V pondělí ráno otevírá Marta seznam úkolů své šestičlenné agentury. Vidí 34 položek ze tří projektů a hledá odpověď: co je naléhavé a co se děje u každého klienta? Seznam pomáhá začít od termínů; Tabule v Task Manageru ukazuje práci podle pracovních prostorů, ne podle fází kanban.
Tabule kanban pro malou firmu: sloupec znamená projekt, ne fázi
V Task Manageru odpovídá každý sloupec Tabule jednomu pracovnímu prostoru, a ne fázi „k udělání”, „probíhá” či „hotovo”. Pracovní prostor je vyhrazený prostor, který sdružuje úkoly a chaty spojené s projektem, týmem nebo tématem.
Marta tak může vidět vedle sebe „Nové webové stránky”, „Marketing” a „Prodej”. V každém sloupci najde sekce Oblíbené, Úkoly a Chaty. Sloupce ukazují, co se děje v každém pracovním prostoru, ale nepřesouvají úkoly mezi fázemi. Podívejte se, jak funguje Tabule v Task Manageru.
Pokud hledáte tabuli kanban s vlastními stavovými sloupci, limity rozpracované práce a tokem mezi fázemi, Tabule v Task Manageru takto nefunguje. Stav patří k úkolu, ne ke sloupci. Pro agenturu, která vede několik různých zakázek, může být takové rozdělení naopak přehledné: Marta vidí záležitosti klienta pohromadě, i když projekt webu a reklamní kampaň mají zcela odlišné fáze práce.
Tabule kanban, nebo seznam úkolů - kdy zvolit seznam?
Zvolte seznam, když začínáte otázkou „co mám dnes?” nebo „co je po termínu?”. Nad seznamem jsou čtyři dlaždice: Termínované, Na dnes, Po termínu a Chat; každá ukazuje počet položek a funguje jako filtr.
V úterý chce Petr ze čtyřčlenného servisu zkontrolovat, která hlášení vyžadují reakci do konce dne. Pracuje hlavně v jednom pracovním prostoru „Servis”, takže Tabule by mu ukázala především jeden sloupec. Na seznamu klikne na „Na dnes” a hned si zúží zobrazení. Když hledá výhradně úkoly, může použít i filtr typu, který odděluje úkoly od chatů.
U karet v seznamu ukazuje barevný kroužek počet dní do termínu nebo po něm. Pokud se ptáte především na datum, nemusíte se nejdřív rozhlížet po projektech. Pomáhá v tom také filtrování úkolů podle termínu a stavu. O tom, jak si v týmu uspořádat samotný přehled skluzů, si přečtete v textu o hlídání termínů úkolů.
Seznam tedy není chudší verzí Tabule. Ukazuje stejné úkoly z jiného úhlu pohledu: nejdřív záležitost, pak její příslušnost k projektu. Když pracujete úkol po úkolu, toto uspořádání vám ušetří procházení několika sloupců.
Přetahování uspořádá zobrazení, ale neposunuje termín
Přetahování na Tabuli mění pořadí zobrazení, ne termín ani stav úkolu. Sloupec můžete přesunout za záhlaví a pozici - nahoru nebo dolů v rámci jejího sloupce.
Přetáhněte úkol nebo chat do sekce Oblíbené. Vytažení položky z této sekce ji odebere z oblíbených. Nové položky se přidávají na konec podle aktuálního řazení a změnu pořadí vrátíte ikonou zpět nebo klávesovou zkratkou Ctrl+Z.
Představte si, že ve středu Marta posune úkol „Projekt webu” výš ve sloupci pracovního prostoru „Nové webové stránky”, aby ho snáz našla během rozhovoru s Magdou. Termín úkolu zůstává stejný. Pokud chce změnit jeho stav bez otevírání vlákna, použije menu ⋮ u karty a vybere položku ze sekce Stav: Nový, Probíhá, Hotovo nebo Zrušeno. Posunutí karty tady neznamená „hotovo”, i když znáte tabule fungující podle fází.
Filtry zůstávají s vámi, i když se zobrazení mění
Přepnutí ze seznamu na Tabuli neznamená nastavování filtrů znovu. Zobrazit pouze a Řazení fungují společně v seznamu úkolů, na Tabuli a v Kalendáři; změna na jednom místě platí i ve zbývajících.
| Co kontrolujete | Seznam úkolů | Tabule |
|---|---|---|
| Termín | Barevný kroužek s počtem dní | Slovní popis, např. „dnes 14:30” nebo „za 4 dny” |
| Stav termínu | Červená, modrá, zelená nebo šedá | Stejná pravidla barev |
| Filtry a třídění | Zobrazit pouze a Řazení | Stejná, společná nastavení |
| Akce u úkolu | Menu ⋮, včetně Stavu | Stejné menu ⋮ |
Červená znamená termín, který uplynul; modrá - termín připadající na dnešek, který ještě neuplynul; zelená - termín v následujících dnech. Šedou uvidíte u položky bez termínu nebo uzavřené. Úkol bez uvedené hodiny zůstává „na dnes” po celý den a zčervená až následující den. Hotové a zrušené úkoly se nepočítají jako opožděné, i když jejich dřívější termín už uplynul.
Ve čtvrtek Marta filtruje práci po termínu v seznamu a poté otevře Tabuli, aby ji viděla rozdělenou podle pracovních prostorů.
Kliknutí na kartu uvolní místo pro rozhovor
Kliknutí na úkol nebo chat na Tabuli otevře vlákno vedle, a samotná Tabule se ukotví vlevo. Otevřená pozice zůstává zvýrazněná, takže vidíte, ze kterého sloupce konverzace pochází.
Ve čtvrtek Marta otevře úkol „Projekt webu“ v pracovním prostoru „Nový web“ a přečte si zprávu od Magdy. Stále má po straně sloupec ostatních pracovních prostorů - nemusí se vracet na samostatnou obrazovku s projekty, aby našla další úkol. Ve spodní části sloupce jsou také ikony Úkol a Chat; otevírají okna přidávání s již vybraným pracovním prostorem.
Na telefonu se rozložení chová jinak: po otevření položky se Tabule sbalí do plovoucího tlačítka. Sloupce procházíte vodorovně a tlačítko návratu z úkolu vede zpět na Tabuli, ne na seznam. Pořadí pracovních prostorů tam změníte podržením záhlaví sloupce a jeho přetažením do strany.
Kdy sloupce začnou týmu pomáhat?
Sloupce pomáhají, když pravidelně porovnáváte několik souběžných projektů a ptáte se „co se děje u klienta X?“. Tabule zobrazuje pracovní prostory vedle sebe a v každém z nich jak úkoly, tak chaty.
V pátek dělá Marta přehled tří pracovních prostorů s týmem. Místo aby je vybírala postupně ze seznamu, dívá se na tři sloupce: v „Novém webu“ vidí úkol „Projekt webu“ a chat s dohodnutými body, vedle kontroluje „Marketing“, potom „Prodej“. Otevře chat v „Novém webu“ a zeptá se týmu na dohodnuté body ohledně webu.
Marta přetáhne záhlaví sloupce „Nový web“ na začátek. Tabule si toto pořadí pro ni zapamatuje, takže při příštím otevření uvidí rozložení, které opustila. To se hodí, když na týdenní schůzce chcete začínat projektem, který vyžaduje nejvíce pozornosti. Způsob seskupování práce popisuje také stránka o pracovních prostorech pro projekty a týmy.
Tři pracovní prostory jsou příklad, ne práh pro změnu zobrazení. Pokud v pondělí hledáte jeden naléhavý úkol, seznam vám může odpovědět rychleji než tři sloupce vedle sebe.
Jeden týden stačí na to, abyste vyzkoušeli oba pohledy
Po celý týden sledujte termíny na seznamu a na páteční schůzce porovnejte pracovní prostory na Tabuli. Zeptejte se týmu, kde rychleji našel konkrétní úkol a s ním související chat.
Nemusíte prohlašovat, že od dnešního dne celý tým pracuje výhradně na Tabuli, nebo výhradně na seznamu. Ikona zobrazení v horní liště prostředního sloupce otevírá nabídku Kalendář, Tabule a Poznámky; stejná nabídka je i v záhlaví každého z těchto oken.
Task Manager si pamatuje také rozložení okna. Pokud předchozí zobrazení bylo ukotvené, další otevřené z této nabídky se také ukotví; pokud jste pracovali na celou obrazovku, zachová stejné rozložení. Na telefonu se okno vždy otevírá v celém zobrazení.
Než pozvete tým k testu, ověřte, zda rozdělení na pracovní prostory odpovídá skutečným projektům. Počet sloupců Tabule vychází z pracovních prostorů, takže samostatný prostor pro každou drobnost ztíží přehled. Položka „Vše“ v levém sloupci zobrazí úkoly a chaty ze všech prostorů najednou, když potřebujete širší obraz. Pokud používáte variantu Pro, na Tabuli se objeví také samostatné sloupce schránek Pošty; můžete je vypnout. Ve variantě Standard sloupce Pošty nejsou.
Zítra ráno otevřete Tabuli a nastavte sloupce v pořadí, v jakém chcete v pátek probírat projekty. Po zbytek týdne pracujte na seznamu, když kontrolujete termíny. Oba pohledy si můžete vyzkoušet v Demu.
Nejčastější dotazy
Má Task Manager tabuli kanban se sloupci „k udělání”, „probíhá”, „hotovo”?
Ne, sloupce Tabule odpovídají pracovním prostorům, nikoli stavům úkolů. Stav změníte u úkolu nebo z menu ⋮ výběrem Nový, Probíhá, Hotovo nebo Zrušeno.
Mění přetažení karty na Tabuli termín úkolu?
Ne, přetažení karty nahoru nebo dolů mění pouze pořadí jejího zobrazení. Změnu pořadí můžete vrátit ikonou zpět nebo zkratkou Ctrl+Z.
Fungují filtry nastavené v seznamu úkolů i na Tabuli?
Ano, Zobrazit pouze a Řazení jsou společné pro seznam úkolů, Tabuli a Kalendář. Změna v jednom z těchto zobrazení funguje i ve zbývajících.
Funguje Tabule na telefonu?
Ano, na telefonu procházíte sloupce vodorovně a jejich pořadí můžete změnit přidržením záhlaví. Po otevření úkolu vede tlačítko zpět na Tabuli.
Uvidím na Tabuli i e-maily?
Ano, ve variantě Pro mají schránky modulu Pošta na Tabuli vlastní sloupce, které lze vypnout. Ve variantě Standard sloupce Pošty nejsou.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
