La plupart des outils de gestion des tâches meurent non par manque de fonctionnalités, mais par manque de première semaine : quelqu'un l'installe, crée deux comptes, et revient aux mails au bout de trois jours. Ce plan existe pour éviter cela - cinq jours de 30 minutes, chacun avec une seule chose à faire et un piège à éviter.
Avant de commencer : quatre choses à préparer
Rassemblez au même endroit :
- l'accès à l'hébergement - panneau, FTP et possibilité de créer une base MySQL/MariaDB (un hébergement mutualisé classique suffit),
- la clé de licence - vous la recevez après l'achat ; sans elle, l'installateur ne démarre pas,
- les informations de la boîte mail depuis laquelle le programme enverra les invitations et les réinitialisations de mot de passe : serveur SMTP, port (généralement 465 ou 587), identifiant et mot de passe - vous les trouverez dans le panneau d'hébergement ; avec Gmail, il vous faut un mot de passe d'application, pas le mot de passe du compte,
- la liste des personnes de l'équipe avec leurs adresses e-mail et leurs responsabilités respectives.
Exemple filé sur toute la semaine : Studio Kreska, agence créative de Poznań, 9 personnes - la propriétaire Marta, des chargés de compte, des graphistes, une rédactrice, un développeur et une comptable. Jusqu'ici : mails, messagerie instantanée et tableau en liège dans la cuisine. Studio Kreska n'existe pas - c'est une agence fictive utilisée pour illustrer le plan ; les situations sont typiques d'une équipe de 8 à 10 personnes.
Jour 1 : installation et première connexion
Ce qu'il faut faire :
- Dans le panneau d'hébergement, créez une nouvelle base de données MySQL/MariaDB et notez : l'hôte, le nom de la base, l'utilisateur et le mot de passe.
- Transférez les fichiers du programme dans le répertoire du domaine ou du sous-domaine (par ex.
zadania.studiokreska.pl). - Ouvrez l'adresse dans le navigateur. L'installateur vérifie le serveur : PHP 8.1 ou supérieur, extensions pour la base de données et le chiffrement, droits d'écriture sur les répertoires. Les manques critiques bloquent l'installation avec un message clair.
- Remplissez un seul formulaire : les informations de la base, prénom, nom, e-mail et mot de passe de l'administrateur, adresse de l'application, clé de licence et informations de la boîte SMTP (serveur, port, chiffrement, identifiant, mot de passe, adresse d'expéditeur). Sans boîte mail, l'installation n'aboutit pas - c'est elle qui enverra les invitations à l'équipe. Cliquez sur « Tester la configuration » sous les champs SMTP avant de continuer.
- Connectez-vous. Vous verrez trois colonnes : les espaces de travail, la liste des tâches et des discussions, le fil ouvert. L'installateur a déjà créé l'espace de travail « Général » et la discussion « Commune », à laquelle chaque nouvelle personne est ajoutée. Chez vous, la liste sera pour l'instant presque vide - la capture ci-dessous provient d'une instance de démonstration avec des données d'exemple, pour montrer à quoi ressemble l'interface après quelques jours d'utilisation.
Si vous ne voulez pas mettre les mains dans l'hébergement vous-même, l'installation à distance est une prestation séparée dans les tarifs - payante dans le plan Starter, incluse dans les plans supérieurs.
Piège du jour 1 : installer en http:// au lieu de https://. Le programme fonctionnera, mais l'option « installer comme application » n'apparaîtra pas dans Chrome et Safari, et l'équipe devra passer par un onglet du navigateur. Activez le certificat SSL dans le panneau d'hébergement avant de transférer les fichiers.
Limite de 30 minutes : si l'installateur signale l'absence d'une extension PHP, n'insistez pas aujourd'hui - transmettez à votre hébergeur le nom indiqué dans le message et revenez demain. La disposition des colonnes est décrite dans le manuel - Premiers pas.
Jour 2 : espaces de travail, équipe et rôles
Un espace de travail est l'espace où vivent les tâches et les discussions d'un même thème. Marta en crée quatre : Clients, Studio (affaires internes), Nouveau site web (projet de deux mois) et Finances. Pas dix - créer un espace de travail par client est l'erreur la plus fréquente du deuxième jour.
Ce qu'il faut faire :
- Cliquez sur « + » à côté de « Espaces de travail » et créez 3 à 5 espaces. Règle : un espace de travail correspond à un service ou à un projet qui durera au moins un mois.
- Vérifiez d'abord la boîte mail, invitez ensuite. Les invitations partent par e-mail depuis la boîte que vous avez indiquée dans l'installateur. Paramètres → Messagerie → Messagerie système → « Envoyer un message test » - si le mail n'arrive pas ou si vous avez saisi les données à la va-vite, c'est ici que vous les corrigez.
- Icône de groupe de personnes à côté de la roue dentée → onglet « Ajouter » : e-mail, prénom, nom, rôle (Administrateur ou Utilisateur) et droits d'accès.
- Dans le tableau « Attribuer aux espaces de travail », indiquez où la personne a accès et ce qu'elle peut faire : l'Administrateur de l'espace de travail gère les participants et les tâches des autres, Tâches et Discussions permettent d'en créer. Sans ces deux droits, la personne peut quand même lire et écrire là où elle a été ajoutée.
- Enregistrez. Chacun reçoit un e-mail d'invitation et définit lui-même son mot de passe - vous ne le saisissez pour personne.
Chez Studio Kreska, Marta et un chargé de compte sont administrateurs globaux. Les graphistes créent des tâches dans « Clients » et « Nouveau site web », la comptable ne voit que « Finances » et « Studio ». Moins de bruit pour tout le monde.
Piège du jour 2 : inviter des personnes sans avoir envoyé de message test. Le test de l'installateur vérifie seulement la connexion au serveur, pas si le mail arrive bien dans la boîte du destinataire. Si les invitations ne sont pas arrivées : corrigez les données dans Messagerie système, puis utilisez « Renvoyer » pour chaque personne dans la liste. Quand l'expéditeur est Gmail, le mot de passe d'application nécessite la validation en deux étapes activée.
Limite de 30 minutes : invitez aujourd'hui seulement les personnes des deux premiers espaces de travail ; le reste au jour 3, quand il y aura de quoi regarder. Description complète des rôles : Utilisateurs et rôles.
Jour 3 : premières tâches, discussions et règles de nommage
Un programme vide ne convainc personne. Le troisième jour, vous transférez dans les tâches ce qui se passe cette semaine.
Ce qu'il faut faire :
- Parcourez la messagerie et la messagerie instantanée des cinq derniers jours. Chaque sujet avec une personne responsable et une échéance devient une tâche : objet, description (l'application ne l'exige pas, mais chez Marta la règle est : une tâche sans description n'est qu'un slogan), priorité, échéance, personnes assignées.
- Les sujets sans résultat concret - « voyons comment on gère les réclamations » - relèvent des discussions. Créez 2-3 discussions thématiques, et laissez « Commun » regrouper le reste des échanges.
- Pour une tâche à plusieurs étapes, utilisez la Liste de tâches dans la description. Les points se cochent directement sur la fiche de la tâche, et on voit à côté de chacun qui l'a coché.
- Demandez à chaque personne de créer aujourd'hui une tâche et d'écrire un message avec une mention
@.
Trois règles de nommage que Marta a notées dans la discussion « Studio » :
- L'objet commence par un verbe et le nom du client : « Préparer les maquettes - Nord », pas « Nord maquettes ».
- L'échéance est la date de livraison, pas la date de réunion. Les réunions vont dans le Calendrier en tant qu'événements.
- Une priorité élevée est réservée à une seule tâche par personne à la fois. Si tout est urgent, rien ne l'est.
Le piège du jour 3 : transférer toutes les archives. Après trois heures à créer des tâches vieilles d'un mois, plus personne n'a envie d'ouvrir l'application. Ne transférez que ce qui est encore d'actualité.
Limite de 30 minutes : 10 à 15 tâches et 2 à 3 discussions - de quoi permettre à chacun d'avoir dès demain quelque chose à lui sur sa liste.
Jour 4 : l'Assistant IA avec votre propre clé
Le quatrième jour, l'équipe a déjà des tâches, donc l'Assistant IA a de quoi discuter. Task Manager ne vend pas de forfaits IA - vous connectez votre propre compte OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et payez le fournisseur directement, sans marge. L'application fonctionne aussi sans clé, vous pouvez donc reporter ce jour-là.
Ce qu'il faut faire :
- Créez un compte chez le fournisseur et générez une clé API. Définissez-y une limite de dépenses mensuelle - vous contrôlez le budget chez le fournisseur, pas dans l'application.
- Paramètres → IA : choisissez le fournisseur, collez la clé, actualisez la liste des modèles et sélectionnez-en un marqué « (recommandé) ». Enregistrez - l'application testera la connexion.
- Vérifiez les autorisations : IA dans les tâches, IA dans les discussions et Assistant IA sont des interrupteurs distincts sur le compte de chaque personne, plus l'accès de l'Assistant à internet, désactivé par défaut. Si quelqu'un ne voit pas les boutons IA, la cause se trouve généralement ici.
- Envoyez à l'équipe cinq commandes à essayer dans la fenêtre de l'Assistant IA (icône des vues dans la barre supérieure) :
- « Montre mes tâches en retard »
- « Crée la tâche Corrections de l'offre Nord avec une échéance vendredi et assigne-la à Ola »
- « Résume la discussion Studio de cette semaine »
- « Change le statut de la tâche Maquettes Nord en en cours »
- « Prépare un PDF avec le résumé de la tâche Campagne de septembre »
Pour ceux qui s'interrogent sur les données : l'application et la base restent sur votre serveur, mais la question posée à l'Assistant, avec le contexte nécessaire (contenu de la tâche, messages, pièce jointe), part vers le fournisseur IA choisi, via votre clé. Les sujets qui ne doivent pas y aller, il suffit de ne pas les indiquer comme source dans la conversation.
Combien ça coûte ? Dans la grille tarifaire d'OpenAI, le modèle gpt-5-mini coûte 0,25 USD par million de tokens en entrée et 2,00 USD par million de tokens en sortie. Mille questions avec un contexte de 5 000 tokens et une réponse de 500 tokens représentent environ 2,25 USD par mois. En savoir plus : Coûts de l'IA sans marge.
Le piège du jour 4 : coller la clé et conclure que l'IA « ne marche pas », parce que personne ne sait quoi lui demander. L'Assistant répond bien sur ce qu'il a sous les yeux - d'où les cinq commandes toutes prêtes plutôt qu'un « testez par vous-mêmes ».
Limite de 30 minutes : la configuration prend 10 minutes. Consacrez le reste à une conversation sur une vraie tâche - l'Assistant ouvre une fenêtre avec les champs déjà remplis et attend votre validation, il ne crée rien dans votre dos.
Jour 5 : mise en ordre - Centre de notifications, Calendrier, Tableau
Le cinquième jour, l'objectif est que chacun sache le matin par où commencer, sans avoir à parcourir quatre espaces de travail.
Ce qu'il faut faire :
- Centre de notifications. Un « îlot » sombre sur le bord de la fenêtre : un trait fin veut dire silence, une couleur signale que quelque chose attend, une pastille avec un chiffre indique combien de sujets. Un clic ouvre un panneau avec des résumés (« Tâches - 2 avec de nouveaux messages »), et le briefing matinal, à la première connexion après 6h00, affiche les échéances et les événements du jour sur une seule carte.
- Calendrier. Les tâches avec une échéance y apparaissent automatiquement dans la couleur de leur état (rouge en retard, bleu pour aujourd'hui, vert dans les délais) ; une tâche sans heure atterrit à 17h00. Ajoutez les réunions de la semaine comme événements et faites glisser une tâche vers un autre jour - l'échéance change sans avoir à ouvrir l'édition.
- Tableau. Chaque espace de travail a une colonne avec les sections Favoris, Tâches, Discussions. Organisez les colonnes dans l'ordre où vous les consultez le matin - l'application mémorise la disposition - et faites glisser vers Favoris les tâches à surveiller.
- Demandez à chacun une seule chose : Paramètres → Profil → Notifications du navigateur. Sans cette autorisation, un rappel, quand vous êtes sur un autre onglet, attend dans la liste de l'îlot au lieu de s'afficher à l'écran.
Le piège du jour 5 : désactiver les notifications « parce qu'il y en a trop ». La première semaine, tout le monde crée des tâches en même temps ; après les deux premières semaines, le volume redescend à quelques sujets par jour. Plutôt que de désactiver, déplacez l'îlot là où il dérange moins (icône de position dans le pied du panneau).
Limite de 30 minutes : ne configurez pas aujourd'hui la Messagerie, les Fichiers ou les Automatisations, même dans la version Pro - ce sera pour la deuxième semaine. Description de l'îlot : Centre de notifications.
Toute la semaine dans un seul tableau
| Jour | Ce que vous faites | Résultat en fin de journée | Piège |
|---|---|---|---|
| 1 | Base de données, fichiers, installateur, clé de licence | Vous vous connectez en tant qu'administrateur, licence active | Installation sans HTTPS |
| 2 | 3-5 espaces de travail, test de la boîte mail, invitations avec rôles | L'équipe a des comptes et voit ses espaces | Invitations sans message de test |
| 3 | 10-15 tâches de la semaine en cours, 2-3 discussions, règles de nommage | Chacun a quelque chose à soi sur sa liste | Transfert de toutes les archives |
| 4 | Clé IA, modèle, autorisations, cinq commandes | L'équipe connaît l'Assistant sur ses propres tâches | IA sans questions précises |
| 5 | Centre de notifications, Calendrier, Tableau, autorisation des notifications | Chacun voit le matin ce qui l'attend | Désactivation des notifications la première semaine |
Et après la première semaine
Après une semaine selon ce plan, une équipe de 9 personnes a généralement quelques dizaines de tâches, plusieurs discussions et les premières conversations avec l'Assistant. Dans notre modèle, Marta ne fait pas de réunion de statut le lundi - elle ouvre le Tableau, fait glisser vers Favoris deux tâches en retard et écrit sous chacune un message avec @. À ce moment-là, le déploiement devient une habitude.
Dans les prochains épisodes de la série « Bien démarrer », nous aborderons la deuxième semaine : la Messagerie et les Fichiers dans la version Pro, la première règle d'automatisation et la base de connaissances IA. Si vous voulez d'abord voir ça sur des données réelles, jetez un œil à la Demo.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un informaticien pour installer Task Manager ?
Non, si vous savez créer une base de données dans le panneau d'hébergement et transférer des fichiers par FTP. L'installateur vérifie lui-même les prérequis (PHP 8.1+, MySQL/MariaDB) et vous guide à travers un seul formulaire. L'installation à distance est une prestation séparée dans les tarifs.
Le programme fonctionne-t-il sans clé IA ?
Oui. Les tâches, les discussions, le Calendrier, le Tableau et les notifications fonctionnent sans IA. Vous ajoutez la clé quand vous le souhaitez, et vous payez l'utilisation directement au fournisseur du modèle, sans marge de Task Manager.
Pourquoi mon équipe n'a-t-elle pas reçu les invitations ?
Le plus souvent à cause de données incorrectes pour la boîte système saisies dans l'installateur. Corrigez-les dans Paramètres → Messagerie → Messagerie système, envoyez un message test, puis utilisez « Renvoyer » à côté de la personne dans la liste des utilisateurs.
Combien d'espaces de travail créer au départ ?
Trois à cinq. Un espace de travail correspond à un service ou à un projet d'au moins un mois - pas à un client isolé ni à une commande. Trop d'espaces, ce sont des tâches éparpillées au point que plus personne ne les voit.
Et si, la première semaine, nous ne tenons pas dans les 30 minutes par jour ?
Rien de grave. Mieux vaut faire moins, mais chaque jour, que tout en un seul après-midi. L'ordre compte, le calendrier non.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
