Lunedì, 8:40. Nell'implementazione di riferimento dello Studio Kreska di Poznań, composto da nove persone, Marta carica i file sull'hosting e dopo 40 minuti il programma è operativo. Ha però iniziato senza un piano, quindi nei tre giorni successivi nessuno, a parte lei, accede al programma. La prima settimana con Task Manager può andare diversamente: cinque giorni da 30 minuti, con un obiettivo e un errore da evitare ogni giorno.
Prima di iniziare, prepara quattro cose
Prima dell'installazione prepara l'accesso all'hosting, la chiave di licenza, i dati SMTP e l'elenco delle persone. È tutto ciò che serve per passare da una directory vuota sul server ai primi inviti per il team.
Ti servono il pannello di hosting, i dati FTP e la possibilità di creare un database MySQL o MariaDB. Un normale hosting condiviso è sufficiente se supporta PHP 8.1 o versioni successive e le estensioni richieste. Non sono necessari Composer, Node.js, Redis né l'accesso alla riga di comando.
Inserirai la chiave di licenza durante l'installazione. Prepara anche i dati della casella SMTP: server, porta, login e password. Questa casella gestirà, tra le altre cose, gli inviti e la reimpostazione delle password. Se utilizzi Gmail, potrebbe essere necessaria una password per l'app.
Infine, annota i nomi, gli indirizzi e-mail e gli ambiti di responsabilità dei dipendenti. Marta ha nove persone che finora si sono divise le informazioni tra posta, app di messaggistica e bacheca di sughero. Non cerca di trasferire tutto in una volta.
Giorno 1: installi il programma ed effettui l'accesso come amministratore
Lunedì installi Task Manager sul tuo hosting ed effettui il primo accesso. L'obiettivo della giornata non è configurare l'intera azienda, ma avere un programma funzionante a un unico indirizzo corretto.
Per prima cosa Marta crea un database MySQL nel pannello di hosting e annota quattro dati: host, nome del database, utente e password. Successivamente carica i file nella directory del sottodominio zadania.studiokreska.pl e apre questo indirizzo nel browser.
Il programma di installazione la guida attraverso cinque schermate. Nella schermata Requisiti verifica PHP 8.1 o versioni successive, le estensioni pdo_mysql, openssl e mbstring e i permessi di scrittura per le directory includes/, uploads/ e logs/. La mancanza di un elemento essenziale impedisce di proseguire.
Marta passa quindi alle schermate Database, Amministratore, Impostazioni dell'applicazione e Posta. Inserisce i dati del primo account, l'indirizzo del programma, la chiave di licenza e le impostazioni SMTP, quindi invia un messaggio di prova. Il programma di installazione crea autonomamente il file di configurazione e le tabelle nel database.
Dopo l'accesso Marta vede tre colonne: gli spazi di lavoro, l'elenco delle attività e delle chat e la discussione selezionata. Nel programma è già presente anche la chat «Comune», alla quale i nuovi utenti si uniscono automaticamente. Lo screenshot qui sopra proviene da un'istanza demo.
Acquisti la licenza una sola volta per un determinato numero di postazioni e il diritto di utilizzare il programma è perpetuo. Il prezzo include 12 mesi di aggiornamenti. In seguito puoi acquistare il rinnovo annuale o continuare a usare la tua versione - il mancato rinnovo non blocca nulla. La modalità di sola lettura si applica quando manca una chiave di licenza valida, non quando termina l'accesso agli aggiornamenti. Maggiori dettagli sono disponibili nella pagina dedicata alla licenza perpetua di Task Manager.
L'installazione da remoto costa 299 zł con il piano Starter ed è inclusa nel prezzo a partire dal piano Classic.
Errore da evitare il giorno 1: installare il programma a un indirizzo http://. HTTPS è necessario se vuoi installare il programma come PWA, ovvero come applicazione con una propria icona e una finestra separata senza barra degli indirizzi. Alternare gli indirizzi http:// e https:// può anche causare il ritorno al modulo di accesso a causa di un problema con il cookie di sessione.
Limite di 30 minuti: se il programma di installazione segnala la mancanza di un'estensione PHP, invia al provider di hosting un messaggio con il nome indicato nell'avviso. Non cercare di risolvere tutta l'amministrazione del server il primo giorno. Trovi la sequenza delle schermate nella guida ai primi passi.
Giorno 2: crei gli spazi di lavoro e inviti il team
Martedì crei 3-5 spazi di lavoro, verifichi l'invio della posta e solo a quel punto inviti le persone. Seguendo quest'ordine, gli inviti arrivano a destinazione e i dipendenti vedono gli spazi di lavoro corretti.
Alle 9:05 Marta crea quattro spazi: Clienti, Studio, Nuovo sito web e Finanze. Uno spazio di lavoro raggruppa attività e chat, quindi Marta adotta una regola semplice: ogni reparto o progetto che durerà almeno un mese riceve uno spazio separato. Archivia il quinto spazio, creato frettolosamente per una questione di poco conto - scompare dall'elenco, ma i dati restano.
Puoi creare uno spazio di lavoro con il pulsante + o tramite un comando per l'Assistente AI. La voce «Tutto» mostra contemporaneamente le attività e le chat di tutti gli spazi.
Prima di inviare gli inviti, Marta utilizza l'invio di prova della Posta di sistema. Solo dopo aver ricevuto il messaggio apre la gestione degli utenti e aggiunge le prime persone. Inserisce e-mail, nome, cognome e ruolo globale: amministratore o utente.
Le autorizzazioni vengono impostate separatamente per ogni Spazio di lavoro. Stabiliscono chi amministra lo spazio, aggiunge attività e crea chat. La contabile vede Finanze e Studio, mentre il grafico lavora in Clienti e Nuovo sito web. Ognuno accede solo agli spazi di cui ha bisogno.
La persona invitata imposta autonomamente la propria password. Se Ewa non attiva l'account entro le 12:00, Marta non crea una password al suo posto, ma fa clic su «Invia di nuovo» nella scheda «Elenco».
Le autorizzazioni dei moduli stabiliscono quali funzionalità può vedere ogni persona. Se non ha accesso all'AI nelle attività, all'AI nelle chat, alla finestra dell'Assistente AI, alla Posta o alle Automazioni, questi elementi scompaiono dalla sua interfaccia.
Errore da evitare il giorno 2: inviare nove inviti senza aver prima verificato l'SMTP. Se i messaggi non arrivano, correggi i dati della Posta di sistema, invia un messaggio di prova e ripeti l'invito.
Limite di 30 minuti: oggi invita le persone dei primi due Spazi di lavoro. Aggiungerai le altre dopo aver verificato che i ruoli funzionino come previsto. La procedura dettagliata è illustrata nella guida su utenti e ruoli.
Giorno 3: trasferisci le attività in corso, non l'intero archivio
Mercoledì trasferisci in Task Manager solo le attività ancora attive questa settimana. Non copiare vecchie e-mail e progetti conclusi, perché il team deve iniziare a lavorare, non riordinare la storia dell'azienda.
Marta trova 16 questioni degli ultimi cinque giorni. 12 vengono inserite nel programma: ognuna ha una persona responsabile o un risultato atteso. Le altre quattro rimangono nell'archivio della posta.
Una questione con una scadenza e una persona responsabile diventa un'attività. Marta inserisce l'oggetto, la descrizione, una priorità normale o alta, una scadenza con o senza orario e le persone assegnate. Le conversazioni senza un unico risultato confluiscono in due chat tematiche, mentre le comunicazioni informali rimangono in «Generale».
L'attività «Progetto del sito» riceve una lista to-do di quattro punti. Man mano che le voci vengono spuntate, la barra di avanzamento cresce e accanto al punto completato rimane il nome di chi l'ha svolto. Trovi altri esempi nella guida alla Checklist nell'attività.
I colori permettono di valutare la situazione senza aprire le schede. Il rosso indica un'attività scaduta, il blu un'attività in scadenza oggi e il verde un'attività entro i termini. Il grigio indica una voce senza scadenza o chiusa.
I riquadri «In scadenza», «Per oggi», «Scadute» e «Chat» mostrano i relativi numeri e funzionano come filtri.
Marta stabilisce tre regole per i nomi:
- L'oggetto inizia con un verbo e include il cliente o il progetto, per esempio «Invia i layout - Nord».
- La scadenza indica la data di consegna del risultato, non il giorno in cui inizia il lavoro.
- Ogni persona può avere al massimo un'attività con priorità alta alla volta.
Alla fine, ognuno crea un'attività e pubblica un messaggio con una menzione @. È un breve test per verificare che il team sappia completare il flusso di base senza l'aiuto di Marta.
Errore da evitare il giorno 3: trasferire l'intero archivio. Le vecchie questioni aumentano i numeri, ma non insegnano al team a lavorare ogni giorno.
Limite di 30 minuti: crea 10-15 attività e 2-3 chat. Il resto viene inserito nel programma solo quando qualcuno inizia effettivamente a lavorarci.
Giorno 4: colleghi l'Assistente AI ad attività reali
Giovedì puoi collegare la tua chiave AI e provarla su un'attività reale. Task Manager funziona anche senza AI, quindi puoi rimandare questa fase se il team sta ancora imparando a usare attività e chat.
Marta sceglie uno dei quattro fornitori: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Crea una chiave API presso il fornitore e imposta un limite di spesa. Paga l'utilizzo direttamente al fornitore, senza alcun margine applicato da Task Manager.
In Impostazioni → AI seleziona il fornitore, incolla la chiave, recupera l'elenco dei modelli dal proprio account e sceglie un modello. Dopo il salvataggio, l'Assistente AI compare automaticamente per gli altri utenti entro circa un minuto. Se qualcuno continua a non vederlo, Marta controlla le autorizzazioni separate per l'AI nelle attività, l'AI nelle chat e la finestra dell'Assistente AI.
Il team riceve cinque comandi iniziali:
- «Mostra le mie attività scadute».
- «Crea l'attività Prepara l'offerta con scadenza venerdì e assegnala a Ola».
- «Riassumi la chat Accordi con il cliente di questa settimana».
- «Cambia lo stato dell'attività Progetto del sito in In corso».
- «Prepara un PDF con il riepilogo dell'attività Progetto del sito».
Quando crea un'attività, l'Assistente AI apre un modulo con i campi già compilati. Il link al documento generato è privato, accessibile all'utente autorizzato e scade dopo 24 ore.
L'applicazione e il relativo database rimangono sul tuo server, ma la domanda e il contesto indicato vengono inviati al fornitore AI scelto usando la tua chiave. Se non vuoi inviare il contenuto di un'attività, di un messaggio o di un allegato, non indicarli come fonte di conoscenza. Le conversazioni con l'Assistente AI sono private - nemmeno l'amministratore può vederle.
Il meccanismo di fatturazione è descritto nella pagina sui costi dell'AI con la tua chiave.
Errore da evitare il giorno 4: incollare la chiave non basta a cambiare il modo di lavorare del team. Le persone hanno bisogno di comandi pronti legati alle attività presenti oggi nel loro elenco.
Limite di 30 minuti: dedica 10 minuti alla configurazione e il tempo restante a un'attività reale. Non provare decine di modelli e domande casuali.
Giorno 5: imposti la vista da cui inizia la giornata
Venerdì configuri il Centro notifiche, il Calendario e la Bacheca affinché il team possa vedere il piano senza una riunione mattutina di aggiornamento. L'obiettivo è offrire un unico e chiaro punto di partenza per la giornata, non attivare tutte le comunicazioni possibili.
Alle 8:55 Marta posiziona l'isola del Centro notifiche lungo il bordo laterale dello schermo. Per la mattina lascia visibili i contatori delle attività e delle menzioni, perché entrambi segnalano questioni che richiedono una reazione. Può disattivare separatamente le altre categorie, mentre la scorciatoia Ctrl+. apre il centro senza doverlo cercare sullo schermo.
Il Calendario offre viste da 1, 2, 3, 5 e 7 giorni e il pannello Elenco. Trascinando una voce si modifica la scadenza, gli orari si agganciano a intervalli di 15 minuti e Ctrl+Z annulla fino a 20 modifiche. La fascia superiore mostra le assenze del team.
Nella Bacheca, ogni Spazio di lavoro crea una colonna con le sezioni Preferiti, Attività e Chat. Marta cambia l'ordine delle colonne, sposta le schede più urgenti nei Preferiti e apre la prima discussione accanto alla Bacheca ancorata. Il layout viene memorizzato.
Chiede inoltre al team di attivare le notifiche del browser e di impostare le assenze in Impostazioni → scheda Profilo → sezione Stato di disponibilità; in questo modo l'Assistente AI avvisa quando qualcuno assegna un'attività a una persona assente. Le notifiche possono funzionare nell'applicazione, tramite e-mail e nel browser. Quando l'applicazione è chiusa, i promemoria vengono inviati via e-mail; l'invio in background richiede un CRON opzionale sul server.
Errore da evitare il giorno 5: disattivare tutte le notifiche perché sono diventate troppe. Prima sposta l'isola o disattiva una sola categoria che non richiede una tua reazione.
Limite di 30 minuti: non configurare ancora la Posta, i File o le Automazioni. Sono moduli della variante Pro e argomenti per la seconda settimana.
La prima settimana con Task Manager si riassume in cinque decisioni
In cinque giorni decidi l'indirizzo dell'installazione, la struttura degli Spazi di lavoro e dei ruoli, l'insieme delle attività in corso, la configurazione dell'AI e la vista mattutina del lavoro. Ogni decisione produce un risultato che puoi verificare senza un rapporto aggiuntivo.
| Giorno | Cosa fai | Risultato a fine giornata | Trappola |
|---|---|---|---|
| Lunedì | Completi le cinque schermate del programma di installazione | Accedi come amministratore e puoi invitare il team | Installazione su http:// |
| Martedì | Crei Spazi di lavoro e ruoli | Le prime persone attivano i propri account | Inviti senza test SMTP |
| Mercoledì | Aggiungi le attività e le chat correnti | Il team lavora su 10-15 casi reali | Copia dell'archivio |
| Giovedì | Colleghi la tua chiave AI | Il team conosce cinque comandi per l'Assistente AI | Mancanza di esempi pronti |
| Venerdì | Configuri le notifiche, il Calendario e la Bacheca | Ognuno vede da dove iniziare la giornata | Disattivazione di tutte le notifiche |
Cosa fare il lunedì mattina successivo
Il lunedì successivo, alle 9:00, apri la Bacheca, trova due attività scadute e spostale nei Preferiti. Sotto ciascuna, scrivi un messaggio menzionando con @ la persona responsabile.
Puoi dedicare la seconda settimana alla Posta, ai File e alla prima regola nelle Automazioni, se usi la versione Pro. Prima, però, verifica che il team acceda autonomamente al programma e aggiorni le attività senza bisogno di promemoria. Se vuoi esercitarti prima con una revisione mattutina di questo tipo, apri la Demo.
Domande frequenti
Come iniziare con Task Manager perché il team lo usi davvero?
Inizia da cinque brevi fasi: installazione, spazi di lavoro, attività in corso, AI facoltativa e vista quotidiana del lavoro. Non trasferire l'archivio e non configurare tutti i moduli il primo giorno.
Ho bisogno di un tecnico informatico per installare Task Manager?
No, se sai creare un database nel pannello di hosting e caricare i file tramite FTP. Il programma di installazione funziona nel browser, verifica i requisiti e crea autonomamente la configurazione e le tabelle; l'installazione da remoto costa 299 zł con il piano Starter ed è inclusa nel prezzo a partire dal piano Classic.
Task Manager funziona senza una chiave AI?
Sì, Task Manager funziona senza AI. Attività, chat, Calendario, Bacheca, Note e notifiche non richiedono una chiave OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok.
Perché il team non ha ricevuto gli inviti?
Per prima cosa verifica i dati della Posta di sistema e invia un messaggio di prova. Dopo aver corretto la configurazione, apri la scheda «Lista» nella sezione degli utenti e fai clic su «Invia di nuovo»; ogni persona imposterà autonomamente la propria password.
Cosa succede dopo un anno se non rinnovo l'accesso agli aggiornamenti?
Il programma continuerà a funzionare nella versione installata perché la licenza è perpetua. Il rinnovo annuale dà accesso alle nuove versioni, mentre la modalità di sola lettura si applica quando manca una chiave di licenza valida, non quando non rinnovi gli aggiornamenti.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
