Mardi, Marta, propriétaire d’un bureau d’études de sept personnes, n’a toujours pas envoyé les invitations au logiciel à son équipe. « Zenek n’arrivera pas à gérer un énième système » - pense-t-elle, alors que c’est justement lui qui perd le plus souvent le fil des décisions prises sur les projets. Marta décide de lui montrer d’abord la tâche « Projet du site web » et de vérifier s’il retrouve la conversation au sujet de la maquette. Elle saura ainsi si Task Manager sera pour eux un logiciel de gestion de tâches facile, avant d’inviter le reste de l’équipe.
Un logiciel de gestion de tâches facile commence par une organisation familière
Task Manager répartit l’écran en trois colonnes : les espaces de travail à gauche, la liste des tâches et des discussions au centre, et l’élément ouvert à droite. Cela rappelle la façon de lire une messagerie : vous choisissez une zone, trouvez un élément dans la liste, puis ouvrez son contenu.
Mercredi, Zenek clique sur l’espace de travail « Nouveau site web », sélectionne « Projet du site web » dans la liste et lit la conversation à côté de la description de la tâche. L’espace de travail, c’est-à-dire l’espace réservé à un projet ou à une équipe, filtre la colonne centrale. Lorsque Zenek souhaite consulter des éléments d’autres projets, il clique sur « Tout » en haut de la colonne de gauche.
Le chiffre affiché sur la carte d’un espace de travail indique le nombre de tâches et de discussions non lues ; lorsqu’il n’y a plus rien à lire, le chiffre disparaît. Au-dessus de la liste, la recherche couvre les titres et descriptions des tâches, les noms des discussions ainsi que le contenu des messages. Et si une conversation a besoin de plus de place, il suffit de faire glisser la barre entre la colonne centrale et la colonne de droite. Un double clic rétablit la largeur par défaut, et la disposition choisie est enregistrée pour votre compte dans ce navigateur. Découvrez la présentation de l’organisation en trois colonnes.
Les messages reprennent les réflexes d’un outil de discussion
Dans une tâche comme dans une discussion, vous envoyez un message avec la touche Entrée, et Maj+Entrée passe à une nouvelle ligne. Vous désignez une personne avec le signe @ et la sélectionnez dans la liste. Zenek peut donc répondre et mentionner Marta sans avoir à apprendre une nouvelle façon d’écrire des messages.
Jeudi, Zenek voit la question de Marta sur le délai de la maquette. Au lieu d’écrire « je m’en occupe », il choisit la réaction « En cours » ; une indication avec le nombre de réactions apparaît sous le message, et en survolant celle-ci, on peut voir qui a réagi. Sont également proposées « Terminé », « Je regarde » et « Ok ». Lorsqu’il répond à une remarque précédente, il utilise « Citer dans la réponse » - un clic sur la citation renvoie au message d’origine.
Les messages suivants d’une même personne, envoyés dans les 5 minutes sans réponse de quelqu’un d’autre, se regroupent en une seule entrée. Une ligne « Nouveau » apparaît au-dessus du plus ancien message non lu, et les jours sont séparés par les mentions « Aujourd’hui », « Hier » ou la date. Ces petits détails permettent de lire une conversation plus longue sans avoir à deviner où s’arrêtait le passage précédent.
Vous ajoutez une pièce jointe via le trombone, en la glissant dans la fenêtre, ou en la collant depuis le presse-papiers. Les tâches et les discussions utilisent le même moteur de messages ; la Messagerie, disponible dans l’offre Pro, s’en sert également. Vous n’avez donc pas à apprendre à l’équipe une façon d’écrire différente pour chaque type de conversation.
Après la première connexion, le logiciel indique où regarder
Dès la première connexion, Task Manager ouvre une fenêtre de bienvenue avec de courtes vidéos de l’application. Il affiche ensuite des bulles au niveau des éléments de l’écran auxquels se rapportent les explications. Lorsque Zenek demandera qui voit son projet, Marta lui expliquera les droits d’accès séparément.
L’administrateur voit 9 étapes, parmi lesquelles l’ajout de l’équipe et l’organisation du travail dans les espaces de travail. Les autres utilisateurs obtiennent 6 étapes concernant le travail dans l’application - sans les trois premières, réservées à l’administration. Vous pouvez avancer, passer la fenêtre ou désactiver son affichage lors des connexions suivantes. Vous retrouverez les vidéos via Paramètres → Profil → « Guide de l’application » → « Relancer le guide de l’application ».
Les bulles indiquent aussi le bouton « + » dans l’en-tête de la colonne centrale, qui ouvre le menu « Créer ». Si une personne n’a pas le droit d’ajouter des tâches ou des discussions, elle ne reçoit pas les étapes correspondantes. Si une question se pose après la visite guidée, chaque utilisateur trouvera un guide complet en français dans l’onglet « Aide » des Paramètres. Ce sont 20 chapitres auxquels on peut revenir pour un sujet précis.
L’espace de travail est une notion à expliquer à l’équipe
L’espace de travail regroupe les tâches et les discussions d’un projet, d’une équipe ou d’un thème. Il faut aussi définir qui a accès à cet espace et ce qu’il peut y faire. C’est une discussion de départ plus importante que de montrer toutes les icônes du logiciel.
Marta nomme ses trois espaces de travail comme son équipe parle du travail : « Marketing », « Nouveau site web » et « Ventes ». Dans « Nouveau site web », elle ajoute des personnes via le menu ⋮ à côté de la carte de l’espace, « Modifier l’espace de travail » puis la section « Attribuer des utilisateurs ». Elle y définit séparément les droits d’administrateur de l’espace et les droits d’ajout de tâches et de discussions.
Une personne sans le droit correspondant ne voit pas le bouton de la fonction qu'elle ne peut pas utiliser. Le bouton « + » à côté de la mention « Espaces de travail » apparaît pour les administrateurs globaux et les personnes disposant du droit « Peut ajouter des espaces de travail ». Si vous souhaitez d'abord cartographier l'accès aux projets, lisez comment fonctionnent les rôles et les droits dans Task Manager.
Une nouvelle personne rejoint l'équipe par invitation, pas avec un mot de passe donné par le patron
Vous invitez un nouvel employé par e-mail, et c'est lui qui définit son mot de passe. Un vendredi, Marta invite Anna sans avoir à inventer ni à lui transmettre un mot de passe.
Marta configure l'accès d'Anna aux bons espaces de travail, et une fois connectée, Anna se retrouve automatiquement dans la discussion « Commune », créée lors de l'installation. Elle peut y écrire son premier message sans avoir à chercher un groupe dédié.
Lors de la connexion, Anna peut cocher « Se souvenir de moi sur cet appareil » - l'application s'en souvient pendant 30 jours. Sur un ordinateur partagé, mieux vaut éviter cela, car une autre personne utilisant ce même navigateur pourrait accéder au compte sans mot de passe. Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, l'administrateur peut désactiver son compte plutôt que de le supprimer : les données restent, et le poste de licence se libère.
On peut interroger l'Assistant IA en langage courant, mais il faut d'abord le connecter
L'Assistant IA accepte les questions et les instructions formulées en langage courant ; il n'exige pas d'apprendre des commandes spéciales. Il n'apparaît cependant que lorsque l'administrateur a configuré l'IA avec sa propre clé chez un fournisseur. En attendant, l'équipe peut travailler dans Task Manager sans IA.
Une fois la configuration faite, Marta ouvre l'Assistant IA depuis le menu des vues et écrit : « Montre-moi mes tâches en retard ». Elle peut aussi demander : « Comment ajouter un nouvel utilisateur ? » ou « Crée la tâche X avec une échéance à vendredi et assigne-la à Anna ». Lors d'une demande de création de tâche, l'Assistant ouvre la fenêtre « Ajouter une tâche » avec les champs déjà remplis. Marta peut les corriger ; la tâche n'est créée qu'après avoir cliqué sur « Enregistrer ».
L'Assistant n'utilise que les ressources auxquelles la personne qui l'interroge a accès. Si vous envisagez de l'activer pour votre équipe, consultez au préalable comment fonctionne votre propre clé IA dans l'entreprise. La structure même des tâches, discussions et espaces de travail reste la même, même sans l'Assistant.
Les couleurs et les tuiles aident à se repérer dans les tâches
Dans la liste, sur le Tableau et dans le Calendrier, la couleur de la tâche signifie la même chose : rouge pour en retard, bleu pour aujourd'hui, vert pour dans les délais, et gris pour sans échéance ou tâche clôturée. Au-dessus de la liste, les tuiles « Dans les délais », « Aujourd'hui », « En retard » et « Discussion » sont à la fois des compteurs et des filtres. Vous changez le statut d'une tâche d'un seul clic depuis la liste, sans ouvrir le fil de discussion.
Lundi, Marta ouvre la tuile « Aujourd'hui » et voit la tâche « Maquettes de la page d'accueil » avant la revue avec le client. Zenek termine les corrections de la maquette et change le statut de la tâche depuis la liste, sans passer par la conversation. Une fois les vues connues, on peut les parcourir avec la touche G ; Maj+G permet de revenir en arrière. Le raccourci ne fonctionne pas pendant la saisie de texte ni lorsqu'une boîte de dialogue est ouverte, et le cycle n'affiche que les vues accessibles à la personne concernée.
Que faut-il encore connaître au-delà de la liste des tâches ?
Vous définissez le thème séparément pour les colonnes, les fenêtres de vues et les formulaires. Toutes les variantes n'affichent pas non plus les mêmes modules.
Les colonnes, les fenêtres du Calendrier, du Tableau et des Notes, ainsi que les fenêtres de formulaires disposent de commutateurs de thème distincts - ce dernier se trouve dans Paramètres → Profil → Apparence (« Thème sombre des fenêtres »). Si l'équipe souhaite un aspect cohérent, chacun doit les ajuster dans ses propres vues. De même, tout le monde ne voit pas les mêmes modules : Messagerie, Fichiers et Automatisations font partie de la variante Pro, et non de la variante Standard. Sur téléphone, Task Manager conserve ses fonctions dans une disposition adaptée au tactile ; pour en savoir plus, consultez la description de l'application mobile.
Si l'équipe souhaite une formation, vous pouvez la planifier séparément
La formation est un service distinct du tarif et coûte 599 PLN. L'installation à distance coûte 299 PLN dans le plan Starter, et est incluse à partir du plan Classic. La fenêtre de bienvenue et le guide aident à découvrir le programme, mais n'ont pas à remplacer une formation si votre entreprise préfère définir ensemble sa façon de travailler.
La variante Standard coûte 690 PLN dans le plan Starter jusqu'à 8 personnes, ou 1 490 PLN dans le plan Classic jusqu'à 20 personnes. La licence est perpétuelle : vous payez une seule fois pour un nombre de postes, vous bénéficiez de 12 mois de mises à jour inclus, et le renouvellement ultérieur des mises à jour est facultatif. Il n'y a pas d'abonnement facturé par personne. Vous trouverez les variantes et services actuels dans le tarif de Task Manager.
Les données de l'application se trouvent sur le serveur de l'entreprise. Pour le bureau de Marta, cela signifie choisir non seulement la disposition des écrans, mais aussi l'endroit où se trouveront les tâches et les conversations. Si elle souhaite échelonner l'intégration de l'équipe, elle peut s'appuyer sur le plan de la première semaine avec Task Manager.
Demain, ouvrez l'espace de travail d'exemple et faites un essai : trouvez une tâche, lisez son fil de discussion, puis revenez à la liste. Notez où vos collaborateurs pourraient avoir besoin d'explications - c'est un bien meilleur point de départ pour en discuter avec l'équipe qu'une simple affirmation que le programme est « facile ». Vérifiez cette organisation dans la Demo.
Questions fréquentes
Un logiciel de gestion de tâches facile signifie-t-il un temps d’apprentissage court pour l’équipe ?
Il n’existe pas de durée unique d’apprentissage valable pour toutes les équipes. Task Manager reprend une organisation en trois colonnes ainsi que des comportements de messages connus de la messagerie et des outils de discussion, mais les membres de l’équipe doivent tout de même comprendre le fonctionnement des espaces de travail et leurs propres droits d’accès.
Que voit une nouvelle personne lors de sa première connexion ?
La nouvelle personne voit une fenêtre de bienvenue avec de courtes vidéos, suivie de bulles indiquant les éléments de l’écran. Un utilisateur classique obtient 6 étapes dans la fenêtre de bienvenue, un administrateur 9 ; le guide peut ensuite être relancé depuis Paramètres → Profil.
Faut-il apprendre des commandes pour utiliser l’Assistant IA ?
Non, vous écrivez simplement une phrase ordinaire à l’Assistant IA. L’administrateur doit d’abord configurer l’IA avec sa propre clé auprès du fournisseur ; les tâches et les discussions fonctionnent toutefois aussi sans cette configuration.
Peut-on acheter en plus une formation pour l’équipe ?
Oui, la formation est un service distinct facturé 599 zł. L’installation à distance figure elle aussi au tarif comme un service : elle coûte 299 zł dans l’offre Starter, et est incluse à partir du plan Classic.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
