V pondelok Marta, majiteľka 14-člennej firmy poskytujúcej služby, pripravuje v Task Manageri prístup pre novú účtovníčku. Zastaví sa pri položke „Nábor“: mala by účtovníčka vôbec vidieť tento priestor? Marta si najprv skontroluje globálnu rolu a zoznam pracovných priestorov; pozvánku odošle až v piatok.
Prístup v Task Manageri si vyžaduje tri rozhodnutia
Najprv sa rozhodnite, kto bude spravovať celú aplikáciu, kto bude patriť do jednotlivých pracovných priestorov a kto v nich môže vytvárať nové úlohy a chaty. Globálna rola nenahrádza členstvo v priestore. Samotné členstvo neudeľuje právo zakladať nové vlákna.
V Task Manageri sú dve globálne roly. Administrátor vidí a spravuje všetky pracovné priestory, úlohy a chaty a má prístup k nastaveniam aplikácie. Používateľ vidí iba pracovné priestory, ku ktorým bol priradený. Globálny administrátor má plné oprávnenia v každom priestore - jeho prístup k jednému oddeleniu nemožno obmedziť zrušením výberu pracovného priestoru.
Marta teda môže ponechať správu celej aplikácie na sebe a vedúcemu tímu udeliť oprávnenie Administrátor iba v jeho pracovnom priestore. Globálny administrátor je rola pre celú aplikáciu; pole Administrátor sa týka jedného pracovného priestoru. Pri 14 ľuďoch sa potom ľahšie odpovedá na otázku „kto vidí úlohy?“: najprv skontrolujete globálnu rolu, potom priradené priestory a napokon účastníkov konkrétnej úlohy alebo chatu. Roly používateľov v Task Manageri podrobnejšie opisujú toto rozdelenie.
Pracovný priestor oddeľuje oddelenia, ale položka „Všetko“ nezobrazuje celú firmu
Pracovný priestor združuje úlohy a chaty súvisiace s projektom, tímom alebo témou. Bežný používateľ vidí iba priestory, ku ktorým bol priradený; položka „Všetko“ zhromažďuje pracovné priestory, ku ktorým má prístup, nie všetky priestory vo firme.
V utorok Marta rozdelí prácu do štyroch priestorov: „Účtovníctvo“, „Nábor“, „Marketing“ a „Nová webová stránka“. Účtovníčku priradí k prvému, ale nie k náboru. Ani odoslanie odkazu na úlohu toto rozdelenie neobíde: osoba bez prístupu uvidí namiesto obsahu hlásenie. Aj vyhľadávanie funguje v rámci prístupu používateľa.
Ak chcete zmeniť členov existujúceho priestoru, pri jeho karte vyberte ikonu ⋮, potom Upraviť pracovný priestor a sekciu „Priradiť používateľov“. Ikonu ⋮ vidíte iba pri pracovných priestoroch, ktoré spravujete. Nový priestor vytvoríte kliknutím na „+“ vedľa nápisu „Pracovné priestory“; toto tlačidlo vidia globálni administrátori a osoby s oprávnením „Môže pridávať pracovné priestory“. Bez tohto oprávnenia sa tlačidlo nezobrazuje. Viac o usporiadaní priestorov nájdete v opise pracovných priestorov v Task Manageri.
Neodstraňujte pracovný priestor len preto, aby sa prestal zobrazovať v zozname niekoho iného. Odstránenie vyžaduje prepísanie presného názvu a je nevratné: vymaže úlohy, chaty, správy aj súbory príloh z disku. Pracovný priestor nemožno archivovať; do koša môžete presunúť jednotlivé úlohy a chaty. Ak chcete upraviť iba prístup jednej osoby, zmeňte jej priradenie.
Tri polia v pracovnom priestore určujú, kto môže zakladať nové vlákna
V každom pracovnom priestore nastavujete samostatne Administrátor, Úlohy a Chaty. Tieto polia určujú rozsah správy priestoru a právo vytvárať nové úlohy a chaty; neznamenajú, že člen priestoru automaticky vidí každé vlákno.
| Nastavenie | Čo umožňuje | Čo samo osebe neumožňuje |
|---|---|---|
| Administrátor | Spravovať tento pracovný priestor: pridávať a odstraňovať účastníkov, meniť nastavenia, upravovať a mazať úlohy a chaty iných ľudí | Prístup k iným pracovným priestorom |
| Úlohy | Vytvárať nové úlohy | Zobraziť si úlohy, do ktorých daná osoba nebola pridaná |
| Chaty | Zakladať nové chaty | Zobraziť si chaty, do ktorých daná osoba nebola pridaná |
Bez oprávnenia „Úlohy“ osoba stále vidí úlohy, do ktorých bola pridaná, a môže v nich písať správy. Bez oprávnenia „Chaty“ stále číta a píše v chatoch, do ktorých bola pridaná. Ide o rozdiel medzi účasťou na práci a zakladaním nového vlákna.
V ďalšom príklade dostane v stredu Kasia zo zákazníckej podpory v priestore „Predaj“ oprávnenia Úlohy a Chaty. V „Marketingu“ jej Marta môže ponechať členstvo bez práva vytvárať nové vlákna a do „Náboru“ ju vôbec nemusí priradiť. Ak pri pracovnom priestore začiarknete Administrátor, polia Úlohy a Chaty sa začiarknu automaticky a uzamknú. Začiarknutím ktoréhokoľvek oprávnenia pridáte osobu do priestoru; zrušením výberu pracovného priestoru vymažete celý riadok.
Ak osoba nemôže pridávať úlohy ani chaty v žiadnom dostupnom pracovnom priestore, príslušné ikony „Pridať úlohu“ a „Pridať chat“ zmiznú z hornej časti stredného stĺpca. Neprítomnosť ikony teda neznamená, že sa nemôže zúčastniť na úlohe, ktorá jej už bola priradená.
Modulové oprávnenia nenahrádzajú prístup k pracovným priestorom
Modulové oprávnenia nastavujete pri pridávaní alebo úprave používateľa, nezávisle od oprávnení v jednotlivých pracovných priestoroch. Zahŕňajú pridávanie pracovných priestorov, AI v úlohách, AI v chatoch, okno Asistenta AI, Poštu a Automatizácie.
Vo štvrtok Marta povolí KASI používanie AI v chatoch, ale nie v úlohách. KASI sa potom zobrazia možnosti AI pri chatoch, zatiaľ čo pri úlohách sa jej nezobrazia tlačidlá „Asistent AI“, „Usporiadať“ ani „Vylepšiť text“. Samostatné oprávnenie sprístupňuje okno Asistenta AI v ponuke zobrazení. Asistent AI vidí iba to, k čomu má daná osoba prístup - otázka mu jej oprávnenia nerozšíri.
K dispozícii je aj nastavenie „Asistent AI s prístupom na internet“, ktoré umožňuje načítavať obsah webových stránok. Predvolene je vypnuté; globálny administrátor má tento prístup vždy. Pošta, Súbory a Automatizácie patria do variantu Pro, preto nepredpokladajte, že sú dostupné vo variante Standard. Ak na obrazovke oprávnení nevidíte položku n8n, nemusí ísť o chybu: zobrazí sa až vtedy, keď administrátor zapne túto experimentálnu integráciu.
Administrátor riadi prácu, ale nečíta súkromnú poštu
Globálny administrátor vidí všetky firemné pracovné priestory, úlohy a chaty, ale nevidí poštovú schránku iných používateľov, ich súkromné poznámky ani konverzácie s Asistentom AI. Hranica medzi prácou v priestoroch a súkromným obsahom platí aj pre majiteľa firmy.
Poznámka je súkromná, kým ju sami nezdieľate - niekomu môžete povoliť jej zobrazenie alebo úpravy. Priradenie poznámky k pracovnému priestoru je označenie, nie zdieľanie s členmi tohto priestoru. Aj poštová schránka je súkromná; ak spoločnú firemnú adresu používa viacero ľudí, každý si ju pripojí vo svojom účte.
Konverzácie v okne Asistenta AI zostávajú súkromné. Keď sa Asistenta AI opýtate v rámci úlohy alebo chatu, jeho odpoveď sa tiež nezobrazí ostatným účastníkom: je označená ako „IBA PRE VÁS“. Toto rozlíšenie sa hodí, keď tímu vysvetľujete, čo znamená prístup administrátora.
Ak používate Poštu ako zdroj znalostí pre AI, pamätajte na ešte jednu hranicu. Táto možnosť je predvolene vypnutá; administrátor ju môže zapnúť a obsah sa potom odošle externému poskytovateľovi modelu. Súkromie schránky voči ostatným používateľom si netreba zamieňať s tokom údajov k poskytovateľovi AI.
Novému človeku pošlete pozvánku, nie heslo
Nového človeka pridáte v okne Používatelia. Otvoríte ho ikonou skupiny v ľavom hornom rohu vedľa ozubeného kolieska. Na karte „Pridať“ zadáte jeho údaje, vyberiete rolu a oprávnenia a heslo si nastaví pozvaný zamestnanec sám.
V piatok Marta zadá e-mail, meno a priezvisko účtovníčky, vyberie rolu Používateľ a potrebné modulové oprávnenia. Nižšie v tabuľke „Priradiť k pracovným priestorom“ označí „Účtovníctvo“ a nastaví polia pre tento priestor. Po uložení dostane daná osoba e-mailovú pozvánku a pri aktivácii účtu si nastaví heslo. Marta nemusí jej heslo poznať ani jej ho posielať.
Ak správa nepríde, v zozname používateľov pri danej osobe vyberte možnosť „Znova odoslať“. To isté tlačidlo môže administrátor použiť na odoslanie odkazu, pomocou ktorého si používateľ sám nastaví nové heslo. Karta „Zoznam“ umožňuje neskôr upravovať rolu, aktivitu a oprávnenia v pracovných priestoroch; návod na pridávanie používateľov a nastavovanie rolí zobrazuje túto obrazovku krok za krokom.
Počas inštalácie Task Manager vytvorí chat „Spoločný“ v predvolenom pracovnom priestore „Všeobecné“. Novopridaní používatelia sa k nemu automaticky pripoja v rámci svojho prístupu k tomuto pracovnému priestoru. Ak práve plánujete rozbeh tímu, využite plán prvého týždňa s Task Managerom.
Keď niekto odíde, zablokovanie a deaktivácia fungujú odlišne
Deaktivácia znemožní prihlásenie a uvoľní licenčné miesto, pričom údaje a úlohy danej osoby zostanú zachované. Zablokovanie odstráni jej relácie a zapamätané zariadenia, ale licenčné miesto neuvoľní - vyberte možnosť podľa toho, či potrebujete uvoľniť aj miesto v licencii.
| Čo sa deje | Deaktivácia: vypnuté „Aktívny“ | Zablokovanie: „Stav účtu“ → „Zablokovaný“ |
|---|---|---|
| Licenčné miesto | Uvoľní sa | Zostane obsadené |
| Pokus o prihlásenie | Správa „Neplatný e-mail alebo heslo“ | Správa, že účet zablokoval administrátor |
| Aktívna relácia | Používateľ sa nemôže prihlásiť | Relácie a zapamätané zariadenia sa vymažú; odhlásenie nastane pri najbližšom kliknutí |
V pondelok nasledujúceho týždňa Marta deaktivuje účet odchádzajúceho zamestnanca tak, že pri jeho úprave vypne možnosť „Aktívny“. Jeho údaje a úlohy zostanú zachované a licenčné miesto môže obsadiť nový človek. Ak potrebuje zablokovať aj prebiehajúcu reláciu, v časti „Stav účtu“ vyberie možnosť „Zablokovaný“. Nemôže však zablokovať seba ani iného globálneho administrátora. Rovnako nemôže odstrániť svoj vlastný účet ani posledného administrátora.
Licencia počíta aktívnych používateľov. Na karte „Pridať“ uvidíte „Využité miesta: X / Y“; stav si môžete skontrolovať aj v časti Nastavenia → Rozšírené → Licencia. Po vyčerpaní limitu nemôžete pridať ďalšiu osobu, aktivovať pozvaný účet ani znova zapnúť možnosť „Aktívny“ pri deaktivovanej osobe, kým sa miesto neuvoľní alebo nepribudne. Plán Starter zahŕňa až 8 osôb, Classic až 20 a Max až 35. Licencia je trvalá, s jednorazovým poplatkom podľa počtu miest a 12 mesiacmi aktualizácií v cene.
Na zajtra si pripravte zoznam prístupov, nie zoznam výnimiek
Zajtra otvorte okno Používatelia, prejdite na kartu „Zoznam“ a skontrolujte prístup každej osoby. Pri každom pracovnom priestore sa opýtajte: „Musí táto osoba vidieť tento priestor?“
Najprv rozdeľte priestory podľa práce, ktorú ich účastníci skutočne potrebujú. V Martinej firme so 14 ľuďmi môžu mať „Účtovníctvo“ a „Nábor“ samostatné zoznamy členov, vedúci môže spravovať svoj pracovný priestor a ostatní môžu vytvárať úlohy a chaty iba tam, kde pracujú. Je to príklad nastavenia, nie univerzálne pravidlo pre každú firmu.
Údaje aplikácie sa nachádzajú na vašom hostingu, samotný výber servera však neurčí prístup medzi zamestnancami. Ak si chcete najprv pozrieť, ako to funguje v praxi, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Vidí administrátor moje e-maily a poznámky?
Nie, administrátor nevidí cudziu poštovú schránku ani poznámky, ktoré s ním nezdieľate. Nevidí ani súkromné konverzácie s Asistentom AI; samotné priradenie poznámky k pracovnému priestoru ju nikomu nesprístupní.
Ako zariadiť, aby niekto nevidel projekt?
Odstráňte ho z pracovného priestoru projektu: pri karte priestoru vyberte ⋮ → Upraviť pracovný priestor → v časti „Priradiť používateľov“ zrušte jeho výber → Uložiť. Týka sa to bežného používateľa; globálny administrátor má prístup ku všetkým pracovným priestorom.
Môžem nastaviť heslo novému zamestnancovi?
Nie, nový zamestnanec si nastaví heslo sám prostredníctvom odkazu v pozvánke. Ak e-mail neprišiel, pri danej osobe v zozname používateľov kliknite na „Znova odoslať“.
Zamestnanec odišiel - odstrániť účet alebo ho deaktivovať?
Ak chcete zachovať údaje a úlohy danej osoby a uvoľniť licenčné miesto, deaktivujte jej účet prepínačom „Aktívny“. Deaktivovaná osoba sa nemôže prihlásiť.
Aký je rozdiel medzi zablokovaním a deaktiváciou?
Zablokovanie zruší relácie aj zapamätané zariadenia a pri najbližšom kliknutí osobu odhlási, ale neuvoľní licenčné miesto. Deaktivácia miesto uvoľní a pri pokuse o prihlásenie zobrazí bežné hlásenie „Nesprávny e-mail alebo heslo“.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
