Am Dienstag hat Marta, Inhaberin eines siebenköpfigen Planungsbüros, dem Team noch immer keine Einladungen zum Programm geschickt. „Zenek kommt mit einem weiteren System nicht klar“ - denkt sie, obwohl ihm gerade am häufigsten Absprachen aus Projekten entgehen. Marta beschließt, ihm zuerst die Aufgabe „Projekt Website“ zu zeigen und zu prüfen, ob er das Gespräch über das Mockup findet. So prüft sie, ob Task Manager für sie ein einfaches Programm für Aufgaben sein wird, bevor sie den Rest des Teams einlädt.
Ein einfaches Programm für Aufgaben beginnt mit einem vertrauten Aufbau
Task Manager teilt den Bildschirm in drei Spalten: Arbeitsbereiche links, die Liste der Aufgaben und Chats in der Mitte sowie den geöffneten Vorgang rechts. Das erinnert an das Lesen von E-Mails: Sie wählen einen Bereich, finden einen Eintrag in der Liste und öffnen dessen Inhalt.
Am Mittwoch klickt Zenek auf den Arbeitsbereich „Neue Website“, wählt aus der Liste „Projekt Website“ aus und liest das Gespräch neben der Aufgabenbeschreibung. Der Arbeitsbereich, also der Arbeitsraum für ein Projekt oder Team, filtert die mittlere Spalte. Wenn Zenek Vorgänge aus anderen Projekten prüfen möchte, klickt er oben in der linken Spalte auf „Alle“.
Die Zahl bei der Arbeitsbereich-Karte zeigt ungelesene Aufgaben und Chats an; wenn nichts zum Lesen wartet, verschwindet die Zahl. Über der Liste steht eine Suche zur Verfügung, die Themen und Aufgabenbeschreibungen, Chat-Namen sowie Nachrichteninhalte umfasst. Und wenn das Gespräch mehr Platz braucht, ziehen Sie die Leiste zwischen mittlerer und rechter Spalte. Ein Doppelklick stellt die Standardbreite wieder her, und die gewählte Anordnung wird für Ihr Konto in diesem Browser gespeichert. Sehen Sie sich die Beschreibung des Drei-Spalten-Layouts an.
Nachrichten nutzen Gewohnheiten aus dem Messenger
In der Aufgabe und im Chat senden Sie die Nachricht mit der Enter-Taste, Shift+Enter verschiebt den Text in eine neue Zeile. Eine Person geben Sie mit dem Zeichen @ an und wählen sie aus der Liste aus. Zenek kann also antworten und Marta erwähnen, ohne eine neue Art des Nachrichtenschreibens zu suchen.
Am Donnerstag sieht Zenek Martas Frage zum Termin des Mockups. Statt „ich kümmere mich darum“ zu schreiben, wählt er die Reaktion „In Arbeit“; unter der Nachricht erscheint eine Markierung mit der Anzahl der Reaktionen, und beim Darüberfahren kann man sehen, wer reagiert hat. Zur Auswahl stehen auch „Erledigt“, „Schaue mir an“ und „Ok“. Wenn er auf eine frühere Bemerkung antwortet, nutzt er „Als Antwort zitieren“ - ein Klick auf das Zitat führt zur ursprünglichen Nachricht.
Aufeinanderfolgende Nachrichten derselben Person, die innerhalb von 5 Minuten ohne Antwort einer anderen Person gesendet werden, verschmelzen zu einem Eintrag. Über der ältesten ungelesenen Nachricht erscheint die Zeile „Neu“, und die Tage werden durch die Markierungen „Heute“, „Gestern“ oder ein Datum getrennt. Diese Details helfen dabei, ein längeres Gespräch zu lesen, ohne raten zu müssen, wo der vorherige Abschnitt endete.
Einen Anhang fügen Sie über die Büroklammer hinzu, ziehen ihn ins Fenster oder fügen ihn aus der Zwischenablage ein. In Aufgaben und Chats läuft dieselbe Nachrichten-Engine; sie wird auch von E-Mail genutzt, verfügbar in der Pro-Variante. Sie müssen Ihrem Team also nicht für jede Art von Gespräch eine andere Schreibweise beibringen.
Nach der ersten Anmeldung zeigt das Programm, wohin man schauen soll
Nach der ersten Anmeldung öffnet Task Manager ein Willkommensfenster mit kurzen Videos aus der Anwendung. Danach zeigt es Sprechblasen bei den Bildschirmelementen, auf die sich die Erklärungen beziehen. Wenn Zenek fragt, wer sein Projekt sehen kann, erklärt Marta ihm die Berechtigungen separat.
Der Administrator sieht 9 Schritte, unter anderem das Hinzufügen des Teams und die Organisation der Arbeit in den Arbeitsbereichen. Andere Benutzer erhalten 6 Schritte zur Arbeit in der Anwendung - ohne die ersten drei administrativen Schritte. Sie können weitergehen, das Fenster überspringen oder dessen Anzeige bei künftigen Anmeldungen deaktivieren. Zu den Videos gelangen Sie über Einstellungen → Profil → „Anwendungs-Guide“ → „Anwendungs-Guide erneut starten“.
Die Sprechblasen zeigen auch auf die Schaltfläche „+“ in der Kopfzeile der mittleren Spalte, die das Menü „Erstellen“ öffnet. Wenn jemand keine Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben oder Chats hat, erhält er die entsprechenden Schritte nicht. Wenn nach der Führung eine Frage auftaucht, findet jeder Benutzer eine vollständige deutsche Anleitung im Tab „Hilfe“ in den Einstellungen. Das sind 20 Kapitel, zu denen man bei einer konkreten Frage zurückkehren kann.
Arbeitsbereich ist ein Begriff, den man dem Team erklären muss
Ein Arbeitsbereich bündelt Aufgaben und Chats eines Projekts, Teams oder Themas. Außerdem muss festgelegt werden, wer Zugang zu dem jeweiligen Bereich hat und was er dort tun darf. Das ist zu Beginn ein wichtigeres Gespräch, als alle Symbole des Programms zu zeigen.
Marta benennt die drei Arbeitsbereiche so, wie ihr Team über die Arbeit spricht: „Marketing“, „Neue Website“ und „Vertrieb“. In „Neue Website“ fügt sie über das Menü ⋮ bei der Bereichskarte, „Arbeitsbereich bearbeiten“ und den Abschnitt „Benutzer zuweisen“ Personen hinzu. Dort stellt sie separat die Berechtigungen für den Bereichsadministrator sowie die Rechte zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats ein.
Eine Person ohne die entsprechende Berechtigung sieht die Schaltfläche für eine Funktion nicht, die sie nicht nutzen kann. Die Schaltfläche „+" neben der Bezeichnung „Arbeitsbereiche" erscheint bei globalen Administratoren und bei Personen mit der Berechtigung „Darf Arbeitsbereiche hinzufügen". Wenn Sie den Zugriff auf Projekte zunächst durchdenken möchten, lesen Sie wie Rollen und Berechtigungen in Task Manager funktionieren.
Eine neue Person tritt per Einladung bei, nicht mit einem Passwort vom Chef
Einen neuen Mitarbeiter laden Sie per E-Mail ein, das Passwort legt er selbst fest. Am Freitag lädt Marta Anna ein, ohne ein Passwort auszudenken oder weiterzugeben.
Marta richtet Annas Zugriff auf die passenden Arbeitsbereiche ein, und Anna landet nach dem Beitritt automatisch auch im Chat „Gemeinsam", der bei der Installation entsteht. Dort kann sie die erste Nachricht schreiben, ohne eine eigene Gruppe suchen zu müssen.
Beim Anmelden kann Anna „Dieses Gerät merken" aktivieren - die Anwendung merkt sich das Gerät für 30 Tage. Auf einem gemeinsam genutzten Computer sollte man das besser nicht tun, da sich sonst eine andere Person, die denselben Browser verwendet, ohne Passworteingabe anmelden könnte. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, kann der Administrator das Konto deaktivieren statt es zu löschen: Die Daten bleiben erhalten, und der Lizenzplatz wird frei.
Den KI-Assistenten kann man in einem gewöhnlichen Satz fragen, muss ihn aber zuerst anbinden
Der KI-Assistent nimmt Fragen und Befehle entgegen, die in gewöhnlichen Sätzen formuliert sind; spezielle Befehle muss man nicht lernen. Er erscheint jedoch erst, wenn der Administrator die KI mit einem eigenen Schlüssel beim Anbieter konfiguriert hat. Bis dahin kann das Team ohne KI in Task Manager arbeiten.
Nach der Konfiguration öffnet Marta den KI-Assistenten über das Ansichtenmenü und schreibt: „Zeig meine überfälligen Aufgaben". Sie kann auch fragen: „Wie füge ich einen neuen Benutzer hinzu?" oder „Erstelle die Aufgabe X mit Fälligkeitsdatum Freitag und weise sie Anna zu". Bei einer Bitte um eine Aufgabe öffnet der Assistent das Fenster „Aufgabe hinzufügen" mit bereits ausgefüllten Feldern. Marta kann sie korrigieren; die Aufgabe entsteht erst nach einem Klick auf „Speichern".
Der Assistent nutzt ausschließlich die Ressourcen, auf die die fragende Person Zugriff hat. Wenn Sie ihn für das Team aktivieren möchten, lesen Sie vorher wie der eigene KI-Schlüssel im Unternehmen funktioniert. Die Struktur von Aufgaben, Chats und Arbeitsbereichen bleibt auch ohne den Assistenten unverändert.
Farben und Kacheln helfen bei der Orientierung in den Aufgaben
In der Liste, im Board und im Kalender bedeutet die Farbe einer Aufgabe immer dasselbe: Rot steht für überfällig, Blau für heute fällig, Grün für im Zeitplan und Grau für kein Fälligkeitsdatum oder geschlossene Aufgabe. Über der Liste sind die Kacheln „Pünktlich", „Heute", „Überfällig" und „Chat" gleichzeitig Zähler und Filter. Den Status einer Aufgabe ändern Sie direkt in der Liste mit einem Klick, ohne den Thread zu öffnen.
Am Montag öffnet Marta die Kachel „Heute" und sieht die Aufgabe „Mockups der Startseite" vor dem Review mit dem Kunden. Zenek schließt die Korrekturen am Mockup ab und ändert den Status der Aufgabe direkt in der Liste, ohne zum Gespräch zu wechseln. Sobald er die Ansichten kennt, kann er mit der Taste G zwischen ihnen wechseln; Umschalt+G führt in die entgegengesetzte Richtung. Die Tastenkombination funktioniert nicht während der Texteingabe oder bei geöffnetem Dialogfenster, und der Zyklus zeigt nur die für die jeweilige Person verfügbaren Ansichten.
Was gibt es außer der Aufgabenliste noch zu kennen?
Das Design stellen Sie getrennt für Spalten, Ansichtsfenster und Formulare ein. Nicht jede Variante zeigt zudem dieselben Module.
Spalten, die Fenster von Kalender, Board und Notizen sowie Formularfenster haben eigene Design-Umschalter - letzterer befindet sich unter Einstellungen → Profil → Erscheinungsbild („Dunkles Fensterdesign"). Wenn das Team ein einheitliches Erscheinungsbild möchte, passt jeder es in seinen eigenen Ansichten an. Ebenso sieht nicht jeder dieselben Module: E-Mail, Dateien und Automatisierungen gehören zur Variante Pro, nicht zu Standard. Auf dem Smartphone behält Task Manager seine Funktionen in einem touch-optimierten Layout bei; mehr zeigt die Beschreibung der mobilen App.
Wenn das Team eine Schulung möchte, können Sie diese separat einplanen
Die Schulung ist eine separate Leistung aus der Preisliste und kostet 599 PLN. Die Remote-Installation kostet im Starter-Plan 299 PLN, ab dem Classic-Plan ist sie im Preis enthalten. Das Begrüßungsfenster und die Anleitung helfen dabei, sich mit dem Programm vertraut zu machen, müssen eine Schulung aber nicht ersetzen, wenn Ihr Unternehmen die Arbeitsweise lieber gemeinsam festlegen möchte.
Die Variante Standard kostet 690 PLN im Starter-Plan für bis zu 8 Personen oder 1 490 PLN im Classic-Plan für bis zu 20 Personen. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Plätze, erhalten 12 Monate Updates im Preis inbegriffen, und eine spätere Update-Verlängerung ist optional. Es gibt kein Abonnement, das pro Person berechnet wird. Die aktuellen Varianten und Leistungen finden Sie in den Preisen von Task Manager.
Die Anwendungsdaten befinden sich auf dem Server des Unternehmens. Für Martas Büro bedeutet das nicht nur die Wahl des Bildschirmlayouts, sondern auch des Ortes, an dem Aufgaben und Gespräche liegen werden. Wenn sie die Einführung des Teams in Etappen aufteilen möchte, kann sie den Plan für die erste Woche mit Task Manager nutzen.
Öffnen Sie morgen den Beispiel-Arbeitsbereich und machen Sie einen Test: Finden Sie eine Aufgabe, lesen Sie deren Thread und kehren Sie dann zur Liste zurück. Notieren Sie, an welcher Stelle Ihre Leute eine Erklärung brauchen könnten - das ist ein besserer Ausgangspunkt für das Gespräch mit dem Team als die Zusicherung, das Programm sei „einfach". Testen Sie dieses Layout in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Bedeutet ein einfaches Programm für Aufgaben eine kurze Lernzeit für das Team?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl für die Lernzeit eines Teams. Task Manager nutzt einen dreispaltigen Aufbau sowie aus E-Mail und Messengern bekannte Nachrichtenfunktionen, doch die Teammitglieder müssen die Bedeutung der Arbeitsbereiche und ihre Berechtigungen kennenlernen.
Was sieht eine neue Person bei der ersten Anmeldung?
Eine neue Person sieht ein Willkommensfenster mit kurzen Videos, danach Sprechblasen bei den Bildschirmelementen. Ein normaler Benutzer erhält 6 Schritte im Willkommensfenster, ein Administrator 9; der Guide kann später über Einstellungen → Profil erneut gestartet werden.
Muss man Befehle lernen, um den KI-Assistenten zu nutzen?
Nein, dem KI-Assistenten schreiben Sie einen normalen Satz. Der Administrator muss die KI zunächst mit einem eigenen Schlüssel beim Anbieter konfigurieren; Aufgaben und Chats funktionieren auch ohne diese Konfiguration.
Kann man eine Schulung für das Team dazubuchen?
Ja, die Schulung ist eine separate Leistung für 599 PLN. Auch die Remote-Installation ist im Preisplan als Leistung aufgeführt: im Starter-Plan kostet sie 299 PLN, ab dem Classic-Plan ist sie im Preis enthalten.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
