På måndagen förbereder Marta, ägare till ett tjänsteföretag med 14 medarbetare, åtkomst för en ny redovisningsekonom i Task Manager. Hon stannar vid ”Rekrytering”: ska redovisningsekonomen verkligen ha åtkomst till den arbetsytan? Marta börjar med att kontrollera den globala rollen och listan över arbetsytor; inbjudan skickar hon först på fredag.
Åtkomst i Task Manager kräver tre beslut
Börja med att bestämma vem som ska hantera hela appen, vilka som ska ingå i de olika arbetsytorna och vilka som får skapa nya uppgifter och chattar där. Den globala rollen ersätter inte medlemskap i en arbetsyta. Medlemskap i sig ger inte rätt att skapa nya trådar.
Task Manager har två globala roller. Administratören ser och hanterar alla arbetsytor, uppgifter och chattar och har åtkomst till appens inställningar. Användaren ser bara de arbetsytor som hen har tilldelats. En global administratör har full behörighet i varje arbetsyta - det går inte att begränsa hen till en avdelning genom att avmarkera en arbetsyta.
Marta kan alltså själv sköta den övergripande hanteringen och ge teamledaren behörigheten Administratör endast i hens arbetsyta. Global administratör är en roll för hela appen; fältet Administratör gäller en enskild arbetsyta. Med 14 medarbetare blir det då lättare att svara på frågan ”vem kan se uppgifterna?”: först tittar du på den globala rollen, sedan på tilldelade arbetsytor och till sist på deltagarna i den specifika uppgiften eller chatten. Användarroller i Task Manager beskriver den här uppdelningen mer ingående.
Arbetsytan separerar avdelningar, men ”Alla” visar inte hela företaget
En arbetsyta samlar uppgifter och chattar som hör till ett projekt, ett team eller ett ämne. En vanlig användare ser bara de arbetsytor som hen har tilldelats; alternativet ”Alla” samlar hens tillgängliga arbetsytor, inte alla arbetsytor som finns i företaget.
På tisdagen planerar Marta fyra arbetsytor: ”Redovisning”, ”Rekrytering”, ”Marknadsföring” och ”Ny webbplats”. Hon tilldelar redovisningsekonomen den första, men inte rekryteringsarbetsytan. Att bara skicka en länk till en uppgift kringgår inte den här uppdelningen: den som saknar åtkomst får se ett meddelande i stället för innehållet. Sökfunktionen arbetar på samma sätt inom användarens åtkomstgränser.
Om du vill ändra vilka som ingår i en befintlig arbetsyta väljer du ikonen ⋮ vid arbetsytans kort och sedan Redigera arbetsyta och avsnittet ”Tilldela användare”. Du ser ikonen ⋮ bara vid arbetsytor som du hanterar. Du skapar en ny arbetsyta med ”+” bredvid texten ”Arbetsytor”. Den knappen visas för globala administratörer och personer med behörigheten ”Kan lägga till arbetsytor”. Utan behörigheten visas inte knappen. Mer om arbetsytornas struktur finns i beskrivningen av arbetsytor i Task Manager.
Ta inte bort en arbetsyta bara för att den inte längre ska visas i någons lista. När du tar bort en arbetsyta måste du skriva dess exakta namn, och åtgärden går inte att ångra: uppgifter, chattar, meddelanden och bifogade filer raderas från disken. Det går inte att arkivera en arbetsyta; enskilda uppgifter och chattar kan flyttas till papperskorgen. Om det bara gäller en persons åtkomst ändrar du personens tilldelning.
Tre fält i arbetsytan avgör vem som kan skapa nya trådar
I varje arbetsyta ställer du in Administratör, Uppgifter och Chattar separat. Fälten avgör vem som får hantera arbetsytan och vem som får skapa nya uppgifter och chattar. De innebär inte att en medlem i arbetsytan automatiskt ser alla trådar.
| Inställning | Vad behörigheten ger rätt att göra | Vad behörigheten inte ger i sig |
|---|---|---|
| Administratör | Hantera den här arbetsytan: lägga till och ta bort deltagare, ändra inställningar samt redigera och ta bort andras uppgifter och chattar | Åtkomst till andra arbetsytor |
| Uppgifter | Skapa nya uppgifter | Insyn i uppgifter som personen inte har lagts till i |
| Chattar | Skapa nya chattar | Insyn i chattar som personen inte har lagts till i |
Utan behörigheten ”Uppgifter” ser personen fortfarande uppgifter som hen har lagts till i och kan skriva meddelanden där. Utan behörigheten ”Chattar” kan hen fortfarande läsa och skriva i chattar som hen har lagts till i. Det är skillnaden mellan att delta i arbetet och att skapa en ny tråd.
I ett annat exempel får Kasia från kundtjänsten på onsdagen behörigheterna Uppgifter och Chattar i arbetsytan ”Försäljning”. I ”Marknadsföring” kan Marta låta henne vara medlem utan rätt att skapa nya trådar, och till ”Rekrytering” behöver hon inte tilldela henne alls. Om du markerar Administratör i arbetsytan markeras fälten Uppgifter och Chattar automatiskt och låses. Om du markerar någon av behörigheterna läggs personen till i arbetsytan; om du avmarkerar arbetsytan rensas hela raden.
Om en person inte kan lägga till uppgifter eller chattar i någon tillgänglig arbetsyta försvinner ikonerna ”Lägg till uppgift” och ”Lägg till chatt” från den övre delen av mittkolumnen. Att ikonerna saknas betyder alltså inte att personen inte kan delta i en uppgift som redan har tilldelats hen.
Modulbehörigheter ersätter inte åtkomst till arbetsytor
Du ställer in modulbehörigheter när du lägger till eller redigerar en användare, oberoende av behörigheterna i de enskilda arbetsytorna. De omfattar att lägga till arbetsytor, AI i uppgifter, AI i chattar, AI-assistentens fönster, E-post och Automatiseringar.
På torsdagen ger Marta Kasia tillgång till AI i chattar, men inte i uppgifter. Kasia ser då AI-alternativen i chattar, medan knapparna ”AI-assistent”, ”Strukturera” och ”Förbättra text” inte visas i uppgifter. En separat behörighet öppnar AI-assistentens fönster från vymenyn. AI-assistenten ser bara sådant som personen har åtkomst till - en fråga till assistenten utökar inte personens behörigheter.
Det finns också inställningen ”AI-assistent med internetåtkomst”, som gör det möjligt att hämta innehåll från webbsidor. Den är avstängd som standard; den globala administratören har alltid den åtkomsten. E-post, Filer och Automatiseringar ingår i Pro-versionen, så räkna inte med att de finns i Standard-versionen. Om du inte ser n8n bland behörigheterna behöver det inte vara ett fel: alternativet visas först när administratören aktiverar den experimentella integrationen.
Administratören hanterar arbetet, men läser inte privat e-post
Den globala administratören ser alla företagets arbetsytor, uppgifter och chattar, men inte andras e-postinkorgar, privata anteckningar eller konversationer med AI-assistenten. Gränsen mellan arbete i arbetsytor och privat innehåll gäller även företagets ägare.
En anteckning är privat tills du själv delar den - du kan ge någon rätt att visa eller redigera den. Att koppla en anteckning till en arbetsyta är en etikett, inte en delning med arbetsytans medlemmar. E-postinkorgen är också privat; om flera personer använder en gemensam företagsadress ansluter var och en den på sitt eget konto.
Konversationer i AI-assistentens fönster är privata. När du frågar AI-assistenten i en uppgift eller chatt visas svaret inte heller för de andra deltagarna: det är märkt ”ENDAST FÖR DIG”. Den här skillnaden är användbar när du förklarar för teamet vad administratörsåtkomst innebär.
Om du använder E-post som kunskapskälla för AI finns det ytterligare en gräns att tänka på. Det här alternativet är avstängt som standard; administratören kan aktivera det, och då skickas innehållet till den externa modellleverantören. Att inkorgen är privat för andra användare ska inte förväxlas med att data skickas till AI-leverantören.
Skicka en inbjudan till nya personer, inte ett lösenord
Du lägger till en ny person i fönstret Användare. Öppna det med gruppikonen längst upp till vänster, bredvid kugghjulet. På fliken ”Lägg till” fyller du i personens uppgifter och väljer roll och behörigheter. Den inbjudna medarbetaren väljer sedan själv sitt lösenord.
På fredagen fyller Marta i e-postadress, för- och efternamn för företagets redovisningskonsult, väljer rollen Användare och de modulbehörigheter som behövs. Längre ned markerar hon ”Redovisning” i tabellen ”Tilldela till Arbetsytor” och ställer in fälten för den arbetsytan. När hon sparar får personen ett e-postmeddelande med en inbjudan och väljer ett lösenord när kontot aktiveras. Marta behöver inte känna till eller lämna över något lösenord.
Om meddelandet inte kommer fram väljer du ”Skicka igen” vid personen i användarlistan. Administratören kan också använda samma knapp för att skicka en länk där användaren själv kan välja ett nytt lösenord. På fliken ”Lista” kan du senare redigera roll, aktivitet och behörigheter i arbetsytor; instruktionen Lägga till användare och ställa in roller visar skärmen steg för steg.
Under installationen skapar Task Manager chatten ”Gemensam” i standardarbetsytan ”Allmänt”. Nya användare ansluts automatiskt till den inom gränserna för deras åtkomst till arbetsytan. Om du håller på att planera hela teamets uppstart kan du använda planen för teamets första vecka med Task Manager.
När någon slutar gör blockering och inaktivering olika saker
Inaktivering förhindrar inloggning och frigör en licensplats, samtidigt som personens data och uppgifter bevaras. Blockering avslutar personens sessioner och tar bort betrodda enheter, men frigör inte licensplatsen - välj åtgärd utifrån om du också behöver frigöra plats i licensen.
| Vad som händer | Inaktivering: ”Aktiv” avstängd | Blockering: ”Kontostatus” → ”Blockerad” |
|---|---|---|
| Licensplats | Frigörs | Förblir upptagen |
| Inloggningsförsök | Meddelandet ”Ogiltig e-postadress eller lösenord” | Meddelande om att kontot har blockerats av administratören |
| Pågående session | Användaren kan inte logga in | Sessioner och betrodda enheter tas bort; användaren loggas ut vid nästa klick |
På måndagen veckan därpå inaktiverar Marta kontot för medarbetaren som slutar genom att stänga av ”Aktiv” i personens redigeringsvy. Data och uppgifter finns kvar, och licensplatsen kan användas av en ny person. Om hon behöver en blockering som även påverkar en pågående session väljer hon ”Blockerad” under ”Kontostatus”. Hon kan dock inte blockera sig själv eller en annan global administratör. Hon kan inte heller ta bort sitt eget konto eller det sista administratörskontot.
Licensen räknar aktiva användare. På fliken ”Lägg till” ser du ”Använda licensplatser: X / Y”; du kan också kontrollera statusen under Inställningar → Avancerat → Licens. När gränsen är nådd kan du inte lägga till fler personer, aktivera ett inbjudet konto eller slå på ”Aktiv” igen för en inaktiverad person förrän en licensplats frigörs eller fler licensplatser läggs till. Plan Starter omfattar upp till 8 personer, Classic upp till 20 och Max upp till 35. Licensen gäller utan tidsbegränsning, med en engångsavgift baserad på antalet licensplatser och 12 månaders uppdateringar inkluderade i priset.
Förbered en lista över åtkomster till i morgon, inte en lista över undantag
Öppna användarfönstret i morgon, gå till fliken ”Lista” och kontrollera åtkomsten person för person. Fråga för varje arbetsyta: ”Behöver den här personen se den här arbetsytan?”.
Börja med att dela upp arbetsytorna utifrån vilket arbete deltagarna faktiskt behöver utföra. I Martas företag med 14 personer kan ”Redovisning” och ”Rekrytering” ha separata medlemslistor, chefen kan hantera sin arbetsyta och övriga kan skapa uppgifter och chattar bara där de arbetar. Det här är ett exempel på en konfiguration, inte en färdig regel för alla företag.
Applikationens data finns på din server, men valet av server avgör inte åtkomsten mellan medarbetare. Om du först vill se hur det fungerar i praktiken kan du öppna Demo.
Vanliga frågor
Kan administratören se mina mejl och anteckningar?
Nej, administratören kan inte se någon annans inkorg eller anteckningar som du inte har delat med hen. Hen kan inte heller se privata konversationer med AI-assistenten. Att koppla en anteckning till en arbetsyta innebär inte i sig att den delas med någon.
Hur gör jag så att en person inte kan se ett projekt?
Ta bort personen från projektets arbetsyta: välj ⋮ vid arbetsytans kort → Redigera arbetsyta → avmarkera personen under ”Tilldela användare” → Spara. Detta gäller vanliga användare; en global administratör har åtkomst till alla arbetsytor.
Kan jag ange ett lösenord åt en ny medarbetare?
Nej, den nya medarbetaren anger själv sitt lösenord via länken i inbjudan. Om mejlet inte kom fram väljer du ”Skicka igen” vid personens namn i användarlistan.
En medarbetare har slutat - ska jag ta bort eller inaktivera kontot?
Inaktivera kontot med reglaget ”Aktiv” om du vill behålla personens data och uppgifter och frigöra en licensplats. En inaktiverad person kan inte logga in.
Vad är skillnaden mellan att blockera och inaktivera?
Blockering raderar sessioner och sparade enheter, loggar ut personen vid nästa klick och frigör inte licensplatsen. Inaktivering frigör licensplatsen och visar det vanliga meddelandet ”Felaktig e-postadress eller lösenord” vid inloggning.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
