Lunes, 8:40. Durante la implantación de ejemplo en Studio Kreska, una empresa de Poznań con nueve empleados, Marta sube los archivos al servidor y en 40 minutos ya tiene el programa funcionando. Sin embargo, empezó sin un plan, así que durante los tres días siguientes nadie más accede a él. La primera semana con Task Manager puede ser diferente: cinco días de 30 minutos, con un objetivo y un posible error cada día.
Antes de empezar, prepara cuatro cosas
Antes de la instalación, prepara el acceso al servidor, la clave de licencia, los datos SMTP y la lista de personas. Es todo lo que necesitas para pasar de un directorio vacío en el servidor a las primeras invitaciones para el equipo.
Necesitas el panel del servidor, los datos de acceso FTP y la posibilidad de crear una base de datos MySQL o MariaDB. Un alojamiento compartido convencional es suficiente si admite PHP 8.1 o una versión posterior y las extensiones necesarias. No necesitas Composer, Node.js, Redis ni acceso a la línea de comandos.
Introducirás la clave de licencia durante la instalación. Prepara también los datos del buzón SMTP: servidor, puerto, nombre de usuario y contraseña. Este buzón gestionará, entre otras cosas, las invitaciones y el restablecimiento de contraseñas. Si utilizas Gmail, es posible que necesites una contraseña de aplicación.
Por último, anota los nombres, las direcciones de e-mail y las responsabilidades de los empleados. Marta tiene nueve personas en su equipo que hasta ahora repartían la información entre el correo, una aplicación de mensajería y un tablón de corcho. No intenta trasladarlo todo de una vez.
Día 1: instalas el programa e inicias sesión como administrador
El lunes instalas Task Manager en tu propio servidor e inicias sesión por primera vez. El objetivo del día no es configurar toda la empresa, sino tener el programa funcionando en una única dirección correcta.
Primero, Marta crea una base de datos MySQL desde el panel de su servidor y anota cuatro datos: host, nombre de la base de datos, usuario y contraseña. A continuación, sube los archivos al directorio del subdominio zadania.studiokreska.pl y abre esa dirección en el navegador.
El instalador la guía por cinco pantallas. En la pantalla Requisitos comprueba que se utilice PHP 8.1 o una versión posterior, las extensiones pdo_mysql, openssl y mbstring, y los permisos de escritura de los directorios includes/, uploads/ y logs/. Si falta algún elemento crítico, no permite continuar con los siguientes pasos.
Después, Marta completa las pantallas Base de datos, Administrador, Ajustes de la aplicación y Correo. Introduce los datos de la primera cuenta, la dirección del programa, la clave de licencia y los ajustes SMTP, y después envía un mensaje de prueba. El instalador crea por sí solo el archivo de configuración y las tablas de la base de datos.
Después de iniciar sesión, Marta ve tres columnas: los Espacios de trabajo, la lista de tareas y chats, y el hilo seleccionado. En el programa también hay un chat llamado «General», al que los nuevos usuarios se incorporan automáticamente. La captura anterior procede de una instancia de demostración.
Compras una sola vez la licencia para un número determinado de puestos y el derecho a utilizar el programa es perpetuo. El precio incluye 12 meses de actualizaciones. Después puedes adquirir una renovación anual o continuar con tu versión - no renovarla no bloquea nada. El modo de solo lectura se aplica cuando no hay una clave de licencia válida, no cuando finaliza el acceso a las actualizaciones. Encontrarás más información en la página sobre la licencia perpetua de Task Manager.
La Instalación remota cuesta 299 zł con el plan Starter y está incluida a partir del plan Classic.
Posible error del día 1: instalar el programa en una dirección http://. Necesitas HTTPS si quieres instalarlo como PWA, es decir, como una aplicación con su propio icono y una ventana independiente sin barra de direcciones. Mezclar direcciones http:// y https:// también puede hacer que vuelvas al formulario de inicio de sesión debido a un problema con la cookie de sesión.
Límite de 30 minutos: si el instalador indica que falta una extensión de PHP, envía al proveedor de alojamiento un mensaje con el nombre que aparece en el aviso. No intentes resolver toda la administración del servidor el primer día. Puedes consultar el orden de las pantallas en la guía de primeros pasos.
Día 2: creas Espacios de trabajo e invitas al equipo
El martes creas 3-5 Espacios de trabajo, compruebas el envío de correos y solo entonces invitas a las personas. Seguir este orden garantiza que reciban las invitaciones y vean los Espacios de trabajo adecuados.
A las 9:05, Marta crea cuatro espacios: Clientes, Estudio, Nueva página web y Finanzas. Un Espacio de trabajo agrupa tareas y chats, por lo que Marta adopta una regla sencilla: cada departamento o proyecto que vaya a durar al menos un mes tendrá su propio espacio. Archiva un quinto espacio que había creado precipitadamente para un asunto menor - desaparece de la lista, pero los datos se conservan.
Puedes crear un Espacio de trabajo con el botón + o mediante una instrucción para el Asistente de IA. La opción «Todo» muestra a la vez las tareas y los chats de todos los espacios.
Antes de enviar las invitaciones, Marta utiliza la función de envío de prueba del Correo del sistema. Solo después de recibir el mensaje abre la gestión de usuarios y añade a las primeras personas. Introduce el e-mail, el nombre, los apellidos y el rol global: administrador o usuario.
Los permisos se configuran por separado para cada espacio de trabajo. Determinan quién administra el espacio, añade tareas y crea chats. La contable ve Finanzas y Estudio, mientras que el diseñador trabaja en Clientes y Nueva página web. Cada persona solo tiene acceso a los espacios que necesita.
La persona invitada establece su propia contraseña. Si Ewa no activa su cuenta antes de las 12:00, Marta no crea una contraseña por ella: en la pestaña «Lista», hace clic en «Volver a enviar».
Los permisos de los módulos determinan qué funciones ve cada persona. Si no tiene acceso a la IA en las tareas, la IA en los chats, la ventana del Asistente de IA, el Correo o las Automatizaciones, estos elementos desaparecen de su interfaz.
Error del día 2: enviar nueve invitaciones sin probar antes el SMTP. Si los mensajes no llegan, corrige los datos del Correo del sistema, envía un mensaje de prueba y vuelve a enviar la invitación.
Límite de 30 minutos: invita hoy a las personas de los dos primeros espacios de trabajo. Añadirás al resto cuando confirmes que los roles funcionan según lo previsto. La guía de usuarios y roles muestra la ruta exacta.
Día 3: trasladas los asuntos en curso, no todo el archivo
El miércoles trasladas a Task Manager únicamente los asuntos activos esta semana. No copies correos antiguos ni proyectos finalizados, porque el equipo debe empezar a trabajar, no a ordenar el historial de la empresa.
Marta encuentra 16 asuntos de los últimos cinco días. 12 pasan al programa: cada uno tiene una persona responsable o un resultado esperado. Los otros cuatro se quedan en el archivo del correo.
Un asunto con una fecha límite y una persona responsable se convierte en una tarea. Marta introduce el asunto, la descripción, la prioridad normal o alta, la fecha límite con o sin hora y las personas asignadas. Las conversaciones sin un único resultado pasan a dos chats temáticos; los mensajes informales se quedan en «Común».
La tarea «Proyecto web» incluye una Lista de tareas de cuatro puntos. Al marcar cada elemento, la barra de progreso avanza y junto al punto completado aparece el nombre de quien lo ha hecho. Encontrarás más ejemplos en la guía sobre la lista de comprobación en una tarea.
Los colores permiten evaluar la situación sin abrir las tarjetas. El rojo indica una tarea atrasada; el azul, una tarea para hoy; y el verde, una tarea dentro del plazo. El gris señala un elemento sin fecha límite o cerrado.
Los bloques «Con fecha límite», «Para hoy», «Atrasadas» y «Chat» muestran cifras y también funcionan como filtros.
Marta establece tres reglas para los nombres:
- El asunto comienza con un verbo e incluye el cliente o el proyecto, por ejemplo, «Enviar los diseños - Nord».
- La fecha límite indica la fecha de entrega del resultado, no el día en que empieza el trabajo.
- Cada persona puede tener como máximo una tarea con prioridad alta a la vez.
Para terminar, cada persona crea una tarea y publica un mensaje con una mención @. Es una prueba breve para comprobar si el equipo puede completar el flujo de trabajo básico sin ayuda de Marta.
Error del día 3: trasladar todo el archivo. Los asuntos antiguos aumentan las cifras, pero no enseñan al equipo a trabajar en el día a día.
Límite de 30 minutos: crea 10-15 tareas y 2-3 chats. El resto solo pasa al programa cuando alguien empieza realmente a trabajar en ello.
Día 4: conectas el Asistente de IA con tareas reales
El jueves puedes conectar tu propia clave de IA y probarla con una tarea real. Task Manager funciona sin IA, así que puedes posponer esta etapa si el equipo todavía está aprendiendo a usar las tareas y los chats.
Marta elige uno de los cuatro proveedores: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Crea una clave API con ese proveedor y establece un límite de gasto. Paga por el uso directamente al proveedor, sin margen para Task Manager.
En Ajustes → IA, selecciona el proveedor, pega la clave, descarga la lista de modelos de su cuenta y elige uno. Después de guardar, el Asistente de IA aparece automáticamente para los demás usuarios en aproximadamente un minuto. Si alguien sigue sin verlo, Marta comprueba los permisos específicos para la IA en las tareas, la IA en los chats y la ventana del Asistente de IA.
El equipo recibe cinco instrucciones para empezar:
- «Muéstrame mis tareas atrasadas».
- «Crea la tarea Preparar la oferta con fecha límite para el viernes y asígnala a Ola».
- «Resume el chat Acuerdos con el cliente de esta semana».
- «Cambia el estado de la tarea Proyecto de la página a En curso».
- «Prepara un PDF con un resumen de la tarea Proyecto de la página».
Al crear una tarea, el Asistente de IA abre un formulario con los campos cumplimentados. El enlace al documento generado es privado, funciona para el usuario autorizado y caduca después de 24 horas.
La aplicación y su base de datos permanecen en tu servidor, pero la pregunta y el contexto indicado se envían al proveedor de IA elegido mediante tu clave. Si no quieres enviar el contenido de una tarea, un mensaje o un archivo adjunto, no los selecciones como fuente de conocimiento. Las conversaciones con el Asistente de IA son privadas: ni siquiera el administrador puede verlas.
La página sobre los costes de IA con tu propia clave explica el sistema de facturación.
Error del día 4: pegar la clave no basta para cambiar la forma de trabajar del equipo. Las personas necesitan instrucciones listas para usar y relacionadas con lo que tienen hoy en su lista.
Límite de 30 minutos: dedica 10 minutos a la configuración y el tiempo restante a una tarea real. No pruebes una docena de modelos ni hagas preguntas al azar.
Día 5: configuras la vista con la que comienza la mañana
El viernes configuras el Centro de notificaciones, el Calendario y el Tablero para que el equipo vea el plan sin una reunión de seguimiento por la mañana. El objetivo es tener un punto de partida claro para el día, no activar todos los avisos posibles.
A las 8:55, Marta coloca la isla del Centro de notificaciones junto al borde lateral de la pantalla. Para la mañana mantiene los contadores de tareas y menciones, ya que ambos señalan asuntos que requieren una respuesta. Puede desactivar las demás categorías por separado, y el atajo Ctrl+. abre el centro sin tener que buscarlo en la pantalla.
El Calendario ofrece vistas de 1, 2, 3, 5 y 7 días, además del panel Lista. Al arrastrar un elemento se cambia su fecha límite, las horas se ajustan en intervalos de 15 minutos y Ctrl+Z permite deshacer hasta 20 cambios. La franja superior muestra las ausencias del equipo.
En el Tablero, cada espacio de trabajo crea una columna con las secciones Favoritos, Tareas y Chats. Marta cambia el orden de las columnas, mueve las tarjetas más urgentes a Favoritos y abre el primer hilo junto al Tablero acoplado. La disposición queda guardada.
También pide al equipo que active las notificaciones del navegador y configure sus ausencias en Ajustes → pestaña Perfil → sección Estado de disponibilidad; de este modo, el Asistente de IA avisará cuando alguien asigne una tarea a una persona ausente. Las notificaciones pueden funcionar en la aplicación, por correo electrónico y en el navegador. Cuando la aplicación está cerrada, los recordatorios se envían por correo electrónico; el envío en segundo plano requiere un CRON opcional en el servidor.
Error del día 5: desactivar todas las notificaciones porque han aparecido demasiadas. Primero mueve la isla o desactiva una categoría que no requiera tu respuesta.
Límite de 30 minutos: no configures todavía el Correo, los Archivos ni las Automatizaciones. Son módulos de la versión Pro y material para la segunda semana.
La primera semana con Task Manager se resume en cinco decisiones
En cinco días decides la dirección de instalación, la estructura de los espacios de trabajo y los roles, el conjunto de asuntos en curso, la configuración de la IA y la vista de trabajo para empezar la mañana. Cada decisión termina con un resultado que puedes comprobar sin necesidad de un informe adicional.
| Día | Qué haces | Resultado al final del día | Trampa |
|---|---|---|---|
| Lunes | Completas las cinco pantallas del instalador | Inicias sesión como administrador y ya puedes invitar al equipo | Instalación en http:// |
| Martes | Creas espacios de trabajo y roles | Las primeras personas activan sus cuentas | Invitaciones sin probar el SMTP |
| Miércoles | Añades las tareas y los chats actuales | El equipo trabaja en 10-15 asuntos reales | Copiar el archivo |
| Jueves | Conectas tu propia clave de IA | El equipo conoce cinco comandos del Asistente de IA | Faltan ejemplos preparados |
| Viernes | Configuras las notificaciones, el Calendario y el Tablero | Cada persona ve cómo empezar el día | Desactivar todas las notificaciones |
Qué hacer el lunes siguiente por la mañana
El lunes siguiente a las 9:00, abre el Tablero, busca dos tareas atrasadas y muévelas a Favoritos. Escribe debajo de cada una un mensaje mencionando con @ a la persona responsable.
Puedes dedicar la segunda semana al Correo, los Archivos y la primera regla de Automatizaciones si utilizas el plan Pro. Pero comprueba primero si el equipo inicia sesión en el programa y actualiza las tareas por su cuenta, sin recordatorios. Si quieres practicar antes una revisión matutina de este tipo, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empezar con Task Manager para que el equipo lo use de verdad?
Empieza con cinco etapas breves: instalación, Espacios de trabajo, tareas en curso, IA opcional y vista de trabajo diaria. No traslades el archivo ni configures todos los módulos el primer día.
¿Necesito un informático para instalar Task Manager?
No, si sabes crear una base de datos desde el panel de tu servidor y subir archivos por FTP. El instalador funciona en el navegador, comprueba los requisitos y crea por sí solo la configuración y las tablas; la Instalación remota cuesta 299 zł con el plan Starter y está incluida a partir del plan Classic.
¿Task Manager funciona sin una clave de IA?
Sí, Task Manager funciona sin IA. Las Tareas, los Chats, el Calendario, el Tablero, las Notas y las notificaciones no requieren una clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ni xAI Grok.
¿Por qué el equipo no ha recibido las invitaciones?
Primero comprueba los datos del Correo del sistema y envía un mensaje de prueba. Después de corregir la configuración, abre la pestaña «Lista» en la sección de usuarios y haz clic en «Reenviar»; cada persona establece su propia contraseña.
¿Qué ocurrirá después de un año si no renuevo el acceso a las actualizaciones?
El programa seguirá funcionando en la versión instalada porque la licencia es perpetua. La renovación anual proporciona acceso a nuevas versiones, mientras que el modo de solo lectura se aplica cuando no hay una clave de licencia válida, no cuando no se renueva el acceso a las actualizaciones.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
