Segunda-feira, 8:40. Numa implementação de referência no Studio Kreska, uma empresa de Poznań com nove pessoas, Marta carrega os ficheiros para o alojamento e, após 40 minutos, tem o programa a funcionar. No entanto, começou sem um plano e, durante os três dias seguintes, ninguém além dela acede ao programa. A primeira semana com o Task Manager pode ser diferente: cinco dias de 30 minutos, com um objetivo e uma armadilha por dia.
Antes de começar, tenha quatro coisas à mão
Antes da instalação, prepare o acesso ao alojamento, a chave de licença, os dados SMTP e a lista de pessoas. Isto é suficiente para passar de uma pasta vazia no servidor aos primeiros convites para a equipa.
Precisa do painel do alojamento, dos dados de FTP e da possibilidade de criar uma base de dados MySQL ou MariaDB. Um alojamento partilhado comum é suficiente, desde que suporte PHP 8.1 ou posterior e as extensões necessárias. Não precisa do Composer, Node.js, Redis nem de acesso à linha de comandos.
Introduzirá a chave de licença durante a instalação. Prepare também os dados da conta SMTP: servidor, porta, nome de utilizador e palavra-passe. Esta conta servirá, entre outras funções, para enviar convites e repor palavras-passe. Se utilizar o Gmail, poderá precisar de uma palavra-passe de aplicação.
Por fim, anote os nomes, endereços de e-mail e áreas de responsabilidade dos colaboradores. Marta tem nove pessoas que, até agora, distribuíam as informações entre o e-mail, uma aplicação de mensagens e um quadro de cortiça. Não tenta transferir tudo de uma só vez.
Dia 1: instale o programa e inicie sessão como administrador
Na segunda-feira, instale o Task Manager no seu próprio alojamento e inicie sessão pela primeira vez. O objetivo do dia não é configurar toda a empresa, mas ter o programa a funcionar num único endereço correto.
Primeiro, Marta cria uma base de dados MySQL no painel do alojamento e guarda quatro dados: anfitrião, nome da base de dados, utilizador e palavra-passe. Em seguida, carrega os ficheiros para a pasta do subdomínio zadania.studiokreska.pl e abre esse endereço no navegador.
O instalador guia-a por cinco ecrãs. No ecrã Requisitos, verifica o PHP 8.1 ou posterior, as extensões pdo_mysql, openssl e mbstring, bem como as permissões de escrita nas pastas includes/, uploads/ e logs/. A falta de um elemento crítico impede o avanço para os passos seguintes.
Depois, Marta percorre os ecrãs Base de dados, Administrador, Definições da aplicação e Correio. Introduz os dados da primeira conta, o endereço do programa, a chave de licença e as definições SMTP e, em seguida, envia uma mensagem de teste. O instalador cria automaticamente o ficheiro de configuração e as tabelas na base de dados.
Depois de iniciar sessão, Marta vê três colunas: os espaços de trabalho, a lista de tarefas e chats e a conversa selecionada. O programa inclui também o chat «Wspólny», ao qual os novos utilizadores aderem automaticamente. A captura de ecrã acima provém de uma instância de demonstração.
A licença é adquirida uma única vez para um número específico de postos, e o direito de utilização do programa é perpétuo. O preço inclui 12 meses de atualizações. Depois, pode adquirir uma renovação anual ou continuar a utilizar a sua versão - a falta de renovação não bloqueia nada. O modo só de leitura aplica-se à ausência de uma chave de licença válida, não ao fim do acesso às atualizações. Consulte os detalhes na página sobre a licença perpétua do Task Manager.
A instalação remota custa 299 zł no plano Starter e está incluída a partir do plano Classic.
Armadilha do dia 1: instalar no endereço http://. É necessário HTTPS se quiser instalar o programa como PWA, ou seja, como uma aplicação com um ícone próprio e uma janela separada, sem barra de endereço. Misturar endereços http:// e https:// também pode fazê-lo regressar ao formulário de início de sessão devido a um problema com o cookie da sessão.
Limite de 30 minutos: se o instalador indicar que falta uma extensão PHP, envie ao serviço de alojamento uma mensagem com o nome apresentado no aviso. Não tente resolver toda a administração do servidor no primeiro dia. Pode consultar a ordem dos ecrãs no guia de primeiros passos.
Dia 2: crie espaços de trabalho e convide a equipa
Na terça-feira, crie 3-5 espaços de trabalho, teste o envio de e-mails e só depois convide as pessoas. Seguindo esta ordem, os convites chegam aos destinatários e os colaboradores veem os espaços de trabalho corretos.
Às 9:05, Marta cria quatro espaços: Klienci, Studio, Nowa strona www e Finanse. Um espaço de trabalho agrupa tarefas e chats, pelo que Marta adota uma regra simples: cada departamento ou projeto com uma duração de, pelo menos, um mês recebe o seu próprio espaço. Arquiva o quinto espaço, criado à pressa para um pequeno assunto isolado - desaparece da lista, mas os dados permanecem.
Pode criar um espaço de trabalho através do botão + ou de uma instrução para o Assistente de IA. A opção «Wszystko» mostra simultaneamente as tarefas e os chats de todos os espaços.
Antes de enviar os convites, Marta utiliza o envio de teste do Correio do sistema. Só depois de receber a mensagem abre a gestão de utilizadores e adiciona as primeiras pessoas. Introduz o e-mail, o nome, o apelido e a função global: administrador ou utilizador.
As permissões são definidas separadamente para cada workspace. Determinam quem administra o espaço, adiciona tarefas e cria chats. A contabilista vê Finanças e Estúdio, enquanto o designer trabalha em Clientes e no Novo site. Cada pessoa recebe acesso apenas aos espaços de que necessita.
A pessoa convidada define a sua própria palavra-passe. Se Ewa não ativar a conta até às 12:00, Marta não cria uma palavra-passe por ela - no separador «Lista», clica em «Reenviar».
As permissões dos módulos determinam as funcionalidades que cada pessoa vê. Se não tiver acesso à IA nas tarefas, à IA nos chats, à janela do Assistente de IA, ao Correio ou às Automações, estes elementos desaparecem da sua interface.
Armadilha do dia 2: enviar nove convites sem testar primeiro o SMTP. Se as mensagens não chegarem, corrija os dados do Correio do sistema, envie uma mensagem de teste e reenvie o convite.
Limite de 30 minutos: convide hoje as pessoas dos dois primeiros workspaces. Adicione as restantes depois de confirmar que as funções estão a funcionar como previsto. O guia de utilizadores e funções mostra o percurso exato.
Dia 3: transfere os assuntos em curso, não todo o arquivo
Na quarta-feira, transfere para o Task Manager apenas os assuntos ativos nessa semana. Não copia e-mails antigos nem projetos concluídos, porque o objetivo é a equipa começar a trabalhar, não organizar o histórico da empresa.
Marta encontra 16 assuntos dos últimos cinco dias. 12 entram no programa: cada um tem uma pessoa responsável ou um resultado esperado. Os outros quatro ficam no arquivo do correio.
Um assunto com prazo e uma pessoa responsável transforma-se numa tarefa. Marta introduz o assunto, a descrição, a prioridade normal ou alta, o prazo com ou sem hora e as pessoas atribuídas. As conversas sem um único resultado são encaminhadas para dois chats temáticos; as mensagens informais ficam no «Geral».
A tarefa «Projeto do site» recebe uma lista de tarefas com quatro itens. À medida que os itens são assinalados, a barra de progresso avança e cada item concluído fica identificado com o nome de quem o concluiu. Encontre mais exemplos no guia sobre a lista de verificação numa tarefa.
As cores permitem avaliar a situação sem abrir os cartões. O vermelho indica uma tarefa fora do prazo, o azul uma tarefa para hoje e o verde uma tarefa dentro do prazo. O cinzento indica um item sem prazo ou fechado.
Os blocos «Dentro do prazo», «Para hoje», «Fora do prazo» e «Chat» apresentam números e também funcionam como filtros.
Marta define três regras para os nomes:
- O assunto começa por um verbo e inclui o cliente ou o projeto, por exemplo, «Enviar maquetes - Nord».
- O prazo indica a data de entrega do resultado, não o dia em que o trabalho começa.
- Cada pessoa pode ter, no máximo, uma tarefa de prioridade alta de cada vez.
No final, cada pessoa cria uma tarefa e publica uma mensagem com uma menção @. É um teste rápido para verificar se a equipa consegue realizar o fluxo básico sem a ajuda de Marta.
Armadilha do dia 3: transferir todo o arquivo. Os assuntos antigos aumentam os números, mas não ensinam a equipa a trabalhar diariamente.
Limite de 30 minutos: crie 10-15 tarefas e 2-3 chats. O restante só entra no programa quando alguém começar efetivamente a trabalhar nesses assuntos.
Dia 4: liga o Assistente de IA a tarefas reais
Na quinta-feira, pode ligar a sua própria chave de IA e testá-la numa tarefa real. O Task Manager funciona sem IA, pelo que pode adiar esta etapa se a equipa ainda estiver a aprender a utilizar as tarefas e os chats.
Marta escolhe um de quatro fornecedores: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Cria uma chave API junto do fornecedor e define um limite de despesas. Paga a utilização diretamente ao fornecedor, sem qualquer margem do Task Manager.
Em Definições → IA, seleciona o fornecedor, cola a chave, obtém a lista de modelos da sua conta e escolhe um modelo. Depois de guardar, o Assistente de IA aparece automaticamente para os restantes utilizadores no espaço de cerca de um minuto. Se alguém continuar sem o ver, Marta verifica as permissões separadas para a IA nas tarefas, a IA nos chats e a janela do Assistente de IA.
A equipa recebe cinco instruções para começar:
- «Mostra as minhas tarefas fora do prazo».
- «Cria a tarefa Preparar proposta com prazo até sexta-feira e atribui-a a Ola».
- «Resume o chat Acordos com o cliente desta semana».
- «Altera o estado da tarefa Projeto do site para em curso».
- «Cria um PDF com o resumo da tarefa Projeto do site».
Ao criar uma tarefa, o Assistente de IA abre o formulário com os campos preenchidos. A ligação para o documento gerado é privada, funciona para o utilizador autorizado e expira após 24 horas.
A aplicação e a respetiva base de dados permanecem no seu servidor, mas a pergunta e o contexto indicado são enviados ao fornecedor de IA selecionado através da sua chave. Se não quiser enviar o conteúdo de uma tarefa, mensagem ou anexo, não os indique como fonte de conhecimento. As conversas com o Assistente de IA são privadas - nem sequer o administrador consegue vê-las.
A página sobre os custos de IA com uma chave própria explica o modelo de faturação.
Armadilha do dia 4: limitar-se a colar a chave não muda a forma de trabalhar da equipa. As pessoas precisam de instruções prontas relacionadas com o que têm na lista nesse dia.
Limite de 30 minutos: dedique 10 minutos à configuração e o tempo restante a uma tarefa real. Não teste uma dúzia de modelos nem faça perguntas aleatórias.
Dia 5: configura a vista onde começa a manhã
Na sexta-feira, configura o Centro de notificações, o Calendário e o Quadro para que a equipa veja o plano sem uma reunião de ponto de situação pela manhã. O objetivo é ter um único ponto de partida claro para o dia, não ativar todas as comunicações possíveis.
Às 8:55, Marta coloca a ilha do Centro de notificações junto à margem lateral do ecrã. Para a manhã, mantém os contadores de tarefas e menções, porque ambos indicam assuntos que exigem uma resposta. Pode desativar as restantes categorias individualmente, e o atalho Ctrl+. abre o centro sem ser necessário procurá-lo no ecrã.
O Calendário oferece vistas de 1, 2, 3, 5 e 7 dias e um painel Lista. Arrastar um item altera o prazo, as horas ajustam-se em intervalos de 15 minutos e Ctrl+Z permite anular até 20 alterações. A faixa superior mostra as ausências da equipa.
No Quadro, cada workspace cria uma coluna com as secções Favoritos, Tarefas e Chats. Marta altera a ordem das colunas, move os cartões mais urgentes para os Favoritos e abre o primeiro tópico ao lado do Quadro ancorado. A disposição fica guardada.
Pede também à equipa que ative as notificações do navegador e defina as ausências em Definições → separador Perfil → secção Estado de disponibilidade; assim, o Assistente de IA avisa quando alguém atribui uma tarefa a uma pessoa ausente. As notificações podem funcionar na aplicação, por e-mail e no navegador. Quando a aplicação está fechada, os lembretes são enviados por e-mail; o envio em segundo plano requer um CRON opcional no servidor.
Armadilha do dia 5: desativar todas as notificações porque começaram a chegar demasiadas. Primeiro, mova a ilha ou desative uma categoria que não exija a sua resposta.
Limite de 30 minutos: não configure ainda o Correio, os Ficheiros nem as Automações. Estes são módulos da versão Pro e ficam para a segunda semana.
A primeira semana com o Task Manager resume-se a cinco decisões
Em cinco dias, decide o endereço de instalação, a estrutura dos workspaces e das funções, o conjunto de assuntos em curso, a configuração da IA e a vista de trabalho para o início da manhã. Cada decisão produz um resultado que pode verificar sem um relatório adicional.
| Dia | O que faz | Resultado no final do dia | Armadilha |
|---|---|---|---|
| Segunda-feira | Percorre os cinco ecrãs do instalador | Inicia sessão como administrador e pode convidar a equipa | Instalação em http:// |
| Terça-feira | Cria workspaces e funções | As primeiras pessoas ativam as contas | Convites sem teste SMTP |
| Quarta-feira | Adicione as tarefas e os chats em curso | A equipa trabalha em 10-15 assuntos reais | Copiar o arquivo |
| Quinta-feira | Ligue a sua própria chave de IA | A equipa conhece cinco comandos do Assistente de IA | Sem exemplos prontos |
| Sexta-feira | Configure as notificações, o Calendário e o Quadro | Cada pessoa vê o seu ponto de partida para o dia | Desativar todas as notificações |
O que fazer na manhã da segunda-feira seguinte
Na segunda-feira seguinte, às 9:00, abra o Quadro, encontre duas tarefas em atraso e mova-as para os Favoritos. Em cada uma, escreva uma mensagem com uma menção @ à pessoa responsável.
Pode dedicar a segunda semana ao Correio, aos Ficheiros e à primeira regra nas Automatizações, caso utilize o plano Pro. Antes disso, confirme se a equipa inicia sessão no programa e atualiza as tarefas sem ser necessário relembrá-la. Se quiser praticar esta revisão matinal antecipadamente, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Como começar a usar o Task Manager para que a equipa o utilize realmente?
Comece por cinco etapas curtas: instalação, espaços de trabalho, tarefas em curso, IA opcional e vista diária do trabalho. Não transfira o arquivo nem configure todos os módulos no primeiro dia.
Preciso de um técnico de informática para instalar o Task Manager?
Não, se souber criar uma base de dados no painel do alojamento e carregar ficheiros por FTP. O instalador funciona no navegador, verifica os requisitos e cria automaticamente a configuração e as tabelas; a instalação remota custa 299 zł no plano Starter e está incluída a partir do plano Classic.
O Task Manager funciona sem uma chave de IA?
Sim, o Task Manager funciona sem IA. As Tarefas, os Chats, o Calendário, o Quadro, as Notas e as notificações não requerem uma chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok.
Porque é que a equipa não recebeu os convites?
Comece por verificar os dados do Correio do sistema e envie uma mensagem de teste. Depois de corrigir a configuração, abra o separador «Lista» na área dos utilizadores e clique em «Reenviar»; cada pessoa define a sua própria palavra-passe.
O que acontece ao fim de um ano se não renovar o acesso às atualizações?
O programa continuará a funcionar na versão instalada, uma vez que a licença é perpétua. A renovação anual dá acesso a novas versões, enquanto o modo só de leitura se aplica à ausência de uma chave de licença válida, não à falta de renovação das atualizações.
Fontes
- Task Manager, Instalação no seu alojamento
- Task Manager, Licença perpétua
- Task Manager, Primeiros passos
- Task Manager, Utilizadores e funções
- Task Manager, Definições de IA
- Task Manager, Centro de notificações
- Task Manager, Preços e serviços adicionais
- Google, Iniciar sessão com palavras-passe de aplicações
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
