A maioria dos programas de tarefas não morre por falta de funcionalidades, mas por falta de uma primeira semana: alguém instala, cria duas contas, ao fim de três dias volta aos e-mails. Este plano existe para que isso não aconteça - cinco dias de 30 minutos, cada um com uma coisa a fazer e uma armadilha a evitar.
Antes de começares: quatro coisas a preparar
Reúne num só lugar:
- acesso à hospedagem - painel, FTP e possibilidade de criar uma base de dados MySQL/MariaDB (uma hospedagem partilhada comum chega),
- chave de licença - recebe-la depois da compra; sem ela o instalador não arranca,
- dados da caixa de correio a partir da qual o programa vai enviar convites e reposições de palavra-passe: servidor SMTP, porta (normalmente 465 ou 587), login e palavra-passe - encontras isto no painel de hospedagem; com o Gmail precisas de uma palavra-passe de aplicação, não da palavra-passe da conta,
- lista das pessoas da equipa com endereços de e-mail e o que cada uma faz.
Exemplo para a semana toda: Studio Kreska, uma agência criativa do Porto, 9 pessoas - a proprietária Marta, account managers, designers gráficos, uma copywriter, um developer e uma contabilista. Até agora: e-mails, um chat de equipa e um quadro de cortiça na cozinha. A Studio Kreska não existe - é um modelo de agência usado para mostrar o plano; as situações são típicas de uma equipa de 8-10 pessoas.
Dia 1: instalação e primeiro início de sessão
O que fazer:
- No painel de hospedagem, cria uma nova base de dados MySQL/MariaDB e regista: anfitrião, nome da base de dados, utilizador e palavra-passe.
- Carrega os ficheiros do programa para o diretório do domínio ou subdomínio (por exemplo,
tarefas.studiokreska.pt). - Abre o endereço no navegador. O instalador verifica o servidor: PHP 8.1 ou superior, extensões para base de dados e encriptação, permissões de escrita nos diretórios. Falhas críticas param a instalação com uma mensagem clara.
- Preenche um formulário: dados da base de dados, nome, apelido, e-mail e palavra-passe do administrador, endereço da aplicação, chave de licença e dados da caixa SMTP (servidor, porta, encriptação, login, palavra-passe, endereço do remetente). Sem a caixa de correio, a instalação não avança - é dela que saem os convites para a equipa. Clica em „Testar configuração" por baixo dos campos SMTP antes de continuares.
- Inicia sessão. Vais ver três colunas: workspaces, lista de tarefas e conversas, conversa aberta. O instalador já criou o workspace „Geral" e a conversa „Partilhada", à qual se junta cada nova pessoa. No teu caso, a lista estará por agora quase vazia - a captura abaixo vem de uma instância de demonstração com dados de exemplo, para se ver como o layout fica depois de alguns dias de trabalho.
Se não quiseres mexer sozinho na hospedagem, a instalação remota é um item separado no tabela de preços - paga no plano Starter, incluída nos planos superiores.
Armadilha do dia 1: instalação em http:// em vez de https://. O programa funciona, mas a opção „instalar como aplicação" no Chrome e no Safari não aparece, e a equipa vai entrar sempre por um separador do navegador. Ativa o certificado SSL no painel de hospedagem antes de carregares os ficheiros.
Limite de 30 minutos: se o instalador indicar falta de uma extensão PHP, não lutes com isso hoje - anota o nome da mensagem, escreve à hospedagem e volta amanhã. O layout das colunas é descrito no manual - Primeiros passos.
Dia 2: workspaces, equipa e funções
Um workspace é um espaço onde vivem as tarefas e conversas de um tema. A Marta cria quatro: Clientes, Estúdio (assuntos internos), Novo site (projeto de dois meses) e Finanças. Não dez - um workspace por cada cliente é o erro mais comum do segundo dia.
O que fazer:
- Clica no „+" junto a „Workspaces" e cria 3-5 espaços. Regra: um workspace é um departamento ou projeto que vai durar pelo menos um mês.
- Primeiro verifica a caixa de correio, depois convida. Os convites saem por e-mail a partir da caixa que introduziste no instalador. Definições → Correio → Correio do sistema → „Enviar mensagem de teste" - se o e-mail não chegar ou os dados tiverem sido introduzidos à pressa, corriges aqui.
- Ícone de grupo de pessoas junto à roda dentada → separador „Adicionar": e-mail, nome, apelido, função (Administrador ou Utilizador) e permissões.
- Na tabela „Atribuir a Workspaces", assinala onde a pessoa tem acesso e o que pode fazer: Administrador do workspace gere participantes e tarefas de outras pessoas, Tarefas e Conversas permitem criá-las. Sem estas duas permissões, a pessoa continua a ler e escrever no que lhe foi atribuído.
- Guarda. Cada pessoa recebe um e-mail de convite e define a sua própria palavra-passe - tu não a introduzes por ninguém.
Na Studio Kreska, a Marta e um account manager são administradores globais. Os designers gráficos criam tarefas em „Clientes" e „Novo site", a contabilista só vê „Finanças" e „Estúdio". Menos ruído para todos.
Armadilha do dia 2: convidar pessoas sem mensagem de teste. O teste no instalador verifica apenas a ligação ao servidor, não se o e-mail chega à caixa do destinatário. Se os convites não chegaram: corrige os dados em Correio do sistema e, junto de cada pessoa na lista, usa „Reenviar". Quando o remetente é o Gmail, a palavra-passe de aplicação exige a verificação em dois passos ativada.
Limite de 30 minutos: convida hoje apenas as pessoas dos dois primeiros workspaces; o resto no dia 3, quando já houver algo para ver. Descrição completa das funções: Utilizadores e funções.
Dia 3: primeiras tarefas, conversas e regras de nomenclatura
Um programa vazio não convence ninguém. No terceiro dia, transferes para as tarefas o que está a acontecer na semana em curso.
O que fazer:
- Reveja o e-mail e o chat dos últimos cinco dias. Cada assunto com um responsável e um prazo transforma-se numa tarefa: título, descrição (o programa não exige, mas na Marta vigora a regra: uma tarefa sem descrição é só um título), prioridade, prazo, pessoas atribuídas.
- Assuntos sem um resultado concreto - „vamos definir como tratamos as reclamações" - são chats. Crie 2-3 chats temáticos e deixe o resto das conversas ficar no chat „Geral".
- Numa tarefa com vários passos, use a Lista to-do na descrição. Os pontos assinalam-se diretamente no cartão da tarefa e junto a cada um vê-se quem o assinalou.
- Peça a cada pessoa que crie hoje uma tarefa e escreva uma mensagem com a menção
@.
Três regras de nomenclatura que a Marta escreveu no chat „Studio":
- O título começa com um verbo e o nome do cliente: „Preparar maquetas - Nord", não „Nord maquetas".
- O prazo é a data de entrega, não a data da reunião. As reuniões vão para o Calendário como eventos.
- A prioridade alta é atribuída no máximo a uma tarefa por pessoa de cada vez. Se tudo é urgente, nada é.
Armadilha do dia 3: transferir todo o arquivo. Ao fim de três horas a criar tarefas de há um mês, já ninguém quer abrir o programa. Transfira apenas o que está vivo.
Limite de 30 minutos: 10-15 tarefas e 2-3 chats - o suficiente para que amanhã cada pessoa tenha algo seu na lista.
Dia 4: Assistente de IA com a sua própria chave
No quarto dia a equipa já tem tarefas, por isso o Assistente de IA tem sobre o que conversar. O Task Manager não vende pacotes de IA - liga a sua própria conta na OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e paga diretamente ao fornecedor, sem margem. O programa também funciona sem chave, por isso este dia pode ser adiado.
O que fazer:
- Crie uma conta no fornecedor e gere uma chave API. Defina lá um limite mensal de despesa - o orçamento controla-se no fornecedor, não no programa.
- Definições → IA: escolha o fornecedor, cole a chave, atualize a lista de modelos e escolha um dos marcados „(recomendado)". Guarde - o programa testa a ligação.
- Verifique as permissões: IA nas tarefas, IA nos chats e Assistente de IA são interruptores separados na conta de cada pessoa, além do acesso do Assistente à internet, desativado por predefinição. Se alguém não vir os botões de IA, a causa está normalmente aqui.
- Envie à equipa cinco comandos para experimentar na janela do Assistente de IA (ícone das vistas na barra superior):
- „Mostra as minhas tarefas em atraso"
- „Cria a tarefa Correções à proposta Nord com prazo até sexta-feira e atribui à Ola"
- „Resume o chat Studio desta semana"
- „Muda o estado da tarefa Maquetas Nord para em curso"
- „Prepara um PDF com o resumo da tarefa Campanha de setembro"
Para quem pergunta sobre os dados: a aplicação e a base de dados ficam no seu servidor, mas a pergunta ao Assistente, juntamente com o contexto necessário (conteúdo da tarefa, mensagens, anexo), é enviada ao fornecedor de IA escolhido, com a sua chave. Os temas que não devem lá chegar, simplesmente não os indique como fonte na conversa.
Quanto custa? No tarifário da OpenAI, o modelo gpt-5-mini custa 0,25 USD por milhão de tokens de entrada e 2,00 USD por milhão de tokens de saída. Mil perguntas com contexto de 5000 tokens e resposta de 500 custam cerca de 2,25 USD por mês. Mais informação: Custos de IA sem margem.
Armadilha do dia 4: colar a chave e concluir que a IA „não funciona", porque ninguém sabe o que perguntar. O Assistente responde bem sobre aquilo que tem diante de si - daí os cinco comandos prontos, em vez de „experimentem aí".
Limite de 30 minutos: a configuração demora 10 minutos. O resto dedique-o a uma conversa sobre uma tarefa real - o Assistente abre a janela com os campos preenchidos e aguarda a sua confirmação, não cria nada pelas suas costas.
Dia 5: organização - Centro de notificações, Calendário, Quadro
No quinto dia trata-se de que, de manhã, cada pessoa saiba por onde começar, sem ter de percorrer quatro workspaces.
O que fazer:
- Centro de notificações. Uma „ilha" escura junto à borda da janela: um traço fino significa silêncio, colorido significa que há algo à espera, uma pílula com um número indica quantos assuntos. Um clique abre o painel com resumos („Tarefas - 2 com novas mensagens"), e o resumo matinal, na primeira entrada após as 6:00, mostra os prazos e eventos do dia num só cartão.
- Calendário. As tarefas com prazo aparecem lá automaticamente na cor do respetivo estado (vermelho em atraso, azul para hoje, verde dentro do prazo); uma tarefa sem hora fica marcada para as 17:00. Adicione as reuniões da semana como eventos e arraste uma tarefa para outro dia - o prazo muda sem ser preciso abrir a edição.
- Quadro. Cada workspace tem uma coluna com as secções Favoritos, Tarefas, Chats. Ordene as colunas pela ordem em que as vê de manhã - o programa memoriza a disposição - e arraste para os Favoritos as tarefas a acompanhar de perto.
- Peça a cada pessoa uma coisa: Definições → Perfil → Notificações do navegador. Sem esta autorização, o lembrete, quando está noutro separador, fica apenas na lista da ilha em vez de aparecer no ecrã.
Armadilha do dia 5: desativar as notificações „porque são muitas". Na primeira semana toda a gente cria tarefas ao mesmo tempo; depois das primeiras duas semanas, o volume desce para poucos assuntos por dia. Em vez de desativar, mova a ilha para um local onde incomode menos (ícone de posição no rodapé do painel).
Limite de 30 minutos: hoje não configure o Correio, os Ficheiros nem as Automatizações, mesmo na variante Pro - isso é para a segunda semana. Descrição da ilha: Centro de notificações.
A semana inteira numa só tabela
| Dia | O que faz | Resultado no final do dia | Armadilha |
|---|---|---|---|
| 1 | Base de dados, ficheiros, instalador, chave de licença | Inicia sessão como administrador, licença ativa | Instalação sem HTTPS |
| 2 | 3-5 workspaces, teste de e-mail, convites com funções | A equipa tem contas e vê os seus espaços | Convites sem mensagem de teste |
| 3 | 10-15 tarefas da semana em curso, 2-3 chats, regras de nomenclatura | Cada pessoa tem algo seu na lista | Transferir todo o arquivo |
| 4 | Chave de IA, modelo, permissões, cinco comandos | A equipa conhece o Assistente através das suas próprias tarefas | IA sem perguntas concretas |
| 5 | Centro de notificações, Calendário, Quadro, autorização de notificações | Cada pessoa vê de manhã o que a espera | Desativar notificações na primeira semana |
O que fazer depois da primeira semana
Ao fim de uma semana com este plano, uma equipa de 9 pessoas tem normalmente dezenas de tarefas, alguns chats e as primeiras conversas com o Assistente. No nosso modelo, a Marta não faz uma reunião de ponto de situação à segunda-feira - abre o Quadro, arrasta duas tarefas em atraso para os Favoritos e escreve por baixo delas uma mensagem com @. Nesse momento, a implementação torna-se um hábito.
Nas próximas partes da série „Como começar" trataremos da segunda semana: Correio e Ficheiros na variante Pro, a primeira regra nas Automatizações e a base de conhecimento de IA. Se quiser ver isto primeiro em dados reais, visite a Demo.
Perguntas mais frequentes
Preciso de um técnico de informática para instalar o Task Manager?
Não, se souberes criar uma base de dados no painel de hospedagem e carregar ficheiros por FTP. O instalador verifica sozinho os requisitos (PHP 8.1+, MySQL/MariaDB) e guia-te por um único formulário. A instalação remota é um item separado na tabela de preços.
O programa funciona sem chave de IA?
Sim. Tarefas, conversas, Calendário, Quadro e notificações funcionam sem IA. Adicionas a chave quando quiseres e pagas o uso diretamente ao fornecedor do modelo, sem margem do Task Manager.
Porque é que a equipa não recebeu os convites?
Na maioria das vezes por dados errados da caixa de correio do sistema inseridos no instalador. Corrige-os em Definições → Correio → Correio do sistema, envia uma mensagem de teste e depois usa „Reenviar" junto da pessoa na lista de utilizadores.
Quantos workspaces criar para começar?
Três a cinco. Um workspace é um departamento ou projeto para pelo menos um mês - não um único cliente nem uma encomenda. Demasiados espaços resultam em tarefas tão dispersas que ninguém as vê.
E se na primeira semana não conseguirmos cumprir os 30 minutos diários?
Não há problema. É melhor fazer menos, mas todos os dias, do que tudo numa tarde. A ordem importa, o calendário não.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
