Maanantai klo 8:40. Poznańissa toimivan yhdeksän hengen Studio Kreskan esimerkkikäyttöönotossa Marta siirtää tiedostot palvelimelle, ja 40 minuutin kuluttua ohjelma on toiminnassa. Hän aloitti kuitenkin ilman suunnitelmaa, joten seuraavien kolmen päivän aikana kukaan muu ei avaa ohjelmaa. Ensimmäinen viikko Task Managerin kanssa voi näyttää toisenlaiselta: viisi 30 minuutin päivää, jokaiselle päivälle yksi tavoite ja yksi sudenkuoppa.
Valmistele neljä asiaa ennen aloittamista
Valmistele ennen asennusta palvelimen käyttöoikeudet, lisenssiavain, SMTP-tiedot ja käyttäjäluettelo. Niillä pääset palvelimen tyhjästä hakemistosta tiimin ensimmäisiin kutsuihin.
Tarvitset palveluntarjoajan hallintapaneelin, FTP-tunnukset ja mahdollisuuden luoda MySQL- tai MariaDB-tietokannan. Tavallinen jaettu palvelin riittää, jos se tukee PHP 8.1:tä tai uudempaa versiota ja vaadittuja laajennuksia. Et tarvitse Composeria, Node.js:ää, Redisiä tai komentorivin käyttöoikeutta.
Syötät lisenssiavaimen asennuksen aikana. Valmistele myös SMTP-postilaatikon tiedot: palvelin, portti, käyttäjätunnus ja salasana. Tätä postilaatikkoa käytetään muun muassa kutsuihin ja salasanojen palauttamiseen. Jos käytät Gmailia, saatat tarvita sovellussalasanan.
Kirjaa lopuksi työntekijöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja vastuualueet. Martan yhdeksän hengen tiimi on tähän asti jakanut tietoja sähköpostin, pikaviestimen ja ilmoitustaulun välillä. Hän ei yritä siirtää kaikkea kerralla.
Päivä 1: asenna ohjelma ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojana
Maanantaina asennat Task Managerin omalle palvelimellesi ja kirjaudut sisään ensimmäisen kerran. Päivän tavoitteena ei ole koko yrityksen asetusten määrittäminen vaan toimiva ohjelma yhdessä oikeassa osoitteessa.
Ensin Marta luo MySQL-tietokannan palveluntarjoajan hallintapaneelissa ja tallentaa neljä tietoa: palvelimen, tietokannan nimen, käyttäjätunnuksen ja salasanan. Sen jälkeen hän siirtää tiedostot aliverkkotunnuksen zadania.studiokreska.pl hakemistoon ja avaa osoitteen selaimessa.
Asennusohjelma ohjaa hänet viiden näkymän läpi. Vaatimukset-näkymässä se tarkistaa PHP 8.1:n tai uudemman version, laajennukset pdo_mysql, openssl ja mbstring sekä kirjoitusoikeudet hakemistoihin includes/, uploads/ ja logs/. Kriittisen osan puuttuminen estää jatkamisen.
Sen jälkeen Marta käy läpi Tietokanta-, Järjestelmänvalvoja-, Sovelluksen asetukset- ja Sähköposti-näkymät. Hän antaa ensimmäisen tilin tiedot, ohjelman osoitteen, lisenssiavaimen ja SMTP-asetukset sekä lähettää testiviestin. Asennusohjelma luo asetustiedoston ja tietokannan taulut automaattisesti.
Kirjauduttuaan sisään Marta näkee kolme saraketta: työtilat, tehtävä- ja keskusteluluettelon sekä valitun viestiketjun. Ohjelmassa on myös ”Wspólny”-keskustelu, johon uudet käyttäjät liittyvät automaattisesti. Yllä oleva kuvakaappaus on Demo-versiosta.
Ostat lisenssin kerran tietylle käyttäjämäärälle, ja käyttöoikeus ohjelmaan on pysyvä. Hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä. Sen jälkeen voit uusia päivitysoikeuden vuodeksi tai jatkaa oman versiosi käyttöä - uusimatta jättäminen ei estä mitään. Vain luku -tila liittyy voimassa olevan lisenssiavaimen puuttumiseen, ei päivitysoikeuden päättymiseen. Lisätietoja on Task Managerin pysyvää lisenssiä käsittelevällä sivulla.
Etäasennus maksaa Starter-paketissa 299 zł ja sisältyy hintaan Classic-paketista alkaen.
Päivän 1 sudenkuoppa: asennus http://-osoitteeseen. HTTPS tarvitaan, jos haluat asentaa ohjelman PWA-sovelluksena eli sovelluksena, jolla on oma kuvake ja erillinen ikkuna ilman osoiteriviä. http://- ja https://-osoitteiden käyttäminen sekaisin voi myös palauttaa käyttäjän kirjautumislomakkeeseen istuntoevästeeseen liittyvän ongelman vuoksi.
30 minuutin aikaraja: jos asennusohjelma ilmoittaa puuttuvasta PHP-laajennuksesta, lähetä palveluntarjoajalle viesti ja mainitse ilmoituksessa näkyvä nimi. Älä yritä ratkaista palvelimen kaikkia ylläpitoasioita ensimmäisenä päivänä. Näkymien järjestys on kuvattu ensimmäisten vaiheiden ohjeessa.
Päivä 2: luo työtilat ja kutsu tiimi mukaan
Tiistaina luot 3-5 työtilaa, testaat sähköpostin lähettämisen ja kutsut vasta sitten käyttäjät mukaan. Näin kutsut menevät perille ja työntekijät näkevät oikeat työtilat.
Klo 9:05 Marta luo neljä työtilaa: Asiakkaat, Studio, Uusi verkkosivusto ja Talous. Työtila kokoaa tehtävät ja keskustelut yhteen, joten Marta noudattaa yksinkertaista sääntöä: oma työtila luodaan osastolle tai projektille, joka kestää vähintään kuukauden. Hän arkistoi viidennen työtilan, jonka loi hätäisesti yhtä pientä asiaa varten - se poistuu luettelosta, mutta tiedot säilyvät.
Voit luoda työtilan +-painikkeella tai AI-avustajalle annetulla komennolla. ”Kaikki”-kohta näyttää kaikkien työtilojen tehtävät ja keskustelut samassa näkymässä.
Ennen kutsujen lähettämistä Marta käyttää järjestelmän sähköpostin testilähetystä. Vasta saatuaan viestin hän avaa käyttäjähallinnan ja lisää ensimmäiset käyttäjät. Hän syöttää sähköpostiosoitteen, etunimen, sukunimen ja yleisen roolin: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä.
Käyttöoikeudet määritetään erikseen kullekin työtilalle. Niillä päätetään, kuka hallinnoi työtilaa, lisää tehtäviä ja luo keskusteluja. Kirjanpitäjä näkee Talous- ja Studio-työtilat, kun taas graafikko työskentelee Asiakkaat- ja Uusi verkkosivusto -työtiloissa. Jokainen saa käyttöönsä vain tarvitsemansa työtilat.
Kutsuttu henkilö määrittää salasanansa itse. Jos Ewa ei aktivoi tiliään klo 12:00 mennessä, Marta ei luo salasanaa hänen puolestaan, vaan napsauttaa ”Lista”-välilehdellä ”Lähetä uudelleen”.
Moduulikohtaiset käyttöoikeudet määrittävät, mitkä ominaisuudet kukin henkilö näkee. Jos hänellä ei ole pääsyä tehtävien AI-toimintoihin, keskustelujen AI-toimintoihin, AI-avustajan ikkunaan, Sähköpostiin tai Automaatioihin, nämä osat eivät näy hänen käyttöliittymässään.
Päivän 2 sudenkuoppa: yhdeksän kutsun lähettäminen testaamatta ensin SMTP-yhteyttä. Jos viestit eivät saavu perille, korjaa järjestelmän Sähköpostin asetukset, lähetä testiviesti ja lähetä kutsu uudelleen.
30 minuutin aikaraja: kutsu tänään henkilöt kahdelle ensimmäiselle työtilalle. Lisää muut vasta, kun olet varmistanut, että roolit toimivat suunnitellusti. Tarkka etenemisohje löytyy käyttäjiä ja rooleja käsittelevästä ohjeesta.
Päivä 3: siirrät ajankohtaiset asiat, et koko arkistoa
Keskiviikkona siirrät Task Manageriin vain asiat, jotka ovat ajankohtaisia tällä viikolla. Et kopioi vanhoja sähköposteja tai päättyneitä projekteja, sillä tiimin on tarkoitus aloittaa työskentely eikä järjestellä yrityksen historiaa.
Marta löytää 16 asiaa viimeisten viiden päivän ajalta. Ohjelmaan siirretään niistä 12: jokaisella on vastuuhenkilö tai odotettu lopputulos. Loput neljä jäävät sähköpostiarkistoon.
Asiasta, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö, tehdään tehtävä. Marta lisää aiheen, kuvauksen, normaalin tai korkean prioriteetin, kellonajallisen tai kellonajattoman määräajan sekä vastuuhenkilöt. Keskustelut, joilla ei ole yhtä selkeää lopputulosta, siirretään kahteen aihekohtaiseen keskusteluun. Vapaamuotoiset viestit jäävät ”Yhteinen”-keskusteluun.
”Verkkosivuprojekti”-tehtävään lisätään nelikohtainen tehtävälista. Kun kohtia merkitään tehdyiksi, edistymispalkki kasvaa ja tehdyn kohdan viereen jää tekijän nimi. Lisää esimerkkejä löydät tehtävän tarkistuslistaa käsittelevästä oppaasta.
Värien avulla tilanteen voi arvioida avaamatta kortteja. Punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen tälle päivälle ajoitettua tehtävää ja vihreä tehtävää, jonka määräaika ei ole vielä umpeutunut. Harmaa tarkoittaa tehtävää, jolla ei ole määräaikaa tai joka on suljettu.
”Määräaikaiset”-, ”Tänään”-, ”Myöhässä”- ja ”Keskustelu”-ruudut näyttävät lukumäärät ja toimivat suodattimina.
Marta määrittää kolme nimeämissääntöä:
- Aihe alkaa verbillä ja sisältää asiakkaan tai projektin nimen, esimerkiksi ”Lähetä luonnokset - Nord”.
- Määräaika tarkoittaa päivää, jolloin lopputulos on toimitettava, ei työn aloituspäivää.
- Yhdellä henkilöllä voi olla kerrallaan enintään yksi korkean prioriteetin tehtävä.
Lopuksi jokainen luo yhden tehtävän ja julkaisee yhden viestin, jossa on @-maininta. Tämä on lyhyt testi siitä, osaako tiimi hoitaa perustyönkulun ilman Martan apua.
Päivän 3 sudenkuoppa: koko arkiston siirtäminen. Vanhat asiat kasvattavat lukumääriä, mutta eivät opeta tiimille päivittäistä työskentelyä.
30 minuutin aikaraja: luo 10-15 tehtävää ja 2-3 keskustelua. Muut asiat siirretään ohjelmaan vasta, kun joku todella alkaa työskennellä niiden parissa.
Päivä 4: otat AI-avustajan käyttöön oikeissa tehtävissä
Torstaina voit yhdistää oman AI-avaimesi ja testata sitä yhdessä oikeassa tehtävässä. Task Manager toimii ilman AI:takin, joten voit siirtää tätä vaihetta, jos tiimi opettelee vielä tehtävien ja keskustelujen käyttöä.
Marta valitsee yhden neljästä palveluntarjoajasta: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Hän luo palveluntarjoajan kautta API-avaimen ja asettaa kulutusrajan. Käytöstä maksetaan suoraan palveluntarjoajalle ilman Task Managerin lisäämää katetta.
Asetukset → AI -kohdassa hän valitsee palveluntarjoajan, liittää avaimen, hakee omalla tilillään käytettävissä olevien mallien luettelon ja valitsee mallin. Tallennuksen jälkeen AI-avustaja tulee automaattisesti muiden käyttäjien näkyviin noin minuutin kuluessa. Jos joku ei vieläkään näe sitä, Marta tarkistaa erilliset käyttöoikeudet tehtävien AI-toimintoihin, keskustelujen AI-toimintoihin ja AI-avustajan ikkunaan.
Tiimi saa alkuun viisi komentoa:
- ”Näytä myöhässä olevat tehtäväni”.
- ”Luo tehtävä Valmistele tarjous, aseta määräajaksi perjantai ja anna tehtävä Olalle”.
- ”Tee yhteenveto tämän viikon Asiakkaan kanssa sovitut asiat -keskustelusta”.
- ”Vaihda Verkkosivustoprojekti-tehtävän tilaksi työn alla”.
- ”Laadi PDF-yhteenveto Verkkosivustoprojekti-tehtävästä”.
Tehtävää luotaessa AI-avustaja avaa lomakkeen, jonka kentät on täytetty valmiiksi. Luodun asiakirjan linkki on yksityinen, toimii käyttöoikeuden saaneelle käyttäjälle ja vanhenee 24 tunnin kuluttua.
Sovellus ja sen tietokanta pysyvät omalla palvelimellasi, mutta kysymys ja valittu konteksti lähetetään valitulle AI-palveluntarjoajalle omaa avaintasi käyttäen. Jos et halua lähettää tehtävän, viestin tai liitteen sisältöä, älä valitse sitä tietolähteeksi. Keskustelut AI-avustajan kanssa ovat yksityisiä - edes järjestelmänvalvoja ei näe niitä.
Laskutusmekanismi kuvataan sivulla AI-kustannukset omalla avaimella.
Päivän 4 sudenkuoppa: pelkkä avaimen liittäminen ei muuta tiimin työskentelyä. Ihmiset tarvitsevat valmiita komentoja, jotka liittyvät heidän tämän päivän tehtäviinsä.
30 minuutin aikaraja: käytä 10 minuuttia määrityksiin ja loppuaika yhteen oikeaan tehtävään. Älä testaa kymmeniä malleja tai satunnaisia kysymyksiä.
Päivä 5: määrität näkymän, josta aamu alkaa
Perjantaina määrität Ilmoituskeskuksen, Kalenterin ja Taulun niin, että tiimi näkee päivän suunnitelman ilman aamun tilannepalaveria. Tavoitteena on yksi selkeä aloitus päivälle, ei kaikkien mahdollisten ilmoitusten käyttöönotto.
Klo 8:55 Marta sijoittaa Ilmoituskeskus-saarekkeen näytön sivureunaan. Aamua varten hän jättää näkyviin tehtävien ja mainintojen laskurit, sillä molemmat osoittavat reagointia vaativat asiat. Muut luokat voi poistaa käytöstä yksitellen, ja pikanäppäin Ctrl+. avaa keskuksen ilman, että sitä tarvitsee etsiä näytöltä.
Kalenterissa on 1, 2, 3, 5 ja 7 päivän näkymät sekä Lista-paneeli. Kohteen vetäminen muuttaa määräaikaa, kellonajat kohdistuvat 15 minuutin välein ja Ctrl+Z kumoaa enintään 20 muutosta. Yläreunan palkki näyttää tiimin poissaolot.
Taulussa jokainen työtila muodostaa sarakkeen, jossa on Suosikit-, Tehtävät- ja Keskustelut-osiot. Marta muuttaa sarakkeiden järjestystä, siirtää kiireellisimmät kortit Suosikkeihin ja avaa ensimmäisen viestiketjun telakoidun Taulun viereen. Asettelu tallennetaan.
Hän pyytää tiimiä myös ottamaan käyttöön selaimen ilmoitukset ja määrittämään poissaolot kohdassa Asetukset → Profiili-välilehti → Saatavuuden tila -osio. Näin AI-avustaja varoittaa, jos joku antaa tehtävän poissa olevalle henkilölle. Ilmoitukset voivat näkyä sovelluksessa, sähköpostitse ja selaimessa. Kun sovellus on suljettu, muistutukset lähetetään sähköpostitse. Lähettäminen taustalla edellyttää valinnaisen CRON-ajon määrittämistä palvelimelle.
Päivän 5 sudenkuoppa: kaikkien ilmoitusten poistaminen käytöstä, koska niitä tuli liikaa. Siirrä ensin saareketta tai poista käytöstä yksi luokka, joka ei vaadi sinulta reagointia.
30 minuutin aikaraja: älä vielä määritä Sähköpostia, Tiedostoja tai Automaatioita. Ne kuuluvat Pro-versioon ja ovat toisen viikon aiheita.
Ensimmäinen viikko Task Managerin kanssa tiivistyy viiteen päätökseen
Viidessä päivässä päätät asennusosoitteesta, työtilojen ja roolien rakenteesta, ajankohtaisten asioiden kokonaisuudesta, AI-määrityksistä sekä aamun työnäkymästä. Jokainen päätös tuottaa tuloksen, jonka voit tarkistaa ilman erillistä raporttia.
| Päivä | Mitä teet | Tulos päivän lopussa | Sudenkuoppa |
|---|---|---|---|
| Maanantai | Käyt läpi asennusohjelman viisi näkymää | Kirjaudut sisään järjestelmänvalvojana ja voit kutsua tiimin | Asennus osoitteeseen http:// |
| Tiistai | Luot työtilat ja roolit | Ensimmäiset henkilöt aktivoivat tilinsä | Kutsut ilman SMTP-testiä |
| Keskiviikko | Lisäät ajankohtaiset tehtävät ja keskustelut | Tiimi työskentelee 10-15 todellisen asian parissa | Arkiston kopiointi |
| Torstai | Yhdistät oman AI-avaimesi | Tiimi osaa viisi AI-avustajan komentoa | Ei valmiita esimerkkejä |
| Perjantai | Määrität ilmoitukset, Kalenterin ja Taulun | Jokainen näkee, mistä aloittaa päivänsä | Kaikkien ilmoitusten poistaminen käytöstä |
Mitä teet seuraavana maanantaiaamuna
Avaa Taulu seuraavana maanantaina kello 9:00, etsi kaksi myöhässä olevaa tehtävää ja siirrä ne Suosikkeihin. Kirjoita kumpaankin yksi viesti, jossa mainitset vastuuhenkilön käyttämällä @-merkkiä.
Toisen viikon voit käyttää Sähköpostiin, Tiedostoihin ja ensimmäisen säännön luomiseen Automaatioissa, jos käytössäsi on Pro-versio. Tarkista kuitenkin ensin, kirjautuuko tiimi ohjelmaan oma-aloitteisesti ja päivittääkö se tehtäviä ilman muistutuksia. Jos haluat harjoitella tällaista aamukatsausta etukäteen, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Miten Task Managerin käyttö kannattaa aloittaa, jotta tiimi todella käyttää sitä?
Aloita viidestä lyhyestä vaiheesta: asennuksesta, työtiloista, ajankohtaisista tehtävistä, valinnaisesta AI:sta ja päivittäisestä työnäkymästä. Älä siirrä arkistoa tai määritä kaikkia moduuleja ensimmäisenä päivänä.
Tarvitsenko IT-osaajaa Task Managerin asentamiseen?
Et, jos osaat luoda tietokannan palveluntarjoajan hallintapaneelissa ja siirtää tiedostot FTP:n kautta. Asennusohjelma toimii selaimessa, tarkistaa vaatimukset sekä luo asetukset ja taulut automaattisesti. Etäasennus maksaa Starter-paketissa 299 zł ja sisältyy hintaan Classic-paketista alkaen.
Toimiiko Task Manager ilman AI-avainta?
Kyllä, Task Manager toimii ilman AI:ta. Tehtävät, Keskustelut, Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot ja ilmoitukset eivät edellytä OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avainta.
Miksi tiimi ei saanut kutsuja?
Tarkista ensin järjestelmän sähköpostiasetukset ja lähetä testiviesti. Kun asetukset on korjattu, avaa käyttäjien kohdalla ”Lista”-välilehti ja napsauta ”Lähetä uudelleen”. Jokainen käyttäjä määrittää salasanansa itse.
Mitä tapahtuu vuoden kuluttua, jos en uusi päivitysoikeutta?
Ohjelma toimii edelleen asennetulla versiolla, koska lisenssi on pysyvä. Vuosittainen uusiminen antaa pääsyn uusiin versioihin. Vain luku -tila liittyy voimassa olevan lisenssiavaimen puuttumiseen, ei päivitysoikeuden uusimatta jättämiseen.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
