V utorok Marta, majiteľka sedemčlennej projekčnej kancelárie, stále neposlala tímu pozvánky do programu. „Zenek ďalší systém nezvládne“ - myslí si, hoci práve jemu najčastejšie unikajú dohody z projektov. Marta sa rozhodne najprv mu ukázať úlohu „Projekt stránky“ a overiť, či v nej nájde rozhovor o makete. Takto zistí, či bude Task Manager pre nich jednoduchým programom na úlohy, skôr než pozve zvyšok tímu.
Jednoduchý program na úlohy začína známym usporiadaním
Task Manager rozdeľuje obrazovku na tri stĺpce: pracovné priestory vľavo, zoznam úloh a chatov v strede a otvorenú záležitosť vpravo. Pripomína to spôsob čítania pošty: vyberiete oblasť, nájdete položku v zozname a otvoríte jej obsah.
V stredu Zenek klikne na pracovný priestor „Nová webová stránka“, vyberie zo zoznamu „Projekt webu“ a prečíta si rozhovor vedľa popisu úlohy. Pracovný priestor, teda pracovný priestor pre projekt alebo tím, filtruje stredný stĺpec. Keď chce Zenek skontrolovať veci z iných projektov, klikne na „Všetko“ hore v ľavom stĺpci.
Číslo pri karte pracovného priestoru označuje neprečítané úlohy a chaty; keď nič nečaká na prečítanie, číslo zmizne. Nad zoznamom funguje vyhľadávanie, ktoré prehľadáva témy a popisy úloh, názvy chatov a obsah správ. A ak konverzácia potrebuje viac miesta, potiahnete lištu medzi stredným a pravým stĺpcom. Dvojklik obnoví predvolenú šírku a zvolené rozloženie sa uloží pre váš účet v tomto prehliadači. Pozrite si popis rozloženia troch stĺpcov.
Správy využívajú reflexy z komunikátora
V úlohe a chate odošlete správu klávesom Enter a Shift+Enter presunie text na nový riadok. Osobu označíte znakom @ a vyberiete ju zo zoznamu. Zenek tak môže odpovedať a označiť Martu bez toho, aby musel hľadať nový spôsob písania správ.
Vo štvrtok Zenek vidí otázku Marty o termín makety. Namiesto písania „zaoberám sa tým“ zvolí reakciu „Práca prebieha“; pod správou sa zobrazí označenie s počtom reakcií a po prejdení myšou možno zistiť, kto reagoval. Na výber sú tiež „Hotovo“, „Pozriem sa“ a „Ok“. Keď odpovedá na predchádzajúcu poznámku, použije „Citovať v odpovedi“ - kliknutím na citát sa dostane na pôvodnú správu.
Ďalšie správy od tej istej osoby, odoslané do 5 minút bez odpovede niekoho iného, sa spoja do jedného príspevku. Nad najstaršou neprečítanou správou sa zobrazí riadok „Nové“, a dni oddeľujú označenia „Dnes“, „Včera“ alebo dátum. Tieto detaily pomáhajú prečítať dlhšiu konverzáciu bez hádania, kde skončila predchádzajúca časť.
Prílohu pridáte sponkou, pretiahnete do okna alebo vložíte zo schránky. V úlohách a chatoch funguje ten istý engine správ; využíva ho aj Pošta, dostupná vo variante Pro. Tím sa tak nemusí učiť iný spôsob písania pre každý typ konverzácie.
Po prvom prihlásení program ukáže, kam sa pozrieť
Po prvom prihlásení Task Manager otvorí uvítacie okno s krátkymi videami z aplikácie. Potom zobrazí bubliny pri prvkoch obrazovky, ktorých sa vysvetlenia týkajú. Keď sa Zenek opýta, kto vidí jeho projekt, Marta mu oprávnenia vysvetlí osobitne.
Administrátor vidí 9 krokov, medzi inými pridanie tímu a usporiadanie práce v pracovných priestoroch. Ostatní používatelia dostanú 6 krokov týkajúcich sa práce v aplikácii - bez prvých troch, administratívnych. Môžete prejsť ďalej, preskočiť okno alebo vypnúť jeho zobrazovanie pri ďalších prihláseniach. K videám sa vrátite cez Nastavenia → Profil → „Sprievodca aplikáciou“ → „Spustiť sprievodcu aplikáciou znova“.
Bubliny ukazujú aj tlačidlo „+” v hlavičke prostredného stĺpca, ktoré otvára menu „Vytvoriť”. Ak niekto nemá oprávnenie na pridávanie úloh alebo chatov, nedostane kroky, ktoré sa ich týkajú. Ak po prehliadke vznikne otázka, každý používateľ nájde kompletný slovenský návod v záložke „Pomoc” v Nastaveniach. Je to 20 kapitol, ku ktorým sa dá vracať pri konkrétnej téme.
Pracovný priestor je pojem, ktorý treba tímu vysvetliť
Pracovný priestor zoskupuje úlohy a chaty jedného projektu, tímu alebo témy. Treba tiež určiť, kto má prístup k danému priestoru a čo v ňom môže robiť. To je na začiatok dôležitejší rozhovor než ukazovanie všetkých ikon programu.
Marta nazýva tri pracovné priestory tak, ako o práci hovorí jej tím: „Marketing“, „Nová webová stránka“ a „Predaj“. Do priestoru „Nová webová stránka“ pridáva ľudí cez menu ⋮ pri karte priestoru, „Upraviť pracovný priestor“ a sekciu „Priradiť používateľov“. Tam samostatne nastavuje oprávnenia administrátora priestoru a práva na pridávanie úloh a chatov.
Osoba bez daného oprávnenia nevidí tlačidlo funkcie, ktorú nemôže použiť. Tlačidlo „+” pri nápise „Pracovné priestory” sa zobrazuje globálnym administrátorom a osobám s oprávnením „Môže pridávať Workspaces”. Ak chcete najprv rozkresliť prístup k projektom, prečítajte si ako fungujú role a oprávnenia v Task Manageri.
Nová osoba sa pripája cez pozvánku, nie cez heslo od šéfa
Nového zamestnanca pozývate e-mailom a heslo si nastaví sám. V piatok Marta pozve Annu bez vymýšľania alebo odovzdávania hesla.
Marta nastaví Anne prístup k správnym pracovným priestorom a Anna sa po pripojení automaticky ocitne aj v chate „Spoločný”, ktorý vzniká pri inštalácii. Môže tam napísať prvú správu bez hľadania samostatnej skupiny.
Pri prihlasovaní môže Anna zaškrtnúť „Zapamätať si ma na tomto zariadení” - aplikácia si ju pamätá 30 dní. Na zdieľanom počítači je lepšie to nerobiť, lebo ďalšia osoba používajúca tento prehliadač by sa mohla dostať na účet bez zadania hesla. Keď niekto odíde z firmy, administrátor môže účet deaktivovať namiesto zmazania: dáta zostanú a licenčné miesto sa uvoľní.
Asistenta AI môžete požiadať bežnou vetou, ale najprv ho treba pripojiť
Asistent AI prijíma otázky a pokyny zapísané bežnou vetou; nevyžaduje učenie sa špeciálnych príkazov. Objaví sa však až vtedy, keď administrátor nakonfiguruje AI na vlastnom kľúči u dodávateľa. Dovtedy môže tím pracovať v Task Manageri bez AI.
Po konfigurácii Marta otvorí Asistenta AI z menu zobrazení a napíše: „Zobraz moje úlohy po termíne”. Môže tiež požiadať: „Ako pridať nového používateľa?” alebo „Vytvor úlohu X s termínom do piatku a prirad ju Anne”. Pri žiadosti o úlohu Asistent otvorí okno „Pridať úlohu” s vyplnenými poľami. Marta ich môže upraviť; úloha vznikne až po kliknutí na „Uložiť”.
Asistent využíva výlučne zdroje, ku ktorým má pýtajúca sa osoba prístup. Ak plánujete ho zapnúť pre tím, pozrite si najprv ako funguje vlastný kľúč AI vo firme. Samotné usporiadanie úloh, chatov a pracovných priestorov zostáva rovnaké aj bez Asistenta.
Farby a dlaždice pomáhajú zorientovať sa v úlohách
V zozname, na Nástenke aj v Kalendári farba úlohy znamená to isté: červená je po termíne, modrá na dnes, zelená v termíne a sivá bez termínu alebo uzavretá úloha. Nad zoznamom sú dlaždice „V termíne”, „Na dnes”, „Po termíne” a „Chat” zároveň počítadlami aj filtrami. Stav úlohy zmeníte zo zoznamu jedným kliknutím, bez otvárania vlákna.
V pondelok Marta otvorí dlaždicu „Na dnes” a vidí úlohu „Makety domovskej stránky” pred prehliadkou s klientom. Zenek dokončí úpravy makety a zmení stav úlohy zo zoznamu, bez prechodu do rozhovoru. Keď už pozná zobrazenia, môže medzi nimi prepínať klávesom G; Shift+G vedie opačným smerom. Skratka nebude fungovať počas písania ani pri otvorenom dialógovom okne, a cyklus zobrazuje len zobrazenia dostupné pre danú osobu.
Čo ešte treba poznať okrem zoznamu úloh?
Motív nastavujete samostatne pre stĺpce, okná zobrazení a formuláre. Nie každý variant navyše zobrazuje rovnaké moduly.
Stĺpce, okná Kalendára, Nástenky a Poznámok a okná formulárov majú samostatné prepínače motívu - ten posledný v Nastavenia → Profil → Vzhľad („Tmavý motív okien”). Ak chce tím jednotný vzhľad, každý si ich upraví vo svojich zobrazeniach. Rovnako nie každý uvidí rovnaké moduly: Pošta, Súbory a Automatizácie patria do variantu Pro, nie do Standard. Na telefóne si Task Manager zachováva funkcie v usporiadaní prispôsobenom dotyku; viac ukazuje popis mobilnej aplikácie.
Ak tím chce školenie, môžete si ho naplánovať samostatne
Školenie je samostatná služba z cenníka a stojí 599 zł. Vzdialená inštalácia stojí 299 zł v pláne Starter, a od plánu Classic je v cene. Uvítacie okno a návod pomáhajú spoznávať program, no nemusia nahrádzať školenie, ak vaša firma uprednostňuje spoločné dohodnutie spôsobu práce.
Variant Standard stojí 690 zł v pláne Starter do 8 osôb alebo 1 490 zł v pláne Classic do 20 osôb. Licencia je trvalá: platíte jednorazovo za počet miest, dostanete 12 mesiacov aktualizácií v cene a neskoršie obnovenie aktualizácií je voliteľné. Nejde o predplatné účtované za každú osobu. Aktuálne varianty a služby nájdete v cenníku Task Managera.
Dáta aplikácie sa nachádzajú na serveri firmy. Pre Martinu kanceláriu to znamená výber nielen usporiadania obrazoviek, ale aj miesta, kde budú úlohy a rozhovory. Ak chce zavádzanie tímu rozložiť do etáp, môže využiť plán prvého týždňa s Task Managerom.
Zajtra otvorte ukážkový pracovný priestor a vyskúšajte jednu vec: nájdite úlohu, prečítajte si jej vlákno a potom sa vráťte do zoznamu. Zapíšte si, kde by vaši ľudia mohli potrebovať vysvetlenie - to je lepší východiskový bod pre rozhovor s tímom než uistenie, že program je „jednoduchý”. Vyskúšajte toto usporiadanie v Demo.
Najčastejšie otázky
Znamená jednoduchý program na úlohy krátky čas zaškolenia tímu?
Neexistuje jedno univerzálne číslo, ktoré by určovalo čas potrebný na zaučenie pre každý tím. Task Manager využíva trojstĺpcové usporiadanie a správanie správ známe z pošty a komunikátorov, no členovia tímu sa musia naučiť význam pracovných priestorov a svoje oprávnenia.
Čo uvidí nová osoba pri prvom prihlásení?
Nový používateľ uvidí uvítacie okno s krátkymi videami a následne bubliny pri jednotlivých prvkoch obrazovky. Bežný používateľ dostane 6 krokov v uvítacom okne, administrátor 9; sprievodcu je možné neskôr znova spustiť z Nastavenia → Profil.
Treba sa učiť príkazy, aby ste mohli používať Asistenta AI?
Nie, Asistentovi AI píšete bežnú vetu. Administrátor musí najprv nakonfigurovať AI s vlastným kľúčom u poskytovateľa; úlohy a chaty fungujú aj bez tejto konfigurácie.
Dá sa dokúpiť školenie pre tím?
Áno, školenie je samostatnou službou za 599 zł. Vzdialená inštalácia je takisto uvedená v cenníku ako služba: v pláne Starter stojí 299 zł a od plánu Classic je zahrnutá v cene.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
