La mayoría de los programas de tareas no mueren por falta de funciones, sino por falta de primera semana: alguien instala, crea dos cuentas, y a los tres días vuelve a los correos. Este plan existe para que eso no pase - cinco días de 30 minutos, cada uno con una cosa que hacer y una trampa que evitar.
Antes de empezar: cuatro cosas que preparar
Reúne en un solo sitio:
- acceso al hosting - panel, FTP y la posibilidad de crear una base de datos MySQL/MariaDB (un hosting compartido normal es suficiente),
- la clave de licencia - la recibes tras la compra; sin ella el instalador no arranca,
- los datos del buzón desde el que el programa enviará invitaciones y restablecimientos de contraseña: servidor SMTP, puerto (normalmente 465 u 587), usuario y contraseña - los encontrarás en el panel del hosting; con Gmail necesitas una contraseña de aplicación, no la contraseña de la cuenta,
- la lista de personas del equipo con sus direcciones de correo y quién es responsable de qué.
Ejemplo para toda la semana: Studio Kreska, una agencia creativa de Poznań, 9 personas - la propietaria Marta, gestores de cuentas, diseñadores gráficos, una redactora, un desarrollador y una contable. Hasta ahora: correos, un chat y un tablón de corcho en la cocina. Studio Kreska no existe - es un modelo de agencia con el que mostramos el plan; las situaciones son típicas de un equipo de 8-10 personas.
Día 1: instalación y primer inicio de sesión
Qué hacer:
- En el panel del hosting crea una nueva base de datos MySQL/MariaDB y anota: host, nombre de la base de datos, usuario y contraseña.
- Sube los archivos del programa al directorio del dominio o subdominio (p. ej.
zadania.studiokreska.pl). - Abre la dirección en el navegador. El instalador comprobará el servidor: PHP 8.1 o superior, extensiones de base de datos y cifrado, permisos de escritura en los directorios. Las carencias críticas detienen la instalación con un mensaje claro.
- Rellena un único formulario: datos de la base de datos, nombre, apellidos, correo y contraseña del administrador, dirección de la aplicación, clave de licencia y datos del buzón SMTP (servidor, puerto, cifrado, usuario, contraseña, dirección del remitente). Sin el buzón, la instalación no continúa - de ahí saldrán las invitaciones para el equipo. Haz clic en «Probar configuración» bajo los campos SMTP antes de seguir adelante.
- Inicia sesión. Verás tres columnas: espacios de trabajo, lista de tareas y chats, hilo abierto. El instalador ya ha creado el espacio de trabajo «General» y el chat «Común», al que se une cada nueva persona. En tu caso la lista estará casi vacía por ahora - la captura de abajo procede de una instancia de demostración con datos de ejemplo, para que se vea cómo queda el diseño tras unos días de trabajo.
Si no quieres tocar tú mismo el hosting, la instalación remota es una partida aparte en la tarifa - en el plan Starter es de pago, en los planes superiores va incluida en el precio.
La trampa del día 1: instalar en http:// en vez de https://. El programa funcionará, pero la opción «instalar como aplicación» de Chrome y Safari no aparecerá, y el equipo entrará por una pestaña del navegador. Activa el certificado SSL en el panel del hosting antes de subir los archivos.
Límite de 30 minutos: si el instalador avisa de que falta una extensión de PHP, no luches con ello hoy - anota al hosting el nombre del mensaje y vuelve mañana. El diseño de las columnas lo describe la guía - Primeros pasos.
Día 2: espacios de trabajo, equipo y roles
Un espacio de trabajo es el sitio donde viven las tareas y chats de un mismo tema. Marta crea cuatro: Clientes, Estudio (asuntos internos), Nueva web (proyecto de dos meses) y Finanzas. No diez - un espacio de trabajo por cada cliente es el error más frecuente del segundo día.
Qué hacer:
- Haz clic en «+» junto al texto «Espacios de trabajo» y crea de 3 a 5 espacios. Regla: un espacio de trabajo es un departamento o un proyecto que dure al menos un mes.
- Primero comprueba el buzón, luego invita. Las invitaciones salen por correo desde el buzón que introdujiste en el instalador. Ajustes → Correo → Correo del sistema → «Enviar mensaje de prueba» - si el correo no llega o los datos los escribiste con prisa, aquí los corriges.
- Icono de un grupo de personas junto al engranaje → pestaña «Añadir»: correo, nombre, apellidos, rol (Administrador o Usuario) y permisos.
- En la tabla «Asignar a Espacios de trabajo» marca dónde tiene acceso la persona y qué puede hacer: Administrador del espacio de trabajo gestiona a los participantes y las tareas de otros, Tareas y Chats permiten crearlos. Sin esos dos permisos, la persona sigue leyendo y escribiendo en aquello a lo que se la añadió.
- Guarda. Cada persona recibe un correo con la invitación y establece su propia contraseña - tú no la introduces por nadie.
En Studio Kreska, Marta y un gestor de cuentas son administradores globales. Los diseñadores gráficos crean tareas en «Clientes» y «Nueva web», la contable ve solo «Finanzas» y «Estudio». Es menos ruido para todos.
La trampa del día 2: invitar a gente sin el mensaje de prueba. La prueba del instalador solo comprueba la conexión con el servidor, no si el correo llega al buzón del destinatario. Si las invitaciones no han llegado: corrige los datos en Correo del sistema y, junto a cada persona en la lista, usa «Reenviar». Cuando el remitente es Gmail, la contraseña de aplicación exige tener activada la verificación en dos pasos.
Límite de 30 minutos: invita hoy solo a las personas de los dos primeros espacios de trabajo; el resto, el día 3, cuando ya haya algo que ver. Descripción completa de los roles: Usuarios y roles.
Día 3: primeras tareas, chats y normas de nomenclatura
Un programa vacío no convence a nadie. El tercer día pasas a tareas lo que ocurre en la semana en curso.
Qué hacer:
- Repasa el correo y el chat de los últimos cinco días. Cada asunto con una persona responsable y una fecha límite se convierte en una tarea: título, descripción (el programa no la exige, pero en casa de Marta rige una regla: una tarea sin descripción es solo un titular), prioridad, fecha límite, personas asignadas.
- Los asuntos sin un resultado concreto - «decidamos cómo abordamos las reclamaciones» - son chats. Crea 2-3 temáticos y deja que el resto de conversaciones las recoja «Común».
- En una tarea con varios pasos, usa la Lista de tareas en la descripción. Los puntos se marcan directamente en la tarjeta de la tarea, y junto a cada uno se ve quién lo marcó.
- Pide a cada persona que hoy cree una tarea y escriba un mensaje con una mención
@.
Tres reglas de nomenclatura que Marta anotó en el chat «Estudio»:
- El título empieza con un verbo y el nombre del cliente: «Preparar maquetas - Nord», no «Nord maquetas».
- La fecha límite es la fecha de entrega, no la de la reunión. Las reuniones van al Calendario como eventos.
- La prioridad alta se da como máximo a una tarea por persona a la vez. Si todo es urgente, nada lo es.
Trampa del día 3: trasladar todo el archivo histórico. Tras tres horas creando tareas de hace un mes, ya nadie quiere abrir el programa. Traslada solo lo que sigue vivo.
Límite de 30 minutos: 10-15 tareas y 2-3 chats - suficiente para que mañana cada uno tenga algo propio en su lista.
Día 4: Asistente de IA con tu propia clave
El cuarto día el equipo ya tiene tareas, así que el Asistente de IA tiene de qué hablar. Task Manager no vende paquetes de IA: conectas tu propia cuenta de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagas directamente al proveedor, sin margen. El programa también funciona sin clave, así que puedes posponer este día.
Qué hacer:
- Crea una cuenta en el proveedor y genera una clave API. Configura allí un límite de gasto mensual: el presupuesto lo controlas en el proveedor, no en el programa.
- Ajustes → IA: elige el proveedor, pega la clave, actualiza la lista de modelos y selecciona uno de los marcados como «(recomendado)». Guarda: el programa probará la conexión.
- Comprueba los permisos: IA en tareas, IA en chats y Asistente de IA son interruptores independientes en la cuenta de cada persona, además del acceso del Asistente a internet, desactivado por defecto. Si alguien no ve los botones de IA, la causa suele estar aquí.
- Envía al equipo cinco órdenes para probar en la ventana del Asistente de IA (icono de vistas en la barra superior):
- «Muéstrame mis tareas fuera de plazo»
- «Crea la tarea Correcciones a la oferta Nord con fecha límite el viernes y asígnala a Ola»
- «Resume el chat Estudio de esta semana»
- «Cambia el estado de la tarea Maquetas Nord a en curso»
- «Prepara un PDF con el resumen de la tarea Campaña de septiembre»
Para quienes preguntan por los datos: la aplicación y la base de datos permanecen en tu servidor, pero la pregunta al Asistente, junto con el contexto necesario (contenido de la tarea, mensajes, archivo adjunto), llega al proveedor de IA elegido con tu clave. Los temas que no deben llegar allí, simplemente no los indiques como fuente en la conversación.
¿Cuánto cuesta? En la tarifa de OpenAI, el modelo gpt-5-mini cuesta 0,25 USD por millón de tokens de entrada y 2,00 USD por millón de tokens de salida. Mil preguntas con un contexto de 5000 tokens y una respuesta de 500 suponen unos 2,25 USD al mes. Más información: Costes de IA sin margen.
Trampa del día 4: pegar la clave y dar por hecho que la IA «no funciona» porque nadie sabe qué preguntar. El Asistente responde bien sobre lo que tiene delante - de ahí las cinco órdenes ya preparadas en lugar de «probadlo vosotros».
Límite de 30 minutos: la configuración lleva 10 minutos. Dedica el resto a hablar de una tarea real: el Asistente abre una ventana con los campos ya rellenados y espera tu confirmación, no crea nada a tus espaldas.
Día 5: orden - Centro de notificaciones, Calendario, Tablero
El quinto día se trata de que cada persona sepa por dónde empezar por la mañana, sin tener que navegar por cuatro espacios de trabajo.
Qué hacer:
- Centro de notificaciones. Una «isla» oscura en el borde de la ventana: una línea fina significa silencio, una de color que algo espera, una píldora con un número cuántos asuntos hay. Al hacer clic se abre un panel con resúmenes («Tareas - 2 con mensajes nuevos»), y el resumen matutino, al primer acceso después de las 6:00, muestra las fechas límite y los eventos del día en una sola tarjeta.
- Calendario. Las tareas con fecha límite aparecen allí automáticamente según el color del estado (rojo fuera de plazo, azul para hoy, verde dentro de plazo); una tarea sin hora se coloca a las 17:00. Añade las reuniones de la semana como eventos y arrastra una tarea a otro día: la fecha límite cambia sin necesidad de abrir la edición.
- Tablero. Cada espacio de trabajo tiene una columna con las secciones Favoritos, Tareas, Chats. Ordena las columnas en el orden en que las miras por la mañana - el programa recordará la disposición - y arrastra a Favoritos las tareas que debes vigilar.
- Pide a cada persona una sola cosa: Ajustes → Perfil → Notificaciones del navegador. Sin ese permiso, el recordatorio, cuando estás en otra pestaña, se queda en la lista de la isla en lugar de aparecer en pantalla.
Trampa del día 5: desactivar las notificaciones «porque son demasiadas». En la primera semana todos crean tareas a la vez; tras las dos primeras semanas, el volumen baja a unos pocos asuntos al día. En lugar de desactivarlas, mueve la isla a un lugar donde moleste menos (icono de posición en el pie del panel).
Límite de 30 minutos: no configures hoy Correo, Archivos ni Automatizaciones, ni siquiera en la variante Pro - eso es la segunda semana. Descripción de la isla: Centro de notificaciones.
Toda la semana en una sola tabla
| Día | Qué haces | Resultado al final del día | Trampa |
|---|---|---|---|
| 1 | Base de datos, archivos, instalador, clave de licencia | Inicias sesión como administrador, licencia activa | Instalación sin HTTPS |
| 2 | 3-5 espacios de trabajo, prueba del correo, invitaciones con roles | El equipo tiene cuentas y ve sus espacios | Invitaciones sin mensaje de prueba |
| 3 | 10-15 tareas de la semana en curso, 2-3 chats, reglas de nomenclatura | Cada uno tiene algo propio en su lista | Trasladar todo el archivo histórico |
| 4 | Clave de IA, modelo, permisos, cinco órdenes | El equipo conoce al Asistente con sus propias tareas | IA sin preguntas concretas |
| 5 | Centro de notificaciones, Calendario, Tablero, permiso de notificaciones | Cada uno ve por la mañana lo que le espera | Desactivar las notificaciones la primera semana |
Qué hacer después de la primera semana
Tras una semana con este plan, un equipo de 9 personas suele tener varias decenas de tareas, algunos chats y las primeras conversaciones con el Asistente. En nuestro modelo, Marta no hace una reunión de estado el lunes: abre el Tablero, arrastra a Favoritos dos tareas fuera de plazo y escribe debajo de ellas un mensaje con @. En ese momento, la implantación se convierte en un hábito.
En las próximas partes de la serie «Primeros pasos» nos ocuparemos de la segunda semana: Correo y Archivos en la variante Pro, la primera regla en Automatizaciones y la base de conocimiento de IA. Si quieres verlo primero con datos reales, echa un vistazo a Demo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un informático para instalar Task Manager?
No, si sabes crear una base de datos en el panel del hosting y subir archivos por FTP. El instalador comprueba solo los requisitos (PHP 8.1+, MySQL/MariaDB) y te guía por un único formulario. La instalación remota es una partida aparte en la tarifa.
¿El programa funciona sin clave de IA?
Sí. Las tareas, los chats, el Calendario, el Tablero y las notificaciones funcionan sin IA. Añades la clave cuando quieres, y pagas el uso directamente al proveedor del modelo, sin margen de Task Manager.
¿Por qué el equipo no ha recibido las invitaciones?
Casi siempre por datos incorrectos del buzón del sistema introducidos en el instalador. Corrígelos en Ajustes → Correo → Correo del sistema, envía un mensaje de prueba, y luego usa «Reenviar» junto a la persona en la lista de usuarios.
¿Cuántos espacios de trabajo crear al principio?
De tres a cinco. Un espacio de trabajo es un departamento o un proyecto de al menos un mes - no un cliente individual ni un encargo. Demasiados espacios significa tareas tan dispersas que nadie las ve.
¿Y si la primera semana no llegamos a los 30 minutos diarios?
No pasa nada. Mejor hacer menos, pero cada día, que todo en una tarde. El orden importa, el calendario no.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
