Måndag, 8:40. I ett typexempel på en implementering hos den nio personer stora byrån Studio Kreska i Poznań laddar Marta upp filerna till webbhotellet och har ett fungerande program efter 40 minuter. Hon började dock utan en plan, så under de följande tre dagarna är det ingen annan som öppnar det. Den första veckan med Task Manager kan se annorlunda ut: fem dagar à 30 minuter, med ett mål och en fallgrop varje dag.
Innan du börjar behöver du ha fyra saker till hands
Förbered åtkomst till webbhotellet, licensnyckeln, SMTP-uppgifterna och en lista över personer före installationen. Det räcker för att gå från en tom katalog på servern till de första inbjudningarna till teamet.
Du behöver webbhotellets kontrollpanel, FTP-uppgifter och möjlighet att skapa en MySQL- eller MariaDB-databas. Ett vanligt delat webbhotell räcker om det stöder PHP 8.1 eller senare och de nödvändiga tilläggen. Du behöver inte Composer, Node.js, Redis eller åtkomst till kommandoraden.
Du anger licensnyckeln under installationen. Förbered även uppgifterna till SMTP-kontot: server, port, användarnamn och lösenord. Kontot används bland annat för inbjudningar och återställning av lösenord. Om du använder Gmail kan du behöva ett applösenord.
Skriv slutligen ned medarbetarnas namn, e-postadresser och ansvarsområden. Marta har nio personer som hittills har fördelat sina överenskommelser mellan e-post, en meddelandetjänst och en anslagstavla. Hon försöker inte flytta allt på en gång.
Dag 1: installera programmet och logga in som administratör
På måndagen installerar du Task Manager på ditt eget webbhotell och loggar in för första gången. Dagens mål är inte att konfigurera hela företaget, utan att få ett fungerande program på en enda korrekt adress.
Först skapar Marta en MySQL-databas i webbhotellets kontrollpanel och sparar fyra uppgifter: värd, databasnamn, användarnamn och lösenord. Sedan laddar hon upp filerna till underdomänens katalog zadania.studiokreska.pl och öppnar adressen i webbläsaren.
Installationsprogrammet leder henne genom fem skärmar. På skärmen Krav kontrolleras PHP 8.1 eller senare, tilläggen pdo_mysql, openssl och mbstring samt skrivbehörighet för katalogerna includes/, uploads/ och logs/. Om en kritisk komponent saknas går det inte att fortsätta.
Sedan går Marta igenom skärmarna Databas, Administratör, Programinställningar och E-post. Hon anger uppgifterna för det första kontot, programmets adress, licensnyckeln och SMTP-inställningarna och skickar sedan ett testmeddelande. Installationsprogrammet skapar konfigurationsfilen och databastabellerna automatiskt.
Efter inloggningen ser Marta tre kolumner: arbetsytor, en lista över uppgifter och chattar samt den valda tråden. I programmet finns även chatten ”Gemensam”, som nya användare automatiskt ansluts till. Skärmbilden ovan kommer från en demoinstans.
Du köper licensen en gång för ett visst antal användarplatser och har permanent rätt att använda programmet. Priset omfattar 12 månaders uppdateringar. Därefter kan du köpa en årlig förnyelse eller behålla din version - om du inte förnyar blockeras ingenting. Skrivskyddat läge gäller när en giltig licensnyckel saknas, inte när åtkomsten till uppdateringar löper ut. Mer information finns på sidan om Task Managers permanenta licens.
Fjärrinstallation kostar 299 zł med Starter och ingår från och med Classic.
Fallgrop dag 1: installation på en http://-adress. HTTPS krävs om du vill installera programmet som en PWA, alltså en app med en egen ikon och ett separat fönster utan adressfält. Om adresser med http:// och https:// blandas kan du också skickas tillbaka till inloggningsformuläret på grund av problem med sessionskakan.
Gräns på 30 minuter: om installationsprogrammet meddelar att ett PHP-tillägg saknas skickar du namnet från meddelandet till webbhotellet. Försök inte lösa hela serveradministrationen den första dagen. Skärmarnas ordning hittar du i guiden för de första stegen.
Dag 2: skapa arbetsytor och bjud in teamet
På tisdagen skapar du 3-5 arbetsytor, kontrollerar att e-posten skickas och bjuder först därefter in personerna. Med den här ordningen kommer inbjudningarna fram och medarbetarna ser rätt arbetsytor.
Klockan 9:05 skapar Marta fyra arbetsytor: Klienci, Studio, Nowa strona www och Finanse. En Arbetsyta samlar uppgifter och chattar, så Marta följer en enkel regel: en avdelning eller ett projekt som pågår i minst en månad får en egen arbetsyta. Den femte arbetsytan, som hon förhastat skapade för ett litet ärende, arkiverar hon - den försvinner från listan, men informationen finns kvar.
Du kan skapa en Arbetsyta med knappen + eller genom en instruktion till AI-assistenten. Alternativet ”Allt” visar uppgifter och chattar från alla arbetsytor samtidigt.
Innan Marta skickar inbjudningarna använder hon testfunktionen i System-e-post. Först när meddelandet har kommit fram öppnar hon användarhanteringen och lägger till de första personerna. Hon anger e-postadress, förnamn, efternamn och global roll: administratör eller användare.
Behörigheter ställs in separat för varje Arbetsyta. De avgör vem som administrerar arbetsytan, lägger till uppgifter och skapar chattar. Bokföraren ser Ekonomi och Studio, medan grafikern arbetar i Kunder och Ny webbplats. Alla får bara tillgång till de arbetsytor de behöver.
Den inbjudna personen väljer själv sitt lösenord. Om Ewa inte aktiverar kontot före 12:00 skapar Marta inget lösenord åt henne - på fliken ”Lista” klickar hon på ”Skicka igen”.
Modulbehörigheter avgör vilka funktioner en person ser. Om personen inte har tillgång till AI i uppgifter, AI i chattar, AI-assistentens fönster, E-post eller Automatiseringar försvinner dessa delar från gränssnittet.
Fallgrop dag 2: att skicka nio inbjudningar utan att först testa SMTP. Om meddelandena inte kommer fram korrigerar du uppgifterna för systemets e-post, skickar ett testmeddelande och skickar inbjudan igen.
Gräns på 30 minuter: bjud i dag in personer till de två första Arbetsytorna. Lägg till resten när du har bekräftat att rollerna fungerar som planerat. Den exakta processen visas i guiden om användare och roller.
Dag 3: du flyttar pågående ärenden, inte hela arkivet
På onsdagen flyttar du endast de ärenden som är aktuella den här veckan till Task Manager. Du kopierar inte gamla e-postmeddelanden eller avslutade projekt, eftersom teamet ska börja arbeta, inte ordna företagets historik.
Marta hittar 16 ärenden från de senaste fem dagarna. 12 av dem förs över till programmet: vart och ett har en ansvarig person eller ett förväntat resultat. De återstående fyra blir kvar i e-postarkivet.
Ett ärende med förfallodatum och ansvarig person blir en uppgift. Marta anger ämne, beskrivning, normal eller hög prioritet, förfallodatum med eller utan klockslag samt tilldelade personer. Konversationer utan ett enskilt resultat hamnar i två ämnesspecifika chattar, medan informella meddelanden blir kvar i ”Gemensamt”.
Uppgiften ”Webbprojektet” får en Att göra-lista med fyra punkter. När en punkt bockas av växer förloppsindikatorn, och namnet på personen som gjorde klart den visas vid punkten. Fler exempel finns i guiden om checklistor i uppgifter.
Färgerna gör det möjligt att bedöma läget utan att öppna korten. Rött betyder att uppgiften har passerat sitt förfallodatum, blått att den ska göras i dag och grönt att den är inom tidsramen. Grått markerar en post utan förfallodatum eller en avslutad post.
Rutorna ”Kommande”, ”I dag”, ”Försenade” och ”Chatt” visar antal och fungerar även som filter.
Marta fastställer tre namnregler:
- Ämnet börjar med ett verb och innehåller kunden eller projektet, till exempel ”Skicka skisser - Nord”.
- Förfallodatumet anger när resultatet ska levereras, inte när arbetet ska påbörjas.
- En person får ha högst en uppgift med hög prioritet åt gången.
Till sist skapar alla en uppgift och publicerar ett meddelande med ett omnämnande via @. Det är ett kort test av om teamet klarar det grundläggande arbetsflödet utan Martas hjälp.
Fallgrop dag 3: att flytta hela arkivet. Gamla ärenden får siffrorna att växa, men lär inte teamet det dagliga arbetssättet.
Gräns på 30 minuter: skapa 10-15 uppgifter och 2-3 chattar. Resten förs över till programmet först när någon faktiskt börjar arbeta med det.
Dag 4: du kopplar AI-assistenten till verkliga uppgifter
På torsdagen kan du ansluta din egen AI-nyckel och testa den med en verklig uppgift. Task Manager fungerar utan AI, så du kan skjuta upp det här steget om teamet fortfarande håller på att lära sig Uppgifter och Chattar.
Marta väljer en av fyra leverantörer: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Hon skapar en API-nyckel hos leverantören och anger en utgiftsgräns. Hon betalar leverantören direkt för användningen, utan något påslag från Task Manager.
Under Inställningar → AI väljer hon leverantör, klistrar in nyckeln, hämtar listan över modeller från sitt konto och väljer en modell. När inställningarna har sparats visas AI-assistenten automatiskt för de andra användarna inom ungefär en minut. Om någon fortfarande inte ser den kontrollerar Marta de separata behörigheterna för AI i uppgifter, AI i chattar och AI-assistentens fönster.
Teamet får fem kommandon att börja med:
- ”Visa mina försenade uppgifter”.
- ”Skapa uppgiften Förbered offert med förfallodatum på fredag och tilldela den till Ola”.
- ”Sammanfatta chatten Överenskommelser med kunden från den här veckan”.
- ”Ändra status för uppgiften Webbplatsprojekt till pågående”.
- ”Skapa en PDF med en sammanfattning av uppgiften Webbplatsprojekt”.
När en uppgift skapas öppnar AI-assistenten ett formulär med ifyllda fält. Länken till det genererade dokumentet är privat, fungerar för behöriga användare och upphör att gälla efter 24 timmar.
Applikationen och dess databas ligger kvar på din server, men frågan och den valda kontexten skickas till den AI-leverantör du har valt med din nyckel. Om du inte vill skicka innehållet i en uppgift, ett meddelande eller en bilaga ska du inte ange det som kunskapskälla. Konversationerna med AI-assistenten är privata - inte ens administratören kan se dem.
Debiteringsmodellen beskrivs på sidan om AI-kostnader med egen nyckel.
Fallgrop dag 4: att bara klistra in nyckeln förändrar inte teamets arbetssätt. Medarbetarna behöver färdiga kommandon som är kopplade till det de har på listan i dag.
Gräns på 30 minuter: använd 10 minuter till konfigurationen och resten av tiden till en verklig uppgift. Testa inte ett dussintal modeller och slumpmässiga frågor.
Dag 5: du ställer in vyn som inleder arbetsdagen
På fredagen ställer du in Aviseringscenter, Kalender och Tavla så att teamet ser planen utan ett statusmöte på morgonen. Målet är en enda tydlig start på dagen, inte att aktivera alla tänkbara aviseringar.
Klockan 8:55 placerar Marta ön Aviseringscenter vid skärmens sidokant. På morgonen behåller hon räknarna för uppgifter och omnämnanden, eftersom båda visar ärenden som kräver åtgärd. De övriga kategorierna kan hon stänga av separat, och kortkommandot Ctrl+. öppnar centret utan att hon behöver leta efter det på skärmen.
Kalender erbjuder vyer för 1, 2, 3, 5 och 7 dagar samt panelen Lista. När du drar en post ändras förfallodatumet, tiderna fäster vid intervall om 15 minuter och Ctrl+Z ångrar upp till 20 ändringar. Fältet längst upp visar teamets frånvaro.
På Tavla skapar varje Arbetsyta en kolumn med avsnitten Favoriter, Uppgifter och Chattar. Marta ändrar ordningen på kolumnerna, flyttar de mest brådskande korten till Favoriter och öppnar den första tråden bredvid den dockade Tavlan. Layouten sparas.
Hon ber också teamet att aktivera webbläsaraviseringar och ange frånvaro under Inställningar → fliken Profil → avsnittet Tillgänglighetsstatus. Då varnar AI-assistenten om någon tilldelar en uppgift till en frånvarande person. Aviseringar kan visas i applikationen, skickas via e-post och visas i webbläsaren. När applikationen är stängd skickas påminnelser via e-post. Utskicken i bakgrunden kräver ett valfritt CRON-jobb på servern.
Fallgrop dag 5: att stänga av alla aviseringar eftersom de har blivit för många. Flytta först ön eller stäng av en kategori som inte kräver någon åtgärd från dig.
Gräns på 30 minuter: konfigurera inte E-post, Filer eller Automatiseringar ännu. Det är moduler i Pro-versionen och något för den andra veckan.
Den första veckan med Task Manager ryms i fem beslut
På fem dagar fattar du beslut om installationsadressen, upplägget för Arbetsytor och roller, vilka aktuella ärenden som ska tas med, AI-konfigurationen och morgonens arbetsvy. Varje beslut leder till ett resultat som du kan kontrollera utan ytterligare rapporter.
| Dag | Vad du gör | Resultat i slutet av dagen | Fälla |
|---|---|---|---|
| Måndag | Du går igenom installationsprogrammets fem skärmar | Du loggar in som administratör och kan bjuda in teamet | Installation på http:// |
| Tisdag | Du skapar Arbetsytor och roller | De första personerna aktiverar sina konton | Inbjudningar utan SMTP-test |
| Onsdag | Du lägger till aktuella uppgifter och chattar | Teamet arbetar med 10-15 verkliga ärenden | Kopiera arkivet |
| Torsdag | Du ansluter din egen AI-nyckel | Teamet kan fem kommandon för AI-assistenten | Inga färdiga exempel |
| Fredag | Du ställer in aviseringar, Kalender och Tavla | Alla ser vad de ska börja dagen med | Stänga av alla aviseringar |
Vad du gör nästa måndag morgon
Nästa måndag klockan 9:00 öppnar du Tavla, letar upp två försenade uppgifter och flyttar dem till Favoriter. Skriv ett meddelande under varje uppgift och nämn den ansvariga personen med @.
Den andra veckan kan du ägna åt E-post, Filer och den första regeln i Automatiseringar om du använder Pro-versionen. Kontrollera dock först om teamet loggar in i programmet på egen hand och uppdaterar uppgifterna utan påminnelser. Om du vill öva på en sådan morgongenomgång i förväg kan du öppna Demo.
Vanliga frågor
Hur kommer du igång med Task Manager så att teamet verkligen använder det?
Börja med fem korta steg: installation, arbetsytor, aktuella uppgifter, valfri AI och den dagliga arbetsvyn. Flytta inte arkivet och konfigurera inte alla moduler den första dagen.
Behöver jag en IT-tekniker för att installera Task Manager?
Nej, om du kan skapa en databas i webbhotellets kontrollpanel och ladda upp filer via FTP. Installationsprogrammet körs i webbläsaren, kontrollerar kraven och skapar konfigurationen och tabellerna automatiskt. Fjärrinstallation kostar 299 zł med Starter och ingår från och med Classic.
Fungerar Task Manager utan en AI-nyckel?
Ja, Task Manager fungerar utan AI. Uppgifter, Chattar, Kalender, Tavla, Anteckningar och aviseringar kräver ingen nyckel från OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok.
Varför fick teamet inga inbjudningar?
Kontrollera först uppgifterna för System-e-post och skicka ett testmeddelande. När konfigurationen har korrigerats öppnar du fliken ”Lista” under användare och klickar på ”Skicka igen”. Varje användare väljer själv sitt lösenord.
Vad händer efter ett år om jag inte förnyar åtkomsten till uppdateringar?
Programmet fortsätter att fungera i den installerade versionen eftersom licensen är permanent. Den årliga förnyelsen ger tillgång till nya versioner. Skrivskyddat läge gäller när en giltig licensnyckel saknas, inte när uppdateringarna inte har förnyats.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
