På tisdagen har Marta, ägare till en projektbyrå med sju anställda, fortfarande inte skickat ut inbjudningar till programmet till teamet. ”Zenek klarar inte av ett nytt system till” - tänker hon, trots att det just är han som oftast tappar bort uppgörelser från projekten. Marta bestämmer sig för att först visa honom uppgiften ”Projekt hemsida” och se om han hittar konversationen om designskissen. Så kan hon kontrollera om Task Manager blir ett enkelt program för uppgiftshantering för dem, innan hon bjuder in resten av teamet.
Ett enkelt program för uppgiftshantering börjar med en bekant struktur
Task Manager delar skärmen i tre kolumner: arbetsytor till vänster, en lista med uppgifter och chattar i mitten samt det öppna ärendet till höger. Det påminner om hur man läser e-post: du väljer ett område, hittar en post i listan och öppnar dess innehåll.
På onsdagen klickar Zenek på arbetsytan ”Ny hemsida”, väljer ”Projekt hemsida” från listan och läser konversationen bredvid uppgiftsbeskrivningen. Arbetsytan, det vill säga arbetsutrymmet för ett projekt eller team, filtrerar mittenkolumnen. När Zenek vill se ärenden från andra projekt klickar han på ”Allt” högst upp i vänsterkolumnen.
Siffran på arbetsytans kort visar antalet olästa uppgifter och chattar; när inget väntar på att läsas försvinner siffran. Ovanför listan finns en sökfunktion som omfattar ämnen och uppgiftsbeskrivningar, chattnamn samt meddelandeinnehåll. Och om konversationen behöver mer plats drar du i listen mellan mitten- och högerkolumnen. Dubbelklick återställer standardbredden, och den valda layouten sparas för ditt konto i den här webbläsaren. Se beskrivningen av trekolumnsupplägget.
Meddelandena bygger på vanor från chattprogram
I en uppgift och en chatt skickar du ett meddelande med tangenten Enter, och Shift+Enter flyttar texten till en ny rad. En person pekar du ut med tecknet @ och väljer från listan. Zenek kan alltså svara och peka ut Marta utan att behöva lära sig ett nytt sätt att skriva meddelanden.
På torsdagen ser Zenek Martas fråga om tidpunkten för designskissen. Istället för att skriva ”jag tar hand om det” väljer han reaktionen ”Pågående arbete”; under meddelandet visas en markering med antalet reaktioner, och genom att hovra kan man se vem som reagerat. Det finns också ”Klart”, ”Tittar på det” och ”Ok” att välja mellan. När han svarar på en tidigare kommentar använder han ”Citera i svar” - ett klick på citatet leder till det ursprungliga meddelandet.
Flera meddelanden från samma person, skickade inom 5 minuter utan att någon annan svarat emellan, slås samman till ett inlägg. Ovanför det äldsta olästa meddelandet visas en linje med texten ”Nytt”, och dagarna separeras med markeringarna ”Idag”, ”Igår” eller ett datum. Dessa detaljer gör det lättare att läsa en längre konversation utan att behöva gissa var föregående avsnitt slutade.
En bilaga lägger du till med gem-ikonen, drar in i fönstret eller klistrar in från urklipp. I uppgifter och chattar används samma meddelandemotor; den används även av E-post, tillgänglig i Pro-varianten. Du behöver alltså inte lära teamet ett annat sätt att skriva för varje typ av konversation.
Efter första inloggningen visar programmet var du ska titta
Efter första inloggningen öppnar Task Manager ett välkomstfönster med korta filmer från appen. Därefter visas pratbubblor vid de delar av skärmen som förklaringarna gäller. Om Zenek frågar vem som ser hans projekt förklarar Marta behörigheterna separat för honom.
Administratören ser 9 steg, bland annat att lägga till teamet och strukturera arbetet i arbetsytorna. Övriga användare får 6 steg som rör arbetet i appen - utan de tre första, administrativa stegen. Du kan gå vidare, hoppa över fönstret eller stänga av visningen vid kommande inloggningar. Till filmerna kommer du tillbaka via Inställningar → Profil → ”Guide till appen” → ”Starta om guiden till appen”.
Pratbubblorna visar också knappen ”+” i rubriken för mittenkolumnen, som öppnar menyn ”Skapa”. Om någon inte har behörighet att lägga till uppgifter eller chattar får personen inte de steg som gäller det. Om en fråga dyker upp efter rundturen hittar varje användare fullständiga instruktioner i fliken ”Hjälp” under Inställningar. Det är 20 kapitel som man kan återvända till när ett specifikt ärende dyker upp.
Arbetsyta är ett begrepp som behöver förklaras för teamet
En arbetsyta samlar uppgifter och chattar för ett projekt, ett team eller ett ämne. Man måste också bestämma vem som har tillgång till ett visst utrymme och vad de får göra där. Det är ett viktigare samtal att börja med än att visa alla ikoner i programmet.
Marta namnger tre arbetsytor på samma sätt som teamet pratar om sitt arbete: ”Marknadsföring”, ”Ny hemsida” och ”Försäljning”. I ”Ny hemsida” lägger hon till personer via menyn ⋮ vid utrymmets kort, ”Redigera arbetsyta” och avsnittet ”Tilldela användare”. Där ställer hon separat in behörigheter för utrymmets administratör samt rättigheter att lägga till uppgifter och chattar.
En person utan en viss behörighet ser inte knappen för funktioner den inte har tillgång till. Knappen ”+” vid texten ”Arbetsytor” visas för globala administratörer och personer med behörigheten ”Kan lägga till arbetsytor”. Om du först vill rita upp åtkomsten till projekten, läs hur roller och behörigheter fungerar i Task Manager.
En ny person går med via en inbjudan, inte via ett lösenord från chefen
Du bjuder in en ny medarbetare via e-post, och personen väljer själv sitt lösenord. På fredagen bjuder Marta in Anna utan att behöva hitta på eller lämna ut ett lösenord.
Marta ger Anna åtkomst till rätt arbetsytor, och när Anna går med hamnar hon automatiskt också i chatten ”Gemensam”, som skapas vid installationen. Där kan hon skriva sitt första meddelande utan att leta efter en separat grupp.
Vid inloggning kan Anna markera ”Kom ihåg mig på den här enheten” - appen kommer då ihåg henne i 30 dagar. På en delad dator är det bättre att låta bli, eftersom nästa person som använder samma webbläsare annars skulle kunna komma åt kontot utan att ange lösenord. När någon slutar på företaget kan administratören inaktivera kontot istället för att ta bort det: data finns kvar och licensplatsen frigörs.
AI-assistenten kan man fråga med en vanlig mening, men den måste först anslutas
AI-assistenten tar emot frågor och instruktioner skrivna som vanliga meningar; den kräver inte att man lär sig särskilda kommandon. Den visas dock först när administratören har konfigurerat AI med en egen API-nyckel hos leverantören. Fram till dess kan teamet arbeta i Task Manager utan AI.
Efter konfigurationen öppnar Marta AI-assistenten från vymenyn och skriver: ”Visa mina försenade uppgifter”. Hon kan också be: ”Hur lägger jag till en ny användare?” eller ”Skapa uppgiften X med förfallodatum till fredag och tilldela den till Anna”. Vid en begäran om en uppgift öppnar assistenten fönstret ”Lägg till uppgift” med ifyllda fält. Marta kan korrigera dem; uppgiften skapas först när hon klickar på ”Spara”.
Assistenten använder enbart resurser som den frågande personen har tillgång till. Om du planerar att aktivera den för teamet, läs först hur en egen AI-nyckel fungerar i ett företag. Själva strukturen av uppgifter, chattar och arbetsytor förblir densamma även utan assistenten.
Färger och rutor hjälper dig att hitta i uppgifterna
I listan, på Tavlan och i Kalendern betyder uppgiftens färg samma sak: rött är försenat, blått är för idag, grönt är i tid och grått betyder inget förfallodatum eller en avslutad uppgift. Ovanför listan fungerar rutorna ”I tid”, ”För idag”, ”Försenade” och ”Chatt” både som räknare och filter. Du kan ändra status på en uppgift direkt i listan med ett klick, utan att öppna tråden.
På måndagen öppnar Marta rutan ”För idag” och ser uppgiften ”Mockuper för startsidan” inför genomgången med kunden. Zenek blir klar med ändringarna i mockupen och ändrar uppgiftens status direkt i listan, utan att gå in i konversationen. När hon väl känner till vyerna kan hon växla mellan dem med tangenten G; Shift+G går åt andra hållet. Genvägen fungerar inte vid skrivning eller när en dialogruta är öppen, och cykeln visar bara de vyer som är tillgängliga för personen i fråga.
Vad mer behöver man känna till utöver uppgiftslistan?
Du ställer in temat separat för kolumner, vyfönster och formulär. Inte alla varianter visar heller samma moduler.
Kolumnerna, fönstren för Kalender, Tavla och Anteckningar samt formulärfönstren har separata temaväxlare - den sistnämnda finns under Inställningar → Profil → Utseende (”Mörkt tema för fönster”). Om teamet vill ha ett enhetligt utseende justerar var och en det i sina egna vyer. På samma sätt ser inte alla samma moduler: E-post, Filer och Automatiseringar hör till Pro-varianten, inte till Standard. På telefonen behåller Task Manager funktionerna i ett gränssnitt anpassat för touch; mer visas i beskrivningen av mobilappen.
Om teamet vill ha utbildning kan du boka den separat
Utbildning är en separat tjänst i prislistan och kostar 599 zł. Fjärrinstallation kostar 299 zł i planen Starter, och från och med planen Classic ingår den i priset. Välkomstfönstret och instruktionen hjälper till att lära sig programmet, men behöver inte ersätta utbildning om ditt företag föredrar att gemensamt bestämma arbetssättet.
Varianten Standard kostar 690 zł i planen Starter för upp till 8 personer, eller 1 490 zł i planen Classic för upp till 20 personer. Licensen är permanent: du betalar en gång för antalet platser, får 12 månaders uppdateringar i priset, och en senare förnyelse av uppdateringar är valfri. Det finns inget abonnemang som debiteras per person. Aktuella varianter och tjänster hittar du i Task Managers prislista.
Applikationens data finns på företagets egen server. För Martas kontor innebär det ett val inte bara av skärmupplägg, utan också av var uppgifterna och konversationerna kommer att finnas. Om hon vill sprida ut introduktionen av teamet i etapper kan hon använda planen för första veckan med Task Manager.
Öppna imorgon en exempel-arbetsyta och gör ett enda test: hitta en uppgift, läs dess tråd och gå sedan tillbaka till listan. Notera var dina medarbetare skulle kunna behöva en förklaring - det är en bättre utgångspunkt för ett samtal med teamet än ett löfte om att programmet är ”enkelt”. Testa detta upplägg i Demo.
Vanliga frågor
Betyder ett enkelt program för uppgiftshantering kort inlärningstid för teamet?
Det finns ingen enskild siffra som gäller inlärningstiden för alla team. Task Manager använder en trekolumnsindelning och meddelandebeteenden som känns igen från e-post och chattprogram, men teammedlemmarna måste ändå förstå vad arbetsytor innebär och vilka rättigheter de själva har.
Vad ser en ny person vid första inloggningen?
En ny person ser ett välkomstfönster med korta filmer, och därefter pratbubblor vid olika delar av skärmen. En vanlig användare får 6 steg i välkomstfönstret, en administratör 9; guiden kan senare startas om igen från Inställningar → Profil.
Måste man lära sig kommandon för att använda AI-assistenten?
Nej, till AI-assistenten skriver du en vanlig mening. Administratören måste först konfigurera AI med sin egen API-nyckel hos leverantören; uppgifter och chattar fungerar även utan denna konfiguration.
Går det att köpa till utbildning för teamet?
Ja, utbildning är en separat tjänst för 599 zł. Fjärrinstallation finns också med i prislistan som en tjänst: i Starter kostar den 299 zł, och från och med Classic-planen ingår den i priset.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
