Lunedì Marta, titolare di un’azienda di servizi con 14 persone, prepara l’accesso per la nuova contabile in Task Manager. Si ferma sulla voce «Reclutamento»: la contabile dovrebbe davvero vedere questo spazio? Marta comincia controllando il ruolo globale e l’elenco degli spazi di lavoro; invierà l’invito solo venerdì.
Per gestire l’accesso in Task Manager servono tre decisioni
Per prima cosa decidi chi deve gestire l’intera applicazione, chi appartiene ai singoli spazi di lavoro e chi può creare nuove attività e chat al loro interno. Il ruolo globale non sostituisce l’appartenenza a uno spazio. La sola appartenenza non dà il diritto di creare nuove discussioni.
In Task Manager ci sono due ruoli globali. L’amministratore vede e gestisce tutti gli spazi di lavoro, le attività e le chat e ha accesso alle impostazioni dell’applicazione. L’utente vede solo gli spazi di lavoro a cui è stato assegnato. L’amministratore globale ha autorizzazioni complete in ogni spazio: non è possibile limitarlo a un solo reparto deselezionando uno spazio di lavoro.
Marta può quindi riservare a sé la gestione complessiva e assegnare al responsabile del team l’autorizzazione Amministratore solo nel suo spazio di lavoro. L’amministratore globale è un ruolo valido per l’intera applicazione; il campo Amministratore riguarda un singolo spazio di lavoro. Con 14 persone, è più facile rispondere alla domanda «chi vede le attività?»: prima controlli il ruolo globale, poi gli spazi assegnati e infine i partecipanti alla specifica attività o chat. I ruoli degli utenti in Task Manager approfondiscono questa distinzione.
Lo spazio di lavoro separa i reparti, ma «Tutto» non mostra l’intera azienda
Lo spazio di lavoro raggruppa le attività e le chat relative a un progetto, un team o un argomento. Un utente normale vede solo gli spazi a cui è stato assegnato; la voce «Tutto» raccoglie gli spazi di lavoro a cui ha accesso, non tutti quelli esistenti nell’azienda.
Martedì Marta organizza quattro spazi: «Contabilità», «Reclutamento», «Marketing» e «Nuovo sito web». Assegna la contabile al primo, ma non a quello dedicato al reclutamento. Inviare il link a un’attività non aggira questa separazione: chi non ha accesso vedrà un messaggio al posto del contenuto. Anche la ricerca opera entro i limiti dell’accesso dell’utente.
Per modificare i membri di uno spazio esistente, seleziona l’icona ⋮ sulla sua scheda, poi Modifica spazio di lavoro e la sezione «Assegna utenti». L’icona ⋮ è visibile solo negli spazi di lavoro che gestisci. Per creare un nuovo spazio, seleziona «+» accanto alla dicitura «Spazi di lavoro»; questo pulsante è visibile agli amministratori globali e alle persone con l’autorizzazione «Può aggiungere spazi di lavoro». Senza l’autorizzazione, il pulsante non compare. Per saperne di più sull’organizzazione degli spazi, consulta la descrizione degli spazi di lavoro in Task Manager.
Non eliminare uno spazio di lavoro solo per toglierlo dall’elenco di una persona. Per eliminarlo devi digitare il nome esatto e l’operazione è irreversibile: cancella le attività, le chat, i messaggi e i file allegati dal disco. Non è possibile archiviare uno spazio di lavoro; puoi spostare nel cestino singole attività e chat. Se vuoi solo modificare l’accesso di una persona, cambia la sua assegnazione.
Tre campi dello spazio di lavoro stabiliscono chi può creare nuove discussioni
In ogni spazio di lavoro imposti separatamente Amministratore, Attività e Chat. Questi campi definiscono l’ambito di gestione dello spazio e il diritto di creare nuove attività e chat; non significano che ogni membro dello spazio possa vedere automaticamente tutte le discussioni.
| Impostazione | Cosa consente di fare | Cosa non concede da solo |
|---|---|---|
| Amministratore | Gestire questo spazio di lavoro: aggiungere e rimuovere partecipanti, modificare le impostazioni, modificare ed eliminare le attività e le chat altrui | L’accesso ad altri spazi di lavoro |
| Attività | Creare nuove attività | Vedere le attività a cui la persona non è stata aggiunta |
| Chat | Creare nuove chat | Vedere le chat a cui la persona non è stata aggiunta |
Senza l’autorizzazione «Attività», la persona continua a vedere le attività a cui è stata aggiunta e può scrivere messaggi al loro interno. Senza l’autorizzazione «Chat», continua a leggere e scrivere nelle chat a cui è stata aggiunta. È la differenza tra partecipare al lavoro e avviare una nuova discussione.
In un altro esempio, mercoledì Kasia, del servizio clienti, riceve le autorizzazioni Attività e Chat nello spazio «Vendite». In «Marketing», Marta può mantenerla come membro senza concederle il diritto di creare nuove discussioni, mentre può non assegnarla affatto a «Reclutamento». Se selezioni Amministratore per uno spazio di lavoro, le caselle Attività e Chat vengono selezionate automaticamente e bloccate. Selezionare una delle autorizzazioni aggiunge la persona allo spazio; deselezionare lo spazio di lavoro cancella l’intera riga.
Se una persona non può aggiungere attività né chat in nessuno degli spazi di lavoro a cui ha accesso, le icone «Aggiungi attività» e «Aggiungi chat» scompaiono dalla parte superiore della colonna centrale. L’assenza dell’icona, quindi, non significa che non possa partecipare a un’attività che le è già stata assegnata.
I permessi dei moduli non sostituiscono l’accesso agli spazi di lavoro
Imposti i permessi dei moduli quando aggiungi o modifichi un utente, indipendentemente dai permessi nei singoli spazi di lavoro. Riguardano l’aggiunta di spazi di lavoro, l’AI nelle attività, l’AI nelle chat, la finestra dell’Assistente AI, Posta e Automazioni.
Giovedì Marta consente a Kasia di usare l’AI nelle chat, ma non nelle attività. Kasia vedrà quindi le opzioni AI nelle chat, mentre nelle attività non compariranno i pulsanti «Assistente AI», «Riordina» né «Abbellisci testo». Un permesso separato apre la finestra dell’Assistente AI dal menu delle viste. L’Assistente AI vede solo ciò a cui la persona ha accesso: porgli una domanda non amplia i suoi permessi.
C’è anche l’impostazione «Assistente AI con accesso a Internet», che consente di recuperare i contenuti delle pagine web. È disattivata per impostazione predefinita; l’amministratore globale ha sempre questo accesso. Posta, File e Automazioni fanno parte del piano Pro, quindi non dare per scontato che siano presenti nel piano Standard. Se nella schermata dei permessi non trovi n8n, non è necessariamente un errore: compare solo quando l’amministratore attiva questa integrazione sperimentale.
L’amministratore gestisce il lavoro, ma non legge la posta privata
L’amministratore globale vede tutti gli spazi di lavoro aziendali, le attività e le chat, ma non vede la casella di posta altrui, le note private né le conversazioni con l’Assistente AI. Il confine tra il lavoro negli spazi e i contenuti privati vale anche per il titolare dell’azienda.
Una nota è privata finché non la condividi: puoi concedere a qualcuno il permesso di visualizzarla o di modificarla. Assegnare una nota a uno spazio di lavoro è un’etichetta, non significa condividerla con i membri di quello spazio. Anche la casella di posta è privata; se più persone usano lo stesso indirizzo aziendale, ognuna lo collega al proprio account.
Le conversazioni nella finestra dell’Assistente AI restano private. Quando chiedi qualcosa all’Assistente AI all’interno di un’attività o di una chat, la sua risposta non viene mostrata agli altri partecipanti: è contrassegnata come «SOLO PER TE». È utile chiarire questa distinzione al team quando spieghi cosa comporta l’accesso dell’amministratore.
Se usi Posta come fonte di conoscenza per l’AI, tieni presente un altro aspetto. Questa opzione è disattivata per impostazione predefinita; l’amministratore può attivarla e, in tal caso, i contenuti vengono inviati al fornitore esterno del modello. La privacy della casella di posta rispetto agli altri utenti non va confusa con il trasferimento dei dati al fornitore AI.
Invia un invito alla nuova persona, non la password
Aggiungi una nuova persona nella finestra Utenti. Puoi aprirla con l’icona del gruppo in alto a sinistra, accanto all’ingranaggio. Nella scheda «Aggiungi» inserisci i suoi dati, scegli il ruolo e i permessi; la password verrà impostata direttamente dalla persona invitata.
Venerdì Marta inserisce l’e-mail, il nome e il cognome della contabile, seleziona il ruolo Utente e i permessi dei moduli necessari. Più sotto, nella tabella «Assegna agli spazi di lavoro», seleziona «Contabilità» e imposta i campi per quello spazio. Dopo il salvataggio, la persona riceve un’e-mail di invito e imposta la password durante l’attivazione dell’account. Marta non deve conoscere né comunicarle la password.
Se il messaggio non arriva, seleziona «Invia di nuovo» accanto alla persona nell’elenco degli utenti. Lo stesso pulsante consente all’amministratore di inviare un link con cui l’utente può impostare una nuova password. In seguito, la scheda «Elenco» permette di modificare il ruolo, l’attività e i permessi negli spazi di lavoro; la guida per aggiungere utenti e impostare i ruoli mostra la schermata passo dopo passo.
Durante l’installazione, Task Manager crea la chat «Comune» nello spazio di lavoro predefinito «Generale». I nuovi utenti vi partecipano automaticamente, in base all’accesso che hanno a quello spazio. Se stai organizzando l’avvio del team, consulta il piano per la prima settimana con Task Manager.
Quando qualcuno se ne va, bloccare e disattivare l’account hanno effetti diversi
La disattivazione impedisce l’accesso e libera una licenza, conservando i dati e le attività della persona. Il blocco elimina le sue sessioni e i dispositivi memorizzati, ma non libera la licenza: scegli l’azione in base alla necessità di recuperare anche un posto nella licenza.
| Cosa succede | Disattivazione: «Attivo» disattivato | Blocco: «Stato dell’account» → «Bloccato» |
|---|---|---|
| Posto nella licenza | Viene liberato | Rimane occupato |
| Tentativo di accesso | Messaggio «E-mail o password non validi» | Messaggio che indica che l’account è stato bloccato dall’amministratore |
| Sessione in corso | L’utente non può accedere | Le sessioni e i dispositivi memorizzati vengono eliminati; la disconnessione avviene al clic successivo |
Il lunedì della settimana successiva, Marta disattiva l’account della persona che lascia l’azienda, disabilitando «Attivo» nelle sue impostazioni. I dati e le attività restano disponibili e il posto può essere assegnato a una nuova persona. Se serve un blocco che abbia effetto anche sulle sessioni in corso, seleziona «Bloccato» nella sezione «Stato dell’account». Non è però possibile bloccare se stessi o un altro amministratore globale. Non è nemmeno possibile eliminare il proprio account o quello dell’ultimo amministratore.
La licenza viene conteggiata in base agli utenti attivi. Nella scheda «Aggiungi» vedrai «Posti utilizzati: X / Y»; puoi controllare lo stato anche in Impostazioni → Avanzate → Licenza. Quando raggiungi il limite, non puoi aggiungere un’altra persona, attivare un account invitato né riattivare «Attivo» per una persona disattivata, finché non si libera o si aggiunge un posto. Il piano Starter include fino a 8 persone, Classic fino a 20 e Max fino a 35. La licenza è perpetua, con un pagamento una tantum per il numero di posti e 12 mesi di aggiornamenti inclusi.
Per domani, prepara un elenco degli accessi, non un elenco di eccezioni
Domani apri la finestra Utenti, vai alla scheda «Elenco» e controlla gli accessi persona per persona. Per ogni spazio di lavoro, chiediti: «Questa persona deve vedere questo spazio?».
Per cominciare, suddividi gli spazi in base al lavoro di cui i partecipanti hanno davvero bisogno. Nell’azienda di 14 persone di Marta, «Contabilità» e «Selezione del personale» possono avere elenchi di membri separati, un responsabile può gestire il proprio spazio di lavoro e gli altri possono creare attività e chat solo negli spazi in cui lavorano. È un esempio di configurazione, non una regola valida per tutte le aziende.
I dati dell’applicazione si trovano sul tuo hosting, ma la scelta del server non determina gli accessi tra i dipendenti. Se prima vuoi vedere come funziona, apri la Demo.
Domande frequenti
L’amministratore può vedere le mie email e le mie note?
No, l’amministratore non può vedere la casella di posta altrui né le note che non gli hai condiviso. Non può vedere nemmeno le conversazioni private con l’Assistente AI; assegnare una nota a uno spazio di lavoro non la condivide con nessuno.
Come faccio a impedire a una persona di vedere un progetto?
Rimuovila dallo spazio di lavoro del progetto: seleziona ⋮ sulla scheda dello spazio → Modifica spazio di lavoro → deselezionala nella sezione «Assegna utenti» → Salva. Questo vale per un utente normale; l’amministratore globale ha accesso a tutti gli spazi di lavoro.
Posso impostare una password per un nuovo dipendente?
No, il nuovo dipendente imposta la password tramite il link nell’invito. Se l’email non è arrivata, usa «Invia di nuovo» accanto al suo nome nell’elenco degli utenti.
Un dipendente se ne va - elimino o disattivo l’account?
Disattiva l’account con l’interruttore «Attivo» se vuoi conservare i dati e le attività della persona e liberare una licenza. Una persona disattivata non può accedere.
Qual è la differenza tra blocco e disattivazione?
Il blocco cancella le sessioni e i dispositivi memorizzati, disconnette la persona al clic successivo e non libera una licenza. La disattivazione libera una licenza e, al tentativo di accesso, mostra il normale messaggio «Email o password non valide».
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
