Lunedì mattina Marta apre la lista attività della sua agenzia di sei persone. Vede 34 voci provenienti da tre progetti e cerca una risposta: cosa è urgente e cosa sta succedendo con ogni cliente? La lista aiuta a partire dalle scadenze; la Bacheca in Task Manager mostra il lavoro per spazi di lavoro, non per fasi kanban.
Bacheca kanban per una piccola azienda: la colonna indica un progetto, non una fase
In Task Manager ogni colonna della Bacheca corrisponde a uno spazio di lavoro, non a una fase "da fare", "in corso" o "completato". Lo spazio di lavoro è un'area dedicata che raggruppa attività e chat legate a un progetto, un team o un argomento.
Marta può quindi vedere affiancati "Nuovo sito web", "Marketing" e "Vendite". In ogni colonna trova le sezioni Preferiti, Attività e Chat. Le colonne mostrano cosa succede in ogni spazio di lavoro, ma non spostano le attività tra le fasi. Scopri come funziona la Bacheca in Task Manager.
Se cerchi una bacheca kanban con colonne di stato personalizzate, limiti al lavoro in corso e un flusso tra le fasi, la Bacheca di Task Manager non funziona così. Lo stato appartiene all'attività, non alla colonna. Per un'agenzia che segue diverse commesse, questa suddivisione può però risultare chiara: Marta vede le questioni di un cliente insieme, anche se il progetto del sito e la campagna pubblicitaria hanno fasi di lavoro completamente diverse.
Bacheca kanban o lista attività - quando scegliere la lista?
Scegli la lista quando parti dalla domanda "cosa ho oggi?" oppure "cosa è in ritardo?". Sopra la lista trovi quattro riquadri: Con scadenza, Per oggi, In ritardo e Chat; ognuno mostra il numero di voci e funziona come filtro.
Martedì Piotr, di un servizio assistenza di quattro persone, vuole controllare quali richieste richiedono una risposta entro fine giornata. Lavora principalmente in un solo spazio di lavoro, "Assistenza", quindi la Bacheca gli mostrerebbe soprattutto una colonna. Nella lista clicca su "Per oggi" e restringe subito la vista. Quando cerca solo le attività, può anche usare il filtro per tipo, che separa le attività dalle chat.
Accanto alle schede nella lista, un cerchio colorato mostra il numero di giorni alla scadenza o dopo di essa. Se ti interessa soprattutto la data, non devi prima guardare tra i progetti. Aiuta anche il filtro delle attività per scadenza e stato. Su come organizzare la revisione degli arretrati nel team leggi il testo su come tenere sotto controllo le scadenze delle attività.
La lista non è quindi una versione impoverita della Bacheca. Mostra le stesse attività da un altro punto di vista: prima la questione, poi la sua appartenenza al progetto. Quando lavori attività dopo attività, quest'ordine ti evita di scorrere più colonne.
Il trascinamento riordina la vista, ma non sposta la scadenza
Il trascinamento sulla Bacheca cambia l'ordine di visualizzazione, non la scadenza né lo stato dell'attività. Puoi spostare una colonna tramite la sua intestazione, e una voce - in su o in giù all'interno della sua colonna.
Trascina un'attività o una chat nella sezione Preferiti. Se la togli da questa sezione, la rimuovi dai preferiti. Le nuove voci si aggiungono in fondo secondo l'ordinamento attuale, e puoi annullare il cambio di ordine con l'icona di annullamento o con la scorciatoia Ctrl+Z.
Immagina che mercoledì Marta sposti in alto nella colonna dello spazio di lavoro "Nuovo sito web" l'attività "Progetto sito", per trovarla più facilmente durante la conversazione con Magda. La scadenza dell'attività resta la stessa. Se vuole cambiarne lo stato senza aprire la discussione, usa il menu ⋮ accanto alla scheda e sceglie una voce dalla sezione Stato: Nuova, In corso, Completata oppure Annullata. Spostare una scheda qui non significa "completata", anche se conosci bacheche che funzionano per fasi.
I filtri restano con te, anche se la vista cambia
Passare dalla lista alla Bacheca non significa impostare i filtri da capo. Mostra solo e Ordinamento funzionano insieme nella lista attività, nella Bacheca e nel Calendario; una modifica in un punto vale anche negli altri.
| Cosa controlli | Lista attività | Bacheca |
|---|---|---|
| Scadenza | Cerchio colorato con il numero di giorni | Descrizione testuale, ad es. "oggi 14:30" oppure "tra 4 giorni" |
| Stato della scadenza | Rosso, blu, verde o grigio | Le stesse regole dei colori |
| Filtri e ordinamento | Mostra solo e Ordinamento | Le stesse impostazioni condivise |
| Azioni sull'attività | Menu ⋮, incluso Stato | Lo stesso menu ⋮ |
Il rosso indica una scadenza già passata; il blu - una scadenza di oggi non ancora passata; il verde - una scadenza nei giorni successivi. Il grigio lo vedi accanto a una voce senza scadenza o chiusa. Un'attività senza orario indicato resta "per oggi" per tutta la giornata e diventa rossa solo il giorno dopo. Le attività completate o annullate non contano come in ritardo, anche se la loro vecchia scadenza è già passata.
Giovedì Marta filtra il lavoro in ritardo nella lista, poi apre la Bacheca per vederlo suddiviso per spazi di lavoro.
Un clic sulla scheda apre spazio per la conversazione
Un clic su un'attività o una chat nella Bacheca apre la discussione accanto, mentre la Bacheca stessa si aggancia sul lato sinistro. La posizione aperta rimane evidenziata, così vedi da quale colonna proviene la conversazione.
Giovedì Marta apre l'attività "Progetto sito" nello spazio di lavoro "Nuovo sito web" e legge il messaggio di Magda. Ha comunque a lato la colonna degli altri spazi di lavoro: non deve tornare a una schermata separata con i progetti per trovare l'attività successiva. In fondo alla colonna ci sono anche le icone Attività e Chat, che aprono le finestre di aggiunta con lo spazio di lavoro già selezionato.
Sul telefono il layout si comporta diversamente: quando apri una posizione, la Bacheca si riduce a un pulsante flottante. Le colonne si scorrono in orizzontale, e il pulsante per tornare indietro dall'attività riporta alla Bacheca, non alla lista. L'ordine degli spazi di lavoro si cambia lì, tenendo premuta l'intestazione della colonna e trascinandola lateralmente.
Quando le colonne iniziano ad aiutare il team?
Le colonne aiutano quando confronti regolarmente più progetti paralleli e ti chiedi "cosa sta succedendo con il cliente X?". La Bacheca mostra gli spazi di lavoro uno accanto all'altro, e in ciascuno sia le attività che le chat.
Venerdì Marta fa una revisione di tre spazi di lavoro con il team. Invece di selezionarli uno alla volta dalla lista, guarda tre colonne: in "Nuovo sito web" vede l'attività "Progetto sito" e la chat con gli accordi presi, accanto controlla "Marketing", poi "Vendite". Apre la chat in "Nuovo sito web" e chiede al team quali sono gli accordi presi sul sito.
Marta trascina l'intestazione della colonna "Nuovo sito web" all'inizio. La Bacheca memorizza questo ordine per lei, così alla prossima apertura vedrà la disposizione che ha lasciato. È utile quando alla riunione settimanale vuoi iniziare dal progetto che richiede più attenzione. Il modo di raggruppare il lavoro è descritto anche nella pagina sugli spazi di lavoro per progetti e team.
Tre spazi di lavoro sono un esempio, non una soglia per cambiare vista. Se lunedì cerchi un'unica attività urgente, la lista può ancora rispondere più velocemente di tre colonne affiancate.
Una settimana basta per provare entrambe le viste
Per una settimana controlla le scadenze nella lista, e alla riunione del venerdì confronta gli spazi di lavoro nella Bacheca. Chiedi al team dove ha trovato più velocemente una determinata attività e la chat collegata.
Non devi dichiarare che da oggi tutto il team lavora esclusivamente sulla Bacheca oppure esclusivamente sulla lista. L'icona delle viste nella barra superiore della colonna centrale apre il menu Calendario, Bacheca e Note; lo stesso menu si trova nell'intestazione di ciascuna di queste finestre.
Task Manager ricorda anche la disposizione della finestra. Se la vista precedente era agganciata, anche la successiva aperta da questo menu si aggancerà; se lavoravi a schermo intero, manterrà tale disposizione. Sul telefono la finestra si apre sempre a schermo intero.
Prima di invitare il team al test, verifica che la suddivisione in spazi di lavoro corrisponda ai progetti reali. Il numero di colonne della Bacheca dipende dagli spazi di lavoro, quindi uno spazio separato per ogni piccolo dettaglio renderà più difficile la panoramica. La voce "Tutto" nella colonna di sinistra mostra attività e chat di tutti gli spazi insieme, quando ti serve un quadro più ampio. Se utilizzi la variante Pro, nella Bacheca appariranno anche colonne separate per le caselle di Posta; puoi disattivarle. Nella variante Standard le colonne di Posta non ci sono.
Domani mattina apri la Bacheca e imposta le colonne nell'ordine in cui vuoi discutere i progetti venerdì. Per il resto della settimana lavora sulla lista quando controlli le scadenze. Puoi provare entrambe le viste nella Demo.
Domande frequenti
Task Manager ha una bacheca kanban con le colonne "da fare", "in corso", "completato"?
No, le colonne della Bacheca corrispondono agli spazi di lavoro, non allo stato delle attività. Lo stato lo cambi sull'attività stessa oppure dal menu ⋮, scegliendo Nuova, In corso, Completata oppure Annullata.
Trascinare una scheda sulla Bacheca cambia la scadenza dell'attività?
No, trascinare una scheda su o giù cambia solo il suo ordine di visualizzazione. Puoi annullare il cambiamento di ordine con l'icona annulla o con la scorciatoia Ctrl+Z.
I filtri impostati nella lista attività funzionano anche sulla Bacheca?
Sì, Mostra solo e Ordinamento sono condivisi tra lista attività, Bacheca e Calendario. Una modifica in una di queste viste vale anche nelle altre.
La Bacheca funziona sul telefono?
Sì, sul telefono scorri le colonne orizzontalmente e puoi cambiarne l'ordine tenendo premuta l'intestazione. Dopo aver aperto un'attività, il pulsante indietro riporta alla Bacheca.
Sulla Bacheca vedrò anche le e-mail?
Sì, nella versione Pro le caselle del modulo Posta hanno sulla Bacheca colonne separate, che puoi disattivare. Nella versione Standard le colonne della Posta non ci sono.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
