Na terça-feira, a Marta, proprietária de um escritório de projetos com sete pessoas, ainda não enviou à equipa os convites para o programa. "O Zenek não vai dar conta de mais um sistema" - pensa, embora seja precisamente a ele que mais frequentemente escapam os acordos dos projetos. A Marta decide mostrar-lhe primeiro a tarefa "Projeto do site" e verificar se ele encontra a conversa sobre a maquete. Assim vai perceber se o Task Manager será, para eles, um programa fácil para tarefas, antes de convidar o resto da equipa.
Um programa fácil para tarefas começa com uma disposição familiar
O Task Manager divide o ecrã em três colunas: os workspaces à esquerda, a lista de tarefas e chats ao centro, e o assunto aberto à direita. Isto lembra a forma de ler e-mail: escolhe uma área, encontra o item na lista e abre o seu conteúdo.
Na quarta-feira, o Zenek clica no workspace "Novo site", escolhe na lista "Projeto do site" e lê a conversa junto à descrição da tarefa. O workspace, ou seja, o espaço de trabalho de um projeto ou equipa, filtra a coluna do meio. Quando o Zenek quer ver assuntos de outros projetos, clica em "Tudo" no topo da coluna da esquerda.
O número junto ao cartão do workspace indica as tarefas e os chats não lidos; quando não há nada por ler, o número desaparece. Por cima da lista funciona um motor de pesquisa que abrange os títulos e descrições das tarefas, os nomes dos chats e o conteúdo das mensagens. E se a conversa precisar de mais espaço, arrasta a barra entre a coluna do meio e a da direita. Um duplo clique repõe a largura predefinida, e a disposição escolhida fica guardada para a sua conta neste navegador. Veja a descrição da disposição de três colunas.
As mensagens aproveitam os reflexos do chat
Numa tarefa ou num chat, envia a mensagem com a tecla Enter, e o Shift+Enter passa o texto para uma nova linha. Indica uma pessoa com o sinal @ e escolhe-a na lista. O Zenek pode assim responder e indicar a Marta sem procurar uma nova forma de escrever mensagens.
Na quinta-feira, o Zenek vê a pergunta da Marta sobre o prazo da maquete. Em vez de escrever "estou a tratar disso", escolhe a reação "Em curso"; por baixo da mensagem aparece uma marca com o número de reações, e ao passar o rato é possível ver quem reagiu. Também estão disponíveis "Concluído", "A ver" e "Ok". Quando responde a um comentário anterior, usa "Citar na resposta" - clicar na citação leva à mensagem original.
Mensagens seguintes da mesma pessoa, enviadas no espaço de 5 minutos sem que alguém responda entretanto, juntam-se numa única entrada. Por cima da mensagem não lida mais antiga aparece a linha "Novo", e os dias são separados pelas marcas "Hoje", "Ontem" ou pela data. Estes pormenores ajudam a ler uma conversa mais longa sem ter de adivinhar onde terminou o excerto anterior.
Um anexo pode ser adicionado com o clip, arrastado para a janela, ou colado a partir da área de transferência. Nas tarefas e nos chats funciona o mesmo motor de mensagens; é também utilizado pelo Correio, disponível na variante Pro. Assim, não precisa de ensinar à equipa uma forma diferente de escrever para cada tipo de conversa.
Depois do primeiro início de sessão, o programa mostra onde olhar
Depois do primeiro início de sessão, o Task Manager abre uma janela de boas-vindas com pequenos vídeos da aplicação. Depois, mostra balões junto aos elementos do ecrã a que as explicações se referem. Quando o Zenek perguntar quem vê o seu projeto, a Marta explica-lhe as permissões à parte.
O administrador vê 9 passos, entre os quais a adição da equipa e a organização do trabalho nos workspaces. Os restantes utilizadores recebem 6 passos relativos ao trabalho na aplicação - sem os três primeiros, de caráter administrativo. Pode avançar, saltar a janela, ou desativar a sua exibição nos próximos inícios de sessão. Pode voltar aos vídeos através de Definições → Perfil → "Guia da aplicação" → "Reiniciar o guia da aplicação".
Os balões indicam também o botão "+" no cabeçalho da coluna do meio, que abre o menu "Criar". Se alguém não tiver permissão para adicionar tarefas ou chats, não recebe os passos correspondentes. Se surgir alguma dúvida depois da visita guiada, qualquer utilizador encontra o manual completo em português no separador "Ajuda", em Definições. São 20 capítulos, aos quais se pode voltar sempre que surja uma questão concreta.
O workspace é um conceito que é preciso explicar à equipa
O workspace agrupa tarefas e chats de um projeto, equipa ou tema. É também preciso definir quem tem acesso a determinado espaço e o que pode fazer nele. Esta é uma conversa mais importante no início do que mostrar todos os ícones do programa.
A Marta dá nome a três workspaces como a sua equipa fala sobre o trabalho: "Marketing", "Novo site" e "Vendas". Em "Novo site", adiciona pessoas através do menu ⋮ junto ao cartão do espaço, "Editar workspace" e a secção "Atribuir utilizadores". Aí, define separadamente as permissões de administrador do espaço e os direitos para adicionar tarefas e chats.
Uma pessoa sem determinada permissão não vê o botão da função que não pode utilizar. O botão "+" junto à designação "Workspaces" aparece aos administradores globais e às pessoas com a permissão "Pode adicionar Workspaces". Se quiser primeiro delinear o acesso aos projetos, leia como funcionam os perfis e as permissões no Task Manager.
Uma nova pessoa entra por convite, não por palavra-passe dada pelo chefe
O novo colaborador é convidado por e-mail e é ele próprio que define a palavra-passe. Na sexta-feira, a Marta convida a Ana sem precisar de inventar nem de lhe transmitir uma palavra-passe.
A Marta define o acesso da Ana aos workspaces corretos e, depois de entrar, a Ana é automaticamente colocada também no chat "Comum", criado durante a instalação. Pode logo escrever a primeira mensagem ali, sem ter de procurar um grupo à parte.
No início de sessão, a Ana pode selecionar "Lembrar-me neste dispositivo" - a aplicação memoriza-a durante 30 dias. Num computador partilhado, é melhor não o fazer, pois a pessoa seguinte a usar esse navegador poderia entrar na conta sem introduzir a palavra-passe. Quando alguém sai da empresa, o administrador pode desativar a conta em vez de a eliminar: os dados mantêm-se e o lugar de licença fica livre.
O Assistente de IA pode ser questionado numa frase normal, mas é preciso ligá-lo primeiro
O Assistente de IA aceita perguntas e instruções escritas numa frase normal; não exige a aprendizagem de comandos especiais. Só aparece, no entanto, depois de o administrador configurar a IA com a sua própria chave junto do fornecedor. Até lá, a equipa pode continuar a trabalhar no Task Manager sem IA.
Depois da configuração, a Marta abre o Assistente de IA a partir do menu de vistas e escreve: "Mostra as minhas tarefas fora do prazo". Também pode perguntar: "Como adicionar um novo utilizador?" ou "Cria a tarefa X com prazo para sexta-feira e atribui-a à Ana". No pedido de criação de tarefa, o Assistente abre a janela "Adicionar tarefa" com os campos já preenchidos. A Marta pode corrigi-los; a tarefa só é criada depois de clicar em "Guardar".
O Assistente utiliza apenas os recursos aos quais a pessoa que pergunta tem acesso. Se pensa ativá-lo para a equipa, consulte antes como funciona a chave de IA própria numa empresa. A própria estrutura de tarefas, chats e workspaces mantém-se igual mesmo sem o Assistente.
Cores e blocos ajudam a orientar-se nas tarefas
Na Lista, no Quadro e no Calendário, a cor da tarefa significa o mesmo: vermelho é fora do prazo, azul é para hoje, verde está dentro do prazo e cinzento significa sem prazo ou tarefa fechada. Por cima da lista, os blocos "Dentro do prazo", "Para hoje", "Fora do prazo" e "Chat" funcionam simultaneamente como contadores e filtros. O estado da tarefa muda-se a partir da lista com um clique, sem abrir o tópico.
Na segunda-feira, a Marta abre o bloco "Para hoje" e vê a tarefa "Maquetas da página inicial" antes da reunião com o cliente. O Zenek termina as correções à maqueta e altera o estado da tarefa a partir da lista, sem entrar na conversa. Quando já conhece as vistas, pode alternar entre elas com a tecla G; Shift+G percorre-as no sentido inverso. O atalho não funciona durante a escrita nem com uma caixa de diálogo aberta, e o ciclo mostra apenas as vistas disponíveis para essa pessoa.
O que mais é preciso conhecer além da lista de tarefas?
O tema define-se separadamente para as colunas, as janelas de vistas e os formulários. Nem todas as variantes mostram também os mesmos módulos.
As colunas, as janelas do Calendário, do Quadro e das Notas, bem como as janelas de formulários, têm interruptores de tema separados - este último em Definições → Perfil → Aparência ("Tema escuro das janelas"). Se a equipa quiser um visual consistente, cada pessoa ajusta-o nas suas próprias vistas. Da mesma forma, nem todos veem os mesmos módulos: Correio, Ficheiros e Automatizações pertencem à variante Pro, não à Standard. No telemóvel, o Task Manager mantém as funcionalidades numa disposição adaptada ao toque; veja mais em descrição da aplicação móvel.
Se a equipa quiser formação, pode marcá-la à parte
A formação é um serviço à parte da tabela de preços e custa 599 zł. A instalação remota custa 299 zł no plano Starter e, a partir do plano Classic, está incluída no preço. A janela de boas-vindas e o manual ajudam a conhecer o programa, mas não têm de substituir a formação, se a sua empresa preferir definir em conjunto o modo de trabalho.
A variante Standard custa 690 zł no plano Starter até 8 pessoas, ou 1 490 zł no plano Classic até 20 pessoas. A licença não tem prazo: paga uma única vez pelo número de lugares, recebe 12 meses de atualizações incluídos no preço, e a renovação posterior das atualizações é opcional. Não há mensalidade cobrada por pessoa. As variantes e os serviços atuais encontram-se na tabela de preços do Task Manager.
Os dados da aplicação ficam no servidor da empresa. Para o escritório da Marta, isto significa escolher não só a disposição dos ecrãs, mas também o local onde ficarão as tarefas e as conversas. Se quiser repartir a introdução da equipa por etapas, pode recorrer ao plano da primeira semana com o Task Manager.
Amanhã, abra o workspace de exemplo e faça uma experiência: encontre uma tarefa, leia o seu tópico e depois volte à lista. Anote onde as suas pessoas poderiam precisar de uma explicação - é um melhor ponto de partida para a conversa com a equipa do que garantir que o programa é "fácil". Veja esta disposição na Demo.
Perguntas mais frequentes
Um programa fácil para tarefas significa um tempo de aprendizagem curto para a equipa?
Não existe um número único que defina o tempo de aprendizagem para todas as equipas. O Task Manager utiliza uma disposição de três colunas e comportamentos de mensagens conhecidos do e-mail e dos chats, mas os membros da equipa têm de compreender o significado dos workspaces e as suas próprias permissões.
O que vê uma pessoa nova no primeiro início de sessão?
A pessoa nova vê uma janela de boas-vindas com pequenos vídeos e, depois, balões junto aos elementos do ecrã. Um utilizador comum recebe 6 passos na janela de boas-vindas, o administrador recebe 9; o guia pode ser reiniciado mais tarde em Definições → Perfil.
É preciso aprender comandos para usar o Assistente de IA?
Não, ao Assistente de IA escreve uma frase normal. O administrador tem primeiro de configurar a IA com a sua própria chave junto do fornecedor; as tarefas e os chats funcionam mesmo sem essa configuração.
É possível adquirir formação adicional para a equipa?
Sim, a formação é um serviço à parte, por 599 zł. A instalação remota também consta da tabela de preços como serviço: no plano Starter custa 299 zł, e a partir do plano Classic está incluída no preço.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
