Lundi, Marta, propriétaire d’une entreprise de services de 14 personnes, prépare l’accès d’une nouvelle comptable dans Task Manager. Elle s’arrête sur « Recrutement » : la comptable doit-elle vraiment avoir accès à cet espace ? Marta commence par vérifier le rôle global et la liste des espaces de travail ; elle n’enverra l’invitation que vendredi.
L’accès à Task Manager implique trois décisions
Commencez par décider qui gérera toute l’application, qui appartiendra à chaque espace de travail et qui pourra y créer de nouvelles tâches et discussions. Le rôle global ne remplace pas l’appartenance à un espace. L’appartenance seule ne donne pas le droit de créer de nouveaux fils de discussion.
Task Manager propose deux rôles globaux. L’administrateur voit et gère tous les espaces de travail, tâches et discussions, et a accès aux paramètres de l’application. L’utilisateur ne voit que les espaces de travail auxquels il a été affecté. L’administrateur global dispose de tous les droits dans chaque espace - il est impossible de limiter son accès à un seul service en décochant un espace de travail.
Marta peut donc garder la gestion de l’ensemble pour elle et accorder au responsable d’équipe l’autorisation Administrateur dans son seul espace de travail. Administrateur global est un rôle valable dans toute l’application ; le champ Administrateur ne concerne qu’un seul espace de travail. Avec 14 personnes, il est alors plus facile de répondre à la question « qui voit les tâches ? » : vérifiez d’abord le rôle global, puis les espaces de travail attribués, et enfin les participants à la tâche ou à la discussion concernée. Les rôles des utilisateurs dans Task Manager expliquent plus en détail cette répartition.
Un espace de travail sépare les services, mais « Tout » ne montre pas toute l’entreprise
Un espace de travail regroupe les tâches et les discussions liées à un projet, une équipe ou un sujet. Un utilisateur ordinaire ne voit que les espaces auxquels il a été affecté ; l’option « Tout » rassemble les espaces de travail auxquels il a accès, et non tous ceux qui existent dans l’entreprise.
Mardi, Marta organise quatre espaces : « Comptabilité », « Recrutement », « Marketing » et « Nouveau site web ». Elle affecte la comptable au premier, mais pas au recrutement. Envoyer un lien vers une tâche ne contourne pas cette séparation : une personne sans accès verra un message à la place du contenu. La recherche respecte elle aussi les droits d’accès de l’utilisateur.
Pour modifier les membres d’un espace existant, sélectionnez l’icône ⋮ sur sa carte, puis Modifier l’espace de travail et la section « Attribuer des utilisateurs ». L’icône ⋮ n’apparaît que pour les espaces de travail que vous gérez. Pour créer un nouvel espace, sélectionnez « + » à côté de « Espaces de travail » ; ce bouton est visible par les administrateurs globaux et les personnes disposant de l’autorisation « Peut ajouter des espaces de travail ». Sans cette autorisation, le bouton n’apparaît pas. Pour en savoir plus sur l’organisation des espaces, consultez la présentation des espaces de travail dans Task Manager.
Ne supprimez pas un espace de travail simplement pour le retirer de la liste d’une personne. La suppression exige de saisir le nom exact et est irréversible : elle efface les tâches, les discussions, les messages et les fichiers joints du disque. Un espace de travail ne peut pas être archivé ; vous pouvez uniquement placer des tâches et des discussions individuelles dans la corbeille. Si vous souhaitez simplement retirer l’accès à une personne, modifiez son affectation.
Trois champs dans un espace de travail déterminent qui peut créer de nouveaux fils de discussion
Dans chaque espace de travail, vous définissez séparément les autorisations Administrateur, Tâches et Discussions. Ces champs déterminent les droits de gestion de l’espace et la possibilité de créer de nouvelles tâches et discussions ; ils ne signifient pas qu’un membre de l’espace voit automatiquement tous les fils de discussion.
| Paramètre | Ce que cela permet de faire | Ce que cela ne donne pas à lui seul |
|---|---|---|
| Administrateur | Gérer cet espace de travail : ajouter et supprimer des membres, modifier les paramètres, modifier et supprimer les tâches et discussions des autres | L’accès aux autres espaces de travail |
| Tâches | Créer de nouvelles tâches | La visibilité sur les tâches auxquelles la personne n’a pas été ajoutée |
| Discussions | Créer de nouvelles discussions | La visibilité sur les discussions auxquelles la personne n’a pas été ajoutée |
Sans l’autorisation « Tâches », la personne voit toujours les tâches auxquelles elle a été ajoutée et peut y écrire des messages. Sans l’autorisation « Discussions », elle peut toujours lire les discussions auxquelles elle a été ajoutée et y écrire. C’est la différence entre participer au travail et créer un nouveau fil de discussion.
Dans un autre exemple, mercredi, Kasia, du service client, reçoit les autorisations Tâches et Discussions dans l’espace « Ventes ». Dans « Marketing », Marta peut la laisser membre sans lui donner le droit de créer de nouveaux fils de discussion, et ne pas l’affecter du tout à « Recrutement ». Si vous cochez Administrateur dans un espace de travail, les champs Tâches et Discussions sont cochés automatiquement et verrouillés. Cocher l’une de ces autorisations ajoute la personne à l’espace ; décocher l’espace de travail efface toute la ligne.
Si une personne ne peut ajouter ni tâches ni discussions dans aucun Espace de travail auquel elle a accès, les icônes « Ajouter une tâche » et « Ajouter une discussion » disparaissent du haut de la colonne centrale. L’absence de ces icônes ne signifie donc pas qu’elle ne peut pas participer à une tâche qui lui est déjà attribuée.
Les autorisations des modules ne remplacent pas l’accès aux espaces
Vous définissez les autorisations des modules lors de l’ajout ou de la modification d’un utilisateur, indépendamment des autorisations dans chaque Espace de travail. Elles concernent l’ajout d’Espaces de travail, l’IA dans les tâches, l’IA dans les discussions, la fenêtre de l’Assistant IA, la Messagerie et les Automatisations.
Jeudi, Marta donne à Kasia accès à l’IA dans les discussions, mais pas dans les tâches. Kasia voit alors les options d’IA dans les discussions, tandis que dans les tâches, les boutons « Assistant IA », « Structurer » et « Améliorer le texte » ne s’affichent pas. Une autorisation distincte permet d’ouvrir la fenêtre de l’Assistant IA depuis le menu des vues. L’Assistant IA ne voit que les éléments auxquels la personne concernée a accès - lui poser une question n’élargit pas ses autorisations.
Il existe également le réglage « Assistant IA avec accès à Internet », qui permet de récupérer le contenu de pages Web. Il est désactivé par défaut ; l’administrateur global dispose toujours de cet accès. La Messagerie, les Fichiers et les Automatisations font partie de l’offre Pro : ne partez donc pas du principe qu’ils sont disponibles dans l’offre Standard. Si l’option n8n ne s’affiche pas à l’écran des autorisations, ce n’est pas nécessairement une erreur : elle apparaît uniquement lorsque l’administrateur active cette intégration expérimentale.
L’administrateur gère le travail, mais ne lit pas les e-mails privés
L’administrateur global voit tous les Espaces de travail de l’entreprise, ainsi que toutes les tâches et discussions, mais il ne voit ni la boîte mail d’une autre personne, ni ses notes privées, ni ses conversations avec l’Assistant IA. La frontière entre le travail dans les espaces et les contenus privés s’applique aussi au propriétaire de l’entreprise.
Une note reste privée tant que vous ne la partagez pas vous-même - vous pouvez donner à quelqu’un un droit de consultation ou de modification. Associer une note à un Espace de travail est une étiquette, et non un partage avec les membres de cet espace. La boîte mail est également privée ; si plusieurs personnes utilisent la même adresse e-mail professionnelle, chacune la configure de son côté.
Les conversations dans la fenêtre de l’Assistant IA restent privées. Lorsque vous interrogez l’Assistant IA dans une tâche ou une discussion, sa réponse n’est pas non plus transmise aux autres participants : elle porte la mention « UNIQUEMENT POUR VOUS ». Cette distinction est utile lorsque vous expliquez à l’équipe ce que signifie l’accès de l’administrateur.
Si vous utilisez la Messagerie comme source de connaissances pour l’IA, gardez à l’esprit une autre limite. Cette option est désactivée par défaut ; l’administrateur peut l’activer, et le contenu est alors transmis au fournisseur externe du modèle. Il ne faut pas confondre la confidentialité de la boîte mail vis-à-vis des autres utilisateurs et le transfert de données au fournisseur d’IA.
Pour ajouter une personne, envoyez une invitation, pas un mot de passe
Vous ajoutez une personne dans la fenêtre Utilisateurs. Pour l’ouvrir, cliquez sur l’icône de groupe en haut à gauche, à côté de la roue dentée. Dans l’onglet « Ajouter », saisissez ses informations, choisissez un rôle et les autorisations ; la personne invitée définira elle-même son mot de passe.
Vendredi, Marta saisit l’adresse e-mail, le prénom et le nom de la comptable, puis choisit le rôle Utilisateur et les autorisations de module nécessaires. Plus bas, dans le tableau « Attribuer aux Espaces de travail », elle coche « Comptabilité » et définit les champs pour cet espace. Une fois l’enregistrement effectué, la personne reçoit une invitation par e-mail et définit son mot de passe lors de l’activation de son compte. Marta n’a pas besoin de connaître ni de lui transmettre son mot de passe.
Si le message n’arrive pas, sélectionnez « Renvoyer » à côté de cette personne dans la liste des utilisateurs. L’administrateur peut également utiliser ce bouton pour envoyer un lien permettant à l’utilisateur de définir lui-même un nouveau mot de passe. L’onglet « Liste » permet ensuite de modifier le rôle, l’activité et les autorisations dans les Espaces de travail ; le guide ajouter des utilisateurs et définir les rôles présente cet écran étape par étape.
Lors de l’installation, Task Manager crée la discussion « Partagé » dans l’Espace de travail par défaut « Général ». Les nouveaux utilisateurs la rejoignent automatiquement, dans la limite de leur accès à cet Espace de travail. Si vous êtes en train d’organiser le démarrage de toute l’équipe, consultez le plan de la première semaine avec Task Manager.
Lorsqu’une personne part, le blocage et la désactivation ont des effets différents
La désactivation empêche la connexion et libère une place de licence, tout en conservant les données et les tâches de la personne. Le blocage supprime ses sessions et les appareils mémorisés, mais ne libère pas la place - choisissez l’action en fonction de votre besoin de récupérer ou non une place de licence.
| Ce qui se passe | Désactivation : « Actif » désactivé | Blocage : « Statut du compte » → « Bloqué » |
|---|---|---|
| Place de licence | Libérée | Toujours occupée |
| Tentative de connexion | Message « Adresse e-mail ou mot de passe incorrect » | Message indiquant que le compte a été bloqué par l’administrateur |
| Session en cours | L’utilisateur ne peut pas se connecter | Les sessions et les appareils mémorisés sont supprimés ; la déconnexion a lieu au prochain clic |
Le lundi de la semaine suivante, Marta désactive le compte de la personne qui quitte l’entreprise en désactivant « Actif » dans les paramètres de son compte. Ses données et ses tâches sont conservées, et une nouvelle personne peut occuper sa place. Si elle doit bloquer un compte même lorsqu’une session est en cours, elle sélectionne « Bloqué » dans la section « Statut du compte ». Elle ne peut toutefois pas se bloquer elle-même ni bloquer un autre administrateur global. Elle ne peut pas non plus supprimer son propre compte ni celui du dernier administrateur.
La licence compte les utilisateurs actifs. Dans l’onglet « Ajouter », vous verrez « Places utilisées : X / Y » ; vous pouvez également vérifier le nombre de places dans Paramètres → Avancé → Licence. Une fois la limite atteinte, vous ne pourrez pas ajouter une autre personne, activer un compte invité ni réactiver « Actif » pour une personne désactivée, tant qu’une place n’aura pas été libérée ou ajoutée. Le forfait Starter inclut jusqu’à 8 personnes, Classic jusqu’à 20 et Max jusqu’à 35. La licence est perpétuelle, avec un paiement unique selon le nombre de places et 12 mois de mises à jour inclus.
Pour demain, préparez une liste des accès, pas une liste d’exceptions
Demain, ouvrez la fenêtre Utilisateurs, accédez à l’onglet « Liste » et vérifiez les accès personne par personne. Pour chaque Espace de travail, demandez-vous : « Cette personne doit-elle voir cet espace ? »
Commencez par répartir les espaces en fonction du travail dont les personnes ont réellement besoin. Dans l’entreprise de 14 personnes de Marta, « Comptabilité » et « Recrutement » peuvent avoir des listes de membres distinctes, le responsable peut gérer son Espace de travail, et les autres peuvent créer des tâches et des discussions uniquement là où ils travaillent. Il s’agit d’un exemple de configuration, pas d’une règle prête à l’emploi pour toutes les entreprises.
Les données de l’application se trouvent sur votre hébergement, mais le choix du serveur ne définit pas les accès entre collègues. Si vous souhaitez d’abord découvrir l’interface en pratique, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
L’administrateur peut-il voir mes e-mails et mes notes ?
Non, l’administrateur ne peut pas accéder à la boîte mail d’un autre utilisateur ni aux notes qui ne lui ont pas été partagées. Il ne peut pas non plus voir les conversations privées avec l’Assistant IA ; affecter une note à un espace de travail ne la partage avec personne.
Comment empêcher une personne de voir un projet ?
Retirez-la de l’espace de travail du projet : sélectionnez ⋮ sur la carte de l’espace → Modifier l’espace de travail → décochez son nom dans la section « Attribuer des utilisateurs » → Enregistrer. Cela concerne les utilisateurs ordinaires ; un administrateur global a accès à tous les espaces de travail.
Puis-je définir un mot de passe pour un nouvel employé ?
Non, le nouvel employé définit lui-même son mot de passe à l’aide du lien reçu dans l’invitation. Si l’e-mail n’est pas arrivé, sélectionnez « Renvoyer » à côté de son nom dans la liste des utilisateurs.
Un employé est parti - faut-il supprimer son compte ou le désactiver ?
Désactivez le compte à l’aide de l’interrupteur « Actif » si vous souhaitez conserver les données et les tâches de cette personne et libérer une place de licence. Une personne désactivée ne peut pas se connecter.
Quelle est la différence entre le blocage et la désactivation ?
Le blocage supprime les sessions et les appareils mémorisés, déconnecte la personne à son prochain clic et ne libère pas la place. La désactivation libère la place et affiche le message habituel « Adresse e-mail ou mot de passe incorrect » lors de la connexion.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
