Hétfő, 8:40. A kilencfős poznańi Studio Kreska mintabevezetése során Marta feltölti a fájlokat a tárhelyre, és 40 perc múlva már működik is a program. Terv nélkül kezdett azonban hozzá, így a következő három napban rajta kívül senki sem lép be. A Task Managerrel töltött első hét másképp is kinézhet: öt napon át napi 30 perc, mindennap egy cél és egy buktató.
Mielőtt elkezded, készíts elő négy dolgot
A telepítés előtt készítsd elő a tárhely-hozzáférést, a licenckulcsot, az SMTP-adatokat és a felhasználók listáját. Ennyi elég ahhoz, hogy a szerveren lévő üres könyvtártól eljuss a csapat első meghívásáig.
Szükséged lesz a tárhely kezelőpaneljére, az FTP-adatokra, valamint MySQL- vagy MariaDB-adatbázis létrehozásának lehetőségére. Egy hagyományos megosztott tárhely is elegendő, ha támogatja a PHP 8.1 vagy újabb verzióját és a szükséges bővítményeket. Nincs szükséged Composerre, Node.js-re, Redisre vagy parancssori hozzáférésre.
A licenckulcsot a telepítés során adod meg. Készítsd elő az SMTP-postafiók adatait is: a szervert, a portot, a bejelentkezési nevet és a jelszót. Ez a postafiók kezeli többek között a meghívókat és a jelszó-visszaállítást. Ha Gmailt használsz, alkalmazásjelszóra is szükség lehet.
Végül írd össze a munkatársak nevét, e-mail-címét és felelősségi körét. Marta kilenc munkatársa eddig az e-mail, az üzenetküldő és a parafatábla között osztotta meg az egyeztetéseket. Nem próbál mindent egyszerre átköltöztetni.
1. nap: telepíted a programot, és rendszergazdaként jelentkezel be
Hétfőn telepíted a Task Managert a saját tárhelyedre, és először jelentkezel be. A nap célja nem az egész cég beállítása, hanem egy működő program egyetlen helyes címen.
Marta először létrehoz egy MySQL-adatbázist a tárhely kezelőpaneljén, és feljegyez négy adatot: az állomásnevet, az adatbázis nevét, a felhasználónevet és a jelszót. Ezután feltölti a fájlokat a zadania.studiokreska.pl aldomain könyvtárába, majd megnyitja ezt a címet a böngészőben.
A telepítő öt képernyőn vezeti végig. A Követelmények képernyőn ellenőrzi a PHP 8.1 vagy újabb verzióját, a pdo_mysql, openssl és mbstring bővítményeket, valamint az írási jogosultságokat az includes/, uploads/ és logs/ könyvtárakhoz. Ha egy kritikus elem hiányzik, a telepítés nem folytatható.
Ezután Marta végighalad az Adatbázis, Rendszergazda, Alkalmazásbeállítások és Levelezés képernyőkön. Megadja az első fiók adatait, a program címét, a licenckulcsot és az SMTP-beállításokat, majd tesztüzenetet küld. A telepítő automatikusan létrehozza a konfigurációs fájlt és az adatbázis tábláit.
Bejelentkezés után Marta három oszlopot lát: a munkaterületeket, a feladatok és csevegések listáját, valamint a kiválasztott beszélgetésszálat. A programban egy „Közös” csevegés is várja, amelyhez az új felhasználók automatikusan csatlakoznak. A fenti képernyőkép egy demópéldányból származik.
A licencet egyszer vásárolod meg meghatározott számú felhasználói helyhez, a program használati joga pedig örökös. Az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz. Ezután megvásárolhatod az éves megújítást, vagy maradhatsz a saját verziódnál - a megújítás hiánya semmit sem korlátoz. Az írásvédett mód az érvényes licenckulcs hiányára vonatkozik, nem a frissítésekhez való hozzáférés lejártára. A részleteket a Task Manager örökös licencéről szóló oldal ismerteti.
A távoli telepítés 299 zł a Starter csomagban, a Classic csomagtól pedig benne van az árban.
Az 1. nap buktatója: telepítés http:// címen. HTTPS-re akkor van szükség, ha PWA-ként, vagyis saját ikonnal és címsáv nélküli külön ablakban futó alkalmazásként szeretnéd telepíteni a programot. A http:// és https:// címek keverése a munkamenetsüti problémája miatt azt is okozhatja, hogy visszakerülsz a bejelentkezési űrlapra.
30 perces korlát: ha a telepítő egy PHP-bővítmény hiányát jelzi, küldd el a tárhelyszolgáltatónak az üzenetben szereplő nevet. Ne próbáld az első napon a teljes szerveradminisztrációt megoldani. A képernyők sorrendjét az első lépésekről szóló útmutatóban találod.
2. nap: létrehozod a munkaterületeket, és meghívod a csapatot
Kedden létrehozol 3-5 munkaterületet, ellenőrzöd a levélküldést, és csak ezután hívod meg a többieket. Ennek a sorrendnek köszönhetően a meghívók célba érnek, a munkatársak pedig a megfelelő munkaterületeket látják.
9:05-kor Marta négy munkaterületet hoz létre: Ügyfelek, Stúdió, Új weboldal és Pénzügyek. A munkaterület feladatokat és csevegéseket fog össze, ezért Marta egy egyszerű szabályt követ: külön munkaterületet kap minden részleg vagy legalább egy hónapig tartó projekt. Az ötödik, egyetlen apró ügy miatt elhamarkodottan létrehozott munkaterületet archiválja - eltűnik a listáról, az adatok azonban megmaradnak.
Munkaterületet a + gombbal vagy az AI-asszisztensnek adott utasítással hozhatsz létre. A „Minden” elem egyszerre jeleníti meg az összes munkaterület feladatait és csevegéseit.
A meghívók elküldése előtt Marta tesztüzenetet küld a rendszerlevelezésből. Csak az üzenet kézhezvétele után nyitja meg a felhasználókezelést, és adja hozzá az első felhasználókat. Megadja az e-mail-címet, a keresztnevet, a vezetéknevet és a globális szerepkört: rendszergazda vagy felhasználó.
A jogosultságokat minden munkaterülethez külön állítja be. Eldönti, ki kezelheti a munkaterületet, adhat hozzá feladatokat és indíthat csevegéseket. A könyvelő a Pénzügyeket és a Stúdiót látja, a grafikus pedig az Ügyfelek munkaterületen és az Új weboldalon dolgozik. Mindenki csak azokhoz a munkaterületekhez fér hozzá, amelyekre szüksége van.
A meghívott személy saját maga állítja be a jelszavát. Amikor Ewa 12:00-ig nem aktiválja a fiókját, Marta nem hoz létre helyette jelszót - a „Lista” lapon az „Újraküldés” gombra kattint.
A moduljogosultságok határozzák meg, hogy az adott személy mely funkciókat láthatja. Ha nem fér hozzá a feladatokban használható AI-hoz, a csevegésekben használható AI-hoz, az AI-asszisztens ablakához, a Levelezéshez vagy az Automatizálásokhoz, ezek az elemek eltűnnek a felületéről.
A 2. nap buktatója: kilenc meghívó elküldése az SMTP előzetes tesztelése nélkül. Ha az üzenetek nem érkeznek meg, javítsd a Rendszerlevelezés adatait, küldj tesztüzenetet, majd küldd el újra a meghívót.
30 perces időkeret: ma hívd meg az első két munkaterület tagjait. A többieket akkor add hozzá, miután meggyőződtél arról, hogy a szerepkörök a terv szerint működnek. A pontos lépéseket a felhasználókról és szerepkörökről szóló útmutató mutatja be.
3. nap: az aktuális ügyeket viszed át, nem a teljes archívumot
Szerdán kizárólag az ezen a héten aktuális ügyeket viszed át a Task Managerbe. Nem másolod át a régi e-maileket és a lezárt projekteket, mert a csapatnak dolgozni kell kezdenie, nem pedig a cég múltját rendezgetnie.
Marta 16 ügyet talál az elmúlt öt napból. Ezek közül 12 kerül be a programba: mindegyiknek van felelőse vagy elvárt eredménye. A fennmaradó négy a levelezés archívumában marad.
A határidővel és felelőssel rendelkező ügyből feladat lesz. Marta megadja a tárgyat, a leírást, a normál vagy magas prioritást, az időponttal ellátott vagy időpont nélküli határidőt, valamint a hozzárendelt személyeket. Az egyetlen konkrét eredményhez nem kapcsolódó beszélgetések két tematikus csevegésbe kerülnek, a kötetlen közlemények pedig a „Közös” csevegésben maradnak.
A „Weboldalprojekt” feladat négypontos teendőlistát kap. Egy tétel kipipálásakor nő a folyamatjelző sáv, a teljesített pont mellett pedig megjelenik az azt elvégző személy neve. További példákat a feladatok ellenőrzőlistájáról szóló útmutatóban találsz.
A színek segítségével a kártyák megnyitása nélkül is felmérheted a helyzetet. A piros a lejárt, a kék a mai, a zöld pedig a határidőn belüli feladatot jelöli. A szürke a határidő nélküli vagy lezárt tételeket mutatja.
A „Határidős”, „Ma”, „Lejárt” és „Csevegés” csempék számokat mutatnak, és szűrőként is működnek.
Marta három elnevezési szabályt határoz meg:
- A tárgy igével kezdődik, és tartalmazza az ügyfél vagy a projekt nevét, például „Küldd el a terveket - Nord”.
- A határidő az eredmény átadásának dátumát jelenti, nem pedig a munka megkezdésének napját.
- Egy személynek egyszerre legfeljebb egy magas prioritású feladata lehet.
Végül mindenki létrehoz egy feladatot, és közzétesz egy üzenetet @-említéssel. Ez egy rövid teszt annak ellenőrzésére, hogy a csapat Marta segítsége nélkül is végre tudja-e hajtani az alapvető munkafolyamatot.
A 3. nap buktatója: a teljes archívum átvitele. A régi ügyek növelik a számokat, de nem tanítják meg a csapatot a mindennapi munkára.
30 perces időkeret: hozz létre 10-15 feladatot és 2-3 csevegést. A többi csak akkor kerüljön be a programba, amikor valaki ténylegesen dolgozni kezd rajta.
4. nap: valós feladatokhoz kapcsolod az AI-asszisztenst
Csütörtökön csatlakoztathatod a saját AI-kulcsodat, és kipróbálhatod egy valós feladaton. A Task Manager AI nélkül is működik, ezért ezt a lépést későbbre halaszthatod, ha a csapat még mindig a feladatok és a csevegések használatát tanulja.
Marta kiválasztja a négy szolgáltató egyikét: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. Létrehoz nála egy API-kulcsot, és beállítja a költési limitet. A használatért közvetlenül a szolgáltatónak fizet, a Task Manager felára nélkül.
A Beállítások → AI menüpontban kiválasztja a szolgáltatót, beilleszti a kulcsot, lekéri a saját fiókjához tartozó modellek listáját, és kiválaszt egy modellt. A mentés után az AI-asszisztens körülbelül egy percen belül automatikusan megjelenik a többi felhasználónál. Ha valaki továbbra sem látja, Marta ellenőrzi a feladatokban használható AI-ra, a csevegésekben használható AI-ra és az AI-asszisztens ablakára vonatkozó külön jogosultságokat.
A csapat öt kezdő utasítást kap:
- „Mutasd a lejárt feladataimat”.
- „Hozd létre az Ajánlat elkészítése feladatot pénteki határidővel, és rendeld Olihoz”.
- „Foglald össze az e heti Megállapodások az ügyféllel csevegést”.
- „Módosítsd a Weboldalprojekt feladat állapotát folyamatban állapotra”.
- „Készíts PDF-et a Weboldalprojekt feladat összefoglalójával”.
A feladat létrehozásakor az AI-asszisztens előre kitöltött mezőkkel nyitja meg az űrlapot. A létrehozott dokumentumra mutató hivatkozás privát, csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználónál működik, és 24 óra után lejár.
Az alkalmazás és az adatbázisa a szervereden marad, de a kérdés a megadott kontextussal együtt a saját kulcsoddal kiválasztott AI-szolgáltatóhoz kerül. Ha nem szeretnéd elküldeni egy feladat, üzenet vagy melléklet tartalmát, ne add meg tudásforrásként. Az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések privátak - még az adminisztrátor sem láthatja őket.
Az elszámolási mechanizmust a saját kulccsal használt AI költségeiről szóló oldal ismerteti.
A 4. nap buktatója: önmagában a kulcs beillesztése nem változtatja meg a csapat munkáját. Az embereknek kész utasításokra van szükségük, amelyek a mai listájukon szereplő feladatokhoz kapcsolódnak.
30 perces időkeret: szánj 10 percet a beállításra, a fennmaradó időt pedig egy valós feladatra. Ne tesztelj több tucat modellt és véletlenszerű kérdéseket.
5. nap: beállítod azt a nézetet, amellyel a reggel kezdődik
Pénteken beállítod az Értesítési központot, a Naptárat és a Táblát, hogy a csapat reggeli státuszmegbeszélés nélkül is lássa a tervet. A cél a nap egyetlen jól áttekinthető kiindulópontja, nem pedig az összes lehetséges értesítés bekapcsolása.
8:55-kor Marta az Értesítési központ szigetét a képernyő oldalsó széléhez helyezi. Reggelre meghagyja a feladatok és az említések számlálóit, mert mindkettő reagálást igénylő ügyeket jelez. A többi kategóriát külön-külön kikapcsolhatja, a Ctrl+. billentyűparancs pedig anélkül nyitja meg a központot, hogy meg kellene keresnie a képernyőn.
A Naptár 1, 2, 3, 5 és 7 napos nézeteket, valamint Lista panelt kínál. Egy tétel áthúzásával módosíthatod a határidőt, az időpontok 15 perces lépésekhez igazodnak, a Ctrl+Z pedig legfeljebb 20 módosítást von vissza. A felső sáv a csapat távolléteit mutatja.
A Táblán minden munkaterülethez tartozik egy oszlop a Kedvencek, Feladatok és Csevegések szakaszokkal. Marta módosítja az oszlopok sorrendjét, a legsürgősebb kártyákat áthelyezi a Kedvencek közé, és megnyitja az első beszélgetésszálat a dokkolt Tábla mellett. Az elrendezést a rendszer megjegyzi.
Arra is megkéri a csapatot, hogy kapcsolják be a böngésző értesítéseit, és állítsák be a távollétüket a Beállítások → Profil lap → Elérhetőségi állapot szakaszban. Így az AI-asszisztens figyelmeztet, ha valaki egy távollévő személyhez rendel feladatot. Az értesítések az alkalmazásban, e-mailben és a böngészőben is működhetnek. Ha az alkalmazás be van zárva, az emlékeztetők e-mailben érkeznek. A háttérben történő küldéshez opcionális CRON szükséges a szerveren.
Az 5. nap buktatója: az összes értesítés kikapcsolása, mert túl sok jelent meg belőlük. Először helyezd át a szigetet, vagy kapcsolj ki egy olyan kategóriát, amely nem igényel tőled reakciót.
30 perces időkeret: még ne állítsd be a Levelezést, a Fájlokat vagy az Automatizálásokat. Ezek a Pro változat moduljai, és a második hétre valók.
A Task Managerrel töltött első hét öt döntésből áll
Öt nap alatt döntesz a telepítési címről, a munkaterületek és szerepkörök felépítéséről, az aktuális ügyek köréről, az AI beállításáról és a reggeli munkanézetről. Minden döntés olyan eredménnyel zárul, amelyet külön jelentés nélkül is ellenőrizhetsz.
| Nap | Mit csinálsz | Eredmény a nap végén | Csapda |
|---|---|---|---|
| Hétfő | Végighaladsz a telepítő öt képernyőjén | Bejelentkezel adminisztrátorként, és meghívhatod a csapatot | Telepítés http:// alatt |
| Kedd | Létrehozod a munkaterületeket és a szerepköröket | Az első felhasználók aktiválják a fiókjukat | Meghívók SMTP-teszt nélkül |
| Szerda | Hozzáadod az aktuális feladatokat és csevegéseket | A csapat 10-15 valós ügyön dolgozik | Az archívum átmásolása |
| Csütörtök | Csatlakoztatod a saját AI-kulcsodat | A csapat ismer öt utasítást az AI-asszisztens használatához | Nincsenek kész példák |
| Péntek | Beállítod az értesítéseket, a Naptárat és a Táblát | Mindenki látja, mivel kezdje a napját | Az összes értesítés kikapcsolása |
Mit csinálj a következő hétfő reggelén
A következő hétfőn 9:00-kor nyisd meg a Táblát, keress két lejárt feladatot, és helyezd át őket a Kedvencek közé. Mindkettő alá írj egy-egy üzenetet @-említéssel a felelős személynek.
A második hetet a Levelezés, a Fájlok és az első Automatizálási szabály beállítására fordíthatod, ha a Pro csomagot használod. Előbb azonban ellenőrizd, hogy a csapat önállóan bejelentkezik-e a programba, és emlékeztetés nélkül frissíti-e a feladatokat. Ha előtte szeretnél begyakorolni egy ilyen reggeli áttekintést, nyisd meg a Demo verziót.
Gyakori kérdések
Hogyan kezdj hozzá a Task Manager használatához, hogy a csapat valóban használja is?
Kezdd öt rövid lépéssel: telepítés, munkaterületek, aktuális feladatok, opcionális AI és a napi munkanézet. Ne költöztesd át az archívumot, és ne állítsd be az összes modult az első napon.
Kell hozzá informatikus, hogy telepítsem a Task Managert?
Nem, ha létre tudsz hozni egy adatbázist a tárhely kezelőpaneljén, és fel tudod tölteni a fájlokat FTP-n keresztül. A telepítő a böngészőben fut, ellenőrzi a követelményeket, valamint automatikusan létrehozza a konfigurációt és a táblákat; a távoli telepítés 299 zł a Starter csomagban, a Classic csomagtól pedig benne van az árban.
Működik a Task Manager AI-kulcs nélkül?
Igen, a Task Manager AI nélkül is működik. A Feladatok, a Csevegések, a Naptár, a Tábla, a Jegyzetek és az értesítések használatához nincs szükség OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- vagy xAI Grok-kulcsra.
Miért nem kapta meg a csapat a meghívókat?
Először ellenőrizd a rendszerlevelezés adatait, és küldj tesztüzenetet. A beállítások javítása után nyisd meg a felhasználóknál a „Lista” lapot, majd kattints az „Újraküldés” gombra; mindenki saját maga állítja be a jelszavát.
Mi történik egy év után, ha nem újítom meg a frissítésekhez való hozzáférést?
A program továbbra is működni fog a telepített verzióban, mivel a licenc örökös. Az éves megújítás hozzáférést biztosít az új verziókhoz, az írásvédett mód pedig az érvényes licenckulcs hiányára vonatkozik, nem arra, ha nem újítod meg a frissítéseket.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
