V pondelok ráno si Marta otvára zoznam úloh svojej šesťčlennej agentúry. Vidí 34 položiek z troch projektov a hľadá odpoveď: čo je naliehavé a čo sa deje u každého klienta? Zoznam pomáha začať pri termínoch; Nástenka v Task Manageri zobrazuje prácu podľa pracovných priestorov, nie podľa fáz kanban.
Kanban nástenka pre malú firmu: stĺpec znamená projekt, nie fázu
V Task Manageri každý stĺpec Nástenky zodpovedá jednému pracovnému priestoru, nie fáze „na spracovanie“, „prebieha“ či „hotovo“. Pracovný priestor je vyhradený priestor, ktorý zoskupuje úlohy a chaty spojené s projektom, tímom alebo témou.
Marta tak môže vidieť vedľa seba „Novú webovú stránku“, „Marketing“ a „Predaj“. V každom stĺpci nájde sekcie Obľúbené, Úlohy a Chaty. Stĺpce ukazujú, čo sa deje v každom pracovnom priestore, ale nepresúvajú úlohy medzi fázami. Pozrite si, ako funguje Nástenka v Task Manageri.
Ak hľadáte nástenku kanban s vlastnými stavovými stĺpcami, limitmi rozpracovanej práce a tokom medzi fázami, Nástenka v Task Manageri takto nefunguje. Stav patrí úlohe, nie stĺpcu. Pre agentúru, ktorá vedie niekoľko rôznych zákaziek, môže byť takéto rozdelenie naopak prehľadné: Marta vidí záležitosti klienta pohromade, aj keď projekt webu a reklamná kampaň majú úplne odlišné fázy práce.
Nástenka kanban alebo zoznam úloh - kedy vybrať zoznam?
Vyberte zoznam, keď začínate otázkou „čo mám dnes?“ alebo „čo je po termíne?“. Nad zoznamom sú štyri dlaždice: Termínované, Na dnes, Po termíne a Chat; každá zobrazuje počet položiek a funguje ako filter.
V utorok chce Peter zo štvorčlennej servisnej firmy zistiť, ktoré požiadavky si vyžadujú reakciu do konca dňa. Pracuje najmä v jednom pracovnom priestore „Servis“, takže Nástenka by mu zobrazila predovšetkým jeden stĺpec. V zozname klikne na „Na dnes“ a hneď si zúži pohľad. Keď hľadá výlučne úlohy, môže použiť aj filter typu, ktorý oddelí úlohy od chatov.
Pri kartách v zozname farebný krúžok ukazuje počet dní do termínu alebo po ňom. Ak sa pýtate predovšetkým na dátum, nemusíte sa najprv rozhliadať po projektoch. Pomáha pri tom aj filtrovanie úloh podľa termínu a stavu. O tom, ako si zorganizovať prehľad omeškaní v tíme, si prečítate v texte o strážení termínov úloh.
Zoznam teda nie je chudobnejšou verziou Nástenky. Zobrazuje tie isté úlohy z iného uhla pohľadu: najprv záležitosť, potom jej príslušnosť k projektu. Keď pracujete úlohu po úlohe, toto usporiadanie vám ušetrí prehľadávanie niekoľkých stĺpcov.
Presúvanie usporiada zobrazenie, ale neposúva termín
Presúvanie na Nástenke mení poradie zobrazenia, nie termín ani stav úlohy. Stĺpec môžete presunúť za záhlavie a pozíciu - nahor alebo nadol v rámci jej stĺpca.
Presuňte úlohu alebo chat do sekcie Obľúbené. Vytiahnutie položky z tejto sekcie ju odstráni z obľúbených. Nové položky sa pridajú na koniec podľa aktuálneho triedenia a zmenu poradia vrátite ikonou späť alebo skratkou Ctrl+Z.
Predstavte si, že v stredu si Marta nastaví úlohu „Projekt webu“ vyššie v stĺpci pracovného priestoru „Nová webová stránka“, aby ju ľahšie našla počas rozhovoru s Magdou. Termín úlohy zostáva rovnaký. Ak chce zmeniť jej stav bez otvorenia vlákna, použije menu ⋮ pri karte a vyberie položku zo sekcie Stav: Nová, Prebieha, Hotovo alebo Zrušená. Presunutie karty tu neznamená „hotovo“, aj keď poznáte nástenky fungujúce podľa fáz.
Filtre zostávajú s vami, aj keď sa zobrazenie zmení
Prepnutie zo zoznamu na Nástenku neznamená nastavovanie filtrov odznova. Zobraziť len a Triedenie fungujú spoločne v zozname úloh, na Nástenke aj v Kalendári; zmena na jednom mieste platí aj v ostatných.
| Čo kontrolovať | Zoznam úloh | Nástenka |
|---|---|---|
| Termín | Farebný krúžok s počtom dní | Slovný popis, napr. „dnes 14:30“ alebo „o 4 dni“ |
| Stav termínu | Červená, modrá, zelená alebo sivá | Rovnaké pravidlá farieb |
| Filtre a triedenie | Zobraziť len a Triedenie | Rovnaké, spoločné nastavenia |
| Akcie s úlohou | Menu ⋮, vrátane Stavu | To isté menu ⋮ |
Červená znamená termín, ktorý uplynul; modrá - termín pripadajúci na dnes, ktorý ešte neuplynul; zelená - termín v nasledujúcich dňoch. Sivú uvidíte pri položke bez termínu alebo uzavretej. Úloha bez uvedeného času zostáva „na dnes“ celý deň a začne červenieť až nasledujúci deň. Hotové a zrušené úlohy sa nepočítajú ako meškajúce, aj keď ich pôvodný termín už uplynul.
Vo štvrtok si Marta filtruje prácu po termíne v zozname a potom otvorí Nástenku, aby ju videla rozdelenú podľa pracovných priestorov.
Kliknutie na kartu urobí miesto na rozhovor
Kliknutím na úlohu alebo chat na Nástenke sa vedľa otvorí vlákno a samotná Nástenka sa zadokuje vľavo. Otvorená položka zostáva zvýraznená, takže vidíte, z ktorého stĺpca konverzácia prišla.
Vo štvrtok Marta otvorí úlohu „Projekt stránky” v pracovnom priestore „Nová webová stránka” a prečíta si správu od Magdy. Stále má na boku stĺpec ostatných pracovných priestorov - nemusí sa vracať na samostatnú obrazovku s projektmi, aby našla ďalšiu úlohu. V spodnej časti stĺpca sú tiež ikony Úloha a Chat; otvárajú okná pridávania s už vybraným pracovným priestorom.
Na telefóne sa rozloženie správa inak: po otvorení položky sa Nástenka zbalí do plávajúceho tlačidla. Stĺpce prechádzate vodorovným posúvaním a tlačidlo návratu z úlohy vedie späť na Nástenku, nie na zoznam. Poradie pracovných priestorov tam zmeníte podržaním nadpisu stĺpca a jeho presunutím do strany.
Kedy začnú stĺpce pomáhať tímu?
Stĺpce pomáhajú vtedy, keď pravidelne porovnávate niekoľko paralelných projektov a pýtate sa „čo sa deje u klienta X?”. Nástenka zobrazuje pracovné priestory vedľa seba a v každom z nich zároveň úlohy aj chaty.
V piatok Marta robí prehľad troch pracovných priestorov s tímom. Namiesto toho, aby ich vyberala postupne zo zoznamu, pozerá na tri stĺpce: v „Novej webovej stránke” vidí úlohu „Projekt stránky” a chat s dohodami, vedľa kontroluje „Marketing”, potom „Predaj”. Otvorí chat v „Novej webovej stránke” a pýta sa tímu na dohody týkajúce sa stránky.
Marta presunie nadpis stĺpca „Nová webová stránka” na začiatok. Nástenka si toto poradie pre ňu zapamätá, takže pri ďalšom otvorení uvidí rozloženie, ktoré tam nechala. To sa hodí, keď na týždennom stretnutí chcete začínať projektom, ktorý si vyžaduje najviac pozornosti. Spôsob skupinovania práce popisuje aj stránka o pracovných priestoroch pre projekty a tímy.
Tri pracovné priestory sú príklad, nie hranica pre zmenu zobrazenia. Ak v pondelok hľadáte jednu naliehavú úlohu, zoznam vám stále môže odpovedať rýchlejšie ako tri stĺpce vedľa seba.
Jeden týždeň stačí na vyskúšanie oboch zobrazení
Počas týždňa sledujte termíny v zozname a na piatkovom stretnutí porovnajte pracovné priestory na Nástenke. Opýtajte sa tímu, kde rýchlejšie našiel konkrétnu úlohu a súvisiaci chat.
Nemusíte vyhlasovať, že od dnešného dňa celý tím pracuje výlučne na Nástenke alebo výlučne v zozname. Ikona zobrazení v hornej lište stredného stĺpca otvára ponuku Kalendár, Nástenka a Poznámky; rovnaká ponuka je aj v hlavičke každého z týchto okien.
Task Manager si tiež pamätá rozloženie okna. Ak bolo predchádzajúce zobrazenie zadokované, ďalšie otvorené z tejto ponuky sa tiež zadokuje; ak ste pracovali na celú obrazovku, zachová takéto rozloženie. Na telefóne sa okno vždy otvára na celú obrazovku.
Skôr než pozvete tím na test, overte, či rozdelenie na pracovné priestory zodpovedá skutočným projektom. Počet stĺpcov Nástenky vychádza z pracovných priestorov, takže samostatný priestor pre každú drobnosť sťaží prehľad. Položka „Všetko” v ľavom stĺpci zobrazí úlohy a chaty zo všetkých priestorov naraz, keď potrebujete širší obraz. Ak používate variant Pro, na Nástenke sa zobrazia aj samostatné stĺpce schránok Pošty; môžete ich vypnúť. Vo variante Standard stĺpce Pošty nie sú.
Zajtra ráno otvorte Nástenku a nastavte stĺpce v poradí, v akom chcete v piatok preberať projekty. Počas zvyšku týždňa pracujte v zozname, keď kontrolujete termíny. Oba pohľady si môžete vyskúšať v Demo.
Najčastejšie otázky
Má Task Manager nástenku kanban so stĺpcami „na spracovanie“, „prebieha“, „hotovo“?
Nie, stĺpce Nástenky zodpovedajú pracovným priestorom, nie stavom úloh. Stav zmeníte pri úlohe alebo z menu ⋮ výberom Nová, Prebieha, Hotovo alebo Zrušená.
Zmení potiahnutie karty na Nástenke termín úlohy?
Nie, presunutie karty nahor alebo nadol zmení iba jej poradie zobrazenia. Zmenu poradia môžete vrátiť späť ikonou vrátenia alebo skratkou Ctrl+Z.
Fungujú filtre nastavené v zozname úloh aj na Nástenke?
Áno, Zobraziť len a Triedenie sú spoločné pre zoznam úloh, Nástenku a Kalendár. Zmena v jednom z týchto zobrazení funguje aj v ostatných.
Funguje Nástenka na telefóne?
Áno, na telefóne posúvate stĺpce vodorovne a môžete zmeniť ich poradie podržaním záhlavia. Po otvorení úlohy tlačidlo späť vedie na Nástenku.
Uvidím na Nástenke aj e-maily?
Áno, vo variante Pro majú schránky modulu Pošta na Nástenke samostatné stĺpce, ktoré možno vypnúť. Vo variante Standard stĺpce Pošty nie sú.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
