V pondělí Marta, majitelka čtrnáctičlenné servisní firmy, připravuje v Task Manageru přístup pro novou účetní. Zastaví se u položky „Nábor“: měla by účetní tento prostor vůbec vidět? Marta nejprve zkontroluje globální roli a seznam pracovních prostorů; pozvánku odešle až v pátek.
Přístup v Task Manageru vyžaduje tři rozhodnutí
Nejprve se rozhodněte, kdo má spravovat celou aplikaci, kdo patří do jednotlivých pracovních prostorů a kdo v nich může vytvářet nové úkoly a chaty. Globální role nenahrazuje členství v prostoru. Samotné členství nezakládá právo vytvářet nová vlákna.
V Task Manageru jsou dvě globální role. Administrátor vidí a spravuje všechny pracovní prostory, úkoly a chaty a má přístup k nastavení aplikace. Uživatel vidí pouze pracovní prostory, do kterých byl přiřazen. Globální administrátor má plná oprávnění v každém prostoru - zrušením zaškrtnutí pracovního prostoru ho nelze omezit na jedno oddělení.
Marta tedy může ponechat správu celé aplikace sobě a vedoucímu týmu udělit oprávnění Administrátor pouze v jeho pracovním prostoru. Globální administrátor je role pro celou aplikaci; pole Administrátor se vztahuje k jednomu pracovnímu prostoru. Ve firmě se 14 lidmi se pak snáz odpovídá na otázku „kdo vidí úkoly?“: nejprve se podíváte na globální roli, potom na přiřazené prostory a nakonec na účastníky konkrétního úkolu nebo chatu. Role uživatelů v Task Manageru toto rozdělení popisují podrobněji.
Pracovní prostor odděluje oddělení, ale položka „Vše“ nezobrazuje celou firmu
Pracovní prostor sdružuje úkoly a chaty související s projektem, týmem nebo tématem. Běžný uživatel vidí pouze prostory, do kterých byl přiřazen; položka „Vše“ shromažďuje jeho dostupné pracovní prostory, nikoli všechny prostory ve firmě.
V úterý Marta rozvrhne čtyři prostory: „Účetnictví“, „Nábor“, „Marketing“ a „Nový web“. Účetní přiřadí do prvního, ale ne do náboru. Ani zaslání odkazu na úkol toto rozdělení neobejde: osoba bez přístupu uvidí místo obsahu oznámení. Stejně tak vyhledávání funguje v mezích přístupu daného uživatele.
Chcete-li změnit složení existujícího prostoru, vyberte ikonu ⋮ u jeho karty, potom Upravit pracovní prostor a část „Přiřadit uživatele“. Ikonu ⋮ vidíte pouze u pracovních prostorů, které spravujete. Nový prostor vytvoříte kliknutím na „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“; toto tlačítko vidí globální administrátoři a osoby s oprávněním „Může přidávat pracovní prostory“. Bez tohoto oprávnění se tlačítko nezobrazuje. Více o uspořádání prostorů najdete v popisu pracovních prostorů v Task Manageru.
Nemažte pracovní prostor jen proto, aby se přestal zobrazovat v něčím seznamu. Smazání vyžaduje přepsání přesného názvu a je nevratné: odstraní úkoly, chaty, zprávy i soubory příloh z disku. Pracovní prostor nelze archivovat; do koše můžete přesunout jednotlivé úkoly a chaty. Pokud chcete změnit pouze přístup jedné osoby, upravte její přiřazení.
Tři pole v pracovním prostoru určují, kdo může zakládat nová vlákna
V každém pracovním prostoru samostatně nastavujete oprávnění Administrátor, Úkoly a Chaty. Tato pole určují rozsah správy prostoru a právo vytvářet nové úkoly a chaty; neznamenají, že člen prostoru automaticky vidí každé vlákno.
| Nastavení | Co umožňuje | Co samo o sobě neumožňuje |
|---|---|---|
| Administrátor | Spravovat tento pracovní prostor: přidávat a odebírat účastníky, měnit nastavení, upravovat a mazat úkoly a chaty ostatních | Přístup do jiných pracovních prostorů |
| Úkoly | Vytvářet nové úkoly | Zobrazit úkoly, do kterých daná osoba nebyla přidána |
| Chaty | Zakládat nové chaty | Zobrazit chaty, do kterých daná osoba nebyla přidána |
Bez oprávnění „Úkoly“ osoba stále vidí úkoly, do kterých byla přidána, a může v nich psát zprávy. Bez oprávnění „Chaty“ může dál číst a psát v chatech, do kterých byla přidána. To je rozdíl mezi účastí na práci a zakládáním nového vlákna.
V jiném příkladu dostane ve středu Kasia ze zákaznické podpory v prostoru „Prodej“ oprávnění Úkoly a Chaty. V „Marketingu“ jí Marta může ponechat členství bez práva zakládat nová vlákna a do „Náboru“ ji vůbec nepřiřadit. Pokud zaškrtnete Administrátor u pracovního prostoru, pole Úkoly a Chaty se zaškrtnou automaticky a zamknou se. Zaškrtnutím kteréhokoli oprávnění se osoba přidá do prostoru; zrušením zaškrtnutí pracovního prostoru se vymaže celý řádek.
Pokud osoba nemůže přidávat úkoly ani chaty v žádném dostupném pracovním prostoru, příslušné ikony „Přidat úkol“ a „Přidat chat“ zmizí z horní části prostředního sloupce. To, že ikona chybí, tedy neznamená, že se nemůže zapojit do úkolu, který jí už byl přiřazen.
Oprávnění modulů nenahrazují přístup do pracovního prostoru
Oprávnění modulů nastavujete při přidávání nebo úpravě uživatele, nezávisle na oprávněních v jednotlivých pracovních prostorech. Zahrnují přidávání pracovních prostorů, AI v úkolech, AI v chatech, okno AI asistenta, Poštu a Automatizace.
Ve čtvrtek Marta povolí Kasie AI v chatech, ale ne v úkolech. Kasia pak uvidí možnosti AI v chatech, zatímco v úkolech se jí nezobrazí tlačítka „AI asistent“, „Uspořádat“ ani „Vylepšit text“. Samostatné oprávnění zpřístupňuje okno AI asistenta z nabídky zobrazení. AI asistent vidí pouze to, k čemu má daná osoba přístup - dotaz na něj její oprávnění nerozšíří.
K dispozici je také nastavení „AI asistent s přístupem k internetu“, které umožňuje načítat obsah webových stránek. Ve výchozím nastavení je vypnuté; globální administrátor má tento přístup vždy. Pošta, Soubory a Automatizace patří do varianty Pro, takže nepředpokládejte, že jsou součástí varianty Standard. Pokud na obrazovce oprávnění nevidíte položku n8n, nemusí jít o chybu: zobrazí se až poté, co administrátor zapne tuto experimentální integraci.
Administrátor řídí práci, ale nečte soukromou poštu
Globální administrátor vidí všechny firemní pracovní prostory, úkoly a chaty, ale nevidí cizí poštovní schránku, soukromé poznámky ani konverzace s AI asistentem. Hranice mezi prací v prostorech a soukromým obsahem platí i pro majitele firmy.
Poznámka je soukromá, dokud ji sami nesdílíte - někomu můžete povolit její zobrazení nebo úpravy. Přiřazení poznámky k pracovnímu prostoru je štítek, nikoli sdílení s jeho členy. Poštovní schránka je také soukromá; pokud společnou firemní adresu používá více lidí, každý si ji připojí sám.
Konverzace v okně AI asistenta zůstávají soukromé. Když se AI asistenta zeptáte uvnitř úkolu nebo chatu, jeho odpověď se ostatním účastníkům také nezobrazí: je označená jako „JEN PRO VÁS“. Tento rozdíl se hodí vysvětlit týmu, když mluvíte o přístupu administrátora.
Pokud používáte Poštu jako zdroj znalostí pro AI, mějte na paměti ještě jednu hranici. Tato možnost je ve výchozím nastavení vypnutá; může ji zapnout administrátor a obsah se pak předává externímu poskytovateli modelu. Soukromí schránky vůči ostatním uživatelům nelze zaměňovat s předáváním dat poskytovateli AI.
Novému člověku pošlete pozvánku, ne heslo
Novou osobu přidáte v okně Uživatelé. Otevřete ho ikonou skupiny vlevo nahoře vedle ozubeného kola. Na kartě „Přidat“ zadáte její údaje, vyberete roli a oprávnění a heslo si nastaví pozvaný zaměstnanec sám.
V pátek Marta zadá e-mail, jméno a příjmení účetní, vybere roli Uživatel a potřebná oprávnění modulů. Níže v tabulce „Přiřadit k pracovním prostorům“ zaškrtne „Účetnictví“ a nastaví pole pro tento prostor. Po uložení dostane daná osoba e-mail s pozvánkou a při aktivaci účtu si nastaví heslo. Marta její heslo nemusí znát ani jí ho předávat.
Pokud zpráva nedorazí, v seznamu uživatelů u dané osoby vyberte „Odeslat znovu“. Stejné tlačítko slouží administrátorovi k odeslání odkazu, pomocí kterého si uživatel nastaví nové heslo. Karta „Seznam“ později umožňuje upravit roli, aktivitu a oprávnění v pracovních prostorech; návod na přidávání uživatelů a nastavení rolí ukazuje tuto obrazovku krok za krokem.
Během instalace Task Manager vytvoří chat „Společný“ ve výchozím pracovním prostoru „Obecné“. Nově přidaní uživatelé se k němu automaticky připojí v rámci přístupu k tomuto pracovnímu prostoru. Pokud teprve plánujete začátek práce celého týmu, využijte plán prvního týdne s Task Managerem.
Když někdo odchází, zablokování a deaktivace mají různé důsledky
Deaktivace znemožní přihlášení a uvolní licenční místo, ale zachová data a úkoly dané osoby. Zablokování zruší její relace a zapamatovaná zařízení, ale místo neuvolní - zvolte postup podle toho, zda potřebujete uvolnit i místo v licenci.
| Co se děje | Deaktivace: vypnutá možnost „Aktivní“ | Zablokování: „Stav účtu“ → „Zablokováno“ |
|---|---|---|
| Licenční místo | Uvolní se | Zůstane obsazené |
| Pokus o přihlášení | Zpráva „Neplatný e-mail nebo heslo“ | Zpráva, že účet zablokoval administrátor |
| Probíhající relace | Uživatel se nemůže přihlásit | Relace a zapamatovaná zařízení se smažou; k odhlášení dojde při nejbližším kliknutí |
V pondělí následujícího týdne Marta deaktivuje účet odcházejícího zaměstnance tím, že v jeho úpravách vypne možnost „Aktivní“. Jeho data a úkoly zůstanou zachované a místo může obsadit nový člověk. Pokud je potřeba zablokovat i probíhající relaci, vybere v části „Stav účtu“ možnost „Zablokováno“. Nemůže však zablokovat sebe ani jiného globálního administrátora. Nemůže také smazat vlastní účet ani posledního administrátora.
Licence počítá aktivní uživatele. Na kartě „Přidat“ uvidíte „Využitá místa: X / Y“; stav zkontrolujete také v Nastavení → Pokročilé → Licence. Po vyčerpání limitu nepřidáte další osobu, neaktivujete pozvaný účet ani znovu nezapnete možnost „Aktivní“ u deaktivované osoby, dokud se místo neuvolní nebo dokud nezískáte další. Tarif Starter zahrnuje až 8 osob, Classic až 20 a Max až 35. Licence je trvalá, s jednorázovým poplatkem za počet míst a 12 měsíci aktualizací v ceně.
Na zítřek si připravte seznam přístupů, ne seznam výjimek
Zítra otevřete okno Uživatelé, přejděte na kartu „Seznam“ a zkontrolujte přístup osobu po osobě. U každého pracovního prostoru se zeptejte: „Musí tato osoba tento prostor vidět?“
Nejprve rozdělte prostory podle práce, kterou jejich účastníci skutečně potřebují. Ve firmě Marty se 14 lidmi mohou mít „Účetnictví“ a „Nábor“ samostatné seznamy členů, vedoucí může spravovat svůj pracovní prostor a ostatní vytvářet úkoly a chaty jen tam, kde pracují. Jde o příklad nastavení, ne o univerzální pravidlo pro každou firmu.
Data aplikace jsou na vašem hostingu, ale samotný výběr serveru neurčí přístup mezi zaměstnanci. Pokud si chcete nejprve prohlédnout, jak to vypadá v praxi, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Vidí administrátor moje e-maily a poznámky?
Ne, administrátor nevidí cizí poštovní schránku ani poznámky, které s ním nesdílíte. Nevidí ani soukromé konverzace s AI asistentem; samotné přiřazení poznámky k pracovnímu prostoru ji nikomu nezpřístupní.
Jak zařídit, aby někdo neviděl projekt?
Odeberte ho z pracovního prostoru projektu: u karty prostoru vyberte ⋮ → Upravit pracovní prostor → v části „Přiřadit uživatele“ zrušte jeho zaškrtnutí → Uložit. To platí pro běžného uživatele; globální administrátor má přístup ke všem pracovním prostorům.
Mohu novému zaměstnanci nastavit heslo?
Ne, nový zaměstnanec si nastaví heslo sám pomocí odkazu v pozvánce. Pokud e-mail nedorazil, použijte u dané osoby v seznamu uživatelů možnost „Odeslat znovu“.
Zaměstnanec odešel - smazat účet, nebo ho deaktivovat?
Pokud chcete zachovat data a úkoly dané osoby a uvolnit licenční místo, deaktivujte účet přepínačem „Aktivní“. Deaktivovaná osoba se nemůže přihlásit.
Jaký je rozdíl mezi zablokováním a deaktivací?
Zablokování ukončí relace a odebere zapamatovaná zařízení, danou osobu odhlásí při nejbližším kliknutí a neuvolní licenční místo. Deaktivace místo uvolní a při přihlášení zobrazí běžnou zprávu „Neplatný e-mail nebo heslo“.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
