Tiistaina Marta, seitsemän hengen suunnittelutoimiston omistaja, ei ole vieläkään lähettänyt tiimille kutsuja ohjelmaan. ”Zenek ei jaksa opetella uutta järjestelmää” - ajattelee hän, vaikka juuri hänellä katoavat useimmin projektien sopimukset. Marta päättää ensin näyttää Zenekille tehtävän ”Verkkosivuprojekti” ja katsoa, löytääkö tämä keskustelun mallinnuksesta. Näin hän selvittää, onko Task Manager heille helppo tehtävienhallintaohjelma, ennen kuin kutsuu loput tiimistä.
Helppo tehtävienhallintaohjelma alkaa tutusta rakenteesta
Task Manager jakaa näytön kolmeen sarakkeeseen: työtilat vasemmalla, tehtävä- ja keskustelulista keskellä sekä avoin asia oikealla. Tämä muistuttaa sähköpostin lukutapaa: valitset alueen, löydät kohteen listalta ja avaat sen sisällön.
Keskiviikkona Zenek klikkaa työtilaa ”Uusi verkkosivu”, valitsee listalta ”Verkkosivuprojekti” ja lukee tehtävän kuvauksen vieressä olevan keskustelun. Työtila eli projektin tai tiimin työskentelytila suodattaa keskimmäisen sarakkeen sisältöä. Kun Zenek haluaa tarkistaa muiden projektien asioita, hän klikkaa ”Kaikki” vasemman sarakkeen yläreunassa.
Työtilakortin luku kertoo lukemattomista tehtävistä ja keskusteluista; kun mikään ei odota lukemista, luku katoaa. Listan yläpuolella toimii haku, joka kattaa tehtävien otsikot ja kuvaukset, keskustelujen nimet sekä viestien sisällön. Ja jos keskustelu tarvitsee lisää tilaa, vedät palkkia keskimmäisen ja oikean sarakkeen välissä. Kaksoisnapsautus palauttaa oletusleveyden, ja valittu asettelu tallentuu tilillesi tässä selaimessa. Katso kolmen sarakkeen rakenteen kuvaus.
Viestit hyödyntävät pikaviestimestä tuttuja tapoja
Tehtävässä ja keskustelussa lähetät viestin Enter-näppäimellä, ja Shift+Enter siirtää tekstin uudelle riville. Henkilön merkitset @-merkillä ja valitset hänet listalta. Zenek voi siis vastata ja merkitä Martan ilman uuden kirjoitustavan opettelua.
Torstaina Zenek näkee Martan kysymyksen mallinnuksen aikataulusta. Sen sijaan, että kirjoittaisi ”hoidan tämän”, hän valitsee reaktion ”Työn alla”; viestin alle ilmestyy merkintä reaktioiden määrästä, ja hiiren viemisellä sen päälle näkee, kuka reagoi. Valittavana on myös ”Valmis”, ”Katson” ja ”Ok”. Kun hän vastaa aiempaan huomautukseen, hän käyttää ”Lainaa vastauksessa” -toimintoa - lainauksen klikkaaminen vie alkuperäiseen viestiin.
Saman henkilön peräkkäiset viestit, jotka on lähetetty 5 minuutin sisällä ilman toisen henkilön vastausta, yhdistyvät yhdeksi merkinnäksi. Vanhimman lukemattoman viestin yläpuolelle ilmestyy rivi ”Uutta”, ja päivät erotetaan merkinnöillä ”Tänään”, ”Eilen” tai päivämäärällä. Nämä pienet yksityiskohdat auttavat lukemaan pidemmän keskustelun ilman arvailua siitä, mihin edellinen osuus päättyi.
Liitteen lisäät paperiliittimellä, vedät ikkunaan tai liität leikepöydältä. Tehtävissä ja keskusteluissa käytetään samaa viestimoottoria; sitä käyttää myös Sähköposti, joka on saatavilla Pro-paketissa. Et siis joudu opettamaan tiimille eri kirjoitustapaa jokaista keskustelutyyppiä varten.
Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen ohjelma näyttää, mihin katsoa
Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen Task Manager avaa tervetuloikkunan, jossa on lyhyitä videoita sovelluksesta. Sen jälkeen se näyttää puhekuplia näytön elementtien kohdalla, joihin selitykset liittyvät. Kun Zenek kysyy, kuka näkee hänen projektinsa, Marta selittää käyttöoikeudet erikseen.
Pääkäyttäjä näkee 9 vaihetta, muun muassa tiimin lisäämisen ja työn järjestämisen työtiloihin. Muut käyttäjät saavat 6 vaihetta sovelluksessa työskentelystä - ilman kolmea ensimmäistä, hallinnollista vaihetta. Voit siirtyä eteenpäin, ohittaa ikkunan tai poistaa sen näyttämisen käytöstä seuraavilla kirjautumiskerroilla. Videoihin pääset takaisin kohdasta Asetukset → Profiili → ”Sovelluksen opas” → ”Käynnistä sovelluksen opas uudelleen”.
Puhekuplat osoittavat myös keskimmäisen sarakkeen otsikossa olevaa ”+”-painiketta, joka avaa ”Luo”-valikon. Jos jollakulla ei ole oikeutta lisätä tehtäviä tai keskusteluja, hän ei saa niihin liittyviä vaiheita. Jos opastuksen jälkeen herää kysymyksiä, jokainen käyttäjä löytää täydellisen suomenkielisen ohjeen Asetusten ”Ohje”-välilehdeltä. Siellä on 20 lukua, joihin voi palata tietyn asian kohdalla.
Työtila on käsite, joka pitää selittää tiimille
Työtila kokoaa yhteen yhden projektin, tiimin tai aiheen tehtävät ja keskustelut. Täytyy myös sopia, kenellä on pääsy kyseiseen tilaan ja mitä siellä saa tehdä. Tämä on tärkeämpi keskustelu aloituksessa kuin kaikkien ohjelman kuvakkeiden esittely.
Marta nimeää kolme työtilaa niin kuin hänen tiiminsä puhuu työstä: ”Markkinointi”, ”Uusi verkkosivu” ja ”Myynti”. ”Uusi verkkosivu” -tilassa hän lisää ihmisiä tilakortin ⋮-valikon kautta, kohdasta ”Muokkaa työtilaa” ja osiosta ”Lisää käyttäjiä”. Siellä hän asettaa erikseen tilan pääkäyttäjän oikeudet sekä oikeudet lisätä tehtäviä ja keskusteluja.
Henkilö, jolla ei ole tiettyä oikeutta, ei näe toimintoa, jota hän ei voi käyttää. "+"-painike kohdassa "Työtilat" näkyy pääkäyttäjille ja henkilöille, joilla on oikeus "Voi lisätä työtiloja". Jos haluat ensin hahmotella projektien käyttöoikeudet, lue miten roolit ja käyttöoikeudet toimivat Task Managerissa.
Uusi henkilö liittyy kutsulla, ei esimiehen antamalla salasanalla
Uuden työntekijän kutsut sähköpostitse, ja hän asettaa salasanan itse. Perjantaina Marta kutsuu Annan keksimättä tai luovuttamatta tälle salasanaa.
Marta määrittää Annalle oikeudet oikeisiin työtiloihin, ja liittymisen jälkeen Anna päätyy automaattisesti myös "Yhteinen"-keskusteluun, joka syntyy asennuksen yhteydessä. Hän voi kirjoittaa siellä ensimmäisen viestin etsimättä erillistä ryhmää.
Kirjautuessaan Anna voi valita "Muista minut tällä laitteella" - sovellus muistaa hänet 30 päivän ajan. Yhteiskäytössä olevalla tietokoneella sitä ei kannata tehdä, koska seuraava samaa selainta käyttävä henkilö pääsisi tilille ilman salasanaa. Kun joku lähtee yrityksestä, pääkäyttäjä voi poistaa tilin käytöstä sen poistamisen sijaan: tiedot säilyvät, ja lisenssipaikka vapautuu.
AI-avustajalta voi kysyä tavallisella lauseella, mutta se pitää ensin yhdistää
AI-avustaja ottaa vastaan kysymyksiä ja komentoja tavallisella kielellä kirjoitettuna; se ei vaadi erikoiskomentojen opettelua. Se ilmestyy kuitenkin vasta, kun pääkäyttäjä määrittää AI:n käyttämään omaa avainta palveluntarjoajalta. Siihen asti tiimi voi työskennellä Task Managerissa ilman AI:ta.
Määrityksen jälkeen Marta avaa AI-avustajan näkymävalikosta ja kirjoittaa: "Näytä myöhässä olevat tehtäväni". Hän voi myös kysyä: "Miten lisään uuden käyttäjän?" tai "Luo tehtävä X, määräaika perjantaihin, ja määritä Annalle". Tehtäväpyynnön yhteydessä Avustaja avaa "Lisää tehtävä" -ikkunan valmiiksi täytetyillä kentillä. Marta voi korjata niitä; tehtävä syntyy vasta, kun hän klikkaa "Tallenna".
Avustaja käyttää vain niitä resursseja, joihin kysyjällä on pääsy. Jos aiot ottaa sen käyttöön tiimille, tutustu ensin siihen, miten oma AI-avain toimii yrityksessä. Itse tehtävien, keskustelujen ja työtilojen rakenne pysyy samana myös ilman Avustajaa.
Värit ja kortit auttavat hahmottamaan tehtävät
Listassa, Taulussa ja Kalenterissa tehtävän väri tarkoittaa samaa: punainen on myöhässä, sininen tänään, vihreä aikataulussa, ja harmaa ilman määräaikaa tai suljettu tehtävä. Listan yläpuolella olevat kortit "Ajallaan", "Tänään", "Myöhässä" ja "Keskustelu" toimivat sekä laskureina että suodattimina. Tehtävän tilan voit muuttaa listasta yhdellä klikkauksella, avaamatta viestiketjua.
Maanantaina Marta avaa "Tänään"-kortin ja näkee tehtävän "Etusivun rautalankamallit" ennen asiakaskatselmusta. Zenek saa rautalankamallin korjaukset valmiiksi ja vaihtaa tehtävän tilan listasta siirtymättä keskusteluun. Kun hän jo tuntee näkymät, hän voi vaihtaa niitä näppäimellä G; Shift+G vie vastakkaiseen suuntaan. Pikanäppäin ei toimi kirjoittaessa eikä avoimen valintaikkunan aikana, ja kierto näyttää vain kyseiselle henkilölle saatavilla olevat näkymät.
Mitä muuta kannattaa tietää tehtävälistan lisäksi?
Teeman asetat erikseen sarakkeille, näkymäikkunoille ja lomakkeille. Kaikki vaihtoehdot eivät myöskään näytä samoja moduuleja.
Sarakkeilla, Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen ikkunoilla sekä lomakeikkunoilla on erilliset teemakytkimet - viimeksi mainittu löytyy kohdasta Asetukset → Profiili → Ulkoasu ("Tumma ikkunateema"). Jos tiimi haluaa yhtenäisen ulkoasun, jokainen säätää sen omissa näkymissään. Samoin kaikki eivät näe samoja moduuleja: Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot kuuluvat Pro-versioon, eivät Standard-versioon. Puhelimessa Task Manager säilyttää toiminnot kosketukselle mukautetussa asettelussa; lisää näyttää mobiilisovelluksen kuvaus.
Jos tiimi haluaa koulutuksen, voit järjestää sen erikseen
Koulutus on hinnastossa erillinen palvelu, ja se maksaa 599 zl. Etäasennus maksaa 299 zl Starter-paketissa, ja Classic-paketista alkaen se sisältyy hintaan. Tervetuloikkuna ja ohje auttavat tutustumaan ohjelmaan, mutta niiden ei tarvitse korvata koulutusta, jos yrityksesi haluaa yhdessä sopia työskentelytavasta.
Standard-versio maksaa 690 zl Starter-paketissa enintään 8 henkilölle tai 1 490 zl Classic-paketissa enintään 20 henkilölle. Lisenssi on pysyvä: maksat kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrästä, saat 12 kuukautta päivityksiä hintaan sisältyen, ja myöhempi päivitysoikeuden uusiminen on valinnaista. Henkilökohtaista jatkuvaa tilausmaksua ei ole. Ajantasaiset versiot ja palvelut löydät Task Managerin hinnoittelusta.
Sovelluksen tiedot sijaitsevat yrityksen palvelimella. Martan toimistolle tämä tarkoittaa paitsi näyttöjen asettelun valintaa myös sitä, missä tehtävät ja keskustelut sijaitsevat. Jos hän haluaa jaksottaa tiimin käyttöönoton vaiheisiin, hän voi hyödyntää Task Managerin ensimmäisen viikon suunnitelmaa.
Avaa huomenna esimerkkityötila ja tee yksi kokeilu: etsi tehtävä, lue sen viestiketju ja palaa sitten listaan. Kirjaa muistiin, missä kohdassa tiimisi saattaisi tarvita selvennystä - se on parempi lähtökohta keskustelulle tiimin kanssa kuin väite, että ohjelma on "helppo". Tarkista tämä rakenne Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Tarkoittaako helppo tehtävienhallintaohjelma lyhyttä oppimisaikaa tiimille?
Yhtä kaikille tiimeille sopivaa oppimisaikaa ei ole. Task Manager hyödyntää kolmen sarakkeen rakennetta sekä viestien toimintatapoja, jotka ovat tuttuja sähköpostista ja pikaviestimistä, mutta tiimin jäsenten täytyy oppia, mitä työtilat tarkoittavat ja mitkä ovat heidän omat käyttöoikeutensa.
Mitä uusi käyttäjä näkee ensimmäisellä kirjautumisella?
Uusi käyttäjä näkee tervetuloikkunan lyhyillä videoilla, ja sen jälkeen puhekuplia näytön elementtien kohdalla. Tavallinen käyttäjä saa 6 vaihetta tervetuloikkunassa, pääkäyttäjä 9; oppaan voi myöhemmin käynnistää uudelleen kohdasta Asetukset → Profiili.
Täytyykö komentoja opetella, jotta voi käyttää AI-avustajaa?
Ei, AI-avustajalle kirjoitat tavallisen lauseen. Pääkäyttäjän täytyy ensin määrittää AI omalla avaimella palveluntarjoajalta; tehtävät ja keskustelut toimivat myös ilman tätä määritystä.
Voiko tiimille ostaa koulutuksen?
Kyllä, koulutus on erillinen palvelu hintaan 599 zł. Myös etäasennus löytyy hinnoittelusta omana palveluna: Starter-paketissa se maksaa 299 zł, ja Classic-paketista alkaen se sisältyy hintaan.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
