Hétfő reggel Marta megnyitja hattagú ügynökségének feladatlistáját. 34 tételt lát három projektből, és a választ keresi: mi sürgős, és mi történik éppen az egyes ügyfeleknél? A lista segít a határidőkkel kezdeni; a Task Manager Táblája munkaterületek szerint mutatja a munkát, nem kanban-fázisok szerint.
Kanban tábla kisvállalkozásnak: az oszlop projektet jelöl, nem fázist
A Task Managerben a Tábla minden oszlopa egy munkaterületnek felel meg, nem az „elvégzendő”, „folyamatban” vagy „kész” fázisnak. A munkaterület egy elkülönített tér, amely egy projekthez, csapathoz vagy témához kapcsolódó feladatokat és csevegéseket csoportosít.
Marta így egymás mellett láthatja az „Új weboldal”, a „Marketing” és az „Értékesítés” munkaterületeket. Minden oszlopban megtalálja a Kedvencek, a Feladatok és a Csevegések szekciókat. Az oszlopok megmutatják, mi történik az egyes munkaterületeken, de nem tolják a feladatokat fázisok között. Nézd meg, hogyan működik a Tábla a Task Managerben.
Ha olyan kanban táblát keresel, amely saját állapot-oszlopokkal, folyamatban lévő munka korlátaival és fázisok közötti átfolyással rendelkezik, a Task Manager Táblája nem így működik. Az állapot a feladathoz tartozik, nem az oszlophoz. Egy több különböző megbízást futtató ügynökség számára viszont ez a felosztás áttekinthető lehet: Marta együtt látja az ügyfél ügyeit, még akkor is, ha a weboldal-projektnek és a hirdetési kampánynak teljesen eltérő munkafázisai vannak.
Kanban tábla vagy feladatlista - mikor válaszd a listát?
Válaszd a listát, ha a „mi van ma?” vagy a „mi van lejárva?” kérdéssel kezdesz. A lista felett négy csempe található: Határidős, Mára, Lejárt és Csevegés; mindegyik mutatja a tételek számát, és szűrőként is működik.
Kedden Piotr, egy négyfős szolgáltató munkatársa, ellenőrizni szeretné, mely bejelentések igényelnek reakciót a nap vége előtt. Főleg egyetlen munkaterületen, a „Szerviz”-en dolgozik, így a Tábla főként egy oszlopot mutatna neki. A listán a „Mára” gombra kattint, és rögtön leszűkíti a nézetet. Ha kizárólag feladatokat keres, használhatja a típusszűrőt is, amely elválasztja a feladatokat a csevegésektől.
A lista kártyáin egy színes kör mutatja a határidőig hátralévő vagy az azóta eltelt napok számát. Ha elsősorban a dátumra kérdezel rá, nem kell először a projektek között körülnézned. Ebben segít a feladatok szűrése határidő és állapot szerint is. Arról, hogyan érdemes felépíteni a csapat elmaradásainak áttekintését, olvashatsz a feladatok határidőinek követéséről szóló cikkben.
A lista tehát nem a Tábla szegényesebb változata. Ugyanazokat a feladatokat mutatja más nézőpontból: először az ügyet, aztán annak projekthez tartozását. Amikor feladatról feladatra dolgozol, ez a rend megkíméli attól, hogy több oszlopot kelljen végigpásztáznod.
A húzás rendezi a nézetet, de nem tolja el a határidőt
A húzás a Táblán a megjelenítési sorrendet változtatja, nem a feladat határidejét vagy állapotát. Az oszlopot a fejlécénél foghatod meg és mozgathatod, a tételt pedig feljebb vagy lejjebb az oszlopán belül.
Húzd a feladatot vagy csevegést a Kedvencek szekcióba. Ha kihúzod egy tételt ebből a szekcióból, eltávolítod a kedvencek közül. Az új tételek a végére kerülnek az aktuális rendezés szerint, a sorrendváltozást pedig a visszavonás ikonnal vagy a Ctrl+Z billentyűkombinációval vonhatod vissza.
Képzeld el, hogy szerdán Marta feljebb helyezi a „Weboldal projekt” feladatot az „Új weboldal” munkaterület oszlopában, hogy könnyebben megtalálja Magdával folytatott beszélgetés közben. A feladat határideje ugyanaz marad. Ha az állapotát szeretné megváltoztatni a beszélgetésszál megnyitása nélkül, a kártyánál lévő ⋮ menüt használja, és az Állapot szekcióból választ: Új, Folyamatban, Kész vagy Törölve. A kártya elmozdítása itt nem jelenti azt, hogy „kész”, még ha olyan táblákat ismersz is, amelyek fázisok szerint működnek.
A szűrők veled maradnak, még ha a nézet változik is
A listáról a Táblára váltás nem jelenti a szűrők újbóli beállítását. A Csak ez látszik és a Rendezés közösen működik a feladatlistán, a Táblán és a Naptárban; az egyik helyen történő módosítás a többire is érvényes.
| Mit ellenőrzöl | Feladatlista | Tábla |
|---|---|---|
| Határidő | Színes kör a napok számával | Szöveges leírás, pl. „ma 14:30” vagy „4 nap múlva” |
| A határidő állapota | Piros, kék, zöld vagy szürke | Ugyanazok a színkódolási szabályok |
| Szűrők és rendezés | Csak ez látszik és Rendezés | Ugyanazok, közös beállítások |
| Műveletek a feladaton | ⋮ menü, benne az Állapottal | Ugyanaz a ⋮ menü |
A piros a lejárt határidőt jelöli; a kék a mai napra eső, még nem lejárt határidőt; a zöld a következő napokra eső határidőt. Szürkét a határidő nélküli vagy lezárt tételnél látsz. Az óra nélküli feladat egész nap „mára” marad, és csak a következő napon válik pirossá. A kész és a törölt feladatok nem számítanak késettnek, még ha a régi határidejük már el is múlt.
Csütörtökön Marta a listán szűri a lejárt munkát, majd megnyitja a Táblát, hogy munkaterületek szerinti bontásban is lássa.
A kártyára kattintás helyet ad a beszélgetésnek
Ha rákattintasz egy feladatra vagy csevegésre a Táblán, a beszélgetésszál mellette nyílik meg, a Tábla pedig a bal oldalra dokkolódik. A megnyitott elem kiemelve marad, így látod, melyik oszlopból érkezett a beszélgetés.
Csütörtökön Marta megnyitja a „Projekt strony” feladatot a „Nowa strona www” munkaterületen, és elolvassa Magda üzenetét. Közben oldalt továbbra is látja a többi munkaterület oszlopait - nem kell visszatérnie egy külön projektlistás képernyőre, hogy megtalálja a következő feladatot. Az oszlop alján ott van a Feladat és a Csevegés ikon is; ezek a hozzáadási ablakokat nyitják meg, már kiválasztott munkaterülettel.
Telefonon az elrendezés másképp működik: egy elem megnyitása után a Tábla egy lebegő gombra zsugorodik. Az oszlopokat vízszintesen görgetheted, a feladatból való visszalépés gomb pedig a Táblára visz vissza, nem a listára. A munkaterületek sorrendjét ott úgy módosíthatod, hogy megfogod az oszlop fejlécét, és oldalra húzod.
Mikor kezdenek segíteni az oszlopok a csapatnak?
Az oszlopok akkor segítenek, ha rendszeresen több párhuzamos projektet hasonlítasz össze, és azt kérdezed: „mi történik X ügyfélnél?”. A Tábla egymás mellett mutatja a munkaterületeket, mindegyikben a feladatokkal és a csevegésekkel együtt.
Pénteken Marta áttekinti három munkaterületet a csapattal. Ahelyett, hogy egyesével választaná ki őket a listából, három oszlopra néz: a „Nowa strona www”-ban látja a „Projekt strony” feladatot és az egyeztetéseket tartalmazó csevegést, mellette megnézi a „Marketing”-et, majd a „Sprzedaż”-t. Megnyitja a csevegést a „Nowa strona www”-ban, és megkérdezi a csapatot az oldallal kapcsolatos egyeztetésekről.
Marta a „Nowa strona www” oszlop fejlécét az elejére húzza. A Tábla megjegyzi ezt a sorrendet, így legközelebb ugyanazt az elrendezést látja, amit otthagyott. Ez akkor hasznos, ha a heti megbeszélésen a legtöbb figyelmet igénylő projekttel szeretnél kezdeni. A munka csoportosításáról a projektekhez és csapatokhoz kapcsolódó munkaterületekről szóló oldal is ír.
A három munkaterület csak egy példa, nem küszöbérték a nézetváltáshoz. Ha hétfőn egyetlen sürgős feladatot keresel, a lista még mindig gyorsabban válaszolhat, mint három egymás melletti oszlop.
Egy hét elég ahhoz, hogy kipróbáld mindkét nézetet
Egy héten át ellenőrizd a határidőket a listán, a pénteki megbeszélésen pedig hasonlítsd össze a munkaterületeket a Táblán. Kérdezd meg a csapatot, hol találták meg gyorsabban a keresett feladatot és a hozzá kapcsolódó csevegést.
Nem kell kijelentened, hogy mostantól az egész csapat kizárólag a Táblán vagy kizárólag a listán dolgozik. A középső oszlop felső sávjában lévő nézetikon megnyitja a Naptár, Tábla és Jegyzetek menüt; ugyanez a menü megtalálható mindegyik ablak fejlécében is.
A Task Manager az ablak elrendezését is megjegyzi. Ha az előző nézet dokkolva volt, az ebből a menüből megnyitott következő is dokkolva nyílik meg; ha teljes képernyőn dolgoztál, azt az elrendezést tartja meg. Telefonon az ablak mindig teljes nézetben nyílik meg.
Mielőtt meghívnád a csapatot a próbára, ellenőrizd, hogy a munkaterületekre bontás megfelel-e a valós projekteknek. A Tábla oszlopainak száma a munkaterületektől függ, így ha minden apróságnak külön teret adsz, az megnehezíti az áttekintést. A bal oldali oszlopban a „Mind” elem egyszerre mutatja az összes terület feladatait és csevegéseit, ha szélesebb képre van szükséged. Ha a Pro változatot használod, a Táblán a Levelezés postafiókjainak külön oszlopai is megjelennek; ezeket ki is kapcsolhatod. A Standard változatban nincsenek Levelezés-oszlopok.
Holnap reggel nyisd meg a Táblát, és állítsd be az oszlopokat abban a sorrendben, ahogyan pénteken meg szeretnéd beszélni a projekteket. A hét hátralévő részében a listán dolgozz, amikor a határidőket ellenőrzöd. Mindkét nézetet kipróbálhatod a Demo-ban.
Gyakori kérdések
A Task Managernek van kanban táblája „elvégzendő”, „folyamatban”, „kész” oszlopokkal?
Nem, a Tábla oszlopai a munkaterületeknek felelnek meg, nem a feladatok állapotának. Az állapotot a feladatnál vagy a ⋮ menüből módosíthatod, ahol az Új, Folyamatban, Kész vagy Törölve közül választhatsz.
A kártya áthúzása a Táblán módosítja a feladat határidejét?
Nem, egy kártya felfelé vagy lefelé húzása csak a megjelenítési sorrendjét változtatja meg. A sorrendváltoztatást visszavonhatod a visszavonás ikonnal vagy a Ctrl+Z billentyűkombinációval.
A feladatlistán beállított szűrők a Táblán is működnek?
Igen, a Csak ez látszik és a Rendezés közösek a feladatlistán, a Táblán és a Naptárban. Az egyik nézetben végzett módosítás a többiben is érvényesül.
Működik a Tábla telefonon?
Igen, telefonon vízszintesen görgetheted az oszlopokat, és a fejlécet lenyomva tartva megváltoztathatod a sorrendjüket. Egy feladat megnyitása után a vissza gomb a Táblára vezet.
Az e-maileket is látom majd a Táblán?
Igen, Pro csomagban a Levelezés modul postafiókjainak külön oszlopai vannak a Táblán, amelyek kikapcsolhatók. Standard csomagban a Levelezés oszlopai nincsenek jelen.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
