Maanantaina 14 hengen palveluyrityksen omistaja Marta valmistelee Task Managerissa käyttöoikeuksia uudelle kirjanpitäjälle. ”Rekrytointi”-kohdan kohdalla hän pysähtyy: pitäisikö kirjanpitäjän ylipäätään nähdä tämä työtila? Marta aloittaa tarkistamalla yleisen roolin ja työtilaluettelon; kutsun hän lähettää vasta perjantaina.
Task Managerin käyttöoikeudet edellyttävät kolmea päätöstä
Päätä ensin, kuka hallinnoi koko sovellusta, ketkä kuuluvat kuhunkin työtilaan ja ketkä voivat luoda niissä uusia tehtäviä ja keskusteluja. Yleinen rooli ei korvaa työtilan jäsenyyttä. Pelkkä jäsenyys ei anna oikeutta uusien viestiketjujen luomiseen.
Task Managerissa on kaksi yleistä roolia. Ylläpitäjä näkee ja hallinnoi kaikkia työtiloja, tehtäviä ja keskusteluja sekä pääsee sovelluksen asetuksiin. Käyttäjä näkee vain työtilat, joihin hänet on määritetty. Yleisellä ylläpitäjällä on täydet käyttöoikeudet kaikissa työtiloissa - häntä ei voi rajata yhteen osastoon poistamalla työtilan valintaa.
Marta voi siis pitää koko sovelluksen hallinnan itsellään ja antaa tiiminvetäjälle Ylläpitäjä-käyttöoikeuden vain tämän työtilassa. Yleinen ylläpitäjä on rooli koko sovelluksessa; Ylläpitäjä-kenttä koskee yhtä työtilaa. 14 hengen yrityksessä kysymykseen ”kuka näkee tehtävät?” on silloin helpompi vastata: tarkista ensin yleinen rooli, sitten henkilölle määritetyt työtilat ja lopuksi tietyn tehtävän tai keskustelun osallistujat. Task Managerin käyttäjäroolit kuvaavat tätä jakoa tarkemmin.
Työtila erottaa osastot, mutta ”Kaikki” ei näytä koko yritystä
Työtila kokoaa yhteen projektiin, tiimiin tai aiheeseen liittyvät tehtävät ja keskustelut. Tavallinen käyttäjä näkee vain työtilat, joihin hänet on määritetty. ”Kaikki”-näkymä kokoaa yhteen hänen käytettävissään olevat työtilat, ei kaikkia yrityksen työtiloja.
Tiistaina Marta suunnittelee neljä työtilaa: ”Kirjanpito”, ”Rekrytointi”, ”Markkinointi” ja ”Uudet verkkosivut”. Hän määrittää kirjanpitäjän ensimmäiseen, mutta ei rekrytointiin. Tehtävälinkin lähettäminen ei kierrä tätä rajausta: henkilö, jolla ei ole käyttöoikeutta, näkee sisällön sijaan ilmoituksen. Myös haku toimii käyttäjän käyttöoikeuksien rajoissa.
Voit muuttaa olemassa olevan työtilan jäseniä valitsemalla sen kortin vierestä ⋮, sitten Muokkaa työtilaa ja osion ”Määritä käyttäjät”. Näet ⋮-kuvakkeen vain niiden työtilojen kohdalla, joita hallinnoit. Luo uusi työtila valitsemalla ”+” ”Työtilat”-tekstin vierestä. Tämä painike näkyy yleisille ylläpitäjille ja henkilöille, joilla on ”Voi lisätä työtiloja” -käyttöoikeus. Ilman käyttöoikeutta painiketta ei näy. Lue lisää työtilojen rakenteesta Task Managerin työtiloja käsittelevästä kuvauksesta.
Älä poista työtilaa vain siksi, että se katoaisi jonkun luettelosta. Poistaminen edellyttää tarkan nimen kirjoittamista, eikä sitä voi perua: samalla poistetaan tehtävät, keskustelut, viestit ja liitetiedostot levyltä. Työtilaa ei voi arkistoida; roskakoriin voi siirtää yksittäisiä tehtäviä ja keskusteluja. Jos kyse on vain yhden henkilön käyttöoikeudesta, muuta hänen määritystään.
Työtilan kolme kenttää määrittävät, kuka voi luoda uusia viestiketjuja
Määrität Ylläpitäjä-, Tehtävät- ja Keskustelut-käyttöoikeudet erikseen jokaisessa työtilassa. Kentät määrittävät työtilan hallintaoikeudet sekä oikeuden luoda uusia tehtäviä ja keskusteluja. Ne eivät tarkoita, että työtilan jäsen näkee automaattisesti kaikki viestiketjut.
| Asetus | Mitä voi tehdä | Mitä se ei yksin anna |
|---|---|---|
| Ylläpitäjä | Hallita tätä työtilaa: lisätä ja poistaa osallistujia, muuttaa asetuksia sekä muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja | Käyttöoikeutta muihin työtiloihin |
| Tehtävät | Luoda uusia tehtäviä | Näkyvyyttä tehtäviin, joihin henkilöä ei ole lisätty |
| Keskustelut | Luoda uusia keskusteluja | Näkyvyyttä keskusteluihin, joihin henkilöä ei ole lisätty |
Ilman Tehtävät-käyttöoikeutta henkilö näkee silti tehtävät, joihin hänet on lisätty, ja voi kirjoittaa niissä viestejä. Ilman Keskustelut-käyttöoikeutta hän voi silti lukea ja kirjoittaa keskusteluissa, joihin hänet on lisätty. Tämä on ero työhön osallistumisen ja uuden viestiketjun luomisen välillä.
Toisessa esimerkissä asiakaspalvelussa työskentelevä Kasia saa keskiviikkona Tehtävät- ja Keskustelut-käyttöoikeudet ”Myynti”-työtilassa. ”Markkinointi”-työtilassa Marta voi jättää hänet jäseneksi ilman oikeutta uusien viestiketjujen luomiseen, eikä määrittää häntä lainkaan ”Rekrytointi”-työtilaan. Kun valitset työtilassa Ylläpitäjä-kohdan, Tehtävät- ja Keskustelut-kohdat valitaan automaattisesti ja lukitaan. Kumman tahansa käyttöoikeuden valitseminen lisää henkilön työtilaan; työtilan valinnan poistaminen tyhjentää koko rivin.
Jos henkilö ei voi lisätä tehtäviä tai keskusteluja missään käytettävissä olevassa työtilassa, keskimmäisen sarakkeen yläosasta katoavat vastaavat ”Lisää tehtävä”- ja ”Lisää keskustelu” -kuvakkeet. Kuvakkeen puuttuminen ei siis tarkoita, ettei henkilö voisi osallistua hänelle jo osoitettuun tehtävään.
Moduulikohtaiset käyttöoikeudet eivät korvaa työtilojen käyttöoikeuksia
Määrität moduulikohtaiset käyttöoikeudet käyttäjää lisätessäsi tai muokatessasi, työtilakohtaisista käyttöoikeuksista riippumatta. Niihin kuuluvat työtilojen lisääminen, AI tehtävissä, AI keskusteluissa, AI-avustajan ikkuna, Sähköposti ja Automaatiot.
Torstaina Marta antaa Kasialle käyttöoikeuden AI:hin keskusteluissa, mutta ei tehtävissä. Kasia näkee silloin AI-vaihtoehdot keskusteluissa, mutta tehtävissä hänelle eivät näy ”AI-avustaja”-, ”Jäsennä”- tai ”Kaunista tekstiä” -painikkeet. Erillinen käyttöoikeus avaa AI-avustajan ikkunan näkymävalikosta. AI-avustaja näkee vain sen, mihin kyseisellä henkilöllä on käyttöoikeus - hänelle esitetty kysymys ei laajenna käyttöoikeuksia.
Käytettävissä on myös asetus ”AI-avustaja internet-yhteydellä”, jonka avulla voi hakea verkkosivujen sisältöä. Se on oletuksena poissa käytöstä; globaali ylläpitäjä voi aina käyttää sitä. Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot kuuluvat Pro-versioon, joten älä oleta niiden sisältyvän Standard-versioon. Jos et näe n8n-kohtaa käyttöoikeusnäkymässä, kyseessä ei välttämättä ole virhe: kohta tulee näkyviin vasta, kun ylläpitäjä ottaa tämän kokeellisen integraation käyttöön.
Ylläpitäjä hallinnoi työtä, mutta ei lue yksityisiä sähköposteja
Globaali ylläpitäjä näkee kaikki yrityksen työtilat, tehtävät ja keskustelut, mutta ei muiden postilaatikoita, yksityisiä muistiinpanoja eikä keskusteluja AI-avustajan kanssa. Työtiloissa tehtävän työn ja yksityisten sisältöjen välinen raja koskee myös yrityksen omistajaa.
Muistiinpano on yksityinen, kunnes jaat sen itse - voit antaa toiselle joko katselu- tai muokkausoikeuden. Muistiinpanon liittäminen työtilaan on tunniste, ei sen jakamista kyseisen työtilan jäsenille. Myös postilaatikko on yksityinen; jos useampi henkilö käyttää samaa yrityksen osoitetta, jokainen yhdistää sen omalla tilillään.
AI-avustajan ikkunassa käydyt keskustelut pysyvät yksityisinä. Kun kysyt AI-avustajalta tehtävän tai keskustelun sisällä, vastauskaan ei näy muille osallistujille: sen yhteydessä lukee ”VAIN SINULLE”. Tämä ero kannattaa selittää tiimille, kun kerrot, mitä ylläpitäjän käyttöoikeus tarkoittaa.
Jos käytät Sähköpostia AI:n tietolähteenä, huomioi vielä yksi raja. Tämä vaihtoehto on oletuksena poissa käytöstä; ylläpitäjä voi ottaa sen käyttöön, jolloin sisältö lähetetään ulkoiselle mallipalvelun tarjoajalle. Postilaatikon yksityisyyttä muilta käyttäjiltä ei pidä sekoittaa tietojen siirtymiseen AI-palveluntarjoajalle.
Lähetä uudelle henkilölle kutsu, älä salasanaa
Lisäät uuden henkilön Käyttäjät-ikkunassa. Avaa ikkuna vasemmassa yläkulmassa olevasta ryhmäkuvakkeesta hammasrattaan vierestä. Kirjoita ”Lisää”-välilehdellä henkilön tiedot ja valitse rooli sekä käyttöoikeudet. Kutsuttu työntekijä asettaa salasanansa itse.
Perjantaina Marta kirjoittaa kirjanpitäjän sähköpostiosoitteen, etu- ja sukunimen, valitsee rooliksi Käyttäjä ja määrittää tarvittavat moduulikohtaiset käyttöoikeudet. Alempana ”Määritä työtiloihin” -taulukossa hän valitsee ”Kirjanpito” ja määrittää kyseisen työtilan kentät. Tallennuksen jälkeen henkilö saa kutsun sähköpostitse ja asettaa salasanan aktivoidessaan tilinsä. Martan ei tarvitse tietää tai välittää hänelle salasanaa.
Jos viesti ei saavu, valitse käyttäjäluettelosta kyseisen henkilön kohdalta ”Lähetä uudelleen”. Ylläpitäjä voi käyttää samaa painiketta lähettääkseen linkin, jonka kautta käyttäjä voi asettaa uuden salasanan itse. ”Luettelo”-välilehdellä voit myöhemmin muokata roolia, aktiivisuutta ja työtilojen käyttöoikeuksia; käyttäjien lisäämistä ja roolien määrittämistä käsittelevä ohje näyttää tämän näkymän vaihe vaiheelta.
Task Manager luo asennuksen yhteydessä ”Yhteinen”-keskustelun oletustyötilaan ”Yleinen”. Uudet käyttäjät liittyvät siihen automaattisesti kyseisen työtilan käyttöoikeuksiensa rajoissa. Jos vasta suunnittelet tiimin käyttöönottoa, tutustu Task Managerin ensimmäisen viikon suunnitelmaan.
Kun joku lähtee, tilin lukitseminen ja käytöstä poistaminen vaikuttavat eri tavoin
Tilin käytöstä poistaminen estää kirjautumisen ja vapauttaa lisenssipaikan, mutta henkilön tiedot ja tehtävät säilyvät. Lukitseminen poistaa hänen istuntonsa ja muistetut laitteensa, mutta ei vapauta lisenssipaikkaa - valitse toiminto sen mukaan, haluatko vapauttaa myös lisenssipaikan.
| Mitä tapahtuu | Käytöstä poistaminen: ”Aktiivinen” pois käytöstä | Lukitseminen: ”Tilin tila” → ”Lukittu” |
|---|---|---|
| Lisenssipaikka | Vapautuu | Pysyy varattuna |
| Kirjautumisyritys | Ilmoitus ”Virheellinen sähköpostiosoite tai salasana” | Ilmoitus siitä, että ylläpitäjä on lukinnut tilin |
| Aktiivinen istunto | Käyttäjä ei voi kirjautua sisään | Istunnot ja muistetut laitteet poistetaan; uloskirjaus tapahtuu seuraavan napsautuksen yhteydessä |
Seuraavan viikon maanantaina Marta poistaa lähtevän työntekijän tilin käytöstä valitsemalla muokkausnäkymässä ”Aktiivinen”-asetuksen pois käytöstä. Työntekijän tiedot ja tehtävät säilyvät, ja lisenssipaikan voi ottaa käyttöön uusi henkilö. Jos tarvitaan esto, joka vaikuttaa myös käynnissä olevaan istuntoon, Marta valitsee ”Tilin tila” -osiosta ”Lukittu”. Hän ei kuitenkaan voi lukita itseään tai toista globaalia ylläpitäjää. Hän ei myöskään voi poistaa omaa tiliään tai viimeistä ylläpitäjää.
Lisenssi laskee aktiiviset käyttäjät. ”Lisää”-välilehdellä näet kohdan ”Käytössä olevat lisenssipaikat: X / Y”; tilanteen voi tarkistaa myös kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi. Kun raja on saavutettu, et voi lisätä uutta henkilöä, aktivoida kutsuttua tiliä tai ottaa ”Aktiivinen”-asetusta uudelleen käyttöön käytöstä poistetulle henkilölle, ennen kuin lisenssipaikka vapautuu tai niitä hankitaan lisää. Starter sisältää enintään 8 käyttäjää, Classic enintään 20 ja Max enintään 35. Lisenssi on pysyvä, ja kertamaksu määräytyy lisenssipaikkojen määrän mukaan. Hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset.
Valmistele huomista varten lista käyttöoikeuksista, älä poikkeuksista
Avaa huomenna Käyttäjät-ikkuna, siirry ”Luettelo”-välilehdelle ja tarkista käyttöoikeudet henkilö kerrallaan. Kysy jokaisen työtilan kohdalla: ”Pitääkö tämän henkilön nähdä tämä työtila?”
Aloita jakamalla työtilat sen mukaan, mitä työtä niiden käyttäjät todella tarvitsevat tehdä. Martan 14 hengen yrityksessä ”Kirjanpidolla” ja ”Rekrytoinnilla” voi olla erilliset jäsenluettelot, esihenkilö voi hallinnoida omaa työtilaansa ja muut voivat luoda tehtäviä ja keskusteluja vain niissä työtiloissa, joissa he työskentelevät. Tämä on esimerkki asetuksista, ei kaikille yrityksille sopiva valmis sääntö.
Sovelluksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi, mutta palvelimen valinta ei määritä työntekijöiden välisiä käyttöoikeuksia. Jos haluat ensin tutustua käytännön näkymään, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö ylläpitäjä sähköpostini ja muistiinpanoni?
Ei. Ylläpitäjä ei näe muiden postilaatikkoa eikä muistiinpanoja, joita et ole jakanut hänen kanssaan. Hän ei myöskään näe yksityisiä keskusteluja AI-avustajan kanssa. Muistiinpanon liittäminen työtilaan ei itsessään jaa sitä kenellekään.
Miten estän jotakuta näkemästä projektia?
Poista henkilö projektin työtilasta: valitse tilakortin vierestä ⋮ → Muokkaa työtilaa → poista valinta osiosta ”Määritä käyttäjät” → Tallenna. Tämä koskee tavallista käyttäjää; yleisellä ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin työtiloihin.
Voinko asettaa salasanan uudelle työntekijälle?
Et. Uusi työntekijä asettaa salasanansa itse kutsulinkin kautta. Jos sähköposti ei saapunut, valitse käyttäjäluettelossa kyseisen henkilön kohdalta ”Lähetä uudelleen”.
Työntekijä lähti - poistanko tilin vai poistan sen käytöstä?
Poista tili käytöstä ”Aktiivinen”-kytkimellä, jos haluat säilyttää henkilön tiedot ja tehtävät sekä vapauttaa lisenssipaikan. Käytöstä poistettu henkilö ei voi kirjautua sisään.
Mitä eroa on lukitsemisella ja käytöstä poistamisella?
Lukitseminen poistaa istunnot ja muistiin tallennetut laitteet, kirjaa henkilön ulos seuraavan napsautuksen yhteydessä eikä vapauta lisenssipaikkaa. Käytöstä poistaminen vapauttaa lisenssipaikan. Kirjautuessa näkyviin tulee tavallinen ilmoitus ”Virheellinen sähköposti tai salasana”.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
