Lundi, 8:40. Dans le scénario de déploiement type de Studio Kreska, une agence de Poznań qui compte neuf personnes, Marta transfère les fichiers sur l’hébergement et dispose d’un logiciel opérationnel au bout de 40 minutes. Mais elle a commencé sans plan : pendant les trois jours suivants, personne d’autre ne s’y connecte. La première semaine avec Task Manager peut se dérouler autrement : cinq jours de 30 minutes, avec chaque jour un objectif et un piège à éviter.
Avant de commencer, préparez quatre éléments
Avant l’installation, préparez les accès à l’hébergement, la clé de licence, les paramètres SMTP et la liste des personnes. Ces éléments suffisent pour passer d’un répertoire vide sur le serveur aux premières invitations de l’équipe.
Vous avez besoin du panneau de votre hébergeur, des identifiants FTP et de la possibilité de créer une base de données MySQL ou MariaDB. Un hébergement mutualisé classique suffit s’il prend en charge PHP 8.1 ou une version ultérieure, ainsi que les extensions requises. Vous n’avez besoin ni de Composer, ni de Node.js, ni de Redis, ni d’un accès en ligne de commande.
Vous saisirez la clé de licence pendant l’installation. Préparez également les paramètres de la boîte mail SMTP : serveur, port, identifiant et mot de passe. Cette boîte servira notamment à envoyer les invitations et à réinitialiser les mots de passe. Si vous utilisez Gmail, un mot de passe d’application peut être nécessaire.
Enfin, notez les prénoms, les adresses e-mail et les responsabilités des employés. Marta dirige une équipe de neuf personnes qui, jusque-là, répartissaient les informations entre la messagerie, une application de discussion et un tableau en liège. Elle n’essaie pas de tout transférer en une seule fois.
Jour 1 : vous installez le logiciel et vous connectez en tant qu’administrateur
Le lundi, vous installez Task Manager sur votre propre hébergement et vous vous connectez pour la première fois. L’objectif du jour n’est pas de configurer toute l’entreprise, mais de disposer d’un logiciel opérationnel à une adresse unique et correcte.
Marta commence par créer une base de données MySQL depuis le panneau de son hébergeur et note quatre informations : l’hôte, le nom de la base, l’utilisateur et le mot de passe. Elle transfère ensuite les fichiers dans le répertoire du sous-domaine zadania.studiokreska.pl et ouvre cette adresse dans son navigateur.
Le programme d’installation la guide à travers cinq écrans. Sur l’écran Prérequis, il vérifie PHP 8.1 ou une version ultérieure, les extensions pdo_mysql, openssl et mbstring, ainsi que les droits d’écriture dans les répertoires includes/, uploads/ et logs/. L’absence d’un élément essentiel bloque les étapes suivantes.
Marta passe ensuite par les écrans Base de données, Administrateur, Paramètres de l’application et Messagerie. Elle renseigne les données du premier compte, l’adresse du logiciel, la clé de licence et les paramètres SMTP, puis envoie un message test. Le programme d’installation crée lui-même le fichier de configuration et les tables de la base de données.
Après s’être connectée, Marta voit trois colonnes : les espaces de travail, la liste des tâches et des discussions, ainsi que le fil de discussion sélectionné. Le logiciel comporte également une discussion « Commun », que les nouveaux utilisateurs rejoignent automatiquement. La capture d’écran ci-dessus provient d’une instance de démonstration.
Vous achetez la licence une seule fois pour un nombre défini de postes, et le droit d’utiliser le logiciel est perpétuel. Le prix comprend 12 mois de mises à jour. Vous pouvez ensuite acheter un renouvellement annuel ou conserver votre version - l’absence de renouvellement ne bloque rien. Le mode lecture seule s’applique en l’absence de clé de licence valide, et non à la fin de l’accès aux mises à jour. Pour en savoir plus, consultez la page consacrée à la licence perpétuelle de Task Manager.
L’installation à distance coûte 299 zł avec l’offre Starter et est incluse à partir de l’offre Classic.
Piège du jour 1 : installer le logiciel à une adresse en http://. HTTPS est nécessaire si vous souhaitez installer le logiciel comme PWA, c’est-à-dire comme une application avec sa propre icône et une fenêtre distincte sans barre d’adresse. Le mélange d’adresses en http:// et en https:// peut également provoquer un retour au formulaire de connexion en raison d’un problème avec le cookie de session.
Limite de 30 minutes : si le programme d’installation signale l’absence d’une extension PHP, envoyez à votre hébergeur un message indiquant le nom affiché dans l’alerte. N’essayez pas de régler toute l’administration du serveur dès le premier jour. Vous trouverez l’ordre des écrans dans le guide des premiers pas.
Jour 2 : vous créez les espaces de travail et invitez l’équipe
Le mardi, vous créez 3-5 espaces de travail, vérifiez l’envoi des e-mails, puis invitez les membres de l’équipe. En procédant dans cet ordre, les invitations arrivent bien et les employés voient les espaces de travail appropriés.
À 9:05, Marta crée quatre espaces : Clients, Studio, Nouveau site web et Finances. Un espace de travail regroupe des tâches et des discussions. Marta applique donc une règle simple : chaque service ou projet qui durera au moins un mois obtient son propre espace. Elle archive le cinquième espace, créé trop rapidement pour un petit dossier - il disparaît de la liste, mais les données restent disponibles.
Vous pouvez créer un espace de travail à l’aide du bouton + ou d’une instruction adressée à l’Assistant IA. L’option « Tout » affiche simultanément les tâches et les discussions de tous les espaces.
Avant d’envoyer les invitations, Marta utilise la fonction d’envoi test de la Messagerie système. Ce n’est qu’après avoir reçu le message qu’elle ouvre la gestion des utilisateurs et ajoute les premières personnes. Elle renseigne l’adresse e-mail, le prénom, le nom et le rôle global : administrateur ou utilisateur.
Les autorisations sont définies séparément pour chaque espace de travail. Elles déterminent qui administre l’espace, ajoute des tâches et crée des discussions. La comptable voit Finances et Studio, tandis que le graphiste travaille dans Clients et Nouveau site web. Chacun accède uniquement aux espaces dont il a besoin.
La personne invitée définit elle-même son mot de passe. Si Ewa n’active pas son compte avant 12:00, Marta ne crée pas de mot de passe à sa place - dans l’onglet « Liste », elle clique sur « Renvoyer ».
Les autorisations des modules déterminent les fonctionnalités visibles par chaque personne. Si elle n’a pas accès à l’IA dans les tâches, à l’IA dans les discussions, à la fenêtre de l’Assistant IA, à la Messagerie ou aux Automatisations, ces éléments disparaissent de son interface.
Piège du jour 2 : envoyer neuf invitations sans avoir testé le SMTP au préalable. Si les messages n’arrivent pas, corrigez les paramètres de la messagerie système, envoyez un message de test, puis renvoyez l’invitation.
Limite de 30 minutes : invitez aujourd’hui les membres des deux premiers espaces de travail. Vous ajouterez les autres après avoir vérifié que les rôles fonctionnent comme prévu. Le guide sur les utilisateurs et les rôles détaille la procédure.
Jour 3 : vous transférez les dossiers en cours, pas toutes les archives
Le mercredi, vous transférez dans Task Manager uniquement les dossiers actifs cette semaine. Vous ne copiez ni les anciens e-mails ni les projets terminés, car l’équipe doit commencer à travailler et non à classer l’historique de l’entreprise.
Marta identifie 16 dossiers datant des cinq derniers jours. 12 sont ajoutés au programme : chacun a une personne responsable ou un résultat attendu. Les quatre autres restent dans les archives de la messagerie.
Un dossier assorti d’une échéance et d’une personne responsable devient une tâche. Marta saisit l’objet, la description, une priorité normale ou haute, une échéance avec ou sans heure, puis les personnes assignées. Les échanges sans résultat unique sont répartis dans deux discussions thématiques ; les messages informels restent dans « Commun ».
La tâche « Projet de site web » reçoit une liste de tâches en quatre points. À mesure que les éléments sont cochés, la barre de progression avance et le nom de la personne s’affiche à côté de chaque point terminé. Vous trouverez d’autres exemples dans le guide sur la checklist dans une tâche.
Les couleurs permettent d’évaluer la situation sans ouvrir les cartes. Le rouge signale une tâche en retard, le bleu une tâche prévue aujourd’hui et le vert une tâche dans les délais. Le gris indique une tâche sans échéance ou clôturée.
Les tuiles « Dans les délais », « Aujourd’hui », « En retard » et « Discussion » affichent des nombres et servent également de filtres.
Marta définit trois règles de nommage :
- L’objet commence par un verbe et mentionne le client ou le projet, par exemple « Envoyer les maquettes - Nord ».
- L’échéance correspond à la date de remise du résultat et non au jour où le travail commence.
- Une personne ne peut avoir qu’une seule tâche à priorité haute à la fois.
Enfin, chacun crée une tâche et publie un message avec une mention @. Ce bref test permet de vérifier que l’équipe sait effectuer le processus de base sans l’aide de Marta.
Piège du jour 3 : transférer toutes les archives. Les anciens dossiers augmentent les chiffres, mais n’apprennent pas à l’équipe à travailler au quotidien.
Limite de 30 minutes : créez 10-15 tâches et 2-3 discussions. Le reste ne sera ajouté au programme que lorsque quelqu’un commencera réellement à y travailler.
Jour 4 : vous connectez l’Assistant IA à des tâches réelles
Le jeudi, vous pouvez connecter votre propre clé d’IA et la tester sur une tâche réelle. Task Manager fonctionne sans IA ; vous pouvez donc reporter cette étape si l’équipe apprend encore à utiliser les tâches et les discussions.
Marta choisit l’un des quatre fournisseurs : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Elle crée une clé API auprès de ce fournisseur et définit une limite de dépenses. Elle paie directement le fournisseur pour l’utilisation, sans marge ajoutée par Task Manager.
Dans Paramètres → IA, elle sélectionne le fournisseur, colle la clé, récupère la liste des modèles associés à son compte et choisit un modèle. Après l’enregistrement, l’Assistant IA apparaît automatiquement chez les autres utilisateurs en une minute environ. Si quelqu’un ne le voit toujours pas, Marta vérifie les autorisations distinctes pour l’IA dans les tâches, l’IA dans les discussions et la fenêtre de l’Assistant IA.
L’équipe reçoit cinq instructions pour commencer :
- « Affiche mes tâches en retard ».
- « Crée une tâche Préparer l’offre avec une échéance vendredi et attribue-la à Ola ».
- « Résume la discussion Accords avec le client de cette semaine ».
- « Passe le statut de la tâche Projet du site à En cours ».
- « Crée un PDF récapitulatif de la tâche Projet du site ».
Lors de la création d’une tâche, l’Assistant IA ouvre un formulaire dont les champs sont préremplis. Le lien vers le document généré est privé, accessible à l’utilisateur autorisé et expire après 24 heures.
L’application et sa base de données restent sur votre serveur, mais la question et le contexte sélectionné sont envoyés au fournisseur d’IA choisi en utilisant votre clé. Si vous ne souhaitez pas envoyer le contenu d’une tâche, d’un message ou d’une pièce jointe, ne les sélectionnez pas comme source de connaissances. Les conversations avec l’Assistant IA restent privées - même l’administrateur ne peut pas les consulter.
La page sur les coûts de l’IA avec votre propre clé explique le fonctionnement de la facturation.
Piège du jour 4 : coller simplement la clé ne change pas la façon de travailler de l’équipe. Les utilisateurs ont besoin d’instructions prêtes à l’emploi en rapport avec les tâches prévues aujourd’hui.
Limite de 30 minutes : consacrez 10 minutes à la configuration et le reste du temps à une tâche réelle. Ne testez pas une dizaine de modèles ni des questions prises au hasard.
Jour 5 : vous configurez la vue qui ouvre la journée
Le vendredi, vous configurez le Centre de notifications, le Calendrier et le Tableau afin que l’équipe voie le programme sans réunion de suivi matinale. L’objectif est d’offrir un point de départ clair pour la journée, et non d’activer toutes les notifications possibles.
À 8:55, Marta place l’îlot Centre de notifications près du bord latéral de l’écran. Pour le matin, elle conserve les compteurs de tâches et de mentions, car tous deux signalent les éléments qui nécessitent une action. Elle peut désactiver séparément les autres catégories, tandis que le raccourci Ctrl+. ouvre le centre sans avoir à le chercher à l’écran.
Le Calendrier propose des vues sur 1, 2, 3, 5 et 7 jours ainsi qu’un panneau Liste. Faire glisser un élément modifie son échéance, les heures s’alignent par intervalles de 15 minutes et Ctrl+Z permet d’annuler jusqu’à 20 modifications. La bande supérieure affiche les absences de l’équipe.
Dans le Tableau, chaque espace de travail crée une colonne comprenant les sections Favoris, Tâches et Discussions. Marta réorganise les colonnes, déplace les cartes les plus urgentes vers les Favoris et ouvre le premier fil de discussion à côté du Tableau ancré. La disposition est mémorisée.
Elle demande également à l’équipe d’activer les notifications du navigateur et de renseigner les absences dans Paramètres → onglet Profil → section Statut de disponibilité ; l’Assistant IA pourra ainsi avertir lorsqu’une tâche est attribuée à une personne absente. Les notifications peuvent être envoyées dans l’application, par e-mail et dans le navigateur. Lorsque l’application est fermée, les rappels sont envoyés par e-mail ; leur envoi en arrière-plan nécessite un CRON facultatif sur le serveur.
Piège du jour 5 : désactiver toutes les notifications parce qu’elles sont devenues trop nombreuses. Commencez par déplacer l’îlot ou désactiver une seule catégorie qui ne nécessite aucune action de votre part.
Limite de 30 minutes : ne configurez pas encore la Messagerie, les Fichiers ni les Automatisations. Ces modules font partie de la formule Pro et seront abordés la deuxième semaine.
La première semaine avec Task Manager se résume à cinq décisions
En cinq jours, vous choisissez l’adresse d’installation, la structure des espaces de travail et des rôles, les dossiers en cours à transférer, la configuration de l’IA et la vue de travail du matin. Chaque décision aboutit à un résultat que vous pouvez vérifier sans rapport supplémentaire.
| Jour | Ce que vous faites | Résultat en fin de journée | Piège |
|---|---|---|---|
| Lundi | Vous parcourez les cinq écrans du programme d’installation | Vous vous connectez en tant qu’administrateur et pouvez inviter l’équipe | Installation avec http:// |
| Mardi | Vous créez les espaces de travail et les rôles | Les premières personnes activent leur compte | Invitations sans test SMTP |
| Mercredi | Vous ajoutez les tâches et les discussions en cours | L’équipe travaille sur 10-15 sujets réels | Copie des archives |
| Jeudi | Vous connectez votre propre clé IA | L’équipe connaît cinq commandes à utiliser avec l’Assistant IA | Absence d’exemples prêts à l’emploi |
| Vendredi | Vous configurez les notifications, le Calendrier et le Tableau | Chacun voit par quoi commencer sa journée | Désactivation de toutes les notifications |
Ce que vous faites le lundi matin suivant
Le lundi suivant à 9:00, ouvrez le Tableau, trouvez deux tâches en retard et déplacez-les dans les Favoris. Sous chacune d’elles, écrivez un message en mentionnant la personne responsable avec @.
Vous pouvez consacrer la deuxième semaine à la Messagerie, aux Fichiers et à votre première règle dans les Automatisations si vous utilisez la version Pro. Vérifiez toutefois d’abord que l’équipe se connecte d’elle-même au logiciel et met à jour les tâches sans rappel. Si vous souhaitez vous entraîner plus tôt à effectuer ce type de revue matinale, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Comment bien démarrer avec Task Manager pour que l’équipe l’utilise vraiment ?
Commencez par cinq courtes étapes : l’installation, les espaces de travail, les tâches en cours, l’IA facultative et la vue quotidienne du travail. Ne transférez pas les archives et ne configurez pas tous les modules dès le premier jour.
Ai-je besoin d'un informaticien pour installer Task Manager ?
Non, si vous savez créer une base de données depuis le panneau de votre hébergeur et transférer des fichiers par FTP. Le programme d’installation fonctionne dans le navigateur, vérifie les prérequis et crée lui-même la configuration et les tables ; l’installation à distance coûte 299 zł avec l’offre Starter et est incluse à partir de l’offre Classic.
Task Manager fonctionne-t-il sans clé d’IA ?
Oui, Task Manager fonctionne sans IA. Les Tâches, les Discussions, le Calendrier, le Tableau, les Notes et les notifications ne nécessitent aucune clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok.
Pourquoi mon équipe n'a-t-elle pas reçu les invitations ?
Commencez par vérifier les paramètres de la Messagerie système et envoyez un message test. Après avoir corrigé la configuration, ouvrez l’onglet « Liste » dans la gestion des utilisateurs et cliquez sur « Renvoyer » ; chacun définit lui-même son mot de passe.
Que se passe-t-il au bout d’un an si je ne renouvelle pas l’accès aux mises à jour ?
Le logiciel continuera de fonctionner dans la version installée, car la licence est perpétuelle. Le renouvellement annuel donne accès aux nouvelles versions. Le mode lecture seule s’applique en l’absence de clé de licence valide, et non en l’absence de renouvellement des mises à jour.
Sources
- Task Manager, Installation sur votre hébergement
- Task Manager, Licence perpétuelle
- Task Manager, Premiers pas
- Task Manager, Utilisateurs et rôles
- Task Manager, Paramètres de l’IA
- Task Manager, Centre de notifications
- Task Manager, Tarifs et services complémentaires
- Google, Se connecter avec des mots de passe d’application
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
