Lundi matin, Marta ouvre la liste de tâches de son agence de six personnes. Elle voit 34 éléments répartis sur trois projets et cherche une réponse : qu’est-ce qui est urgent, et que se passe-t-il chez chaque client ? La liste aide à commencer par les échéances ; le Tableau dans Task Manager montre le travail par espaces de travail, pas par étapes kanban.
Tableau kanban pour une petite entreprise : la colonne représente un projet, pas une étape
Dans Task Manager, chaque colonne du Tableau correspond à un espace de travail, et non à une étape « à faire », « en cours » ou « terminé ». Un espace de travail est un espace dédié qui regroupe les tâches et discussions liées à un projet, une équipe ou un thème.
Marta peut ainsi voir côte à côte « Nouveau site web », « Marketing » et « Ventes ». Dans chaque colonne, elle retrouve les sections Favoris, Tâches et Discussions. Les colonnes montrent ce qui se passe dans chaque espace de travail, mais ne font pas passer les tâches d’une étape à une autre. Découvrez comment fonctionne le Tableau dans Task Manager.
Si vous cherchez un tableau kanban avec vos propres colonnes de statut, des limites de travail en cours et un flux entre les étapes, le Tableau de Task Manager ne fonctionne pas ainsi. Le statut appartient à la tâche, pas à la colonne. Pour une agence qui gère plusieurs missions différentes, ce découpage peut en revanche être très lisible : Marta voit les affaires d’un client regroupées, même si le projet de site web et la campagne publicitaire suivent des étapes de travail totalement différentes.
Tableau kanban ou liste de tâches - quand choisir la liste ?
Choisissez la liste lorsque vous partez de la question « qu’est-ce que j’ai aujourd’hui ? » ou « qu’est-ce qui est en retard ? ». Au-dessus de la liste se trouvent quatre vignettes : À temps, Aujourd’hui, En retard et Discussion ; chacune indique le nombre d’éléments et fait office de filtre.
Mardi, Piotr, d’un service de quatre personnes, veut vérifier quelles demandes nécessitent une réponse avant la fin de la journée. Il travaille principalement dans un seul espace de travail « Service », donc le Tableau lui montrerait surtout une seule colonne. Sur la liste, il clique sur « Aujourd’hui » et réduit immédiatement l’affichage. S’il cherche uniquement des tâches, il peut aussi utiliser le filtre de type, qui sépare les tâches des discussions.
Sur les cartes de la liste, un cercle coloré indique le nombre de jours avant ou après l’échéance. Si votre question porte avant tout sur la date, vous n’avez pas besoin de parcourir d’abord les projets. Le filtrage des tâches par échéance et par statut y contribue aussi. Pour savoir comment organiser en équipe le suivi des retards, lisez l’article sur le suivi des échéances des tâches.
La liste n’est donc pas une version appauvrie du Tableau. Elle montre les mêmes tâches sous un autre angle : d’abord le sujet, ensuite son appartenance au projet. Quand vous travaillez tâche par tâche, cet ordre vous évite de parcourir plusieurs colonnes.
Le glisser-déposer organise l’affichage, mais ne déplace pas l’échéance
Le glisser-déposer sur le Tableau modifie l’ordre d’affichage, pas l’échéance ni le statut de la tâche. Vous pouvez déplacer une colonne par son en-tête, et une position - vers le haut ou vers le bas de sa colonne.
Faites glisser une tâche ou une discussion vers la section Favoris. En retirant un élément de cette section, vous le supprimez des favoris. Les nouveaux éléments s’ajoutent à la fin selon le tri en cours, et vous pouvez annuler le changement d’ordre avec l’icône d’annulation ou le raccourci Ctrl+Z.
Imaginez que mercredi, Marta place la tâche « Projet de site web » plus haut dans la colonne de l’espace de travail « Nouveau site web », pour la retrouver plus facilement pendant sa discussion avec Magda. L’échéance de la tâche reste inchangée. Si elle veut changer son statut sans ouvrir le fil de discussion, elle utilise le menu ⋮ sur la carte et choisit une option de la section Statut : Nouveau, En cours, Terminé ou Annulé. Déplacer une carte ne signifie pas ici « terminé », même si vous connaissez des tableaux fonctionnant par étapes.
Les filtres vous suivent, même si l’affichage change
Passer de la liste au Tableau ne signifie pas redéfinir les filtres depuis le début. Afficher uniquement et Trier fonctionnent ensemble sur la liste de tâches, le Tableau et le Calendrier ; un changement à un endroit s’applique aussi aux autres.
| Ce que vous vérifiez | Liste de tâches | Tableau |
|---|---|---|
| Échéance | Cercle coloré avec le nombre de jours | Description textuelle, par ex. « aujourd’hui 14h30 » ou « dans 4 jours » |
| État de l’échéance | Rouge, bleu, vert ou gris | Les mêmes règles de couleurs |
| Filtres et tri | Afficher uniquement et Trier | Les mêmes paramètres, communs |
| Actions sur la tâche | Menu ⋮, dont Statut | Le même menu ⋮ |
Le rouge indique une échéance dépassée ; le bleu - une échéance du jour même, pas encore dépassée ; le vert - une échéance dans les jours suivants. Le gris apparaît pour un élément sans échéance ou clos. Une tâche sans heure précisée reste « pour aujourd’hui » toute la journée et ne devient rouge que le lendemain. Les tâches terminées ou annulées ne comptent pas comme en retard, même si leur ancienne échéance est déjà passée.
Jeudi, Marta filtre le travail en retard sur la liste, puis ouvre le Tableau pour le voir réparti par espaces de travail.
Cliquer sur une carte laisse place à la discussion
Cliquer sur une tâche ou une discussion dans le Tableau ouvre le fil de discussion à côté, tandis que le Tableau lui-même se scinde à gauche. La position ouverte reste surlignée, vous voyez ainsi de quelle colonne provient la conversation.
Jeudi, Marta ouvre la tâche « Projet site web » dans l'espace de travail « Nouveau site web » et lit le message de Magdy. Elle garde à côté la colonne des autres espaces de travail - elle n'a pas besoin de revenir à un écran séparé listant les projets pour trouver la tâche suivante. En bas de la colonne se trouvent aussi les icônes Tâche et Discussion ; elles ouvrent les fenêtres d'ajout avec l'espace de travail déjà sélectionné.
Sur téléphone, la disposition se comporte différemment : à l'ouverture d'une position, le Tableau se réduit en un bouton flottant. Vous faites défiler les colonnes horizontalement, et le bouton de retour depuis une tâche ramène au Tableau, pas à la liste. Vous changez l'ordre des espaces de travail à cet endroit, en maintenant l'en-tête de la colonne et en la faisant glisser sur le côté.
Quand les colonnes commencent-elles à aider l'équipe ?
Les colonnes aident lorsque vous comparez régulièrement plusieurs projets en parallèle et que vous vous demandez « que se passe-t-il chez le client X ? ». Le Tableau affiche les espaces de travail côte à côte, et dans chacun d'eux à la fois les tâches et les discussions.
Vendredi, Marta fait un point sur trois espaces de travail avec l'équipe. Au lieu de les sélectionner un par un dans une liste, elle regarde trois colonnes : dans « Nouveau site web », elle voit la tâche « Projet site web » et la discussion contenant les décisions prises, à côté elle vérifie « Marketing », puis « Ventes ». Elle ouvre la discussion dans « Nouveau site web » et interroge l'équipe sur les décisions concernant le site.
Marta fait glisser l'en-tête de la colonne « Nouveau site web » au début. Le Tableau mémorise cet ordre pour elle, donc à la prochaine ouverture elle retrouvera la disposition qu'elle a laissée. C'est utile lorsque, lors de la réunion hebdomadaire, vous voulez commencer par le projet qui demande le plus d'attention. La façon de regrouper le travail est aussi décrite sur la page consacrée aux espaces de travail pour les projets et les équipes.
Trois espaces de travail sont un exemple, pas un seuil de changement de vue. Si lundi vous cherchez une seule tâche urgente, la liste peut encore répondre plus vite que trois colonnes côte à côte.
Une semaine suffit pour tester les deux vues
Pendant une semaine, vérifiez les échéances sur la liste, puis lors de la réunion du vendredi, comparez les espaces de travail sur le Tableau. Demandez à l'équipe où elle a trouvé plus rapidement une tâche précise et la discussion qui s'y rapporte.
Vous n'avez pas besoin de décréter qu'à partir d'aujourd'hui toute l'équipe travaille exclusivement sur le Tableau ou exclusivement sur la liste. L'icône des vues dans la barre supérieure de la colonne centrale ouvre le menu Calendrier, Tableau et Notes ; le même menu se trouve dans l'en-tête de chacune de ces fenêtres.
Task Manager retient aussi la disposition de la fenêtre. Si la vue précédente était scindée, la suivante ouverte depuis ce menu se scindera également ; si vous travailliez en plein écran, cette disposition sera conservée. Sur téléphone, la fenêtre s'ouvre toujours en vue plein écran.
Avant d'inviter l'équipe à tester, vérifiez que la répartition en espaces de travail correspond aux projets réels. Le nombre de colonnes du Tableau dépend des espaces de travail, donc un espace séparé pour chaque petit détail compliquera la vue d'ensemble. La position « Tout » dans la colonne de gauche affiche les tâches et discussions de tous les espaces à la fois, quand vous avez besoin d'une vue plus large. Si vous utilisez la variante Pro, des colonnes séparées pour les boîtes de la Messagerie apparaîtront aussi sur le Tableau ; vous pouvez les désactiver. Dans la variante Standard, il n'y a pas de colonnes de Messagerie.
Demain matin, ouvrez le Tableau et disposez les colonnes dans l'ordre où vous voulez aborder les projets vendredi. Le reste de la semaine, travaillez sur la liste quand vous vérifiez les échéances. Vous pouvez tester les deux vues dans la Demo.
Questions fréquentes
Est-ce que Task Manager propose un tableau kanban avec des colonnes « à faire », « en cours », « terminé » ?
Non, les colonnes du Tableau correspondent aux espaces de travail, et non aux statuts des tâches. Vous changez le statut au niveau de la tâche ou depuis le menu ⋮, en choisissant Nouveau, En cours, Terminé ou Annulé.
Est-ce que déplacer une carte sur le Tableau modifie l’échéance de la tâche ?
Non, faire glisser une carte vers le haut ou vers le bas ne change que l'ordre d'affichage. Vous pouvez annuler ce changement d'ordre avec l'icône d'annulation ou le raccourci Ctrl+Z.
Est-ce que les filtres définis sur la liste de tâches fonctionnent aussi sur le Tableau ?
Oui, Afficher uniquement et Trier sont communs à la liste de tâches, au Tableau et au Calendrier. Un changement dans l’une de ces vues s’applique aussi aux autres.
Est-ce que le Tableau fonctionne sur téléphone ?
Oui, sur téléphone vous faites défiler les colonnes horizontalement et vous pouvez changer leur ordre en maintenant l’en-tête appuyé. Après avoir ouvert une tâche, le bouton de retour ramène au Tableau.
Est-ce que je verrai aussi les e-mails sur le Tableau ?
Oui, dans la version Pro, les boîtes du module Messagerie disposent sur le Tableau de colonnes séparées, que vous pouvez désactiver. Dans la version Standard, il n’y a pas de colonnes Messagerie.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
