Am Montagmorgen öffnet Marta die Aufgabenliste ihrer sechsköpfigen Agentur. Sie sieht 34 Einträge aus drei Projekten und sucht eine Antwort: Was ist dringend, und was passiert gerade bei jedem Kunden? Die Liste hilft, mit den Terminen zu beginnen; das Board im Task Manager zeigt die Arbeit nach Arbeitsbereichen, nicht nach Kanban-Phasen.
Kanban-Board für kleine Unternehmen: Eine Spalte steht für ein Projekt, nicht für eine Phase
Im Task Manager entspricht jede Spalte des Boards einem Arbeitsbereich, nicht einer Phase wie „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ oder „fertig“. Ein Arbeitsbereich ist ein eigener Bereich, der Aufgaben und Chats zu einem Projekt, einem Team oder einem Thema zusammenfasst.
Marta kann also „Neue Website“, „Marketing“ und „Vertrieb“ nebeneinander sehen. In jeder Spalte findet sie die Bereiche Favoriten, Aufgaben und Chats. Die Spalten zeigen, was in jedem Arbeitsbereich passiert, verschieben aber keine Aufgaben zwischen Phasen. Sehen Sie, wie das Board im Task Manager funktioniert.
Wenn Sie ein Kanban-Board mit eigenen Status-Spalten, Work-in-Progress-Limits und einem Ablauf zwischen den Phasen suchen, funktioniert das Board im Task Manager nicht auf diese Weise. Der Status gehört zur Aufgabe, nicht zur Spalte. Für eine Agentur, die mehrere unterschiedliche Aufträge betreut, kann diese Aufteilung dagegen übersichtlich sein: Marta sieht die Angelegenheiten eines Kunden zusammen, auch wenn das Website-Projekt und die Werbekampagne völlig unterschiedliche Arbeitsphasen haben.
Kanban-Board oder Aufgabenliste - wann sollte man die Liste wählen?
Wählen Sie die Liste, wenn Sie mit der Frage „Was habe ich heute zu tun?“ oder „Was ist überfällig?“ beginnen. Über der Liste befinden sich vier Kacheln: Fristgerecht, Heute, Überfällig und Chat; jede zeigt die Anzahl der Einträge an und funktioniert als Filter.
Am Dienstag möchte Piotr von einem vierköpfigen Service-Team prüfen, welche Anfragen noch vor Tagesende eine Reaktion erfordern. Er arbeitet hauptsächlich in einem Arbeitsbereich „Service“, sodass ihm das Board vor allem eine einzige Spalte zeigen würde. In der Liste klickt er auf „Heute“ und schränkt die Ansicht sofort ein. Wenn er ausschließlich nach Aufgaben sucht, kann er auch den Typ-Filter nutzen, der Aufgaben von Chats trennt.
Bei den Karten in der Liste zeigt ein farbiger Kreis die Anzahl der Tage bis zum Termin oder danach an. Wenn Sie vor allem nach dem Datum fragen, müssen Sie sich nicht erst durch die Projekte durcharbeiten. Dabei hilft auch das Filtern von Aufgaben nach Termin und Status. Wie Sie den Überblick über Rückstände im Team selbst organisieren, erfahren Sie im Beitrag über die Einhaltung von Aufgabenterminen.
Die Liste ist also keine ärmere Version des Boards. Sie zeigt dieselben Aufgaben aus einer anderen Perspektive: zuerst die Angelegenheit, dann ihre Zugehörigkeit zum Projekt. Wenn Sie Aufgabe für Aufgabe arbeiten, erspart Ihnen diese Reihenfolge das Durchscannen mehrerer Spalten.
Das Ziehen ordnet die Ansicht, verschiebt aber nicht den Termin
Das Ziehen auf dem Board ändert die Anzeigereihenfolge, nicht den Termin oder Status der Aufgabe. Eine Spalte können Sie über die Kopfzeile verschieben, eine Position - nach oben oder unten innerhalb ihrer Spalte.
Ziehen Sie eine Aufgabe oder einen Chat in den Bereich Favoriten. Wenn Sie eine Position aus diesem Bereich herausziehen, wird sie aus den Favoriten entfernt. Neue Positionen werden entsprechend der aktuellen Sortierung am Ende angehängt, und die Änderung der Reihenfolge können Sie über das Rückgängig-Symbol oder mit Strg+Z rückgängig machen.
Stellen Sie sich vor, dass Marta am Mittwoch die Aufgabe „Website-Projekt“ in der Spalte des Arbeitsbereichs „Neue Website“ höher einordnet, um sie beim Gespräch mit Magda leichter zu finden. Der Termin der Aufgabe bleibt dabei unverändert. Möchte sie den Status ändern, ohne den Thread zu öffnen, nutzt sie das Menü ⋮ bei der Karte und wählt einen Eintrag aus dem Bereich Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt oder Storniert. Das Verschieben einer Karte bedeutet hier nicht „erledigt“, selbst wenn Sie Boards kennen, die nach Phasen funktionieren.
Filter bleiben bei Ihnen, auch wenn sich die Ansicht ändert
Der Wechsel von der Liste zum Board bedeutet nicht, dass die Filter neu eingestellt werden müssen. Nur anzeigen und Sortierung gelten gemeinsam für die Aufgabenliste, das Board und den Kalender; eine Änderung an einer Stelle gilt auch an den übrigen.
| Was Sie prüfen | Aufgabenliste | Board |
|---|---|---|
| Fälligkeitsdatum | Farbiger Kreis mit Anzahl der Tage | Textbeschreibung, z. B. „heute 14:30“ oder „in 4 Tagen“ |
| Terminstatus | Rot, blau, grün oder grau | Dieselben Farbregeln |
| Filter und Sortierung | Nur anzeigen und Sortierung | Dieselben, gemeinsamen Einstellungen |
| Aktionen bei der Aufgabe | Menü ⋮, einschließlich Status | Dasselbe Menü ⋮ |
Rot bedeutet einen Termin, der bereits verstrichen ist; blau - einen Termin, der heute liegt und noch nicht verstrichen ist; grün - einen Termin in den kommenden Tagen. Grau sehen Sie bei einer Position ohne Termin oder bei einer abgeschlossenen. Eine Aufgabe ohne angegebene Uhrzeit bleibt den ganzen Tag über „heute“ und wird erst am nächsten Tag rot. Erledigte sowie stornierte Aufgaben gelten nicht als überfällig, auch wenn ihr ursprünglicher Termin bereits verstrichen ist.
Am Donnerstag filtert Marta die überfällige Arbeit in der Liste und öffnet anschließend das Board, um sie nach Arbeitsbereichen aufgeteilt zu sehen.
Ein Klick auf die Karte macht Platz für das Gespräch
Ein Klick auf eine Aufgabe oder einen Chat auf dem Board öffnet den Thread daneben, während das Board selbst links andockt. Die geöffnete Position bleibt hervorgehoben, sodass Sie sehen, aus welcher Spalte die Unterhaltung stammt.
Am Donnerstag öffnet Marta die Aufgabe „Projekt Website“ im Arbeitsbereich „Neue Website“ und liest Magdas Nachricht. Sie hat weiterhin die Spalten der übrigen Arbeitsbereiche am Rand - sie muss nicht zu einem separaten Projektbildschirm zurückkehren, um die nächste Aufgabe zu finden. Am unteren Rand der Spalte befinden sich außerdem die Symbole Aufgabe und Chat; sie öffnen die Hinzufügefenster mit bereits ausgewähltem Arbeitsbereich.
Auf dem Smartphone verhält sich das Layout anders: Nach dem Öffnen einer Position klappt das Board zu einer schwebenden Schaltfläche zusammen. Die Spalten scrollen Sie horizontal, und die Zurück-Schaltfläche aus einer Aufgabe führt zurück zum Board, nicht zur Liste. Die Reihenfolge der Arbeitsbereiche ändern Sie dort, indem Sie den Spaltenkopf gedrückt halten und zur Seite ziehen.
Wann helfen Spalten dem Team?
Spalten helfen, wenn Sie regelmäßig mehrere parallele Projekte vergleichen und sich fragen: „Was tut sich bei Kunde X?“. Das Board zeigt Arbeitsbereiche nebeneinander, und in jedem davon sowohl Aufgaben als auch Chats.
Am Freitag macht Marta mit dem Team einen Überblick über drei Arbeitsbereiche. Statt sie nacheinander aus einer Liste auszuwählen, sieht sie sich drei Spalten an: In „Neue Website“ sieht sie die Aufgabe „Projekt Website“ und den Chat mit den Absprachen, daneben prüft sie „Marketing“, dann „Vertrieb“. Sie öffnet den Chat in „Neue Website“ und fragt das Team nach den Absprachen zur Website.
Marta zieht den Spaltenkopf „Neue Website“ an den Anfang. Das Board merkt sich diese Reihenfolge für sie, sodass sie beim nächsten Öffnen die Anordnung sieht, die sie hinterlassen hat. Das ist nützlich, wenn Sie beim wöchentlichen Meeting mit dem Projekt beginnen möchten, das am meisten Aufmerksamkeit braucht. Wie sich Arbeit gruppieren lässt, beschreibt auch die Seite über Arbeitsbereiche für Projekte und Teams.
Drei Arbeitsbereiche sind ein Beispiel, keine Schwelle für den Wechsel der Ansicht. Wenn Sie am Montag eine einzelne dringende Aufgabe suchen, kann die Liste immer noch schneller Antwort geben als drei nebeneinander liegende Spalten.
Eine Woche reicht, um beide Ansichten zu testen
Prüfen Sie eine Woche lang Fälligkeitsdaten in der Liste, und vergleichen Sie beim Freitagsmeeting die Arbeitsbereiche auf dem Board. Fragen Sie das Team, wo es eine bestimmte Aufgabe und den dazugehörigen Chat schneller gefunden hat.
Sie müssen nicht erklären, dass das ganze Team ab heute nur noch mit dem Board oder nur noch mit der Liste arbeitet. Das Symbol für Ansichten in der oberen Leiste der mittleren Spalte öffnet das Menü Kalender, Board und Notizen; dasselbe Menü befindet sich auch im Kopf jedes dieser Fenster.
Task Manager merkt sich außerdem das Fensterlayout. War die vorherige Ansicht angedockt, dockt sich die nächste, aus diesem Menü geöffnete Ansicht ebenfalls an; haben Sie im Vollbild gearbeitet, bleibt dieses Layout erhalten. Auf dem Smartphone öffnet sich das Fenster immer in der Vollansicht.
Bevor Sie das Team zum Test einladen, prüfen Sie, ob die Aufteilung in Arbeitsbereiche den tatsächlichen Projekten entspricht. Die Anzahl der Board-Spalten ergibt sich aus den Arbeitsbereichen, daher erschwert ein eigener Bereich für jede Kleinigkeit den Überblick. Die Position „Alle“ in der linken Spalte zeigt Aufgaben und Chats aus allen Bereichen gleichzeitig, wenn Sie ein breiteres Bild benötigen. Wenn Sie die Pro-Variante nutzen, erscheinen auf dem Board auch separate Spalten für E-Mail-Postfächer; Sie können diese ausblenden. In der Standard-Variante gibt es keine E-Mail-Spalten.
Öffnen Sie morgen früh das Board und ordnen Sie die Spalten in der Reihenfolge, in der Sie die Projekte am Freitag besprechen möchten. Für den Rest der Woche arbeiten Sie in der Liste, wenn Sie Fälligkeitsdaten prüfen. Beide Ansichten können Sie in der Demo testen.
Häufig gestellte Fragen
Hat Task Manager ein Kanban-Board mit den Spalten „zu erledigen“, „in Bearbeitung“, „erledigt“?
Nein, die Spalten des Boards entsprechen den Arbeitsbereichen, nicht dem Status der Aufgaben. Den Status ändern Sie bei der Aufgabe oder über das Menü ⋮, indem Sie Neu, In Bearbeitung, Erledigt oder Storniert auswählen.
Ändert das Ziehen einer Karte auf dem Board den Fälligkeitstermin einer Aufgabe?
Nein, das Ziehen einer Karte nach oben oder unten ändert nur ihre Darstellungsreihenfolge. Die Reihenfolgenänderung können Sie mit dem Rückgängig-Symbol oder der Tastenkombination Ctrl+Z rückgängig machen.
Wirken sich die in der Aufgabenliste eingestellten Filter auch auf das Board aus?
Ja, Nur anzeigen und Sortierung gelten gemeinsam für die Aufgabenliste, das Board und den Kalender. Eine Änderung in einer dieser Ansichten wirkt sich auch auf die übrigen aus.
Funktioniert das Board auf dem Smartphone?
Ja, auf dem Smartphone scrollen Sie die Spalten horizontal und können ihre Reihenfolge ändern, indem Sie die Kopfzeile gedrückt halten. Nach dem Öffnen einer Aufgabe führt die Zurück-Schaltfläche zum Board.
Sehe ich auf dem Board auch E-Mails?
Ja, in der Pro-Variante haben die Postfächer des E-Mail-Moduls eigene Spalten auf dem Board, die sich ausblenden lassen. In der Standard-Variante gibt es keine E-Mail-Spalten.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
