El lunes por la mañana Marta abre la lista de tareas de su agencia de seis personas. Ve 34 elementos de tres proyectos y busca una respuesta: ¿qué es urgente y qué está pasando con cada cliente? La lista ayuda a empezar por las fechas límite; el Tablero de Task Manager muestra el trabajo por espacios de trabajo, no por fases kanban.
Tablero kanban para una empresa pequeña: la columna representa un proyecto, no una fase
En Task Manager cada columna del Tablero corresponde a un espacio de trabajo, y no a una fase «por hacer», «en curso» o «terminado». Un espacio de trabajo es un área independiente que agrupa tareas y chats relacionados con un proyecto, un equipo o un tema.
Marta puede ver así, uno junto a otro, «Nueva página web», «Marketing» y «Ventas». En cada columna encontrará las secciones Favoritos, Tareas y Chats. Las columnas muestran lo que ocurre en cada espacio de trabajo, pero no mueven las tareas entre fases. Descubre cómo funciona el Tablero en Task Manager.
Si buscas un tablero kanban con columnas de estado propias, límites de trabajo en curso y flujo entre fases, el Tablero de Task Manager no funciona así. El estado pertenece a la tarea, no a la columna. Para una agencia que lleva varios encargos distintos, esta organización puede resultar en cambio muy clara: Marta ve juntos los asuntos de un cliente, aunque el proyecto de la web y la campaña publicitaria tengan fases de trabajo completamente distintas.
¿Tablero kanban o lista de tareas? ¿Cuándo elegir la lista?
Elige la lista cuando empieces por la pregunta «¿qué tengo hoy?» o «¿qué está fuera de plazo?». Encima de la lista hay cuatro tarjetas: A tiempo, Para hoy, Fuera de plazo y Chat; cada una muestra el número de elementos y funciona como filtro.
El martes Piotr, de un servicio de cuatro personas, quiere comprobar qué incidencias necesitan respuesta antes de que termine el día. Trabaja sobre todo en un solo espacio de trabajo, «Servicio», así que el Tablero le mostraría principalmente una única columna. En la lista hace clic en «Para hoy» y de inmediato reduce la vista. Cuando busca solo tareas, también puede usar el filtro de tipo, que separa las tareas de los chats.
En las tarjetas de la lista, un círculo de color muestra los días que faltan para la fecha límite o los que han pasado desde ella. Si tu pregunta es sobre todo la fecha, no necesitas antes fijarte en los proyectos. Ayuda también el filtrado de tareas por fecha límite y estado. Sobre cómo organizar la revisión de retrasos en el equipo, puedes leer el artículo sobre el control de las fechas límite de las tareas.
La lista no es, por tanto, una versión más pobre del Tablero. Muestra las mismas tareas desde otro punto de vista: primero el asunto, luego su pertenencia al proyecto. Cuando trabajas tarea por tarea, este orden te ahorra tener que recorrer varias columnas con la vista.
Arrastrar organiza la vista, pero no cambia la fecha límite
Arrastrar en el Tablero cambia el orden de presentación, no la fecha límite ni el estado de la tarea. Puedes mover una columna por su encabezado, y una posición hacia arriba o hacia abajo dentro de su columna.
Arrastra una tarea o un chat a la sección Favoritos. Sacar un elemento de esta sección lo elimina de favoritos. Los elementos nuevos se añaden al final según el orden actual, y puedes deshacer el cambio de orden con el icono de deshacer o con el atajo Ctrl+Z.
Imagina que el miércoles Marta coloca más arriba la tarea «Proyecto de la web» en la columna del espacio de trabajo «Nueva página web», para encontrarla más fácilmente durante la conversación con Magda. La fecha límite de la tarea se mantiene igual. Si quiere cambiar su estado sin abrir el hilo, usa el menú ⋮ junto a la tarjeta y elige una opción de la sección Estado: Nuevo, En curso, Hecho o Cancelado. Mover una tarjeta aquí no significa «hecho», aunque conozcas tableros que funcionan por fases.
Los filtros se quedan contigo aunque cambie la vista
Cambiar de la lista al Tablero no significa configurar los filtros de nuevo. Mostrar solo y Ordenar funcionan juntos en la lista de tareas, el Tablero y el Calendario; un cambio en un sitio se aplica también en los demás.
| Qué comprobar | Lista de tareas | Tablero |
|---|---|---|
| Fecha límite | Círculo de color con el número de días | Descripción textual, por ejemplo «hoy 14:30» o «en 4 días» |
| Estado de la fecha límite | Rojo, azul, verde o gris | Las mismas reglas de colores |
| Filtros y ordenación | Mostrar solo y Ordenar | Los mismos ajustes, compartidos |
| Acciones sobre la tarea | Menú ⋮, incluido Estado | El mismo menú ⋮ |
El rojo indica una fecha límite que ya ha pasado; el azul, una fecha límite de hoy que aún no ha pasado; el verde, una fecha límite en los próximos días. El gris lo verás en elementos sin fecha límite o cerrados. Una tarea sin hora indicada permanece «para hoy» durante todo el día y no se pone roja hasta el día siguiente. Las tareas hechas o canceladas no cuentan como atrasadas, aunque su antigua fecha límite ya haya pasado.
El jueves Marta filtra el trabajo atrasado en la lista y luego abre el Tablero para verlo dividido por espacios de trabajo.
Hacer clic en la tarjeta deja sitio para la conversación
Al hacer clic en una tarea o un chat en el Tablero, se abre el hilo al lado y el propio Tablero se acopla a la izquierda. La posición abierta permanece resaltada, así ves de qué columna procede la conversación.
El jueves, Marta abre la tarea «Proyecto de la web» en el espacio de trabajo «Nueva página web» y lee el mensaje de Magda. Sigue teniendo al lado la columna del resto de espacios de trabajo: no necesita volver a una pantalla aparte con los proyectos para encontrar la siguiente tarea. En la parte inferior de la columna también están los iconos Tarea y Chat; abren las ventanas de creación con el espacio de trabajo ya seleccionado.
En el móvil, la disposición se comporta de otra manera: al abrir una posición, el Tablero se reduce a un botón flotante. Las columnas se desplazan horizontalmente, y el botón de volver desde una tarea lleva de nuevo al Tablero, no a la lista. Allí cambias el orden de los espacios de trabajo manteniendo pulsado el encabezado de la columna y arrastrándolo hacia un lado.
¿Cuándo empiezan las columnas a ayudar al equipo?
Las columnas ayudan cuando comparas regularmente varios proyectos paralelos y te preguntas «¿qué está pasando con el cliente X?». El Tablero muestra los espacios de trabajo uno junto a otro, y en cada uno tanto las tareas como los chats.
El viernes, Marta hace una revisión de tres espacios de trabajo con el equipo. En lugar de seleccionarlos uno a uno en una lista, mira tres columnas: en «Nueva página web» ve la tarea «Proyecto de la web» y el chat con los acuerdos, al lado revisa «Marketing» y luego «Ventas». Abre el chat de «Nueva página web» y pregunta al equipo por los acuerdos sobre la web.
Marta arrastra el encabezado de la columna «Nueva página web» al principio. El Tablero recuerda este orden para ella, así que la próxima vez que lo abra verá la disposición que dejó. Esto es útil cuando, en la reunión semanal, quieres empezar por el proyecto que requiere más atención. La forma de agrupar el trabajo también se describe en la página sobre espacios de trabajo para proyectos y equipos.
Tres espacios de trabajo son solo un ejemplo, no un umbral para cambiar de vista. Si el lunes buscas una única tarea urgente, la lista puede seguir respondiendo más rápido que tres columnas una al lado de otra.
Una semana basta para probar ambas vistas
Durante una semana, revisa los plazos en la lista y, en la reunión del viernes, compara los espacios de trabajo en el Tablero. Pregunta al equipo dónde encontró más rápido una tarea concreta y el chat relacionado con ella.
No tienes que declarar que a partir de hoy todo el equipo trabaja exclusivamente en el Tablero o exclusivamente en la lista. El icono de vistas en la barra superior de la columna central abre el menú Calendario, Tablero y Notas; ese mismo menú está en el encabezado de cada una de estas ventanas.
Task Manager también recuerda la disposición de la ventana. Si la vista anterior estaba acoplada, la siguiente que abras desde este menú también se acoplará; si trabajabas a pantalla completa, mantendrá esa disposición. En el móvil, la ventana se abre siempre a pantalla completa.
Antes de invitar al equipo a la prueba, comprueba si la división en espacios de trabajo corresponde a los proyectos reales. El número de columnas del Tablero depende de los espacios de trabajo, así que un espacio aparte para cada detalle dificultará la visión de conjunto. La posición «Todo» en la columna izquierda mostrará las tareas y chats de todos los espacios a la vez, cuando necesites una visión más amplia. Si usas la variante Pro, en el Tablero también aparecerán columnas independientes de buzones de Correo; puedes desactivarlas. En la variante Standard no hay columnas de Correo.
Mañana por la mañana abre el Tablero y ordena las columnas en el orden en que quieras comentar los proyectos el viernes. El resto de la semana trabaja en la lista cuando revises los plazos. Puedes probar ambas vistas en Demo.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager tiene un tablero kanban con columnas «por hacer», «en curso», «hecho»?
No, las columnas del Tablero corresponden a espacios de trabajo, no a estados de las tareas. Cambias el estado en la propia tarea o desde el menú ⋮, eligiendo Nuevo, En curso, Hecho o Cancelado.
¿Arrastrar una tarjeta en el Tablero cambia la fecha límite de la tarea?
No, arrastrar una tarjeta hacia arriba o hacia abajo solo cambia su orden de presentación. Puedes deshacer el cambio de orden con el icono de deshacer o con el atajo Ctrl+Z.
¿Los filtros aplicados en la lista de tareas funcionan también en el Tablero?
Sí, Mostrar solo y Ordenar son comunes a la lista de tareas, el Tablero y el Calendario. Un cambio en una de estas vistas se aplica también a las demás.
¿El Tablero funciona en el móvil?
Sí, en el móvil te desplazas por las columnas en horizontal y puedes cambiar su orden manteniendo pulsado el encabezado. Al abrir una tarea, el botón de volver te lleva de nuevo al Tablero.
¿En el Tablero también veré los correos?
Sí, en la variante Pro los buzones del módulo Correo tienen columnas propias en el Tablero, que se pueden desactivar. En la variante Standard no existen las columnas de Correo.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
