Sie vor der Installation den Zugang zum Hosting, den Lizenzschlüssel, die SMTP-Daten und eine Personenliste vor. Damit gelangen Sie von einem leeren Verzeichnis auf dem Server bis zu den ersten Einladungen für Ihr Team.
Sie benötigen das Hosting-Control-Panel, die FTP-Zugangsdaten und die Möglichkeit, eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank zu erstellen. Gewöhnliches Shared Hosting reicht aus, sofern es PHP 8.1 oder neuer und die erforderlichen Erweiterungen unterstützt. Sie benötigen weder Composer noch Node.js, Redis oder Zugriff auf die Kommandozeile.
Den Lizenzschlüssel geben Sie während der Installation ein. Halten Sie außerdem die Daten des SMTP-Postfachs bereit: Server, Port, Benutzername und Passwort. Dieses Postfach wird unter anderem für Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern verwendet. Wenn Sie Gmail nutzen, benötigen Sie möglicherweise ein App-Passwort.
Notieren Sie abschließend die Namen, E-Mail-Adressen und Zuständigkeitsbereiche Ihrer Mitarbeitenden. Marta hat neun Personen im Team, die Absprachen bisher auf E-Mail, Messenger und Pinnwand verteilt haben. Sie versucht nicht, alles auf einmal zu übertragen.
Tag 1: Sie installieren das Programm und melden sich als Administrator an
Am Montag installieren Sie Task Manager auf Ihrem eigenen Server und melden sich zum ersten Mal an. Das Tagesziel besteht nicht darin, das gesamte Unternehmen zu konfigurieren, sondern ein funktionierendes Programm unter einer einzigen korrekten Adresse bereitzustellen.
Zunächst erstellt Marta im Hosting-Control-Panel eine MySQL-Datenbank und notiert vier Angaben: Host, Datenbankname, Benutzer und Passwort. Anschließend lädt sie die Dateien in das Verzeichnis der Subdomain zadania.studiokreska.pl hoch und öffnet diese Adresse im Browser.
Das Installationsprogramm führt sie durch fünf Schritte. Unter Anforderungen prüft es PHP 8.1 oder neuer, die Erweiterungen pdo_mysql, openssl und mbstring sowie die Schreibrechte für die Verzeichnisse includes/, uploads/ und logs/. Fehlt ein kritisches Element, können die weiteren Schritte nicht ausgeführt werden.
Anschließend durchläuft Marta die Schritte Datenbank, Administrator, Anwendungseinstellungen und E-Mail. Sie gibt die Daten des ersten Kontos, die Adresse des Programms, den Lizenzschlüssel und die SMTP-Einstellungen ein und sendet danach eine Testnachricht. Das Installationsprogramm erstellt selbstständig die Konfigurationsdatei und die Tabellen in der Datenbank.
Nach der Anmeldung sieht Marta drei Spalten: Arbeitsbereiche, die Liste der Aufgaben und Chats sowie den ausgewählten Thread. Im Programm gibt es außerdem den Chat „Gemeinsam“, dem neue Benutzer automatisch beitreten. Der obige Screenshot stammt aus einer Demo-Instanz.
Sie kaufen die Lizenz einmalig für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen und dürfen das Programm unbefristet nutzen. Der Preis umfasst 12 Monate Updates. Danach können Sie eine jährliche Verlängerung erwerben oder bei Ihrer Version bleiben - ohne Verlängerung wird nichts gesperrt. Der Nur-Lese-Modus gilt bei einem fehlenden gültigen Lizenzschlüssel und nicht nach dem Ende des Update-Zugangs. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite über die Dauerlizenz von Task Manager.
Die Remote-Installation kostet im Starter-Tarif 299 zł und ist ab dem Classic-Tarif im Preis enthalten.
Falle an Tag 1: die Installation unter einer http://-Adresse. HTTPS ist erforderlich, wenn Sie das Programm als PWA installieren möchten, also als Anwendung mit eigenem Symbol und separatem Fenster ohne Adressleiste. Werden http://- und https://-Adressen gemischt, kann aufgrund eines Problems mit dem Sitzungs-Cookie außerdem erneut das Anmeldeformular erscheinen.
30-Minuten-Limit: Wenn das Installationsprogramm eine fehlende PHP-Erweiterung meldet, senden Sie Ihrem Hosting-Anbieter eine Nachricht mit dem in der Meldung genannten Namen. Versuchen Sie nicht, am ersten Tag die gesamte Serveradministration zu bewältigen. Die Reihenfolge der Schritte finden Sie in der Anleitung für die ersten Schritte.
Tag 2: Sie erstellen Arbeitsbereiche und laden Ihr Team ein
Am Dienstag erstellen Sie 3-5 Arbeitsbereiche, prüfen den E-Mail-Versand und laden erst dann die Personen ein. Durch diese Reihenfolge kommen die Einladungen an und die Mitarbeitenden sehen die richtigen Arbeitsbereiche.
Um 9:05 Uhr richtet Marta vier Bereiche ein: Kunden, Studio, Neue Website und Finanzen. Ein Arbeitsbereich bündelt Aufgaben und Chats. Deshalb folgt Marta einer einfachen Regel: Eine Abteilung oder ein Projekt, das mindestens einen Monat dauert, erhält einen eigenen Bereich. Den fünften Bereich, den sie vorschnell für eine einzelne Kleinigkeit erstellt hat, archiviert sie - er verschwindet aus der Liste, aber die Daten bleiben erhalten.
Einen Arbeitsbereich können Sie über die Schaltfläche + oder mit einer Anweisung an den KI-Assistenten erstellen. Der Eintrag „Alles“ zeigt Aufgaben und Chats aus allen Bereichen gleichzeitig an.
Bevor Marta die Einladungen versendet, nutzt sie den Testversand der System-E-Mail. Erst nachdem sie die Nachricht erhalten hat, öffnet sie die Benutzerverwaltung und fügt die ersten Personen hinzu. Sie gibt E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und globale Rolle ein: Administrator oder Benutzer.
Die Berechtigungen legt sie für jeden Arbeitsbereich separat fest. Sie entscheidet, wer den Bereich verwaltet, Aufgaben hinzufügt und Chats erstellt. Die Buchhalterin sieht Finanzen und Studio, während der Grafiker in Kunden und Neue Website arbeitet. Jeder erhält nur Zugriff auf die Bereiche, die er benötigt.
Die eingeladene Person legt ihr Passwort selbst fest. Wenn Ewa ihr Konto nicht bis 12:00 aktiviert, erstellt Marta kein Passwort für sie, sondern klickt im Tab „Liste“ auf „Erneut senden“.
Modulberechtigungen bestimmen, welche Funktionen eine Person sieht. Hat sie keinen Zugriff auf KI in Aufgaben, KI in Chats, das Fenster des KI-Assistenten, E-Mail oder Automatisierungen, verschwinden diese Elemente aus ihrer Benutzeroberfläche.
Stolperfalle an Tag 2: neun Einladungen versenden, ohne SMTP vorher getestet zu haben. Wenn die Nachrichten nicht ankommen, korrigieren Sie die Angaben für die System-E-Mail, senden Sie eine Testnachricht und verschicken Sie die Einladung erneut.
30-Minuten-Limit: Laden Sie heute die Personen aus den ersten beiden Arbeitsbereichen ein. Die übrigen fügen Sie hinzu, nachdem Sie geprüft haben, dass die Rollen wie geplant funktionieren. Den genauen Ablauf zeigt die Anleitung zu Benutzern und Rollen.
Tag 3: Sie übertragen aktuelle Vorgänge, nicht das gesamte Archiv
Am Mittwoch übertragen Sie nur die Vorgänge in den Task Manager, die in dieser Woche aktuell sind. Sie kopieren keine alten E-Mails und abgeschlossenen Projekte, denn das Team soll mit der Arbeit beginnen und nicht die Firmengeschichte aufräumen.
Marta findet 16 Vorgänge aus den letzten fünf Tagen. 12 davon kommen ins Programm: Jeder hat eine verantwortliche Person oder ein erwartetes Ergebnis. Die übrigen vier bleiben im E-Mail-Archiv.
Ein Vorgang mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person wird zu einer Aufgabe. Marta trägt Betreff, Beschreibung, normale oder hohe Priorität, ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Uhrzeit sowie die zugewiesenen Personen ein. Gespräche ohne konkretes Ergebnis kommen in zwei thematische Chats, lockere Mitteilungen bleiben im Chat „Gemeinsam“.
Die Aufgabe „Website-Projekt“ erhält eine To-do-Liste mit vier Punkten. Wenn Sie einen Punkt abhaken, wächst die Fortschrittsanzeige und neben dem erledigten Punkt bleibt der Name der zuständigen Person stehen. Weitere Beispiele finden Sie im Ratgeber zur Checkliste in einer Aufgabe.
Anhand der Farben lässt sich die Situation beurteilen, ohne die Karten zu öffnen. Rot kennzeichnet eine überfällige Aufgabe, Blau eine heute fällige und Grün eine fristgerechte Aufgabe. Grau steht für einen Eintrag ohne Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene Aufgabe.
Die Kacheln „Termingerecht“, „Heute“, „Überfällig“ und „Chat“ zeigen Zahlen an und dienen zugleich als Filter.
Marta legt drei Regeln für die Benennung fest:
- Der Betreff beginnt mit einem Verb und enthält den Kunden oder das Projekt, zum Beispiel „Entwürfe senden - Nord“.
- Das Fälligkeitsdatum bezeichnet den Abgabetermin für das Ergebnis und nicht den Tag, an dem die Arbeit beginnt.
- Eine Person darf jeweils höchstens eine Aufgabe mit hoher Priorität haben.
Zum Abschluss erstellt jeder eine Aufgabe und veröffentlicht eine Nachricht mit einer @-Erwähnung. Das ist ein kurzer Test, ob das Team den grundlegenden Ablauf ohne Martas Hilfe bewältigt.
Stolperfalle an Tag 3: das gesamte Archiv übertragen. Alte Vorgänge erhöhen zwar die Zahlen, helfen dem Team aber nicht, die tägliche Arbeit zu erlernen.
30-Minuten-Limit: Erstellen Sie 10-15 Aufgaben und 2-3 Chats. Alles Weitere kommt erst dann ins Programm, wenn tatsächlich jemand daran zu arbeiten beginnt.
Tag 4: Sie binden den KI-Assistenten in echte Aufgaben ein
Am Donnerstag können Sie Ihren eigenen API-Schlüssel hinterlegen und ihn an einer echten Aufgabe testen. Der Task Manager funktioniert auch ohne KI. Sie können diesen Schritt daher verschieben, wenn sich das Team noch mit Aufgaben und Chats vertraut macht.
Marta wählt einen von vier Anbietern: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Sie erstellt dort einen API-Schlüssel und legt ein Ausgabenlimit fest. Die Nutzung bezahlt sie direkt beim Anbieter, ohne Aufschlag durch den Task Manager.
Unter Einstellungen → AI wählt sie den Anbieter aus, fügt den Schlüssel ein, ruft die Liste der Modelle aus ihrem Konto ab und wählt ein Modell. Nach dem Speichern erscheint der KI-Assistent innerhalb von etwa einer Minute automatisch bei den übrigen Benutzern. Wenn ihn jemand weiterhin nicht sieht, prüft Marta die separaten Berechtigungen für KI in Aufgaben, KI in Chats und das Fenster des KI-Assistenten.
Das Team erhält fünf Befehle für den Einstieg:
- „Zeige meine überfälligen Aufgaben“.
- „Erstelle die Aufgabe Angebot vorbereiten mit Fälligkeitsdatum Freitag und weise sie Ola zu“.
- „Fasse den Chat Absprachen mit dem Kunden aus dieser Woche zusammen“.
- „Ändere den Status der Aufgabe Website-Projekt in In Bearbeitung“.
- „Erstelle eine PDF-Datei mit einer Zusammenfassung der Aufgabe Website-Projekt“.
Beim Erstellen einer Aufgabe öffnet der KI-Assistent ein Formular mit bereits ausgefüllten Feldern. Der Link zum generierten Dokument ist privat, funktioniert für den berechtigten Benutzer und läuft nach 24 Stunden ab.
Die Anwendung und ihre Datenbank bleiben auf Ihrem Server, die Frage wird jedoch zusammen mit dem ausgewählten Kontext über Ihren API-Schlüssel an den gewählten KI-Anbieter gesendet. Wenn Sie den Inhalt einer Aufgabe, Nachricht oder eines Anhangs nicht senden möchten, wählen Sie ihn nicht als Wissensquelle aus. Die Gespräche mit dem KI-Assistenten selbst sind privat - nicht einmal der Administrator kann sie sehen.
Wie die Abrechnung funktioniert, erklärt die Seite zu den KI-Kosten mit eigenem API-Schlüssel.
Stolperfalle an Tag 4: Das bloße Einfügen des Schlüssels verändert die Arbeit des Teams nicht. Die Mitarbeiter benötigen fertige Befehle, die zu den heutigen Aufgaben auf ihrer Liste passen.
30-Minuten-Limit: Planen Sie 10 Minuten für die Konfiguration ein und nutzen Sie die restliche Zeit für eine echte Aufgabe. Testen Sie nicht zahlreiche Modelle und zufällige Fragen.
Tag 5: Sie richten die Ansicht ein, mit der der Arbeitstag beginnt
Am Freitag richten Sie das Benachrichtigungscenter, den Kalender und das Board so ein, dass das Team den Tagesplan ohne morgendliches Statusmeeting sieht. Ziel ist ein klarer Start in den Tag und nicht die Aktivierung aller möglichen Benachrichtigungen.
Um 8:55 platziert Marta die Insel des Benachrichtigungscenters am seitlichen Bildschirmrand. Für den Morgen lässt sie die Zähler für Aufgaben und Erwähnungen eingeblendet, da beide auf Vorgänge hinweisen, die eine Reaktion erfordern. Die übrigen Kategorien kann sie separat deaktivieren. Mit dem Kürzel Ctrl+. lässt sich das Center öffnen, ohne es auf dem Bildschirm suchen zu müssen.
Der Kalender bietet Ansichten für 1, 2, 3, 5 und 7 Tage sowie den Bereich Liste. Durch Ziehen eines Eintrags ändert sich das Fälligkeitsdatum, Uhrzeiten rasten in 15-Minuten-Schritten ein und Ctrl+Z macht bis zu 20 Änderungen rückgängig. Der Balken am oberen Rand zeigt die Abwesenheiten des Teams.
Auf dem Board erstellt jeder Arbeitsbereich eine Spalte mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben und Chats. Marta ändert die Reihenfolge der Spalten, verschiebt die dringendsten Karten in die Favoriten und öffnet den ersten Thread neben dem angedockten Board. Das Layout wird gespeichert.
Sie bittet das Team außerdem, Browserbenachrichtigungen zu aktivieren und Abwesenheiten unter Einstellungen → Tab Profil → Bereich Verfügbarkeitsstatus einzutragen. So warnt der KI-Assistent, wenn jemand einer abwesenden Person eine Aufgabe zuweist. Benachrichtigungen können in der Anwendung, per E-Mail und im Browser erfolgen. Wenn die Anwendung geschlossen ist, werden Erinnerungen per E-Mail versendet. Für den Versand im Hintergrund ist ein optionaler CRON-Job auf dem Server erforderlich.
Stolperfalle an Tag 5: alle Benachrichtigungen deaktivieren, weil zu viele davon erschienen sind. Verschieben Sie zuerst die Insel oder deaktivieren Sie eine einzelne Kategorie, die keine Reaktion von Ihnen erfordert.
30-Minuten-Limit: Konfigurieren Sie E-Mail, Dateien und Automatisierungen noch nicht. Diese Module gehören zur Pro-Variante und sind für die zweite Woche vorgesehen.
Die erste Woche mit dem Task Manager lässt sich auf fünf Entscheidungen reduzieren
In fünf Tagen entscheiden Sie über die Installationsadresse, die Struktur der Arbeitsbereiche und Rollen, die Auswahl aktueller Vorgänge, die KI-Konfiguration und die morgendliche Arbeitsansicht. Jede Entscheidung führt zu einem Ergebnis, das Sie ohne zusätzlichen Bericht überprüfen können.
| Tag | Was Sie tun | Ergebnis am Ende des Tages | Falle |
|---|---|---|---|
| Montag | Sie durchlaufen die fünf Bildschirme des Installationsassistenten | Sie melden sich als Administrator an und können das Team einladen | Installation unter http:// |
| Dienstag | Sie erstellen Arbeitsbereiche und Rollen | Die ersten Personen aktivieren ihre Konten | Einladungen ohne SMTP-Test |
| Mittwoch | Sie fügen aktuelle Aufgaben und Chats hinzu | Das Team arbeitet an 10-15 echten Vorgängen | Archiv kopieren |
| Donnerstag | Sie verbinden Ihren eigenen API-Schlüssel für KI | Das Team kennt fünf Befehle für den KI-Assistenten | Keine fertigen Beispiele |
| Freitag | Sie richten Benachrichtigungen, Kalender und Board ein | Alle sehen, womit ihr Tag beginnt | Alle Benachrichtigungen deaktivieren |
Was Sie am nächsten Montagmorgen tun
Öffnen Sie am nächsten Montag um 9:00 Uhr das Board, suchen Sie zwei überfällige Aufgaben und verschieben Sie sie in die Favoriten. Schreiben Sie unter jede Aufgabe eine Nachricht mit einer @-Erwähnung der verantwortlichen Person.
In der zweiten Woche können Sie sich mit E-Mail, Dateien und der ersten Regel unter Automatisierungen beschäftigen, wenn Sie die Pro-Variante nutzen. Prüfen Sie jedoch zuerst, ob sich das Team selbstständig im Programm anmeldet und Aufgaben ohne Erinnerung aktualisiert. Wenn Sie einen solchen morgendlichen Überblick vorab üben möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie starten Sie mit Task Manager, damit Ihr Team das Programm wirklich nutzt?
Beginnen Sie mit fünf kurzen Etappen: Installation, Arbeitsbereiche, aktuelle Aufgaben, optionale KI und die tägliche Arbeitsansicht. Übertragen Sie nicht das Archiv und konfigurieren Sie nicht gleich am ersten Tag alle Module.
Brauche ich einen IT-Experten, um Task Manager zu installieren?
Nein, wenn Sie im Hosting-Control-Panel eine Datenbank erstellen und Dateien per FTP hochladen können. Das Installationsprogramm läuft im Browser, prüft die Anforderungen und erstellt selbstständig die Konfiguration und die Tabellen. Die Remote-Installation kostet im Starter-Tarif 299 zł und ist ab dem Classic-Tarif im Preis enthalten.
Funktioniert Task Manager ohne API-Schlüssel für die KI?
Ja, Task Manager funktioniert ohne KI. Aufgaben, Chats, Kalender, Board, Notizen und Benachrichtigungen benötigen keinen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok.
Warum hat das Team keine Einladungen erhalten?
Prüfen Sie zunächst die Daten der System-E-Mail und senden Sie eine Testnachricht. Öffnen Sie nach der Korrektur der Konfiguration bei den Benutzern die Registerkarte „Liste“ und klicken Sie auf „Erneut senden“. Jeder legt sein Passwort selbst fest.
Was geschieht nach einem Jahr, wenn ich den Zugang zu Updates nicht verlängere?
Das Programm funktioniert weiterhin in der installierten Version, da die Lizenz unbefristet gilt. Die jährliche Verlängerung gewährt Zugang zu neuen Versionen. Der Nur-Lese-Modus gilt bei einem fehlenden gültigen Lizenzschlüssel, nicht bei einer fehlenden Update-Verlängerung.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
