V úterý Marta, majitelka sedmičlenné projekční kanceláře, stále neposlala týmu pozvánky do aplikace. „Zenek další systém nezvládne,“ myslí si, i když právě jemu nejčastěji unikají dohody z projektů. Marta se rozhodne nejprve mu ukázat úkol „Projekt webu“ a zjistit, jestli v něm najde rozhovor o makeetě. Tak si ověří, jestli pro ně Task Manager bude jednoduchou aplikací pro úkoly, než pozve zbytek týmu.
Snadný program na úkoly začíná u známého uspořádání
Task Manager rozděluje obrazovku na tři sloupce: pracovní prostory vlevo, uprostřed seznam úkolů a chatů a vpravo otevřenou záležitost. Připomíná to způsob čtení pošty: vyberete oblast, najdete položku v seznamu a otevřete její obsah.
Ve středu Zenek klikne na pracovní prostor „Nová webová stránka“, vybere ze seznamu „Projekt webu“ a přečte si konverzaci vedle popisu úkolu. Pracovní prostor, tedy pracovní oblast pro projekt nebo tým, filtruje prostřední sloupec. Když chce Zenek zkontrolovat záležitosti z jiných projektů, klikne na „Vše“ nahoře v levém sloupci.
Číslo u karty pracovního prostoru označuje nepřečtené úkoly a chaty; jakmile nic nečeká na přečtení, číslo zmizí. Nad seznamem funguje vyhledávání, které prohledává témata a popisy úkolů, názvy chatů i obsah zpráv. A pokud konverzace potřebuje více místa, přetáhnete lištu mezi prostředním a pravým sloupcem. Dvojklik obnoví výchozí šířku a zvolené rozložení se uloží pro váš účet v tomto prohlížeči. Podívejte se na popis rozložení se třemi sloupci.
Zprávy využívají reflexy z komunikátoru
V úkolu i v chatu odešlete zprávu klávesou Enter a Shift+Enter přesune text na nový řádek. Osobu označíte znakem @ a vyberete ji ze seznamu. Zenek tak může odpovědět a označit Martu, aniž by musel hledat nový způsob psaní zpráv.
Ve čtvrtek vidí Zenek dotaz od Marty na termín makety. Místo psaní „zabývám se tím” zvolí reakci „Práce probíhá”; pod zprávou se objeví označení s počtem reakcí a po najetí myší lze zjistit, kdo zareagoval. Na výběr jsou také „Hotovo”, „Dívám se” a „Ok”. Když odpovídá na dřívější poznámku, použije „Citovat v odpovědi” - kliknutí na citaci vede k původní zprávě.
Po sobě jdoucí zprávy od stejné osoby, odeslané během 5 minut bez odpovědi někoho jiného, se spojí do jednoho záznamu. Nad nejstarší nepřečtenou zprávou se zobrazí čára „Nové” a dny odděluje označení „Dnes”, „Včera” nebo datum. Tyto drobnosti pomáhají přečíst delší konverzaci bez hádání, kde skončila předchozí část.
Přílohu přidáte sponkou, přetažením do okna nebo vložením ze schránky. V úkolech a chatech funguje stejný systém zpráv; využívá ho i Pošta, dostupná ve variantě Pro. Tým se tak nemusí učit jiný způsob psaní pro každý typ konverzace.
Po prvním přihlášení program ukáže, kam se dívat
Po prvním přihlášení Task Manager otevře uvítací okno s krátkými videi z aplikace. Poté zobrazí bubliny u prvků obrazovky, kterých se vysvětlivky týkají. Když se Zenek zeptá, kdo vidí jeho projekt, Marta mu zvlášť vysvětlí oprávnění.
Administrátor vidí 9 kroků, mimo jiné přidání týmu a uspořádání práce v pracovních prostorech. Ostatní uživatelé dostanou 6 kroků týkajících se práce v aplikaci - bez prvních tří, administrativních. Můžete pokračovat dál, okno přeskočit nebo vypnout jeho zobrazování při dalších přihlášeních. K videím se vrátíte přes Nastavení → Profil → „Průvodce aplikací“ → „Spustit průvodce aplikací znovu“.
Bubliny ukazují také tlačítko „+” v záhlaví prostředního sloupce, které otevírá nabídku „Vytvořit”. Pokud někdo nemá oprávnění přidávat úkoly nebo chaty, nedostane kroky, které se jich týkají. Pokud se po prohlídce objeví dotaz, každý uživatel najde kompletní český návod v záložce „Nápověda” v Nastavení. Je to 20 kapitol, ke kterým se lze vracet podle konkrétní potřeby.
Pracovní prostor je pojem, který je třeba týmu vysvětlit
Pracovní prostor sdružuje úkoly a chaty jednoho projektu, týmu nebo tématu. Je potřeba také stanovit, kdo má k danému prostoru přístup a co v něm může dělat. To je na začátek důležitější rozhovor než ukazování všech ikon programu.
Marta pojmenovává tři pracovní prostory tak, jak o práci mluví její tým: „Marketing”, „Nové webové stránky” a „Prodej”. Do prostoru „Nové webové stránky” přidává lidi přes nabídku ⋮ u karty prostoru, „Upravit pracovní prostor” a sekci „Přiřadit uživatele”. Tam zvlášť nastavuje oprávnění administrátora prostoru a práva k přidávání úkolů a chatů.
Osoba bez daného oprávnění nevidí tlačítko funkce, kterou nemůže využít. Tlačítko „+“ u nápisu „Pracovní prostory“ se zobrazuje globálním administrátorům a osobám s oprávněním „Může přidávat pracovní prostory“. Pokud si chcete nejdřív rozkreslit přístup k projektům, přečtěte si jak fungují role a oprávnění v Task Manageru.
Nová osoba se připojuje přes pozvánku, ne přes heslo od šéfa
Nového zaměstnance pozvete e-mailem a heslo si nastaví sám. V pátek Marta pozve Annu, aniž by jí musela vymýšlet nebo předávat heslo.
Marta nastaví Anně přístup ke správným pracovním prostorům a Anna se po připojení automaticky dostane i do chatu „Společný“, který vzniká při instalaci. Může tam napsat první zprávu, aniž by musela hledat samostatnou skupinu.
Při přihlašování může Anna zaškrtnout „Zapamatovat si mě na tomto zařízení“ - aplikace si ji pak pamatuje po dobu 30 dní. Na sdíleném počítači je lepší to nedělat, protože další osoba používající stejný prohlížeč by se mohla dostat do účtu bez zadání hesla. Když někdo odejde z firmy, administrátor může účet deaktivovat místo smazání: data zůstanou a licenční místo se uvolní.
AI asistenta se dá zeptat běžnou větou, ale nejdřív je potřeba ho připojit
AI asistent přijímá otázky a příkazy zapsané běžnou větou; nevyžaduje učení speciálních příkazů. Objeví se ale až poté, co administrátor nakonfiguruje AI na vlastním klíči u dodavatele. Do té doby může tým v Task Manageru pracovat bez AI.
Po konfiguraci Marta otevře AI asistenta z nabídky zobrazení a napíše: „Zobraz moje úkoly po termínu“. Může se také zeptat: „Jak přidat nového uživatele?“ nebo „Vytvoř úkol X s termínem do pátku a přiřaď ho Anně“. Při žádosti o úkol asistent otevře okno „Přidat úkol“ s vyplněnými poli. Marta je může upravit; úkol vznikne až po kliknutí na „Uložit“.
Asistent využívá výhradně zdroje, ke kterým má tázající se osoba přístup. Pokud plánujete ho zapnout celému týmu, přečtěte si předtím jak funguje vlastní AI klíč ve firmě. Samotné uspořádání úkolů, chatů a pracovních prostorů zůstává stejné i bez asistenta.
Barvy a dlaždice pomáhají zorientovat se v úkolech
Na seznamu, Tabuli i v Kalendáři znamená barva úkolu totéž: červená je po termínu, modrá na dnes, zelená v termínu a šedá bez termínu nebo uzavřený úkol. Nad seznamem jsou dlaždice „V termínu“, „Na dnes“, „Po termínu“ a „Chat“ zároveň počítadly a filtry. Stav úkolu změníte ze seznamu jedním kliknutím, aniž byste museli otevírat vlákno.
V pondělí Marta otevře dlaždici „Na dnes“ a vidí úkol „Makety domovské stránky“ před přehledem s klientem. Zenek dokončí úpravy makety a změní stav úkolu ze seznamu, aniž by přecházel do konverzace. Jakmile zná zobrazení, může je přepínat klávesou G; Shift+G vede opačným směrem. Zkratka nefunguje při psaní ani při otevřeném dialogovém okně a cyklus zobrazuje jen zobrazení dostupná dané osobě.
Co ještě je dobré znát kromě seznamu úkolů?
Motiv nastavujete zvlášť pro sloupce, okna zobrazení a formuláře. Ne každá varianta navíc zobrazuje stejné moduly.
Sloupce, okna Kalendáře, Tabule a Poznámek a okna formulářů mají samostatné přepínače motivu - ten poslední v Nastavení → Profil → Vzhled („Tmavý motiv oken“). Pokud chce mít tým jednotný vzhled, každý si je upraví ve svých zobrazeních. Stejně tak ne každý uvidí stejné moduly: Pošta, Soubory a Automatizace patří do varianty Pro, nikoli Standard. Na telefonu si Task Manager zachovává funkce v uspořádání přizpůsobeném dotyku; více ukazuje popis mobilní aplikace.
Pokud tým chce školení, můžete ho naplánovat zvlášť
Školení je samostatná služba z ceníku a stojí 599 Kč. Vzdálená instalace stojí 299 Kč v plánu Starter, od plánu Classic je v ceně. Uvítací okno a návod pomáhají poznávat program, ale nemusí nahrazovat školení, pokud vaše firma raději společně nastaví způsob práce.
Varianta Standard stojí 690 Kč v plánu Starter pro max. 8 osob nebo 1 490 Kč v plánu Classic pro max. 20 osob. Licence je trvalá: zaplatíte jednou za počet míst, dostanete 12 měsíců aktualizací v ceně, pozdější prodloužení aktualizací je volitelné. Žádné předplatné účtované za osobu neexistuje. Aktuální varianty a služby najdete v ceníku Task Manageru.
Data aplikace se nacházejí na serveru firmy. Pro Martinu kancelář to znamená výběr nejen uspořádání obrazovek, ale i místa, kde budou úkoly a konverzace. Pokud chce zavádění týmu rozložit do etap, může využít plán prvního týdne s Task Managerem.
Zítra otevřete ukázkový pracovní prostor a vyzkoušejte si jednu věc: najděte úkol, přečtěte si jeho vlákno a pak se vraťte na seznam. Zapište si, kde by vaši lidé mohli potřebovat vysvětlení - to je lepší výchozí bod pro rozhovor s týmem než ujišťování, že program je „jednoduchý“. Vyzkoušejte si toto uspořádání v Demu.
Nejčastější dotazy
Znamená jednoduchý program pro úkoly krátkou dobu zaškolení týmu?
Neexistuje jedno univerzální číslo určující dobu zaškolení pro každý tým. Task Manager využívá třísloupcové uspořádání a chování zpráv známé z pošty a komunikátorů, ale členové týmu si musí osvojit význam pracovních prostorů a svá oprávnění.
Co uvidí nový uživatel při prvním přihlášení?
Nový uživatel uvidí uvítací okno s krátkými videi a poté bublinové nápovědy u jednotlivých prvků obrazovky. Běžný uživatel projde v uvítacím okně 6 kroky, administrátor 9; průvodce lze později znovu spustit v Nastavení → Profil.
Musíte se učit příkazy, abyste mohli používat AI asistenta?
Ne, AI asistentovi napíšete obyčejnou větu. Administrátor musí nejprve nastavit AI pomocí vlastního klíče u poskytovatele; úkoly a chaty fungují i bez tohoto nastavení.
Je možné dokoupit školení pro tým?
Ano, školení je samostatná služba za 599 PLN. Vzdálená instalace je rovněž uvedena v ceníku jako služba: ve Starteru stojí 299 PLN, od plánu Classic je v ceně.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
