Martedì Marta, titolare di uno studio di progettazione di sette persone, ancora non ha inviato al team gli inviti al programma. „Zenek non se la caverà con un altro sistema” - pensa, anche se è proprio a lui che più spesso sfuggono gli accordi dei progetti. Marta decide di mostrargli prima l'attività „Progetto sito web” e verificare se riesce a trovare la conversazione sul mockup. Così scoprirà se Task Manager sarà per loro un programma di gestione attività facile da usare, prima di invitare il resto del team.
Un programma di gestione attività facile da usare parte da una struttura familiare
Task Manager divide lo schermo in tre colonne: gli spazi di lavoro a sinistra, la lista di attività e chat al centro e la pratica aperta a destra. Ricorda il modo in cui si legge la posta: scegli un'area, trovi l'elemento nella lista e apri il suo contenuto.
Mercoledì Zenek clicca sullo spazio di lavoro „Nuovo sito web”, sceglie dalla lista „Progetto sito web” e legge la conversazione accanto alla descrizione dell'attività. Lo spazio di lavoro, ovvero l'area di lavoro per un progetto o un team, filtra la colonna centrale. Quando Zenek vuole controllare le questioni di altri progetti, clicca su „Tutto” in alto nella colonna di sinistra.
Il numero sulla scheda dello spazio di lavoro indica le attività e le chat non lette; quando non c'è nulla da leggere, il numero scompare. Sopra la lista c'è una ricerca che copre titoli e descrizioni delle attività, nomi delle chat e contenuto dei messaggi. E se la conversazione ha bisogno di più spazio, trascini la barra tra la colonna centrale e quella di destra. Un doppio clic ripristina la larghezza predefinita, e la disposizione scelta viene salvata per il tuo account in questo browser. Scopri la struttura a tre colonne.
I messaggi sfruttano le abitudini della chat
Nell'attività e nella chat invii il messaggio con il tasto Invio, mentre Shift+Invio sposta il testo su una nuova riga. Indichi una persona con il simbolo @ e la scegli dalla lista. Zenek può quindi rispondere e indicare Marta senza dover imparare un nuovo modo di scrivere i messaggi.
Giovedì Zenek vede la domanda di Marta sulla scadenza del mockup. Invece di scrivere „me ne occupo”, sceglie la reazione „Lavori in corso”; sotto il messaggio compare un'indicazione con il numero di reazioni, e passandoci sopra puoi vedere chi ha reagito. Sono disponibili anche „Fatto”, „Sto guardando” e „Ok”. Quando risponde a un'osservazione precedente, usa „Cita in risposta” - cliccando sulla citazione si arriva al messaggio originale.
I messaggi successivi della stessa persona, inviati entro 5 minuti senza la risposta di qualcun altro, si uniscono in un'unica voce. Sopra il messaggio non letto più vecchio compare la linea „Nuovo”, mentre i giorni sono separati dalle indicazioni „Oggi”, „Ieri” o dalla data. Questi dettagli aiutano a leggere una conversazione più lunga senza dover indovinare dove sia finito il frammento precedente.
Aggiungi un allegato con la graffetta, trascinandolo nella finestra oppure incollandolo dagli appunti. Nelle attività e nelle chat funziona lo stesso motore di messaggistica; lo utilizza anche la Posta, disponibile nella variante Pro. Non devi quindi insegnare al team un modo diverso di scrivere per ogni tipo di conversazione.
Dopo il primo accesso il programma mostra dove guardare
Dopo il primo accesso, Task Manager apre una finestra di benvenuto con brevi video dell'applicazione. Poi mostra fumetti sugli elementi dello schermo a cui si riferiscono le spiegazioni. Quando Zenek chiederà chi vede il suo progetto, Marta gli spiegherà i permessi separatamente.
L'amministratore vede 9 passaggi, tra cui l'aggiunta del team e l'organizzazione del lavoro negli spazi di lavoro. Gli altri utenti ricevono 6 passaggi relativi al lavoro nell'applicazione - senza i primi tre, amministrativi. Puoi andare avanti, saltare la finestra o disattivarne la visualizzazione nei prossimi accessi. Potrai tornare ai video tramite Impostazioni → Profilo → „Guida all'applicazione” → „Riavvia la guida all'applicazione”.
I fumetti indicano anche il pulsante „+” nell'intestazione della colonna centrale, che apre il menu „Crea”. Se qualcuno non ha il permesso di aggiungere attività o chat, non riceve i passaggi relativi. Quando dopo la visita guidata sorge una domanda, ogni utente trova la guida completa in italiano nella scheda „Aiuto” nelle Impostazioni. Sono 20 capitoli a cui si può tornare per una questione specifica.
Lo spazio di lavoro è un concetto da spiegare al team
Lo spazio di lavoro raggruppa attività e chat di un progetto, team o argomento. Bisogna anche stabilire chi ha accesso a quella determinata area e cosa può farci. È una conversazione iniziale più importante che mostrare tutte le icone del programma.
Marta chiama i tre spazi di lavoro come il suo team parla del lavoro: „Marketing”, „Nuovo sito web” e „Vendite”. In „Nuovo sito web” aggiunge le persone tramite il menu ⋮ accanto alla scheda dello spazio, „Modifica spazio di lavoro” e la sezione „Assegna utenti”. Lì imposta separatamente i permessi dell'amministratore dello spazio e i diritti di aggiunta di attività e chat.
Una persona senza un determinato permesso non vede il pulsante della funzione che non può usare. Il pulsante "+" accanto alla scritta "Spazi di lavoro" compare agli amministratori globali e alle persone con il permesso "Può aggiungere Spazi di lavoro". Se vuoi prima delineare l'accesso ai progetti, leggi come funzionano ruoli e permessi in Task Manager.
La nuova persona entra tramite invito, non con una password data dal capo
Il nuovo dipendente lo inviti via e-mail, e la password la imposta lui stesso. Di venerdì Marta invita Anna senza inventare né comunicarle alcuna password.
Marta imposta per Anna l'accesso agli spazi di lavoro giusti, e Anna, dopo l'ingresso, finisce automaticamente anche nella chat "Condivisa", creata durante l'installazione. Lì può scrivere il primo messaggio senza cercare un gruppo separato.
Al login Anna può selezionare "Ricordami su questo dispositivo" - l'app la ricorda per 30 giorni. Su un computer condiviso è meglio non farlo, perché la persona successiva che usa quel browser potrebbe accedere all'account senza inserire la password. Quando qualcuno lascia l'azienda, l'amministratore può disattivare l'account invece di eliminarlo: i dati restano e il posto di licenza si libera.
All'Assistente AI puoi fare domande in una frase qualsiasi, ma prima va collegato
L'Assistente AI accetta domande e comandi scritti in una frase qualsiasi; non richiede di imparare comandi speciali. Compare però solo quando l'amministratore configura l'AI con una propria chiave presso il fornitore. Fino ad allora il team può lavorare in Task Manager senza AI.
Dopo la configurazione Marta apre l'Assistente AI dal menu delle viste e scrive: "Mostrami le mie attività scadute". Può anche chiedere: "Come aggiungo un nuovo utente?" oppure "Crea l'attività X con scadenza venerdì e assegnala ad Anna". Alla richiesta di un'attività, l'Assistente apre la finestra "Aggiungi attività" con i campi compilati. Marta può correggerli; l'attività viene creata solo dopo aver cliccato "Salva".
L'Assistente utilizza esclusivamente le risorse a cui la persona che pone la domanda ha accesso. Se prevedi di attivarlo per il team, leggi prima come funziona una chiave AI propria in azienda. La struttura stessa di attività, chat e spazi di lavoro resta la stessa anche senza l'Assistente.
I colori e i riquadri aiutano a orientarsi tra le attività
Nella lista, nella Bacheca e nel Calendario, il colore dell'attività indica sempre la stessa cosa: rosso è scaduta, blu per oggi, verde in termine, e grigio senza scadenza oppure attività chiusa. Sopra la lista i riquadri "In termine", "Per oggi", "Scadute" e "Chat" sono allo stesso tempo contatori e filtri. Lo stato dell'attività lo cambi dalla lista con un clic, senza aprire la discussione.
Il lunedì Marta apre il riquadro "Per oggi" e vede l'attività "Mockup della homepage" prima della revisione con il cliente. Zenek finisce le correzioni al mockup e cambia lo stato dell'attività dalla lista, senza passare alla conversazione. Una volta conosciute le viste, può passare da una all'altra con il tasto G; Shift+G va nella direzione opposta. La scorciatoia non funziona mentre si scrive o quando è aperta una finestra di dialogo, e il ciclo mostra solo le viste disponibili per quella persona.
Cos'altro c'è da conoscere oltre alla lista delle attività?
Il tema lo imposti separatamente per le colonne, le finestre delle viste e i moduli. Non tutte le varianti mostrano inoltre gli stessi moduli.
Le colonne, le finestre di Calendario, Bacheca e Note, nonché le finestre dei moduli, hanno interruttori del tema separati - quest'ultimo in Impostazioni → Profilo → Aspetto ("Tema scuro delle finestre"). Se il team vuole un aspetto coerente, ognuno li adatta nelle proprie viste. Allo stesso modo non tutti vedranno gli stessi moduli: Posta, File e Automazioni appartengono alla variante Pro, non a Standard. Su telefono Task Manager mantiene le funzioni in un layout adattato al tocco; ne mostra di più la descrizione dell'app mobile.
Se il team desidera una formazione, puoi pianificarla separatamente
La formazione è un servizio a parte nel listino e costa 599 zł. L'installazione da remoto costa 299 zł nel piano Starter, mentre dal piano Classic in su è inclusa nel prezzo. La finestra di benvenuto e il manuale aiutano a conoscere il programma, ma non devono necessariamente sostituire la formazione, se la tua azienda preferisce stabilire insieme il modo di lavorare.
La variante Standard costa 690 zł nel piano Starter fino a 8 persone oppure 1 490 zł nel piano Classic fino a 20 persone. La licenza è perpetua: paghi una volta sola per il numero di postazioni, ricevi 12 mesi di aggiornamenti inclusi nel prezzo, e il successivo rinnovo degli aggiornamenti è facoltativo. Non c'è alcun abbonamento calcolato per ogni persona. Le varianti e i servizi aggiornati li trovi nel listino prezzi di Task Manager.
I dati dell'applicazione si trovano sul server dell'azienda. Per l'ufficio di Marta questo significa scegliere non solo il layout degli schermi, ma anche il luogo in cui si troveranno attività e conversazioni. Se vuole distribuire l'introduzione del team in fasi, può usare il piano della prima settimana con Task Manager.
Domani apri uno spazio di lavoro di esempio e fai una prova: trova un'attività, leggi la sua discussione, poi torna alla lista. Annota in quale punto le tue persone potrebbero aver bisogno di una spiegazione - è un punto di partenza migliore per parlare con il team rispetto all'affermare che il programma è "facile". Verifica questa struttura nella Demo.
Domande frequenti
Un programma di gestione attività facile da usare significa un tempo di apprendimento breve per il team?
Non esiste un numero unico che indichi il tempo di apprendimento per ogni team. Task Manager utilizza una struttura a tre colonne e i comportamenti dei messaggi noti da email e chat, ma i membri del team devono comunque capire il significato degli spazi di lavoro e conoscere i propri permessi.
Cosa vede una nuova persona al primo accesso?
La nuova persona vedrà una finestra di benvenuto con brevi video, seguita da fumetti che indicano gli elementi dello schermo. Un utente normale riceve 6 passaggi nella finestra di benvenuto, l'amministratore 9; la guida può essere riavviata in seguito da Impostazioni → Profilo.
Bisogna imparare dei comandi per usare l'Assistente AI?
No, all'Assistente AI scrivi semplicemente una frase normale. L'amministratore deve prima configurare l'AI con la propria chiave presso il fornitore; le attività e le chat funzionano anche senza questa configurazione.
Si può acquistare in più una formazione per il team?
Sì, la formazione è un servizio a parte al prezzo di 599 PLN. Anche l'installazione da remoto compare nel listino come servizio: nel piano Starter costa 299 PLN, mentre dal piano Classic in su è inclusa nel prezzo.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
