Pondelok, 8:40. Pri modelovom zavedení v deväťčlennom Studiu Kreska z Poznane Marta nahrá súbory na hosting a po 40 minútach má funkčný program. Začala však bez plánu, takže počas nasledujúcich troch dní sa doň okrem nej nikto neprihlási. Prvý týždeň s Task Managerom môže vyzerať inak: päť dní po 30 minút, každý deň jeden cieľ a jedna nástraha.
Skôr než začnete, pripravte si štyri veci
Pred inštaláciou si pripravte prístup k hostingu, licenčný kľúč, údaje SMTP a zoznam osôb. Táto súprava stačí na to, aby ste sa od prázdneho priečinka na serveri dostali až k prvým pozvánkam pre tím.
Potrebujete ovládací panel hostingu, údaje FTP a možnosť vytvoriť databázu MySQL alebo MariaDB. Bežný zdieľaný hosting postačuje, ak podporuje PHP 8.1 alebo novšie a požadované rozšírenia. Nepotrebujete Composer, Node.js, Redis ani prístup k príkazovému riadku.
Licenčný kľúč zadáte počas inštalácie. Pripravte si aj údaje schránky SMTP: server, port, prihlasovacie meno a heslo. Táto schránka bude okrem iného slúžiť na odosielanie pozvánok a obnovu hesiel. Ak používate Gmail, možno budete potrebovať heslo aplikácie.
Nakoniec si spíšte mená, e-mailové adresy a oblasti zodpovednosti zamestnancov. Marta má deväť ľudí, ktorí si doteraz odovzdávali informácie cez e-mail, komunikátor a nástenku. Nesnaží sa preniesť všetko naraz.
Deň 1: nainštalujete program a prihlásite sa ako administrátor
V pondelok nainštalujete Task Manager na vlastný hosting a prvýkrát sa prihlásite. Cieľom dňa nie je nastaviť celú firmu, ale sprevádzkovať program na jednej správnej adrese.
Marta najprv vytvorí databázu MySQL v ovládacom paneli hostingu a zapíše si štyri údaje: hostiteľa, názov databázy, používateľa a heslo. Potom nahrá súbory do priečinka subdomény zadania.studiokreska.pl a otvorí túto adresu v prehliadači.
Inštalátor ju prevedie piatimi obrazovkami. Na obrazovke Požiadavky skontroluje PHP 8.1 alebo novšie, rozšírenia pdo_mysql, openssl a mbstring aj oprávnenia na zápis do priečinkov includes/, uploads/ a logs/. Ak chýba kritická súčasť, ďalšie kroky sa zastavia.
Potom Marta prejde obrazovkami Databáza, Administrátor, Nastavenia aplikácie a Pošta. Zadá údaje prvého účtu, adresu programu, licenčný kľúč a nastavenia SMTP a následne odošle testovaciu správu. Inštalátor sám vytvorí konfiguračný súbor a tabuľky v databáze.
Po prihlásení Marta vidí tri stĺpce: pracovné priestory, zoznam úloh a chatov a vybrané vlákno. V programe je pripravený aj chat „Spoločný“, do ktorého sa noví používatelia pripájajú automaticky. Snímka vyššie pochádza z demo inštancie.
Licenciu si kúpite raz pre stanovený počet používateľov a právo používať program je trvalé. Cena zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií. Neskôr si môžete kúpiť ročné obnovenie alebo zostať pri svojej verzii - ak si obnovenie nekúpite, nič sa nezablokuje. Režim iba na čítanie sa týka chýbajúceho platného licenčného kľúča, nie skončenia prístupu k aktualizáciám. Podrobnosti nájdete na stránke o trvalej licencii Task Managera.
Vzdialená inštalácia stojí 299 zł v pláne Starter a od plánu Classic je zahrnutá v cene.
Nástraha dňa 1: inštalácia na adrese http://. HTTPS je potrebné, ak chcete program nainštalovať ako PWA, teda aplikáciu s vlastnou ikonou a samostatným oknom bez panela s adresou. Kombinovanie adries http:// a https:// môže tiež spôsobovať návrat k prihlasovaciemu formuláru pre problém so súborom cookie relácie.
Limit 30 minút: ak inštalátor hlási chýbajúce rozšírenie PHP, pošlite poskytovateľovi hostingu správu s názvom uvedeným v hlásení. Prvý deň neriešte celú správu servera. Poradie obrazoviek nájdete v návode na prvé kroky.
Deň 2: vytvoríte pracovné priestory a pozvete tím
V utorok vytvoríte 3-5 pracovných priestorov, skontrolujete odosielanie pošty a až potom pozvete ľudí. Vďaka tomuto poradiu budú pozvánky doručené a zamestnanci uvidia správne pracovné priestory.
O 9:05 Marta vytvorí štyri priestory: Klienti, Štúdio, Nová webová stránka a Financie. Pracovný priestor zoskupuje úlohy a chaty, preto Marta zvolí jednoduché pravidlo: samostatný priestor dostane oddelenie alebo projekt, ktorý potrvá aspoň mesiac. Piaty priestor, ktorý unáhlene vytvorila pre jednu drobnú záležitosť, archivuje - zmizne zo zoznamu, ale údaje zostanú.
Pracovný priestor môžete vytvoriť tlačidlom + alebo príkazom pre Asistenta AI. Položka „Všetko“ zobrazuje úlohy a chaty zo všetkých priestorov naraz.
Pred odoslaním pozvánok Marta použije testovacie odoslanie zo Systémovej pošty. Až po prijatí správy otvorí správu používateľov a pridá prvých ľudí. Zadá e-mail, meno, priezvisko a globálnu rolu: administrátor alebo používateľ.
Oprávnenia sa nastavujú samostatne pre každý pracovný priestor. Určujú, kto spravuje priestor, pridáva úlohy a vytvára chaty. Účtovníčka vidí Financie a Štúdio, zatiaľ čo grafik pracuje v Klientoch a na Novej webovej stránke. Každý dostane prístup len k priestorom, ktoré potrebuje.
Pozvaná osoba si nastaví heslo sama. Ak si Ewa neaktivuje účet do 12:00, Marta za ňu heslo nevytvorí - na karte „Zoznam“ klikne na „Odoslať znova“.
Oprávnenia k modulom určujú, ktoré funkcie daná osoba vidí. Ak nemá prístup k AI v úlohách, AI v chatoch, oknu Asistenta AI, Pošte alebo Automatizáciám, tieto prvky z jej rozhrania zmiznú.
Nástraha 2. dňa: odoslanie deviatich pozvánok bez predchádzajúceho testu SMTP. Ak správy neprichádzajú, opravte údaje Systémovej pošty, odošlite testovaciu správu a pozvánku pošlite znova.
Limit 30 minút: dnes pozvite ľudí z prvých dvoch pracovných priestorov. Ostatných pridáte po overení, že roly fungujú podľa plánu. Presný postup nájdete v návode pre používateľov a roly.
3. deň: presúvate aktuálne záležitosti, nie celý archív
V stredu presuniete do Task Managera len záležitosti, ktoré sú aktuálne tento týždeň. Nekopírujete staré e-maily ani dokončené projekty, pretože tím má začať pracovať, nie usporadúvať históriu firmy.
Marta nájde 16 záležitostí z posledných piatich dní. Do programu sa dostane 12: každá má zodpovednú osobu alebo očakávaný výsledok. Zvyšné štyri zostanú v archíve pošty.
Záležitosť s termínom a zodpovednou osobou sa zmení na úlohu. Marta zadá predmet, opis, normálnu alebo vysokú prioritu, termín s časom alebo bez neho a priradené osoby. Konverzácie bez jedného konkrétneho výsledku zaradí do dvoch tematických chatov; voľné oznamy zostanú v „Spoločnom“.
Úloha „Projekt webovej stránky“ dostane štvorbodový kontrolný zoznam. Po odškrtnutí položky sa ukazovateľ priebehu posunie a pri dokončenej položke zostane meno osoby, ktorá ju splnila. Ďalšie príklady nájdete v návode o kontrolnom zozname v úlohe.
Farby umožňujú posúdiť situáciu bez otvárania kariet. Červená označuje úlohu po termíne, modrá úlohu na dnes a zelená úlohu v termíne. Sivá označuje položku bez termínu alebo uzavretú položku.
Dlaždice „V termíne“, „Na dnes“, „Po termíne“ a „Chat“ zobrazujú počty a zároveň fungujú ako filtre.
Marta stanoví tri pravidlá pomenovania:
- Predmet sa začína slovesom a obsahuje klienta alebo projekt, napríklad „Odoslať návrhy - Nord“.
- Termín označuje dátum odovzdania výsledku, nie deň začatia práce.
- Jedna osoba môže mať naraz najviac jednu úlohu s vysokou prioritou.
Na záver každý vytvorí jednu úlohu a zverejní jednu správu so zmienkou @. Je to krátky test, či tím zvládne základný pracovný postup bez Martinej pomoci.
Nástraha 3. dňa: presúvanie celého archívu. Staré záležitosti zvyšujú počty, ale neučia tím každodennej práci.
Limit 30 minút: vytvorte 10-15 úloh a 2-3 chaty. Ostatné sa do programu dostanú až vtedy, keď na nich niekto skutočne začne pracovať.
4. deň: pripájate Asistenta AI k reálnym úlohám
Vo štvrtok môžete pripojiť vlastný kľúč AI a vyskúšať ho na jednej skutočnej úlohe. Task Manager funguje aj bez AI, takže tento krok môžete odložiť, ak sa tím stále učí pracovať s úlohami a chatmi.
Marta si vyberie jedného zo štyroch poskytovateľov: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Vytvorí si uňho kľúč API a nastaví limit výdavkov. Za používanie platí priamo poskytovateľovi, bez prirážky Task Managera.
V Nastaveniach → AI vyberie poskytovateľa, vloží kľúč, načíta zoznam modelov zo svojho účtu a vyberie model. Po uložení sa Asistent AI automaticky zobrazí ostatným používateľom približne do minúty. Ak ho niekto stále nevidí, Marta skontroluje samostatné oprávnenia k AI v úlohách, AI v chatoch a oknu Asistenta AI.
Tím dostane na začiatok päť príkazov:
- „Zobraz moje úlohy po termíne“.
- „Vytvor úlohu Pripraviť ponuku s termínom do piatka a priraď ju Oli“.
- „Zhrň chat Dohody s klientom z tohto týždňa“.
- „Zmeň stav úlohy Projekt webovej stránky na prebieha“.
- „Priprav PDF so zhrnutím úlohy Projekt webovej stránky“.
Pri vytváraní úlohy Asistent AI otvorí formulár s vyplnenými poľami. Odkaz na vygenerovaný dokument je súkromný, funguje pre oprávneného používateľa a jeho platnosť vyprší po 24 hodinách.
Aplikácia aj jej databáza zostávajú na vašom serveri, ale otázka spolu s vybraným kontextom sa odosiela zvolenému poskytovateľovi AI pomocou vášho kľúča. Ak nechcete odosielať obsah úlohy, správy alebo prílohy, nevyberajte ich ako zdroj znalostí. Samotné konverzácie s Asistentom AI sú súkromné - nevidí ich ani správca.
Spôsob účtovania opisuje stránka o nákladoch na AI s vlastným kľúčom.
Nástraha 4. dňa: samotné vloženie kľúča nezmení spôsob práce tímu. Ľudia potrebujú pripravené príkazy súvisiace s tým, čo majú dnes na zozname.
Limit 30 minút: venujte 10 minút konfigurácii a zvyšný čas jednej reálnej úlohe. Netestujte množstvo modelov ani náhodné otázky.
5. deň: nastavujete zobrazenie, ktorým sa začína ráno
V piatok nastavíte Centrum oznámení, Kalendár a Nástenku tak, aby tím videl plán bez ranného stretnutia o stave práce. Cieľom je jeden prehľadný začiatok dňa, nie zapnutie všetkých možných upozornení.
O 8:55 Marta umiestni ostrov Centra oznámení k bočnému okraju obrazovky. Na ráno ponechá počítadlá úloh a zmienok, pretože obe upozorňujú na záležitosti, ktoré vyžadujú reakciu. Ostatné kategórie môže vypnúť samostatne a skratka Ctrl+. otvorí centrum bez toho, aby ho musela hľadať na obrazovke.
Kalendár ponúka zobrazenia na 1, 2, 3, 5 a 7 dní a panel Zoznam. Presunutím položky sa zmení termín, časy sa prichytávajú v 15-minútových intervaloch a Ctrl+Z vráti späť až 20 zmien. Pruh v hornej časti zobrazuje neprítomnosti členov tímu.
Na Nástenke vytvorí každý pracovný priestor stĺpec so sekciami Obľúbené, Úlohy a Chaty. Marta zmení poradie stĺpcov, presunie najnaliehavejšie karty do Obľúbených a otvorí prvé vlákno vedľa ukotvenej Nástenky. Rozloženie sa uloží.
Tím tiež požiada, aby si zapol oznámenia prehliadača a nastavil neprítomnosť v Nastavenia → karta Profil → sekcia Stav dostupnosti; Asistent AI tak upozorní, keď niekto priradí úlohu neprítomnej osobe. Oznámenia môžu fungovať v aplikácii, cez e-mail aj v prehliadači. Keď je aplikácia zatvorená, pripomienky sa odosielajú e-mailom; odosielanie na pozadí vyžaduje voliteľný CRON na serveri.
Nástraha 5. dňa: vypnutie všetkých oznámení, pretože ich bolo priveľa. Najprv presuňte ostrov alebo vypnite jednu kategóriu, ktorá nevyžaduje vašu reakciu.
Limit 30 minút: zatiaľ nenastavujte Poštu, Súbory ani Automatizácie. Sú to moduly variantu Pro a téma na druhý týždeň.
Prvý týždeň s Task Managerom zahŕňa päť rozhodnutí
Za päť dní rozhodnete o adrese inštalácie, usporiadaní pracovných priestorov a rolí, súbore aktuálnych záležitostí, konfigurácii AI a rannom zobrazení práce. Každé rozhodnutie prináša výsledok, ktorý môžete skontrolovať bez ďalšej správy.
| Deň | Čo robíte | Výsledok na konci dňa | Pasca |
|---|---|---|---|
| Pondelok | Prejdete piatimi obrazovkami inštalačného programu | Prihlásite sa ako správca a môžete pozvať tím | Inštalácia na adrese http:// |
| Utorok | Vytvoríte pracovné priestory a roly | Prví používatelia si aktivujú účty | Pozvánky bez testu SMTP |
| Streda | Pridávate aktuálne úlohy a chaty | Tím pracuje na 10-15 reálnych záležitostiach | Kopírovanie archívu |
| Štvrtok | Pripojíte vlastný kľúč AI | Tím pozná päť príkazov pre Asistenta AI | Žiadne hotové príklady |
| Piatok | Nastavujete oznámenia, Kalendár a Nástenku | Každý vidí svoj začiatok dňa | Vypnutie všetkých oznámení |
Čo urobíte nasledujúci pondelok ráno
Nasledujúci pondelok o 9:00 otvorte Nástenku, nájdite dve úlohy po termíne a presuňte ich medzi Obľúbené. Pod každú napíšte jednu správu so zmienkou @ pre zodpovednú osobu.
Druhý týždeň môžete venovať Pošte, Súborom a prvému pravidlu v Automatizáciách, ak používate variant Pro. Najskôr však skontrolujte, či sa tím prihlasuje do programu a aktualizuje úlohy bez pripomínania. Ak si chcete takúto rannú kontrolu vopred precvičiť, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Ako začať s Task Managerom, aby ho tím skutočne používal?
Začnite piatimi krátkymi etapami: inštaláciou, pracovnými priestormi, aktuálnymi úlohami, voliteľnou AI a každodenným zobrazením práce. Prvý deň neprenášajte archív ani nenastavujte všetky moduly.
Potrebujem informatika na inštaláciu Task Managera?
Nie, ak dokážete vytvoriť databázu v ovládacom paneli hostingu a nahrať súbory cez FTP. Inštalátor funguje v prehliadači, kontroluje požiadavky a sám vytvorí konfiguráciu aj tabuľky. Vzdialená inštalácia stojí 299 zł v pláne Starter a od plánu Classic je zahrnutá v cene.
Funguje Task Manager bez kľúča AI?
Áno, Task Manager funguje aj bez AI. Úlohy, chaty, Kalendár, Nástenka, Poznámky a oznámenia nevyžadujú kľúč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ani xAI Grok.
Prečo tím nedostal pozvánky?
Najprv skontrolujte údaje Systémovej pošty a odošlite testovaciu správu. Po oprave konfigurácie otvorte kartu „Zoznam“ pri používateľoch a kliknite na „Odoslať znova“. Každý si nastaví heslo sám.
Čo sa stane po roku, ak si neobnovím prístup k aktualizáciám?
Program bude naďalej fungovať v nainštalovanej verzii, pretože licencia je trvalá. Ročné obnovenie poskytuje prístup k novým verziám. Režim iba na čítanie sa týka chýbajúceho platného licenčného kľúča, nie neobnovenia aktualizácií.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
