Kedden Marta, egy hétfős tervezőiroda tulajdonosa, még mindig nem küldte el a meghívókat a csapatának a programba. „Zenek nem fogja átlátni az újabb rendszert” - gondolja, pedig éppen neki szoktak a leggyakrabban elveszni a projektekkel kapcsolatos megállapodások. Marta úgy dönt, hogy először megmutatja neki a „Weboldal projekt” feladatot, és megnézi, megtalálja-e a makettről szóló beszélgetést. Így ellenőrzi, hogy a Task Manager valóban könnyen kezelhető feladatkezelő program lesz-e számukra, mielőtt meghívná a többieket is.
A könnyen kezelhető feladatkezelő program ismerős elrendezéssel kezdődik
A Task Manager a képernyőt három oszlopra osztja: balra a munkaterületek, középen a feladatok és csevegések listája, jobbra pedig a megnyitott ügy található. Ez hasonlít a levelezés olvasásának módjára: kiválasztasz egy területet, megkeresed a tételt a listában, majd megnyitod a tartalmát.
Szerdán Zenek rákattint az „Új weboldal” munkaterületre, kiválasztja a listából a „Weboldal projekt” feladatot, és elolvassa a feladat leírása melletti beszélgetést. A munkaterület, vagyis egy projekt vagy csapat munkaterülete, szűri a középső oszlopot. Amikor Zenek más projektekkel kapcsolatos ügyeket szeretne megnézni, a bal oszlop tetején a „Minden”-re kattint.
A munkaterület kártyáján lévő szám az olvasatlan feladatokat és csevegéseket jelzi; ha nincs mire várni, a szám eltűnik. A lista felett egy kereső működik, amely a feladatok témáit és leírásait, a csevegések neveit, valamint az üzenetek tartalmát is átvizsgálja. Ha pedig a beszélgetésnek több helyre van szüksége, húzd el a sávot a középső és a jobb oszlop között. A dupla kattintás visszaállítja az alapértelmezett szélességet, a kiválasztott elrendezés pedig elmentésre kerül a fiókodhoz ebben a böngészőben. Nézd meg a háromoszlopos elrendezés leírását.
Az üzenetek az üzenetküldőkből ismert reflexeket használják
A feladatban és a csevegésben az Enter billentyűvel küldöd el az üzenetet, a Shift+Enter pedig új sorba viszi a szöveget. Egy személyt a @ jellel jelölsz meg, majd kiválasztod a listából. Zenek így válaszolhat és megjelölheti Martát anélkül, hogy új üzenetírási módot kellene keresnie.
Csütörtökön Zenek látja Marta kérdését a makett határidejéről. Ahelyett, hogy azt írná: „foglalkozom vele”, a „Folyamatban” reakciót választja; az üzenet alatt megjelenik egy jelölés a reakciók számával, és rámutatva megnézhető, ki reagált. Választható még a „Kész”, a „Nézem” és az „Ok” is. Amikor egy korábbi megjegyzésre válaszol, a „Idézés válaszban” funkciót használja - az idézetre kattintva eljut az eredeti üzenethez.
Ugyanazon személy egymást követő üzenetei, amelyeket 5 percen belül küld, és közben senki más nem válaszol, egyetlen bejegyzésbe olvadnak össze. A legrégebbi olvasatlan üzenet felett megjelenik az „Új” felirat, a napokat pedig a „Ma”, „Tegnap” vagy a dátum választja el egymástól. Ezek az apró részletek segítenek egy hosszabb beszélgetés elolvasásában anélkül, hogy ki kellene találni, hol ért véget az előző rész.
Mellékletet a gémkapocs ikonnal adhatsz hozzá, az ablakba húzhatod, vagy a vágólapról beillesztheted. A feladatokban és a csevegésekben ugyanaz az üzenetküldő motor működik; ezt használja a Pro csomagban elérhető Levelezés is. Így nem kell a csapatodnak minden beszélgetéstípushoz más írásmódot megtanítanod.
Az első bejelentkezés után a program megmutatja, hova kell nézni
Az első bejelentkezés után a Task Manager egy üdvözlőablakot nyit meg rövid, alkalmazásból vett videókkal. Ezután buborékok jelennek meg a képernyő azon elemeinél, amelyekre a magyarázatok vonatkoznak. Amikor Zenek megkérdezi, ki látja a projektjét, Marta külön elmagyarázza neki a jogosultságokat.
Az adminisztrátor 9 lépést lát, köztük a csapat hozzáadását és a munka rendszerezését a munkaterületeken. A többi felhasználó 6 lépést kap az alkalmazásban végzett munkával kapcsolatban - az első három, adminisztratív lépés nélkül. Tovább léphetsz, kihagyhatod az ablakot, vagy kikapcsolhatod a megjelenítését a következő bejelentkezéseknél. A videókhoz a Beállítások → Profil → „Alkalmazás-kalauz” → „Alkalmazás-kalauz újraindítása” útvonalon térhetsz vissza.
A buborékok a középső oszlop fejlécében lévő „+” gombra is mutatnak, amely megnyitja a „Létrehozás” menüt. Ha valakinek nincs jogosultsága feladatok vagy csevegések hozzáadásához, nem kapja meg az ezekhez kapcsolódó lépéseket. Ha a bemutató után kérdés merül fel, minden felhasználó megtalálja a teljes magyar nyelvű útmutatót a Beállítások „Súgó” fülén. Ez 20 fejezetből áll, amelyekhez egy-egy konkrét ügy kapcsán bármikor vissza lehet térni.
A munkaterület olyan fogalom, amelyet el kell magyarázni a csapatnak
A munkaterület egy projekt, csapat vagy téma feladatait és csevegéseit csoportosítja. Azt is meg kell határozni, hogy ki férhet hozzá az adott térhez, és mit tehet benne. Ez fontosabb beszélgetés a kezdéskor, mint a program összes ikonjának megmutatása.
Marta a három munkaterületet úgy nevezi el, ahogy a csapata beszél a munkáról: „Marketing”, „Új weboldal” és „Értékesítés”. Az „Új weboldal” munkaterületen a tér kártyájánál lévő ⋮ menün keresztül, a „Munkaterület szerkesztése” és a „Felhasználók hozzárendelése” szakaszon keresztül ad hozzá embereket. Ott külön állítja be a terület adminisztrátori jogosultságait, valamint a feladatok és csevegések hozzáadásának jogát.
Az a személy, akinek nincs megfelelő jogosultsága, nem látja annak a funkciónak a gombját, amelyet nem használhat. A „+” gomb a „Munkaterületek” felirat mellett a globális adminisztrátoroknak és azoknak jelenik meg, akiknek megvan a „Hozzáadhat Munkaterületeket” jogosultsága. Ha előbb fel szeretnéd rajzolni a projektekhez való hozzáférést, olvasd el, hogyan működnek a szerepkörök és jogosultságok a Task Managerben.
Az új munkatárs meghívással csatlakozik, nem a főnöktől kapott jelszóval
Az új munkatársat e-mailben hívod meg, a jelszót pedig ő maga állítja be. Pénteken Marta meghívja Annát anélkül, hogy jelszót kellene kitalálnia vagy átadnia.
Marta beállítja Annának a megfelelő munkaterületekhez való hozzáférést, Anna pedig csatlakozás után automatikusan bekerül a „Közös” csevegésbe is, amely a telepítés során jön létre. Ott elküldheti első üzenetét anélkül, hogy külön csoportot kellene keresnie.
Bejelentkezéskor Anna bejelölheti az „Emlékezz rám ezen az eszközön” opciót - az alkalmazás 30 napig megjegyzi. Közösen használt számítógépen jobb ezt nem bejelölni, mert a böngészőt később használó személy jelszó megadása nélkül bejuthatna a fiókba. Ha valaki távozik a cégtől, az adminisztrátor inkább deaktiválhatja a fiókot törlés helyett: az adatok megmaradnak, a licenchely pedig felszabadul.
Az AI-asszisztenst sima mondattal is megkérdezheted, de előbb csatlakoztatni kell
Az AI-asszisztens hétköznapi mondatban megfogalmazott kérdéseket és utasításokat fogad; nem kell hozzá külön parancsokat megtanulni. Ugyanakkor csak akkor jelenik meg, ha az adminisztrátor beállítja az AI-t saját, a szolgáltatónál igényelt kulccsal. Addig a csapat AI nélkül is dolgozhat a Task Managerben.
A beállítás után Marta megnyitja az AI-asszisztenst a nézetek menüjéből, és beírja: „Mutasd a lejárt határidejű feladataimat”. Kérheti azt is: „Hogyan adjak hozzá új felhasználót?”, vagy: „Hozz létre X feladatot péntekig szóló határidővel, és rendeld Annához”. Feladatra vonatkozó kérés esetén az Asszisztens megnyitja a „Feladat hozzáadása” ablakot a kitöltött mezőkkel. Marta javíthat rajtuk; a feladat csak a „Mentés” gombra kattintva jön létre.
Az Asszisztens kizárólag azokat az erőforrásokat használja, amelyekhez a kérdező személynek hozzáférése van. Ha a csapatod számára is be szeretnéd kapcsolni, nézd meg előtte, hogyan működik a saját AI-kulcs a cégben. A feladatok, csevegések és munkaterületek felépítése az Asszisztens nélkül is ugyanaz marad.
A színek és kártyák segítenek eligazodni a feladatok között
A listán, a Táblán és a Naptárban a feladat színe ugyanazt jelenti: a piros a lejárt határidőt, a kék a mai napra szólót, a zöld a határidőn belülit, a szürke pedig a határidő nélkülit vagy a lezárt feladatot. A lista fölötti „Határidőn belül”, „Ma esedékes”, „Lejárt határidejű” és „Csevegés” kártyák egyszerre számlálók és szűrők is. A feladat állapotát egy kattintással módosíthatod a listából, a beszélgetésszál megnyitása nélkül.
Hétfőn Marta megnyitja a „Ma esedékes” kártyát, és meglátja a „Főoldal makettjei” feladatot az ügyféllel tartott áttekintés előtt. Zenek befejezi a makett javításait, és a listáról módosítja a feladat állapotát, anélkül hogy a beszélgetésbe lépne. Ha már ismeri a nézeteket, a G billentyűvel válthat közöttük; a Shift+G az ellenkező irányba visz. A billentyűparancs nem működik gépelés közben, sem nyitott párbeszédablaknál, és a ciklus csak az adott személy számára elérhető nézeteket mutatja.
Mit érdemes még megismerni a feladatlistán kívül?
A témát külön állítod be az oszlopokhoz, a nézetablakokhoz és az űrlapokhoz. Nem minden változat mutatja ugyanazokat a modulokat.
Az oszlopoknak, a Naptár, Tábla és Jegyzetek ablakainak, valamint az űrlapablakoknak külön téma-kapcsolójuk van - az utóbbi a Beállítások → Profil → Megjelenés menüben („Sötét ablaktéma”). Ha a csapat egységes megjelenést szeretne, mindenkinek saját nézeteiben kell beállítania. Hasonlóképpen nem mindenki látja ugyanazokat a modulokat: a Levelezés, a Fájlok és az Automatizálások a Pro változathoz tartoznak, nem a Standardhoz. Telefonon a Task Manager megtartja a funkcióit, érintésre optimalizált elrendezésben; bővebben a mobilalkalmazás leírásában olvashatsz erről.
Ha a csapat oktatást szeretne, azt külön is megtervezheted
Az oktatás az árlistán szereplő külön szolgáltatás, és 599 zł-be kerül. A távoli telepítés a Starter csomagban 299 zł, a Classic csomagtól kezdve pedig az árban benne van. Az üdvözlőablak és az útmutató segít megismerni a programot, de nem kell feltétlenül helyettesítenie az oktatást, ha a céged inkább közösen alakítaná ki a munkamódszert.
A Standard változat 690 zł-be kerül a Starter csomagban, legfeljebb 8 fő számára, vagy 1490 zł-be a Classic csomagban, legfeljebb 20 fő számára. A licenc örökös: egyszer fizetsz a stanovisk számáért, 12 hónap frissítést kapsz az árban, a későbbi frissítések megújítása pedig opcionális. Nincs fejenként számított előfizetés. Az aktuális változatokat és szolgáltatásokat a Task Manager árlistájában találod.
Az alkalmazás adatai a cég szerverén találhatók. Marta irodája számára ez nem csak a képernyők elrendezésének, hanem a feladatok és beszélgetések helyének megválasztását is jelenti. Ha a csapat bevezetését szakaszokra szeretné osztani, segíthet a Task Managerrel töltött első hét tervének áttekintése.
Holnap nyisd meg a mintamunkaterületet, és végezz el egy próbát: keress meg egy feladatot, olvasd el a beszélgetésszálát, majd térj vissza a listához. Jegyezd fel, hol lehet szüksége magyarázatra a csapatodnak - ez jobb kiindulópont a csapattal folytatott beszélgetéshez, mint annak kijelentése, hogy a program „egyszerű”. Nézd meg ezt az elrendezést a Demóban.
Gyakori kérdések
A könnyen kezelhető feladatkezelő program rövid betanulási időt is jelent a csapat számára?
Nincs egy olyan szám, amely minden csapat számára meghatározná a betanulási időt. A Task Manager háromoszlopos elrendezést és a levelezésből, valamint az üzenetküldőkből ismert üzenetkezelési szokásokat használja, de a csapattagoknak meg kell ismerniük a munkaterületek jelentését és saját jogosultságaikat.
Mit lát az új felhasználó az első bejelentkezéskor?
Az új felhasználó egy üdvözlőablakot lát rövid videókkal, majd ezt követően buborékok jelennek meg a képernyő elemeinél. A normál felhasználó 6 lépést kap az üdvözlőablakban, az adminisztrátor 9-et; a kalauz később bármikor újraindítható a Beállítások → Profil menüből.
Parancsokat kell megtanulni az AI-asszisztens használatához?
Nem, az AI-asszisztensnek egyszerű mondatban írhatsz. Az adminisztrátornak először be kell állítania az AI-t a szolgáltatónál beszerzett saját kulccsal; a feladatok és a csevegések e beállítás nélkül is működnek.
Lehet külön oktatást vásárolni a csapatnak?
Igen, az oktatás külön szolgáltatásként érhető el, 599 zł-ért. A távoli telepítés szintén szerepel az árlistán szolgáltatásként: a Starter csomagban 299 zł, a Classic csomagtól pedig már az ár része.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
