Maanantaiaamuna Marta avaa kuuden hengen toimistonsa tehtävälistan. Hän näkee 34 kohdetta kolmesta projektista ja etsii vastausta: mikä on kiireellistä ja mitä kunkin asiakkaan kohdalla tapahtuu? Lista auttaa aloittamaan määräajoista; Task Managerin Taulu näyttää työn työtiloittain, ei kanban-vaiheittain.
Kanban-taulu pienelle yritykselle: sarake tarkoittaa projektia, ei vaihetta
Task Managerissa jokainen Taulun sarake vastaa yhtä työtilaa, ei vaihetta „tehtävälistalla”, „työn alla” tai „valmis”. Työtila on erillinen tila, joka ryhmittelee projektiin, tiimiin tai aiheeseen liittyvät tehtävät ja keskustelut.
Marta voi siis nähdä rinnakkain „Uusi verkkosivu”, „Markkinointi” ja „Myynti”. Jokaisessa sarakkeessa hän löytää Suosikit-, Tehtävät- ja Keskustelut-osiot. Sarakkeet näyttävät, mitä kussakin työtilassa tapahtuu, mutta eivät siirrä tehtäviä vaiheesta toiseen. Katso, miten Taulu toimii Task Managerissa.
Jos etsit kanban-taulua omilla tilasarakkeilla, työn alla olevan työn rajoilla ja vaiheiden välisellä kululla, Task Managerin Taulu ei toimi näin. Tila kuuluu tehtävälle, ei sarakkeelle. Toimistolle, joka hoitaa useita erilaisia toimeksiantoja, tällainen jako voi kuitenkin olla selkeä: Marta näkee asiakkaan asiat yhdessä, vaikka verkkosivuprojektilla ja mainoskampanjalla olisi aivan eri työvaiheet.
Kanban-taulu vai tehtävälista - milloin valita lista?
Valitse lista, kun aloitat kysymyksestä „mitä minulla on tänään?” tai „mikä on myöhässä?”. Listan yläpuolella on neljä laattaa: Määräajassa, Tänään, Myöhässä ja Keskustelu; kukin näyttää kohteiden määrän ja toimii suodattimena.
Tiistaina Piotr neljän hengen huoltopalvelusta haluaa tarkistaa, mitkä ilmoitukset vaativat reagointia ennen päivän loppua. Hän työskentelee pääasiassa yhdessä työtilassa „Huolto”, joten Taulu näyttäisi hänelle lähinnä yhden sarakkeen. Listalla hän napsauttaa „Tänään” ja rajaa näkymän heti. Kun hän etsii vain tehtäviä, hän voi käyttää myös tyyppisuodatinta, joka erottaa tehtävät keskusteluista.
Listan korteissa värillinen pallo näyttää päivien määrän määräaikaan tai sen jälkeen. Jos kysyt ennen kaikkea päivämäärää, sinun ei tarvitse ensin selata projekteja. Tässä auttaa myös tehtävien suodattaminen määräajan ja tilan mukaan. Siitä, miten järjestää tiimin myöhässä olevien töiden seuranta, voit lukea tekstistä tehtävien määräaikojen valvonnasta.
Lista ei siis ole Taulun köyhempi versio. Se näyttää samat tehtävät eri näkökulmasta: ensin asia, sitten sen kuuluminen projektiin. Kun työskentelet tehtävä kerrallaan, tämä järjestys säästää sinut usean sarakkeen selaamiselta.
Raahaaminen järjestää näkymän, mutta ei siirrä määräaikaa
Raahaaminen Taululla muuttaa esitysjärjestystä, ei tehtävän määräaikaa eikä tilaa. Sarakkeen voit siirtää otsikosta, ja kohteen - ylös tai alas sen sarakkeessa.
Raahaa tehtävä tai keskustelu Suosikit-osioon. Kohteen vetäminen pois tästä osiosta poistaa sen suosikeista. Uudet kohteet lisätään loppuun nykyisen lajittelun mukaisesti, ja järjestyksen muutoksen voit kumota kumoamiskuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z.
Kuvittele, että keskiviikkona Marta siirtää tehtävän „Verkkosivuprojekti” ylemmäs työtilan „Uusi verkkosivu” sarakkeessa, jotta löytää sen helpommin keskustellessaan Magdan kanssa. Tehtävän määräaika pysyy samana. Jos hän haluaa vaihtaa sen tilan avaamatta viestiketjua, hän käyttää kortin ⋮-valikkoa ja valitsee kohdan Tila-osiosta: Uusi, Työn alla, Valmis tai Peruttu. Kortin siirtäminen ei tässä tarkoita „valmis”, vaikka tuntisit vaiheittain toimivia tauluja.
Suodattimet pysyvät mukana, vaikka näkymä vaihtuu
Vaihtaminen listasta Tauluun ei tarkoita suodattimien asettamista uudelleen. Näytä vain ja Lajittelu toimivat yhteisesti tehtävälistalla, Taululla ja Kalenterissa; muutos yhdessä paikassa pätee myös muissa.
| Mitä tarkistat | Tehtävälista | Taulu |
|---|---|---|
| Määräaika | Värillinen pallo ja päivien määrä | Sanallinen kuvaus, esim. „tänään 14:30” tai „4 päivän kuluttua” |
| Määräajan tila | Punainen, sininen, vihreä tai harmaa | Samat värisäännöt |
| Suodattimet ja lajittelu | Näytä vain ja Lajittelu | Samat, yhteiset asetukset |
| Tehtävään liittyvät toiminnot | ⋮-valikko, mukaan lukien Tila | Sama ⋮-valikko |
Punainen tarkoittaa määräaikaa, joka on jo mennyt; sininen - tänään erääntyvää määräaikaa, joka ei ole vielä mennyt; vihreä - määräaikaa tulevina päivinä. Harmaan näet kohteessa ilman määräaikaa tai suljetussa kohteessa. Tehtävä ilman kellonaikaa pysyy „tänään”-tilassa koko päivän ja muuttuu punaiseksi vasta seuraavana päivänä. Valmiit ja perutut tehtävät eivät lasketa myöhässä oleviksi, vaikka niiden entinen määräaika olisi jo mennyt.
Torstaina Marta suodattaa myöhässä olevat työt listalla ja avaa sitten Taulun nähdäkseen ne työtiloittain jaoteltuna.
Kortin napsautus tekee tilaa keskustelulle
Tehtävän tai keskustelun avaaminen Taulussa avaa viestiketjun viereen, ja itse Taulu telakoituu vasemmalle. Avattu kohta pysyy korostettuna, joten näet, mistä sarakkeesta keskustelu on peräisin.
Torstaina Marta avaa tehtävän ”Verkkosivuprojekti” työtilassa ”Uusi verkkosivu” ja lukee Magdan viestin. Hänellä on edelleen sivussa muiden työtilojen sarakkeet - hänen ei tarvitse palata erilliseen projektinäkymään löytääkseen seuraavan tehtävän. Sarakkeen alareunassa on myös Tehtävä- ja Keskustelu-kuvakkeet; ne avaavat lisäysikkunat siten, että työtila on jo valittuna.
Puhelimessa asettelu toimii eri tavalla: kohteen avaamisen jälkeen Taulu pienenee kelluvaksi painikkeeksi. Sarakkeita vierität vaakasuunnassa, ja tehtävästä palaava painike vie takaisin Tauluun, ei listaan. Työtilojen järjestyksen vaihdat siellä pitämällä sarakkeen otsikkoa painettuna ja vetämällä sitä sivulle.
Milloin sarakkeista on hyötyä tiimille?
Sarakkeista on hyötyä, kun vertailet säännöllisesti useita rinnakkaisia projekteja ja kysyt ”mitä asiakkaalla X tapahtuu?”. Taulu näyttää työtilat vierekkäin, ja kussakin niistä sekä tehtävät että keskustelut.
Perjantaina Marta käy tiimin kanssa läpi kolme työtilaa. Sen sijaan, että valitsisi ne yksitellen listalta, hän katsoo kolmea saraketta: ”Uusi verkkosivu” -työtilassa hän näkee tehtävän ”Verkkosivuprojekti” ja keskustelun sovituista asioista, vieressä hän tarkistaa ”Markkinointi”-työtilan ja sitten ”Myynti”-työtilan. Hän avaa keskustelun ”Uusi verkkosivu” -työtilassa ja kysyy tiimiltä sivustoon liittyvistä sopimuksista.
Marta vetää ”Uusi verkkosivu” -sarakkeen otsikon ensimmäiseksi. Taulu muistaa tämän järjestyksen hänelle, joten seuraavalla avauskerralla hän näkee jättämänsä asettelun. Tämä on hyödyllistä, kun viikoittaisessa palaverissa haluat aloittaa eniten huomiota vaativasta projektista. Työn ryhmittelytapaa käsitellään myös sivulla työtiloista projekteille ja tiimeille.
Kolme työtilaa on esimerkki, ei näkymän vaihtamisen kynnys. Jos maanantaina etsit yhtä kiireellistä tehtävää, lista voi silti vastata nopeammin kuin kolme vierekkäistä saraketta.
Viikko riittää molempien näkymien kokeiluun
Tarkista viikon ajan määräajat listalta, ja perjantain palaverissa vertaile työtiloja Taulussa. Kysy tiimiltä, kummalla tavalla he löysivät nopeammin tietyn tehtävän ja siihen liittyvän keskustelun.
Sinun ei tarvitse ilmoittaa, että tästä lähtien koko tiimi työskentelee vain Taulussa tai vain listassa. Keskisarakkeen yläpalkin näkymäkuvake avaa valikon Kalenteri, Taulu ja Muistiinpanot; sama valikko löytyy myös kunkin näistä ikkunoista otsikosta.
Task Manager muistaa myös ikkunan asettelun. Jos edellinen näkymä oli telakoitu, valikosta seuraavaksi avattu näkymä telakoituu myös; jos työskentelit koko näytön tilassa, se säilyttää saman asettelun. Puhelimessa ikkuna avautuu aina täydessä näkymässä.
Ennen kuin kutsut tiimin testiin, tarkista, vastaako työtiloihin jako todellisia projekteja. Taulun sarakkeiden määrä perustuu työtiloihin, joten erillinen tila jokaiselle pikkuasialle vaikeuttaa yleiskuvan hahmottamista. Vasemman sarakkeen kohta ”Kaikki” näyttää tehtävät ja keskustelut kaikista tiloista kerralla, kun tarvitset laajempaa kuvaa. Jos käytät Pro-versiota, Taulussa näkyvät myös Sähköpostin erilliset postilaatikkosarakkeet; voit poistaa ne käytöstä. Standard-versiossa Sähköposti-sarakkeita ei ole.
Avaa huomenna aamulla Taulu ja järjestä sarakkeet siihen järjestykseen, jossa haluat käsitellä projektit perjantaina. Loppuviikon työskentele listassa, kun tarkistat määräaikoja. Voit kokeilla molempia näkymiä Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Task Managerissa kanban-taulu, jossa on sarakkeet „tehtävälistalla”, „työn alla”, „valmis”?
Ei, Taulun sarakkeet vastaavat työtiloja, eivät tehtävien tiloja. Tilan voit vaihtaa tehtävän kohdalla tai ⋮-valikosta valitsemalla Uusi, Työn alla, Valmis tai Peruttu.
Muuttaako kortin raahaaminen Taululla tehtävän määräaikaa?
Ei, kortin vetäminen ylös- tai alaspäin muuttaa vain sen esitysjärjestystä. Järjestyksen muutoksen voit kumota kumoamiskuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z.
Toimivatko tehtävälistalle asetetut suodattimet myös Taululla?
Kyllä, Näytä vain ja Lajittelu ovat yhteisiä tehtävälistalle, Taululle ja Kalenterille. Muutos yhdessä näistä näkymistä toimii myös muissa.
Toimiiko Taulu puhelimessa?
Kyllä, puhelimessa selaat sarakkeita vaakasuunnassa ja voit vaihtaa niiden järjestystä pitämällä otsikkoa painettuna. Kun avaat tehtävän, paluupainike vie takaisin Taululle.
Näenkö Taululla myös sähköpostit?
Kyllä, Pro-versiossa Sähköposti-moduulin postilaatikoilla on Taululla omat sarakkeet, jotka voi piilottaa. Standard-versiossa Sähköposti-sarakkeita ei ole.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
