Na segunda-feira, Marta, proprietária de uma empresa de serviços com 14 pessoas, prepara o acesso de uma nova contabilista no Task Manager. Ao chegar à entrada «Recrutamento», hesita: será que a contabilista deve mesmo ter acesso a este espaço? Marta começa por verificar a função global e a lista de espaços de trabalho; só enviará o convite na sexta-feira.
O acesso no Task Manager exige três decisões
Decida primeiro quem vai gerir toda a aplicação, quem pertence a cada espaço de trabalho e quem pode criar novas tarefas e conversas nesses espaços. A função global não substitui a pertença a um espaço. Pertencer a um espaço não dá, por si só, o direito de criar novas conversas.
No Task Manager, existem duas funções globais. O administrador vê e gere todos os espaços de trabalho, tarefas e conversas e tem acesso às definições da aplicação. O utilizador só vê os espaços de trabalho a que foi associado. O administrador global tem permissões completas em todos os espaços - não é possível restringi-lo a um único departamento desmarcando um espaço de trabalho.
Assim, Marta pode ficar responsável pela gestão global e atribuir a função de Administrador apenas no espaço de trabalho do chefe de equipa. Administrador global é uma função aplicável a toda a aplicação; o campo Administrador diz respeito a um único espaço de trabalho. Com 14 pessoas, é então mais fácil responder à pergunta «quem vê as tarefas?»: começa-se por verificar a função global, depois os espaços atribuídos e, por fim, os participantes da tarefa ou conversa em causa. As funções de utilizador no Task Manager explicam esta divisão em mais pormenor.
O espaço de trabalho separa departamentos, mas «Tudo» não mostra a empresa inteira
Um espaço de trabalho reúne tarefas e conversas relacionadas com um projeto, uma equipa ou um tema. Um utilizador normal só vê os espaços a que foi associado; a opção «Tudo» reúne os espaços de trabalho a que tem acesso, não todos os espaços existentes na empresa.
Na terça-feira, Marta organiza quatro espaços: «Contabilidade», «Recrutamento», «Marketing» e «Novo site». Associa a contabilista ao primeiro, mas não ao espaço de recrutamento. Enviar apenas o link de uma tarefa não contorna esta divisão: a pessoa sem acesso verá uma mensagem em vez do conteúdo. A pesquisa também funciona dentro dos limites de acesso do utilizador.
Para alterar os membros de um espaço existente, selecione o ícone ⋮ no respetivo cartão, depois Editar espaço de trabalho e a secção «Atribuir utilizadores». Só vê o ícone ⋮ nos espaços de trabalho que gere. Para criar um espaço, selecione «+» junto a «Espaços de trabalho»; este botão está disponível para os administradores globais e para as pessoas com a permissão «Pode adicionar espaços de trabalho». Sem essa permissão, o botão não aparece. Saiba mais sobre a organização dos espaços na descrição dos espaços de trabalho no Task Manager.
Não elimine um espaço de trabalho apenas para deixar de o mostrar na lista de alguém. A eliminação exige que escreva o nome exato e é irreversível: apaga as tarefas, conversas, mensagens e ficheiros anexos do disco. Não é possível arquivar um espaço de trabalho; pode mover tarefas e conversas individuais para o lixo. Se pretende apenas alterar o acesso de uma pessoa, mude a respetiva associação.
Três campos no espaço de trabalho definem quem pode criar novas conversas
Em cada espaço de trabalho, configura separadamente as opções Administrador, Tarefas e Conversas. Estes campos definem o âmbito da gestão do espaço e o direito de criar novas tarefas e conversas; não significam que um membro do espaço passe a ver automaticamente todas as conversas.
| Configuração | O que permite fazer | O que não concede por si só |
|---|---|---|
| Administrador | Gerir este espaço de trabalho: adicionar e remover participantes, alterar definições, editar e eliminar tarefas e conversas de outras pessoas | Acesso a outros espaços de trabalho |
| Tarefas | Criar novas tarefas | Acesso a tarefas às quais a pessoa não foi adicionada |
| Chats | Criar novas conversas | Acesso a conversas às quais a pessoa não foi adicionada |
Sem a permissão «Tarefas», a pessoa continua a ver as tarefas a que foi adicionada e pode enviar mensagens nelas. Sem a permissão «Conversas», continua a ler e a escrever nas conversas a que foi adicionada. É a diferença entre participar no trabalho e criar uma nova conversa.
Noutro exemplo, na quarta-feira, Kasia, do apoio ao cliente, recebe as permissões Tarefas e Conversas no espaço «Vendas». No espaço «Marketing», Marta pode mantê-la como membro sem lhe permitir criar novas conversas e pode não a associar de todo ao espaço «Recrutamento». Se selecionar Administrador num espaço de trabalho, as opções Tarefas e Conversas são selecionadas automaticamente e ficam bloqueadas. Selecionar qualquer uma das permissões adiciona a pessoa ao espaço; desmarcar o espaço de trabalho limpa toda a linha.
Se uma pessoa não puder adicionar tarefas nem conversas em nenhum workspace disponível, os ícones «Adicionar tarefa» e «Adicionar conversa» desaparecem da parte superior da coluna central. A ausência do ícone não significa, portanto, que não possa participar numa tarefa que já lhe foi atribuída.
As permissões dos módulos não substituem o acesso aos espaços de trabalho
Define as permissões dos módulos ao adicionar ou editar um utilizador, independentemente das permissões em cada workspace. Incluem a criação de workspaces, IA nas tarefas, IA nas conversas, a janela do Assistente de IA, o Correio e as Automatizações.
Na quinta-feira, a Marta dá à Kásia acesso à IA nas conversas, mas não nas tarefas. A Kásia verá então as opções de IA nas conversas, mas não verá nas tarefas os botões «Assistente de IA», «Organizar» nem «Melhorar texto». Uma permissão separada abre a janela do Assistente de IA no menu de vistas. O Assistente de IA só vê aquilo a que a pessoa tem acesso - fazer-lhe uma pergunta não alarga as permissões dessa pessoa.
Existe também a definição «Assistente de IA com acesso à Internet», que permite obter o conteúdo de páginas Web. Está desativada por predefinição; o administrador global tem sempre este acesso. O Correio, os Ficheiros e as Automatizações fazem parte do plano Pro, por isso não pressuponhas que estão disponíveis no plano Standard. Se não vires a opção n8n no ecrã das permissões, isso não significa necessariamente que haja um erro: só aparece quando o administrador ativa esta integração experimental.
O administrador gere o trabalho, mas não lê o correio privado
O administrador global vê todos os workspaces, tarefas e conversas da empresa, mas não vê a caixa de correio de outras pessoas, as notas privadas nem as conversas com o Assistente de IA. A fronteira entre o trabalho nos espaços e os conteúdos privados mantém-se também para o proprietário da empresa.
Uma nota é privada até a partilhares - podes dar a alguém acesso de leitura ou direito de edição. Atribuir uma nota a um workspace é uma etiqueta, não significa partilhá-la com os membros desse espaço. A caixa de correio também é privada; se várias pessoas usarem um endereço de correio partilhado da empresa, cada uma tem de o ligar na sua própria conta.
As conversas na janela do Assistente de IA permanecem privadas. Quando fazes uma pergunta ao Assistente de IA dentro de uma tarefa ou conversa, a resposta também não é enviada aos restantes participantes: está assinalada como «SÓ PARA SI». Esta distinção é útil quando explicas à equipa o que significa o acesso de administrador.
Se usares o Correio como fonte de conhecimento da IA, lembra-te de mais uma fronteira. Esta opção está desativada por predefinição; o administrador pode ativá-la e, nesse caso, o conteúdo é enviado para um fornecedor externo do modelo. A privacidade da caixa de correio perante outros utilizadores não deve ser confundida com o envio de dados para o fornecedor de IA.
Envia um convite à nova pessoa, não uma palavra-passe
Adicionas uma nova pessoa na janela Utilizadores. Abre-a através do ícone do grupo, no canto superior esquerdo, junto à roda dentada. No separador «Adicionar», introduzes os dados da pessoa, escolhes a função e as permissões, e é o próprio funcionário convidado que define a palavra-passe.
Na sexta-feira, a Marta introduz o e-mail, o nome próprio e o apelido da contabilista, escolhe a função Utilizador e as permissões necessárias para os módulos. Mais abaixo, na tabela «Atribuir a workspaces», seleciona «Contabilidade» e define as permissões para esse espaço. Depois de guardar, a pessoa recebe um e-mail de convite e define a palavra-passe ao ativar a conta. A Marta não precisa de saber nem de lhe transmitir a palavra-passe.
Se a mensagem não chegar, seleciona «Reenviar» junto à pessoa na lista de utilizadores. O administrador também pode usar o mesmo botão para enviar uma ligação que permite ao utilizador definir uma nova palavra-passe. Mais tarde, o separador «Lista» permite editar a função, o estado de atividade e as permissões nos workspaces; o guia para adicionar utilizadores e definir funções mostra este ecrã passo a passo.
Durante a instalação, o Task Manager cria a conversa «Comum» no workspace predefinido «Geral». Os novos utilizadores são adicionados automaticamente, dentro dos limites de acesso a esse workspace. Se ainda estás a planear o arranque de toda a equipa, consulta o plano para a primeira semana com o Task Manager.
Quando alguém sai, o bloqueio e a desativação têm efeitos diferentes
A desativação impede o início de sessão e liberta uma licença de utilizador, preservando os dados e as tarefas da pessoa. O bloqueio termina as sessões e remove os dispositivos memorizados, mas não liberta a licença - escolhe a ação de acordo com a necessidade de também libertar uma licença.
| O que acontece | Desativação: «Ativo» desmarcado | Bloqueio: «Estado da conta» → «Bloqueado» |
|---|---|---|
| Licença de utilizador | É libertada | Continua ocupada |
| Tentativa de início de sessão | Mensagem «E-mail ou palavra-passe incorretos» | Mensagem a indicar que a conta foi bloqueada pelo administrador |
| Sessão em curso | O utilizador não consegue iniciar sessão | As sessões e os dispositivos memorizados são eliminados; a sessão termina no próximo clique |
Na segunda-feira da semana seguinte, a Marta desativa a conta do funcionário que está de saída, desmarcando «Ativo» na edição da conta. Os dados e as tarefas mantêm-se, e a licença pode ser atribuída a uma nova pessoa. Se precisar de um bloqueio que também afete uma sessão em curso, seleciona «Bloqueado» na secção «Estado da conta». No entanto, não pode bloquear a própria conta nem a de outro administrador global. Também não pode eliminar a própria conta nem a do último administrador.
A licença contabiliza os utilizadores ativos. No separador «Adicionar», verás «Licenças utilizadas: X / Y»; também podes consultar o estado em Definições → Avançadas → Licença. Quando o limite for atingido, não poderás adicionar outra pessoa, ativar uma conta convidada nem voltar a ativar «Ativo» para uma pessoa desativada, até que seja libertada ou adicionada uma licença. O plano Starter inclui até 8 pessoas, o Classic até 20 e o Max até 35. A licença não tem prazo de validade e inclui um pagamento único pelo número de licenças e 12 meses de atualizações.
Para amanhã, prepara uma lista de acessos, não uma lista de exceções
Amanhã, abre a janela Utilizadores, acede ao separador «Lista» e verifica o acesso de cada pessoa. Para cada workspace, pergunta: «Esta pessoa precisa de ver este espaço?».
Para começar, separa os espaços de acordo com o trabalho de que os participantes realmente precisam. Numa empresa de 14 pessoas como a da Marta, «Contabilidade» e «Recrutamento» podem ter listas de membros separadas, o responsável pode gerir o seu workspace e as restantes pessoas podem criar tarefas e conversas apenas onde trabalham. Este é um exemplo de configuração, não uma regra pronta a aplicar a todas as empresas.
Os dados da aplicação estão no teu alojamento, mas a escolha do servidor, por si só, não define o acesso entre funcionários. Se quiseres primeiro ver como funciona na prática, abre a Demo.
Perguntas mais frequentes
O administrador consegue ver os meus emails e notas?
Não, o administrador não consegue ver a caixa de correio de outra pessoa nem as notas que não lhe forem partilhadas. Também não consegue ver conversas privadas com o Assistente de IA; associar uma nota a um espaço de trabalho não a partilha com ninguém.
Como posso impedir que uma pessoa veja um projeto?
Remova-a do espaço de trabalho do projeto: selecione ⋮ no cartão do espaço → Editar espaço de trabalho → desmarque-a na secção «Atribuir utilizadores» → Guardar. Isto aplica-se a um utilizador normal; o administrador global tem acesso a todos os espaços de trabalho.
Posso definir uma palavra-passe para um novo funcionário?
Não, o novo funcionário define a própria palavra-passe através do link do convite. Se o email não chegar, selecione «Reenviar» junto ao nome da pessoa na lista de utilizadores.
Um funcionário saiu - devo eliminar a conta ou desativá-la?
Desative a conta através do interruptor «Ativo» se quiser conservar os dados e as tarefas da pessoa e libertar uma licença. Uma pessoa desativada não consegue iniciar sessão.
Qual é a diferença entre bloquear e desativar?
O bloqueio elimina as sessões e os dispositivos memorizados e termina a sessão da pessoa no próximo clique, mas não liberta uma licença. A desativação liberta uma licença e, ao iniciar sessão, apresenta a mensagem habitual «Email ou palavra-passe incorretos».
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
