Am Montag richtet Marta, Inhaberin eines Dienstleistungsunternehmens mit 14 Mitarbeitern, den Zugang für eine neue Buchhalterin in Task Manager ein. Beim Eintrag „Recruiting“ hält sie inne: Soll die Buchhalterin diesen Arbeitsbereich überhaupt sehen? Marta prüft zunächst die globale Rolle und die Liste der Arbeitsbereiche; die Einladung verschickt sie erst am Freitag.
Der Zugriff in Task Manager erfordert drei Entscheidungen
Legen Sie zuerst fest, wer die gesamte Anwendung verwalten soll, wer zu den einzelnen Arbeitsbereichen gehört und wer dort neue Aufgaben und Chats erstellen darf. Eine globale Rolle ersetzt nicht die Mitgliedschaft in einem Arbeitsbereich. Die Mitgliedschaft allein berechtigt nicht dazu, neue Threads zu erstellen.
In Task Manager gibt es zwei globale Rollen. Administratoren sehen und verwalten alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats und haben Zugriff auf die Anwendungseinstellungen. Benutzer sehen nur die Arbeitsbereiche, denen sie zugewiesen wurden. Globale Administratoren haben in jedem Arbeitsbereich alle Berechtigungen - sie lassen sich nicht durch Deaktivieren eines Arbeitsbereichs auf eine Abteilung beschränken.
Marta kann also die Verwaltung der gesamten Anwendung selbst übernehmen und dem Teamleiter die Berechtigung Administrator nur in seinem Arbeitsbereich erteilen. „Globaler Administrator“ ist eine Rolle für die gesamte Anwendung; das Feld Administrator gilt für einen einzelnen Arbeitsbereich. Bei 14 Personen lässt sich die Frage „Wer sieht die Aufgaben?“ so leichter beantworten: Prüfen Sie zuerst die globale Rolle, dann die zugewiesenen Arbeitsbereiche und schließlich die Teilnehmer der jeweiligen Aufgabe oder des Chats. Die Benutzerrollen in Task Manager erläutern diese Aufteilung ausführlicher.
Arbeitsbereiche trennen Abteilungen, aber „Alles“ zeigt nicht das ganze Unternehmen
Ein Arbeitsbereich bündelt Aufgaben und Chats zu einem Projekt, Team oder Thema. Normale Benutzer sehen nur die Arbeitsbereiche, denen sie zugewiesen wurden. Der Eintrag „Alles“ umfasst die für sie verfügbaren Arbeitsbereiche, nicht alle Arbeitsbereiche des Unternehmens.
Am Dienstag plant Marta vier Arbeitsbereiche: „Buchhaltung“, „Recruiting“, „Marketing“ und „Neue Website“. Sie weist die Buchhalterin dem ersten, aber nicht dem Recruiting-Arbeitsbereich zu. Auch ein Link zu einer Aufgabe umgeht diese Aufteilung nicht: Personen ohne Zugriff sehen statt des Inhalts eine Meldung. Die Suche ist ebenfalls auf die Zugriffsrechte der jeweiligen Person beschränkt.
Um die Mitglieder eines bestehenden Arbeitsbereichs zu ändern, wählen Sie das Symbol ⋮ auf der entsprechenden Karte und dann Arbeitsbereich bearbeiten sowie den Abschnitt „Benutzer zuweisen“. Das Symbol ⋮ wird nur bei Arbeitsbereichen angezeigt, die Sie verwalten. Einen neuen Arbeitsbereich erstellen Sie über „+“ neben „Arbeitsbereiche“. Diese Schaltfläche sehen globale Administratoren und Personen mit der Berechtigung „Kann Arbeitsbereiche hinzufügen“. Ohne diese Berechtigung wird die Schaltfläche nicht angezeigt. Mehr zum Aufbau der Arbeitsbereiche erfahren Sie in der Beschreibung der Arbeitsbereiche in Task Manager.
Löschen Sie einen Arbeitsbereich nicht nur deshalb, damit er nicht mehr in der Liste einer Person erscheint. Zum Löschen müssen Sie den genauen Namen eingeben; der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Dabei werden Aufgaben, Chats, Nachrichten und Anhänge von der Festplatte gelöscht. Arbeitsbereiche können nicht archiviert werden; einzelne Aufgaben und Chats können Sie in den Papierkorb verschieben. Wenn Sie nur den Zugriff einer Person ändern möchten, passen Sie ihre Zuweisung an.
Drei Felder im Arbeitsbereich legen fest, wer neue Threads erstellen kann
In jedem Arbeitsbereich legen Sie Administrator, Aufgaben und Chats separat fest. Diese Felder bestimmen den Umfang der Verwaltung des Arbeitsbereichs sowie die Berechtigung, neue Aufgaben und Chats zu erstellen. Sie bedeuten nicht, dass Mitglieder automatisch jeden Thread sehen.
| Einstellung | Was die Berechtigung erlaubt | Was sie allein nicht ermöglicht |
|---|---|---|
| Administrator | Diesen Arbeitsbereich verwalten: Teilnehmer hinzufügen und entfernen, Einstellungen ändern sowie Aufgaben und Chats anderer Personen bearbeiten und löschen | Zugriff auf andere Arbeitsbereiche |
| Aufgaben | Neue Aufgaben erstellen | Einblick in Aufgaben, zu denen die Person nicht hinzugefügt wurde |
| Chats | Neue Chats erstellen | Einblick in Chats, zu denen die Person nicht hinzugefügt wurde |
Ohne die Berechtigung „Aufgaben“ sieht die Person weiterhin Aufgaben, zu denen sie hinzugefügt wurde, und kann dort Nachrichten schreiben. Ohne die Berechtigung „Chats“ kann sie weiterhin Chats lesen und darin schreiben, wenn sie hinzugefügt wurde. Das ist der Unterschied zwischen der Teilnahme an der Arbeit und dem Erstellen eines neuen Threads.
In einem weiteren Beispiel erhält Kasia vom Kundenservice am Mittwoch die Berechtigungen Aufgaben und Chats im Arbeitsbereich „Vertrieb“. In „Marketing“ kann Marta ihr die Mitgliedschaft ohne Berechtigung zum Erstellen neuer Threads lassen; dem Arbeitsbereich „Recruiting“ muss sie sie gar nicht erst zuweisen. Wenn Sie Administrator für einen Arbeitsbereich auswählen, werden Aufgaben und Chats automatisch ausgewählt und gesperrt. Wenn Sie eine der Berechtigungen auswählen, wird die Person dem Arbeitsbereich hinzugefügt; wenn Sie die Auswahl des Arbeitsbereichs aufheben, wird die gesamte Zeile zurückgesetzt.
Wenn eine Person in keinem verfügbaren Arbeitsbereich Aufgaben oder Chats hinzufügen darf, verschwinden die entsprechenden Symbole „Aufgabe hinzufügen“ und „Chat hinzufügen“ oben in der mittleren Spalte. Das fehlende Symbol bedeutet also nicht, dass sie nicht an einer ihr bereits zugewiesenen Aufgabe mitarbeiten kann.
Modulberechtigungen ersetzen nicht den Zugriff auf Arbeitsbereiche
Modulberechtigungen legen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Benutzers fest, unabhängig von den Berechtigungen in den einzelnen Arbeitsbereichen. Sie umfassen das Hinzufügen von Arbeitsbereichen, KI in Aufgaben, KI in Chats, das Fenster des KI-Assistenten, E-Mail und Automatisierungen.
Am Donnerstag gewährt Marta Kasia Zugriff auf KI in Chats, aber nicht in Aufgaben. Kasia sieht dann die KI-Optionen in Chats, während in Aufgaben die Schaltflächen „KI-Assistent“, „Strukturieren“ und „Text verschönern“ nicht angezeigt werden. Eine separate Berechtigung öffnet das Fenster des KI-Assistenten über das Ansichtenmenü. Der KI-Assistent sieht ausschließlich Inhalte, auf die die jeweilige Person Zugriff hat - eine Frage an ihn erweitert ihre Berechtigungen nicht.
Es gibt auch die Einstellung „KI-Assistent mit Internetzugriff“, mit der Inhalte von Webseiten abgerufen werden können. Sie ist standardmäßig deaktiviert; der globale Administrator hat immer Zugriff darauf. E-Mail, Dateien und Automatisierungen gehören zur Pro-Version. Gehen Sie daher nicht davon aus, dass sie in der Standard-Version vorhanden sind. Wenn Sie auf dem Berechtigungsbildschirm den Eintrag n8n nicht sehen, muss das kein Fehler sein: Er wird erst angezeigt, wenn der Administrator diese experimentelle Integration aktiviert.
Der Administrator verwaltet die Arbeit, liest aber keine private E-Mail
Der globale Administrator sieht alle unternehmensweiten Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats, aber nicht die Postfächer anderer Personen, ihre privaten Notizen oder Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten. Die Grenze zwischen der Arbeit in Arbeitsbereichen und privaten Inhalten gilt auch für den Firmeninhaber.
Eine Notiz ist privat, solange Sie sie nicht selbst freigeben - Sie können jemandem Lesezugriff oder Bearbeitungsrechte geben. Die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich ist eine Kennzeichnung und gibt sie nicht für die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs frei. Auch das Postfach ist privat. Wenn mehrere Personen eine gemeinsame Firmenadresse nutzen, verbindet jede Person sie selbst.
Unterhaltungen im Fenster des KI-Assistenten bleiben privat. Wenn Sie den KI-Assistenten innerhalb einer Aufgabe oder eines Chats fragen, wird seine Antwort ebenfalls nicht an die anderen Beteiligten weitergegeben: Sie ist mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet. Diese Unterscheidung ist hilfreich, wenn Sie Ihrem Team erklären, was der Administratorzugriff bedeutet.
Wenn Sie E-Mail als Wissensquelle für die KI verwenden, sollten Sie noch eine weitere Grenze beachten. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator kann sie aktivieren; dann werden die Inhalte an den externen Modellanbieter übermittelt. Der Schutz des Postfachs vor anderen Benutzern ist nicht mit dem Datenfluss zum KI-Anbieter gleichzusetzen.
Einer neuen Person schicken Sie eine Einladung, kein Passwort
Eine neue Person fügen Sie im Fenster „Benutzer“ hinzu. Sie öffnen es über das Gruppensymbol oben links neben dem Zahnrad. Im Tab „Hinzufügen“ geben Sie die Daten ein, wählen eine Rolle und Berechtigungen aus. Das Passwort legt der eingeladene Mitarbeiter selbst fest.
Am Freitag gibt Marta die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen der Buchhalterin ein und wählt die Rolle „Benutzer“ sowie die erforderlichen Modulberechtigungen aus. Weiter unten markiert sie in der Tabelle „Arbeitsbereichen zuweisen“ den Eintrag „Buchhaltung“ und legt die Berechtigungen für diesen Arbeitsbereich fest. Nach dem Speichern erhält die Person eine Einladung per E-Mail und legt bei der Aktivierung des Kontos ein Passwort fest. Marta muss das Passwort weder kennen noch weitergeben.
Wenn die Nachricht nicht ankommt, wählen Sie in der Benutzerliste bei dieser Person „Erneut senden“. Mit derselben Schaltfläche kann der Administrator einen Link verschicken, über den der Benutzer selbst ein neues Passwort festlegt. Im Tab „Liste“ können Sie später die Rolle, den Aktivitätsstatus und die Berechtigungen in den Arbeitsbereichen bearbeiten. Die Anleitung Benutzer hinzufügen und Rollen festlegen zeigt diesen Bildschirm Schritt für Schritt.
Bei der Installation erstellt Task Manager den Chat „Gemeinsam“ im Standard-Arbeitsbereich „Allgemein“. Neu hinzugefügte Benutzer werden automatisch hinzugefügt, soweit sie Zugriff auf diesen Arbeitsbereich haben. Wenn Sie gerade den Einstieg für das ganze Team planen, nutzen Sie den Plan für die erste Woche mit Task Manager.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, haben Sperrung und Deaktivierung unterschiedliche Folgen
Durch die Deaktivierung ist eine Anmeldung nicht mehr möglich und der Lizenzplatz wird frei, während die Daten und Aufgaben der Person erhalten bleiben. Eine Sperrung löscht ihre Sitzungen und gespeicherten Geräte, gibt den Lizenzplatz aber nicht frei. Wählen Sie die passende Aktion danach aus, ob Sie auch einen Lizenzplatz zurückgewinnen möchten.
| Was passiert | Deaktivierung: „Aktiv“ deaktiviert | Sperrung: „Kontostatus“ → „Gesperrt“ |
|---|---|---|
| Lizenzplatz | Wird freigegeben | Bleibt belegt |
| Anmeldeversuch | Meldung „Ungültige E-Mail-Adresse oder Passwort“ | Meldung, dass das Konto vom Administrator gesperrt wurde |
| Laufende Sitzung | Der Benutzer kann sich nicht anmelden | Sitzungen und gespeicherte Geräte werden gelöscht; die Abmeldung erfolgt beim nächsten Klick |
Am Montag der folgenden Woche deaktiviert Marta das Konto des ausscheidenden Mitarbeiters, indem sie in dessen Bearbeitungsansicht „Aktiv“ deaktiviert. Seine Daten und Aufgaben bleiben erhalten, und der Lizenzplatz kann von einer neuen Person genutzt werden. Wenn eine Sperrung erforderlich ist, die auch eine laufende Sitzung beendet, wählt sie im Abschnitt „Kontostatus“ die Option „Gesperrt“. Sie kann jedoch weder sich selbst noch einen anderen globalen Administrator sperren. Auch ihr eigenes Konto oder das des letzten Administrators kann sie nicht löschen.
Die Lizenz zählt aktive Benutzer. Im Tab „Hinzufügen“ sehen Sie „Genutzte Plätze: X / Y“. Den Status finden Sie auch unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz. Wenn das Limit erreicht ist, können Sie keine weitere Person hinzufügen, kein eingeladenes Konto aktivieren und „Aktiv“ für eine deaktivierte Person nicht wieder einschalten, bis ein Platz frei wird oder weitere Plätze hinzukommen. Der Starter-Plan umfasst bis zu 8 Personen, Classic bis zu 20 und Max bis zu 35. Die Lizenz ist unbefristet und umfasst eine einmalige Gebühr für die Anzahl der Plätze sowie 12 Monate Updates.
Bereiten Sie für morgen eine Zugriffsliste vor, keine Liste mit Ausnahmen
Öffnen Sie morgen das Fenster „Benutzer“, wechseln Sie zum Tab „Liste“ und prüfen Sie den Zugriff Person für Person. Fragen Sie sich bei jedem Arbeitsbereich: „Muss diese Person diesen Arbeitsbereich sehen können?“
Teilen Sie zunächst die Arbeitsbereiche nach den Aufgaben auf, für die die Beteiligten tatsächlich Zugriff benötigen. In Martas Unternehmen mit 14 Personen können „Buchhaltung“ und „Personalbeschaffung“ jeweils eigene Mitgliederlisten haben. Eine Führungskraft kann ihren Arbeitsbereich verwalten, während die anderen nur dort Aufgaben und Chats erstellen, wo sie arbeiten. Das ist ein Beispiel für eine mögliche Konfiguration, keine allgemeingültige Regel für jedes Unternehmen.
Die Anwendungsdaten befinden sich auf Ihrem Server, aber die Wahl des Servers legt nicht fest, welche Mitarbeiter aufeinander zugreifen können. Wenn Sie sich zuerst ansehen möchten, wie das Ganze in der Praxis aussieht, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Kann der Administrator meine E-Mails und Notizen sehen?
Nein, Administratoren sehen weder das Postfach anderer Personen noch Notizen, die Sie nicht mit ihnen teilen. Auch private Gespräche mit dem KI-Assistenten bleiben für sie unsichtbar. Eine Notiz wird nicht dadurch für andere freigegeben, dass Sie sie einem Arbeitsbereich zuordnen.
Wie verhindere ich, dass eine Person ein Projekt sieht?
Entfernen Sie die Person aus dem Arbeitsbereich des Projekts: Wählen Sie ⋮ auf der Karte des Arbeitsbereichs → Arbeitsbereich bearbeiten → Deaktivieren Sie die Person im Abschnitt „Benutzer zuweisen“ → Speichern. Das gilt für normale Benutzer; globale Administratoren haben Zugriff auf alle Arbeitsbereiche.
Kann ich für einen neuen Mitarbeiter ein Passwort festlegen?
Nein, neue Mitarbeiter legen ihr Passwort selbst über den Link in der Einladung fest. Wenn die E-Mail nicht angekommen ist, wählen Sie bei der betreffenden Person in der Benutzerliste „Erneut senden“.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen - Konto löschen oder deaktivieren?
Deaktivieren Sie das Konto über den Schalter „Aktiv“, wenn Sie die Daten und Aufgaben der Person behalten und gleichzeitig den Lizenzplatz freigeben möchten. Eine deaktivierte Person kann sich nicht anmelden.
Was ist der Unterschied zwischen Sperren und Deaktivieren?
Beim Sperren werden Sitzungen und gespeicherte Geräte entfernt. Die Person wird bei ihrem nächsten Klick abgemeldet, der Lizenzplatz bleibt jedoch belegt. Durch die Deaktivierung wird der Lizenzplatz freigegeben. Beim Anmeldeversuch erscheint die übliche Meldung „Ungültige E-Mail-Adresse oder ungültiges Passwort“.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
