El martes, Marta, propietaria de una oficina de proyectos de siete personas, todavía no ha enviado las invitaciones al programa a su equipo. «Zenek no se va a manejar con otro sistema» - piensa, aunque es precisamente a él a quien más se le pierden los acuerdos de los proyectos. Marta decide mostrarle primero la tarea «Proyecto de la web» y comprobar si encuentra la conversación sobre la maqueta. Así verá si Task Manager será para ellos un programa fácil para tareas, antes de invitar al resto del equipo.
El programa fácil para tareas empieza con una estructura conocida
Task Manager divide la pantalla en tres columnas: los espacios de trabajo a la izquierda, la lista de tareas y chats en el centro, y el asunto abierto a la derecha. Recuerda a la forma de leer el correo: eliges un área, encuentras un elemento en la lista y abres su contenido.
El miércoles, Zenek hace clic en el espacio de trabajo «Nueva web», elige de la lista «Proyecto de la web» y lee la conversación junto a la descripción de la tarea. El espacio de trabajo, es decir, el espacio de trabajo para un proyecto o equipo, filtra la columna central. Cuando Zenek quiere revisar asuntos de otros proyectos, hace clic en «Todo» en la parte superior de la columna izquierda.
El número junto a la tarjeta del espacio de trabajo indica las tareas y chats sin leer; cuando no queda nada por leer, el número desaparece. Encima de la lista funciona un buscador que abarca los temas y descripciones de las tareas, los nombres de los chats y el contenido de los mensajes. Y si una conversación necesita más espacio, arrastras la barra entre la columna central y la derecha. Un doble clic restablece el ancho predeterminado, y la estructura elegida se guarda para tu cuenta en este navegador. Consulta la descripción de la estructura de tres columnas.
Los mensajes aprovechan los reflejos de un chat corporativo
En una tarea y en un chat envías el mensaje con la tecla Enter, y Mayús+Enter pasa el texto a una nueva línea. A una persona la indicas con el símbolo @ y la eliges de la lista. Así, Zenek puede responder e indicar a Marta sin tener que buscar una nueva forma de escribir mensajes.
El jueves, Zenek ve la pregunta de Marta sobre el plazo de la maqueta. En lugar de escribir «me encargo de esto», elige la reacción «En curso»; bajo el mensaje aparece una marca con el número de reacciones, y al pasar el cursor por encima se puede comprobar quién ha reaccionado. También están disponibles «Hecho», «Reviso» y «Ok». Cuando responde a un comentario anterior, usa «Citar en la respuesta» - al hacer clic en la cita se accede al mensaje original.
Los mensajes consecutivos de la misma persona, enviados en un plazo de 5 minutos sin que nadie más responda, se agrupan en una sola entrada. Sobre el mensaje sin leer más antiguo aparece una línea «Nuevo», y los días se separan con las marcas «Hoy», «Ayer» o la fecha. Estos detalles ayudan a leer una conversación larga sin tener que adivinar dónde terminó el fragmento anterior.
Puedes añadir un adjunto con el clip, arrastrándolo a la ventana o pegándolo desde el portapapeles. En las tareas y en los chats funciona el mismo motor de mensajes; también lo utiliza el Correo, disponible en la variante Pro. Así no tienes que enseñar al equipo una forma distinta de escribir para cada tipo de conversación.
Tras el primer inicio de sesión, el programa muestra dónde mirar
Tras el primer inicio de sesión, Task Manager abre una ventana de bienvenida con vídeos breves de la aplicación. Después muestra bocadillos junto a los elementos de la pantalla a los que se refieren las explicaciones. Cuando Zenek pregunte quién ve su proyecto, Marta le explicará los permisos por separado.
El administrador ve 9 pasos, entre ellos añadir el equipo y organizar el trabajo en los espacios de trabajo. El resto de usuarios reciben 6 pasos sobre el trabajo en la aplicación, sin los tres primeros, que son administrativos. Puedes continuar, omitir la ventana o desactivar su aparición en futuros inicios de sesión. Podrás volver a los vídeos desde Configuración → Perfil → «Guía de la aplicación» → «Reiniciar la guía de la aplicación».
Los bocadillos señalan también el botón «+» en el encabezado de la columna central, que abre el menú «Crear». Si alguien no tiene permiso para añadir tareas o chats, no recibe los pasos relacionados con ellos. Si surge alguna pregunta después del recorrido, cada usuario encontrará las instrucciones completas en español en la pestaña «Ayuda» de Configuración. Son 20 capítulos a los que se puede volver ante un asunto concreto.
El espacio de trabajo es un concepto que hay que explicar al equipo
Un espacio de trabajo agrupa las tareas y los chats de un proyecto, equipo o tema. También hay que decidir quién tiene acceso a ese espacio y qué puede hacer en él. Es una conversación más importante para empezar que mostrar todos los iconos del programa.
Marta llama a los tres espacios de trabajo igual que su equipo habla del trabajo: «Marketing», «Nueva web» y «Ventas». En «Nueva web» añade personas mediante el menú ⋮ junto a la tarjeta del espacio, «Editar espacio de trabajo» y la sección «Asignar usuarios». Allí configura por separado los permisos de administrador del espacio y los derechos para añadir tareas y chats.
Una persona sin un permiso determinado no ve el botón de la función que no puede usar. El botón «+» junto a «Espacios de trabajo» aparece para los administradores globales y para las personas con el permiso «Puede añadir Espacios de trabajo». Si quieres planificar primero el acceso a los proyectos, lee cómo funcionan los roles y permisos en Task Manager.
La persona nueva se une mediante una invitación, no con una contraseña del jefe
Invitas al nuevo empleado por correo electrónico y él mismo establece su contraseña. El viernes Marta invita a Anna sin tener que inventar ni compartirle una contraseña.
Marta configura el acceso de Anna a los espacios de trabajo correspondientes, y Anna, al unirse, llega también automáticamente al chat «Compartido», que se crea durante la instalación. Allí puede escribir su primer mensaje sin buscar un grupo aparte.
Al iniciar sesión, Anna puede marcar «Recordarme en este dispositivo» - la aplicación lo recuerda durante 30 días. En un ordenador compartido es mejor no hacerlo, porque otra persona que use ese navegador podría acceder a la cuenta sin introducir la contraseña. Cuando alguien deja la empresa, el administrador puede desactivar la cuenta en lugar de eliminarla: los datos se conservan y se libera el puesto de licencia.
Al Asistente de IA se le puede preguntar con una frase cualquiera, pero primero hay que conectarlo
El Asistente de IA acepta preguntas e instrucciones escritas en una frase normal; no requiere aprender comandos especiales. Sin embargo, solo aparece cuando el administrador configura la IA con su propia clave del proveedor. Hasta entonces, el equipo puede trabajar en Task Manager sin IA.
Tras la configuración, Marta abre el Asistente de IA desde el menú de vistas y escribe: «Muéstrame mis tareas atrasadas». También puede pedir: «¿Cómo añado un nuevo usuario?» o «Crea la tarea X con fecha límite el viernes y asígnala a Anna». Al pedir una tarea, el Asistente abre la ventana «Añadir tarea» con los campos rellenados. Marta puede corregirlos; la tarea se crea solo al hacer clic en «Guardar».
El Asistente utiliza exclusivamente los recursos a los que la persona que pregunta tiene acceso. Si piensas activarlo para tu equipo, consulta antes cómo funciona la clave de IA propia en la empresa. La estructura de tareas, chats y espacios de trabajo se mantiene igual también sin el Asistente.
Los colores y las fichas ayudan a orientarse entre las tareas
En la lista, el Tablero y el Calendario, el color de la tarea significa lo mismo: rojo es atrasada, azul es para hoy, verde está en plazo y gris significa sin fecha límite o tarea cerrada. Sobre la lista, las fichas «En plazo», «Para hoy», «Atrasadas» y «Chat» son a la vez contadores y filtros. El estado de la tarea se cambia desde la lista con un solo clic, sin abrir el hilo.
El lunes Marta abre la ficha «Para hoy» y ve la tarea «Maquetas de la página de inicio» antes de la revisión con el cliente. Zenek termina las correcciones de la maqueta y cambia el estado de la tarea desde la lista, sin entrar en la conversación. Cuando ya conoce las vistas, puede cambiarlas con la tecla G; Mayús+G lleva en el sentido contrario. El atajo no funciona mientras se escribe ni con un cuadro de diálogo abierto, y el ciclo solo muestra las vistas disponibles para esa persona.
¿Qué más hay que conocer además de la lista de tareas?
El tema se configura por separado para las columnas, las ventanas de vistas y los formularios. Tampoco todas las variantes muestran los mismos módulos.
Las columnas, las ventanas de Calendario, Tablero y Notas, y las ventanas de formularios tienen interruptores de tema independientes - este último en Ajustes → Perfil → Apariencia («Tema oscuro de las ventanas»). Si el equipo quiere un aspecto coherente, cada persona los ajusta en sus propias vistas. Del mismo modo, no todos verán los mismos módulos: Correo, Archivos y Automatizaciones pertenecen a la variante Pro, no a Standard. En el móvil, Task Manager conserva las funciones en una disposición adaptada al tacto; más detalles en la descripción de la aplicación móvil.
Si el equipo quiere formación, puedes planificarla por separado
La formación es un servicio aparte del listado de precios y cuesta 599 zł. La instalación remota cuesta 299 zł en el plan Starter, y a partir del plan Classic está incluida en el precio. La ventana de bienvenida y el manual ayudan a conocer el programa, pero no tienen por qué sustituir a la formación si tu empresa prefiere acordar juntos la forma de trabajar.
La variante Standard cuesta 690 zł en el plan Starter hasta 8 personas o 1490 zł en el plan Classic hasta 20 personas. La licencia es perpetua: pagas una sola vez por el número de puestos, recibes 12 meses de actualizaciones incluidos en el precio, y la renovación posterior de actualizaciones es opcional. No hay una suscripción que se cobre por cada persona. Encontrarás las variantes y servicios actuales en los precios de Task Manager.
Los datos de la aplicación se encuentran en el servidor de la empresa. Para la oficina de Marta, esto implica elegir no solo la disposición de las pantallas, sino también el lugar donde estarán las tareas y las conversaciones. Si quiere repartir la incorporación del equipo en etapas, puede recurrir al plan de la primera semana con Task Manager.
Mañana abre el espacio de trabajo de ejemplo y haz una sola prueba: encuentra una tarea, lee su hilo y luego vuelve a la lista. Anota en qué punto tu gente podría necesitar una explicación - es un mejor punto de partida para hablar con el equipo que afirmar que el programa es «fácil». Comprueba esta disposición en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Un programa fácil para tareas significa un tiempo de aprendizaje corto para el equipo?
No existe un número único que determine el tiempo de aprendizaje para cada equipo. Task Manager utiliza una estructura de tres columnas y comportamientos de mensajería conocidos del correo y de los chats corporativos, pero los miembros del equipo deben entender qué son los espacios de trabajo y cuáles son sus permisos.
¿Qué verá una persona nueva al iniciar sesión por primera vez?
La persona nueva verá una ventana de bienvenida con vídeos breves y, después, bocadillos junto a los elementos de la pantalla. Un usuario normal recibe 6 pasos en la ventana de bienvenida, el administrador 9; la guía se puede volver a iniciar más adelante desde Configuración → Perfil.
¿Hay que aprender comandos para usar el Asistente de IA?
No, al Asistente de IA le escribes una frase normal. El administrador debe configurar primero la IA con su propia clave del proveedor; las tareas y los chats funcionan también sin esa configuración.
¿Se puede contratar formación adicional para el equipo?
Sí, la formación es un servicio aparte por 599 PLN. La instalación remota también figura en los precios como servicio: en el plan Starter cuesta 299 PLN, y a partir del plan Classic está incluida en el precio.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
