Hétfőn Marta, egy 14 fős szolgáltató cég tulajdonosa, hozzáférést készít elő új könyvelője számára a Task Managerben. A „Toborzás” sornál megáll: a könyvelőnek egyáltalán látnia kell ezt a Munkaterületet? Marta először a globális szerepkört és a Munkaterületek listáját ellenőrzi; a meghívót csak pénteken küldi el.
A Task Managerben a hozzáféréshez három döntést kell meghoznod
Először döntsd el, ki kezelje az egész alkalmazást, ki tartozzon az egyes Munkaterületekhez, és ki hozhasson létre bennük új feladatokat és csevegéseket. A globális szerepkör nem helyettesíti a Munkaterület-tagságot. A tagság önmagában nem jogosít új beszélgetésszálak létrehozására.
A Task Managerben két globális szerepkör van. A rendszergazda látja és kezeli az összes Munkaterületet, feladatot és csevegést, valamint hozzáfér az alkalmazás beállításaihoz. A felhasználó csak azokat a Munkaterületeket látja, amelyekhez hozzárendelték. A globális rendszergazdának minden Munkaterületen teljes jogosultsága van - egy Munkaterület kijelölésének törlésével nem korlátozható egyetlen részlegre.
Marta tehát megtarthatja magának a teljes rendszer kezelését, a csapatvezetőnek pedig csak a saját Munkaterületén adhat Rendszergazda-jogosultságot. A globális rendszergazda az egész alkalmazásra vonatkozó szerepkör; a Rendszergazda mező egyetlen Munkaterületre érvényes. 14 fő esetén így könnyebb megválaszolni a „ki látja a feladatokat?” kérdést: először a globális szerepkört nézd meg, aztán a hozzárendelt Munkaterületeket, végül pedig az adott feladat vagy csevegés résztvevőit. A felhasználói szerepkörök a Task Managerben részletesebben is bemutatják ezt a felosztást.
A Munkaterület elkülöníti a részlegeket, de a „Minden” nem mutatja az egész céget
A Munkaterület egy projekt, csapat vagy téma feladatait és csevegéseit fogja össze. A normál felhasználó csak azokat a Munkaterületeket látja, amelyekhez hozzárendelték; a „Minden” menüpont a számára elérhető Munkaterületeket gyűjti össze, nem a cég összes létező Munkaterületét.
Kedden Marta négy Munkaterületet hoz létre: „Könyvelés”, „Toborzás”, „Marketing” és „Új weboldal”. A könyvelőt az elsőhöz rendeli hozzá, a toborzásihoz viszont nem. Egy feladat linkjének elküldése sem kerüli meg ezt a felosztást: a hozzáféréssel nem rendelkező személy tartalom helyett egy üzenetet lát. A kereső is a felhasználó hozzáférési keretein belül működik.
Egy meglévő Munkaterület összetételének módosításához válaszd a ⋮ ikont a kártyájánál, majd a Munkaterület szerkesztése lehetőséget és a „Felhasználók hozzárendelése” részt. A ⋮ ikont csak azoknál a Munkaterületeknél látod, amelyeket kezelhetsz. Új Munkaterületet a „Munkaterületek” felirat melletti „+” gombbal hozhatsz létre; ezt a gombot a globális rendszergazdák és a „Munkaterületek hozzáadása” jogosultsággal rendelkező személyek látják. Jogosultság nélkül a gomb nem jelenik meg. A Munkaterületek elrendezéséről bővebben a Task Manager Munkaterületeiről szóló leírásban olvashatsz.
Ne törölj Munkaterületet csak azért, hogy eltűnjön valakinek a listájából. A törléshez be kell írni a pontos nevet, és a művelet nem vonható vissza: törli a feladatokat, csevegéseket, üzeneteket és a lemezen tárolt mellékletfájlokat. A Munkaterület nem archiválható; a kukába egyes feladatokat és csevegéseket helyezhetsz át. Ha csak egy személy hozzáféréséről van szó, módosítsd a hozzárendelését.
A Munkaterület három mezője határozza meg, ki hozhat létre új beszélgetésszálakat
Minden Munkaterületen külön állíthatod be a Rendszergazda, Feladatok és Csevegések jogosultságot. Ezek a mezők határozzák meg a Munkaterület kezelésének körét, valamint az új feladatok és csevegések létrehozásának jogát; nem jelentik azt, hogy a Munkaterület tagja automatikusan minden beszélgetésszálat lát.
| Beállítás | Mire jogosít | Mire nem jogosít önmagában |
|---|---|---|
| Rendszergazda | A Munkaterület kezelése: résztvevők hozzáadása és eltávolítása, beállítások módosítása, mások feladatainak és csevegéseinek szerkesztése és törlése | Hozzáférés más Munkaterületekhez |
| Feladatok | Új feladatok létrehozása | Hozzáférés olyan feladatokhoz, amelyekhez az illetőt nem adták hozzá |
| Csevegések | Új csevegések indítása | Hozzáférés olyan csevegésekhez, amelyekhez az illetőt nem adták hozzá |
A „Feladatok” jogosultság nélkül a személy továbbra is látja azokat a feladatokat, amelyekhez hozzáadták, és írhat bennük üzeneteket. A „Csevegések” jogosultság nélkül is olvashatja és írhatja azokat a csevegéseket, amelyekhez hozzáadták. Ez a különbség a munkában való részvétel és egy új beszélgetésszál létrehozása között.
Egy másik példában szerdán Kasia, az ügyfélszolgálat munkatársa, a „Sales” Munkaterületen megkapja a Feladatok és Csevegések jogosultságot. A „Marketing” Munkaterületen Marta megtarthatja a tagságát anélkül, hogy új beszélgetésszálakat hozhatna létre, a „Toborzás” Munkaterülethez pedig egyáltalán nem rendeli hozzá. Ha bejelölöd a Rendszergazda mezőt egy Munkaterületnél, a Feladatok és Csevegések mezők automatikusan bejelölődnek és zárolódnak. Bármelyik jogosultság bejelölése hozzáadja a személyt a Munkaterülethez; a Munkaterület kijelölésének törlése az egész sort törli.
Ha valaki egyetlen elérhető munkaterületen sem hozhat létre feladatokat vagy csevegéseket, a „Feladat hozzáadása” és a „Csevegés hozzáadása” ikon eltűnik a középső oszlop felső részéről. Az ikon hiánya tehát nem jelenti azt, hogy az illető nem vehet részt egy már hozzá rendelt feladatban.
A moduljogosultságok nem helyettesítik a munkaterületekhez való hozzáférést
A moduljogosultságokat a felhasználó hozzáadásakor vagy szerkesztésekor állítod be, a különböző Munkaterületek jogosultságaitól függetlenül. Ezek a Munkaterületek hozzáadására, a feladatokban és a csevegésekben használható AI-ra, az AI-asszisztens ablakára, a Levelezésre és az Automatizálásokra vonatkoznak.
Csütörtökön Marta hozzáférést ad Kasiának a csevegésekben használható AI-hoz, a feladatokban használhatóhoz viszont nem. Kasia így látni fogja az AI-lehetőségeket a csevegésekben, a feladatokban azonban nem jelenik meg nála az „AI-asszisztens”, a „Rendszerezd” és a „Szöveg formázása” gomb. Az AI-asszisztens ablakát egy külön jogosultság teszi elérhetővé a nézetek menüjéből. Az AI-asszisztens csak azt látja, amihez az adott személy hozzáfér - a neki feltett kérdés nem bővíti a jogosultságait.
Van egy „AI-asszisztens internet-hozzáféréssel” beállítás is, amely lehetővé teszi weboldalak tartalmának lekérését. Alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; a globális rendszergazda mindig rendelkezik ezzel a hozzáféréssel. A Levelezés, a Fájlok és az Automatizálások a Pro csomag részei, ezért ne számíts a jelenlétükre a Standard csomagban. Ha nem látod az n8n elemet a jogosultságok képernyőjén, az nem feltétlenül hiba: csak akkor jelenik meg, ha a rendszergazda bekapcsolja ezt a kísérleti integrációt.
A rendszergazda kezeli a munkát, de nem olvashatja el mások privát leveleit
A globális rendszergazda látja a céges Munkaterületeket, feladatokat és csevegéseket, de nem látja mások postafiókját, privát jegyzeteit vagy az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetéseit. A munkaterületeken végzett munka és a privát tartalmak közötti határ a cég tulajdonosa számára is megmarad.
A jegyzet privát marad, amíg meg nem osztod - adhatsz valakinek megtekintési vagy szerkesztési jogosultságot. Ha egy jegyzetet egy Munkaterülethez rendelsz, az csak címke, nem osztja meg a jegyzetet a munkaterület tagjaival. A postafiók szintén privát; ha többen használtok egy közös céges címet, mindenkinek külön kell csatlakoztatnia a saját fiókjában.
Az AI-asszisztens ablakában folytatott beszélgetések privátak maradnak. Ha egy feladaton vagy csevegésen belül kérdezed meg az AI-asszisztenst, a válasza sem jut el a többi résztvevőhöz: „CSAK NEKED” jelölést kap. Ez a különbség jól jön, amikor elmagyarázod a csapatnak, mit jelent a rendszergazdai hozzáférés.
Ha a Levelezést használod az AI tudásforrásaként, ne feledkezz meg egy további határról. Ez a lehetőség alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; a rendszergazda kapcsolhatja be, és ekkor a tartalom egy külső modell szolgáltatójához kerül. A postafiók más felhasználókkal szembeni adatvédelmét nem szabad összekeverni az AI-szolgáltatóhoz történő adattovábbítással.
Az új munkatársnak meghívót küldesz, nem jelszót
Új felhasználót a Felhasználók ablakban adhatsz hozzá. A bal felső sarokban, a fogaskerék mellett lévő csoportikonra kattintva nyithatod meg. A „Hozzáadás” lapon megadod az adatait, kiválasztod a szerepkörét és a jogosultságait, a jelszót pedig maga a meghívott munkatárs állítja be.
Pénteken Marta megadja a könyvelő e-mail-címét, kereszt- és vezetéknevét, kiválasztja a Felhasználó szerepkört, valamint a szükséges moduljogosultságokat. Lejjebb, a „Hozzárendelés Munkaterületekhez” táblázatban bejelöli a „Könyvelés” lehetőséget, és beállítja az adott munkaterület mezőit. Mentés után a felhasználó meghívó e-mailt kap, és a fiók aktiválásakor beállítja a jelszavát. Martának nem kell ismernie vagy átadnia neki a jelszót.
Ha nem érkezik meg az üzenet, válaszd az adott felhasználónál az „Újraküldés” lehetőséget a felhasználók listáján. Ezzel a gombbal a rendszergazda olyan hivatkozást is küldhet, amellyel a felhasználó maga állíthat be új jelszót. A „Lista” lapon később szerkesztheted a szerepkört, az aktivitást és a Munkaterületek jogosultságait; a felhasználók hozzáadásáról és a szerepkörök beállításáról szóló útmutató lépésről lépésre bemutatja ezt a képernyőt.
A Task Manager telepítésekor létrehoz egy „Közös” csevegést az alapértelmezett „Általános” Munkaterületen. Az újonnan hozzáadott felhasználók automatikusan csatlakoznak hozzá, az adott Munkaterülethez való hozzáférésük keretein belül. Ha éppen a csapat teljes indulását tervezed, használd a Task Managerrel töltött első hét tervét.
Ha valaki távozik, a letiltás és a deaktiválás mást tesz
A deaktiválás megakadályozza a bejelentkezést és felszabadítja a licenchez tartozó helyet, miközben megőrzi a felhasználó adatait és feladatait. A letiltás törli a munkameneteit és a megjegyzett eszközeit, de nem szabadít fel licenchelyet - annak megfelelően válaszd ki a műveletet, hogy a licenchez tartozó helyet is fel kell-e szabadítanod.
| Mi történik | Deaktiválás: „Aktív” kikapcsolva | Letiltás: „Fiók állapota” → „Letiltva” |
|---|---|---|
| Licenchez tartozó hely | Felszabadul | Foglalt marad |
| Bejelentkezési kísérlet | „Érvénytelen e-mail-cím vagy jelszó” üzenet | Üzenet arról, hogy a rendszergazda letiltotta a fiókot |
| Folyamatban lévő munkamenet | A felhasználó nem tud bejelentkezni | A munkamenetek és a megjegyzett eszközök törlődnek; a kijelentkeztetés a következő kattintáskor történik meg |
A következő hét hétfőjén Marta deaktiválja a távozó munkatárs fiókját: a szerkesztésénél kikapcsolja az „Aktív” beállítást. Az adatai és feladatai megmaradnak, a licenchez tartozó helyet pedig új munkatárs foglalhatja el. Ha a folyamatban lévő munkamenetre is érvényes letiltásra van szükség, a „Fiók állapota” résznél a „Letiltva” lehetőséget választja. Saját magát vagy egy másik globális rendszergazdát azonban nem tilthat le. Saját fiókját vagy az utolsó rendszergazdai fiókot sem törölheti.
A licenc az aktív felhasználókat számolja. A „Hozzáadás” lapon ezt látod: „Felhasznált helyek: X / Y”; az állapotot a Beállítások → Speciális → Licenc menüpontban is ellenőrizheted. Ha betelt a keret, nem adhatsz hozzá újabb felhasználót, nem aktiválhatsz meghívott fiókot, és nem kapcsolhatod vissza a deaktivált felhasználónál az „Aktív” beállítást, amíg fel nem szabadul vagy elérhetővé nem válik egy hely. A Starter csomag legfeljebb 8, a Classic 20, a Max pedig 35 főt foglal magában. A licenc örökös, a helyek számától függően egyszeri díj fizetendő érte, az ár pedig 12 hónapnyi frissítést tartalmaz.
Holnapra hozzáférési listát készíts, ne kivétellistát
Holnap nyisd meg a Felhasználók ablakot, lépj a „Lista” lapra, és ellenőrizd a hozzáférést személyenként. Minden Munkaterületnél kérdezd meg: „Ennek a személynek látnia kell ezt a munkaterületet?”.
Kezdésként oszd fel a Munkaterületeket az alapján, hogy a résztvevőknek milyen munkához van valóban szükségük hozzáférésre. Marta 14 fős cégében a „Könyvelésnek” és a „Toborzásnak” külön taglistája lehet, a vezető kezelheti a saját Munkaterületét, a többiek pedig csak azokon a helyeken hozhatnak létre feladatokat és csevegéseket, ahol dolgoznak. Ez egy beállítási példa, nem minden cégre érvényes szabály.
Az alkalmazás adatai a tárhelyeden vannak, de önmagában a szerver kiválasztása nem szabályozza a munkatársak közötti hozzáférést. Ha először a gyakorlatban szeretnéd megnézni az elrendezést, nyisd meg a Demót.
Gyakori kérdések
Látja a rendszergazda az e-mailjeimet és a jegyzeteimet?
Nem, a rendszergazda nem látja más postafiókját vagy azokat a jegyzeteket, amelyeket nem osztasz meg vele. Az AI-asszisztenssel folytatott privát beszélgetéseidet sem látja; egy jegyzet Munkaterülethez rendelése önmagában nem teszi azt mások számára elérhetővé.
Hogyan érhetem el, hogy valaki ne lásson egy projektet?
Távolítsd el a projekt Munkaterületéről: válaszd a ⋮ ikont a Munkaterület kártyájánál → Munkaterület szerkesztése → vedd ki a jelölést a „Felhasználók hozzárendelése” résznél → Mentés. Ez a normál felhasználókra vonatkozik; a globális rendszergazda minden Munkaterülethez hozzáfér.
Beállíthatok jelszót egy új munkatársnak?
Nem, az új munkatárs a meghívóban kapott linken keresztül állítja be a jelszavát. Ha nem érkezett meg az e-mail, válaszd az „Újraküldés” lehetőséget az illető mellett a felhasználók listájában.
A munkatárs távozott - töröljem vagy deaktiváljam a fiókját?
Deaktiváld a fiókot az „Aktív” kapcsolóval, ha meg szeretnéd őrizni az illető adatait és feladatait, és fel szeretnéd szabadítani a licencet. A deaktivált személy nem tud bejelentkezni.
Mi a különbség a letiltás és a deaktiválás között?
A letiltás törli a munkameneteket és a megjegyzett eszközöket, és a következő kattintáskor kijelentkezteti az illetőt, de nem szabadítja fel a licencet. A deaktiválás felszabadítja a licencet, és bejelentkezéskor a szokásos „Érvénytelen e-mail-cím vagy jelszó” üzenetet jeleníti meg.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
