El lunes, Marta, propietaria de una empresa de servicios de 14 personas, prepara el acceso para una nueva contable en Task Manager. Al llegar a «Selección de personal», se detiene: ¿debería la contable tener acceso a este espacio? Marta empieza por comprobar el rol global y la lista de espacios de trabajo; no enviará la invitación hasta el viernes.
El acceso en Task Manager requiere tomar tres decisiones
Primero decide quién gestionará toda la aplicación, quién formará parte de cada espacio de trabajo y quién podrá crear tareas y chats nuevos en ellos. El rol global no sustituye la pertenencia a un espacio. Pertenecer a un espacio no da derecho por sí solo a crear nuevos hilos.
Task Manager tiene dos roles globales. El administrador ve y gestiona todos los espacios de trabajo, tareas y chats, y también tiene acceso a la configuración de la aplicación. El usuario solo ve los espacios de trabajo a los que se le ha asignado. El administrador global tiene permisos completos en todos los espacios; no es posible limitarlo a un solo departamento desmarcando un espacio de trabajo.
Así, Marta puede reservarse la gestión de toda la aplicación y conceder al jefe de equipo el permiso de Administrador solo en su espacio de trabajo. Administrador global es un rol para toda la aplicación; el campo Administrador se aplica a un único espacio de trabajo. Con 14 personas, resulta más fácil responder a «¿quién puede ver las tareas?»: primero compruebas el rol global, después los espacios asignados y, por último, quién participa en la tarea o el chat en cuestión. Los roles de usuario en Task Manager explican esta división con más detalle.
El espacio de trabajo separa los departamentos, pero «Todo» no muestra toda la empresa
Un espacio de trabajo agrupa las tareas y los chats relacionados con un proyecto, un equipo o un tema. Los usuarios normales solo ven los espacios a los que se les ha asignado; la opción «Todo» reúne los espacios de trabajo a los que tienen acceso, no todos los espacios de la empresa.
El martes, Marta organiza cuatro espacios: «Contabilidad», «Selección de personal», «Marketing» y «Nueva web». Asigna a la contable al primero, pero no al de selección de personal. Enviar un enlace a una tarea no permite saltarse esta división: la persona sin acceso verá un mensaje en lugar del contenido. El buscador también funciona dentro de los límites de acceso de cada usuario.
Para cambiar quién forma parte de un espacio existente, selecciona el icono ⋮ en su tarjeta y, después, Editar espacio de trabajo y la sección «Asignar usuarios». Solo verás el icono ⋮ en los espacios de trabajo que gestionas. Para crear un espacio nuevo, selecciona «+» junto a «Espacios de trabajo»; este botón está disponible para los administradores globales y para las personas con el permiso «Puede añadir espacios de trabajo». Sin ese permiso, el botón no aparece. Encontrarás más información sobre la organización de los espacios en la descripción de los espacios de trabajo de Task Manager.
No elimines un espacio de trabajo solo para que deje de aparecer en la lista de alguien. Para eliminarlo, hay que escribir su nombre exacto y la acción es irreversible: se borran las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos del disco. No se pueden archivar espacios de trabajo; puedes enviar a la papelera tareas y chats individuales. Si solo quieres quitarle el acceso a una persona, cambia su asignación.
Tres campos del espacio de trabajo determinan quién puede crear nuevos hilos
En cada espacio de trabajo configuras por separado Administrador, Tareas y Chats. Estos campos determinan el alcance de la gestión del espacio y el permiso para crear tareas y chats nuevos; no significan que un miembro del espacio vea automáticamente todos los hilos.
| Configuración | Qué permite hacer | Qué no concede por sí solo |
|---|---|---|
| Administrador | Gestionar este espacio de trabajo: añadir y eliminar participantes, cambiar la configuración, editar y eliminar las tareas y los chats de otras personas | Acceso a otros espacios de trabajo |
| Tareas | Crear tareas nuevas | Ver tareas a las que no se ha añadido a la persona |
| Chats | Crear chats nuevos | Ver chats a los que no se ha añadido a la persona |
Sin el permiso «Tareas», la persona sigue viendo las tareas a las que se la ha añadido y puede escribir mensajes en ellas. Sin el permiso «Chats», sigue leyendo y escribiendo en los chats a los que se la ha añadido. Esta es la diferencia entre participar en el trabajo y crear un hilo nuevo.
En otro ejemplo, el miércoles, Kasia, del equipo de atención al cliente, recibe los permisos Tareas y Chats en el espacio «Ventas». En «Marketing», Marta puede mantenerla como miembro sin permitirle crear hilos nuevos, y no asignarla al espacio «Selección de personal». Si marcas Administrador en un espacio de trabajo, las opciones Tareas y Chats se marcan automáticamente y quedan bloqueadas. Al marcar cualquiera de los permisos, se añade a la persona al espacio; al desmarcar el espacio de trabajo, se borra toda la fila.
Si una persona no puede añadir tareas ni chats en ningún espacio de trabajo disponible, los iconos «Añadir tarea» y «Añadir chat» desaparecen de la parte superior de la columna central. Por tanto, que no aparezca el icono no significa que no pueda participar en una tarea que ya tenga asignada.
Los permisos de los módulos no sustituyen al acceso a los espacios de trabajo
Configuras los permisos de los módulos al añadir o editar un usuario, independientemente de los permisos de cada espacio de trabajo. Incluyen la creación de espacios de trabajo, la IA en las tareas, la IA en los chats, la ventana del Asistente de IA, Correo y Automatizaciones.
El jueves, Marta da a Kasia acceso a la IA en los chats, pero no en las tareas. Kasia verá entonces las opciones de IA en los chats, mientras que en las tareas no aparecerán los botones «Asistente de IA», «Organizar» ni «Mejorar texto». Hay un permiso independiente que abre la ventana del Asistente de IA desde el menú de vistas. El Asistente de IA solo puede ver aquello a lo que tiene acceso esa persona; preguntarle no amplía sus permisos.
También hay un ajuste llamado «Asistente de IA con acceso a Internet», que permite obtener el contenido de páginas web. Está desactivado de forma predeterminada; el administrador global siempre tiene este acceso. Correo, Archivos y Automatizaciones forman parte de la versión Pro, así que no des por hecho que están disponibles en la versión Standard. Si no ves n8n en la pantalla de permisos, no tiene por qué ser un error: solo aparece cuando el administrador activa esta integración experimental.
El administrador gestiona el trabajo, pero no lee el correo privado
El administrador global puede ver todos los espacios de trabajo de la empresa, las tareas y los chats, pero no puede ver el buzón de correo de otra persona, sus notas privadas ni sus conversaciones con el Asistente de IA. El límite entre el trabajo en los espacios y el contenido privado también se aplica al propietario de la empresa.
Una nota es privada hasta que la compartes; puedes dar a alguien permiso para verla o para editarla. Asignar una nota a un espacio de trabajo es una etiqueta, no significa compartirla con los miembros de ese espacio. El buzón de correo también es privado; si varias personas utilizan una dirección de correo compartida de la empresa, cada una la conecta desde su propia cuenta.
Las conversaciones en la ventana del Asistente de IA son privadas. Cuando le preguntas algo al Asistente de IA dentro de una tarea o un chat, su respuesta tampoco se muestra a los demás participantes: aparece marcada como «SOLO PARA TI». Esta distinción te será útil cuando expliques al equipo qué implica el acceso del administrador.
Si utilizas Correo como fuente de conocimiento para la IA, ten en cuenta otro límite. Esta opción está desactivada de forma predeterminada; el administrador puede activarla y, en ese caso, el contenido se envía al proveedor externo del modelo. No hay que confundir la privacidad del buzón frente a otros usuarios con el envío de datos al proveedor de IA.
A una persona nueva se le envía una invitación, no una contraseña
Añades a una persona nueva en la ventana Usuarios. Puedes abrirla con el icono del grupo, en la esquina superior izquierda, junto al engranaje. En la pestaña «Añadir», introduces sus datos y eliges su rol y sus permisos; la persona invitada se encarga de establecer su contraseña.
El viernes, Marta introduce el correo electrónico, el nombre y los apellidos de la contable, y elige el rol Usuario y los permisos de los módulos que necesita. Más abajo, en la tabla «Asignar a espacios de trabajo», marca «Contabilidad» y configura los campos de ese espacio. Al guardar, la persona recibe un correo electrónico de invitación y establece su contraseña al activar la cuenta. Marta no tiene que conocer ni facilitarle la contraseña.
Si no recibe el mensaje, selecciona «Volver a enviar» junto a esa persona en la lista de usuarios. El administrador también puede usar el mismo botón para enviar un enlace que permite al usuario establecer una contraseña nueva. Más adelante, la pestaña «Lista» permite editar el rol, el estado de actividad y los permisos en los espacios de trabajo; la guía para añadir usuarios y configurar roles muestra esta pantalla paso a paso.
Durante la instalación, Task Manager crea el chat «Compartido» en el espacio de trabajo predeterminado «General». Los usuarios que se añaden después se incorporan automáticamente, siempre dentro de los límites de acceso a ese espacio de trabajo. Si estás organizando los primeros pasos de todo el equipo, consulta el plan para la primera semana con Task Manager.
Cuando alguien se va, bloquear y desactivar tienen efectos distintos
La desactivación impide iniciar sesión y libera una plaza de la licencia, pero conserva los datos y las tareas de esa persona. El bloqueo elimina sus sesiones y los dispositivos recordados, pero no libera la plaza. Elige la opción adecuada según necesites o no recuperar también una plaza de la licencia.
| Qué ocurre | Desactivación: «Activo» desactivado | Bloqueo: «Estado de la cuenta» → «Bloqueado» |
|---|---|---|
| Plaza de la licencia | Se libera | Sigue ocupada |
| Intento de inicio de sesión | Mensaje «Correo electrónico o contraseña incorrectos» | Mensaje que indica que el administrador ha bloqueado la cuenta |
| Sesión activa | El usuario no puede iniciar sesión | Se eliminan las sesiones y los dispositivos recordados; se cierra la sesión al hacer clic por primera vez |
El lunes de la semana siguiente, Marta desactiva la cuenta de la persona que se marcha, desmarcando «Activo» en su ficha de edición. Sus datos y tareas se conservan, y otra persona puede ocupar su plaza. Si necesita un bloqueo que también afecte a una sesión activa, selecciona «Bloqueado» en la sección «Estado de la cuenta». Sin embargo, no puede bloquearse a sí misma ni a otro administrador global. Tampoco puede eliminar su propia cuenta ni la del último administrador.
La licencia cuenta los usuarios activos. En la pestaña «Añadir» verás «Plazas utilizadas: X / Y»; también puedes consultar el estado en Ajustes → Avanzado → Licencia. Cuando se alcanza el límite, no puedes añadir a otra persona, activar una cuenta invitada ni volver a activar a una persona desactivada hasta que se libere o se añada una plaza. El plan Starter incluye hasta 8 personas, Classic hasta 20 y Max hasta 35. La licencia es perpetua, con un pago único según el número de plazas y 12 meses de actualizaciones incluidos.
Para mañana, prepara una lista de accesos, no una lista de excepciones
Mañana, abre la ventana Usuarios, ve a la pestaña «Lista» y comprueba el acceso persona por persona. Para cada espacio de trabajo, pregúntate: «¿Necesita esta persona ver este espacio?».
Para empezar, separa los espacios según el trabajo que realmente necesitan hacer sus participantes. En la empresa de 14 personas de Marta, «Contabilidad» y «Selección de personal» pueden tener listas de miembros independientes, la persona responsable puede gestionar su espacio de trabajo y el resto puede crear tareas y chats solo en los espacios donde trabaja. Es un ejemplo de configuración, no una regla válida para todas las empresas.
Los datos de la aplicación están en tu servidor, pero elegir el servidor no determina el acceso entre empleados. Si primero quieres ver cómo funciona en la práctica, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puede el administrador ver mis correos y notas?
No, el administrador no puede ver el buzón de otra persona ni las notas que no hayas compartido con él. Tampoco puede ver las conversaciones privadas con el Asistente de IA; asignar una nota a un espacio de trabajo no la comparte con nadie.
¿Cómo puedo evitar que una persona vea un proyecto?
Elimínala del espacio de trabajo del proyecto: selecciona ⋮ en la tarjeta del espacio → Editar espacio de trabajo → desmárcala en la sección «Asignar usuarios» → Guardar. Esto se aplica a los usuarios normales; los administradores globales tienen acceso a todos los espacios de trabajo.
¿Puedo establecer una contraseña para un nuevo empleado?
No, el nuevo empleado establece su propia contraseña con el enlace de invitación. Si no ha recibido el correo, selecciona «Reenviar» junto a su nombre en la lista de usuarios.
Un empleado se ha ido: ¿elimino su cuenta o la desactivo?
Desactiva la cuenta con el interruptor «Activo» si quieres conservar los datos y las tareas de esa persona y liberar una licencia. La persona desactivada no podrá iniciar sesión.
¿En qué se diferencian el bloqueo y la desactivación?
El bloqueo cierra las sesiones y elimina los dispositivos recordados; la persona cerrará sesión al hacer clic la próxima vez, pero no se libera la licencia. La desactivación libera la licencia y, al iniciar sesión, muestra el mensaje habitual «Correo electrónico o contraseña incorrectos».
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
