På måndagsmorgonen öppnar Marta uppgiftslistan för sin sexpersoners byrå. Hon ser 34 poster från tre projekt och söker svaret: vad är brådskande och vad händer hos varje kund? Listan hjälper till att börja med förfallodatum; Tavlan i Task Manager visar arbetet uppdelat efter arbetsytor, inte kanban-steg.
Kanbantavla för ett litet företag: kolumnen betyder projekt, inte steg
I Task Manager motsvarar varje kolumn på Tavlan en arbetsyta, inte ett steg som ”att göra”, ”pågår” eller ”klart”. En arbetsyta är ett avgränsat utrymme som grupperar uppgifter och chattar kopplade till ett projekt, team eller ämne.
Marta kan alltså se ”Ny webbplats”, ”Marknadsföring” och ”Försäljning” bredvid varandra. I varje kolumn hittar hon sektionerna Favoriter, Uppgifter och Chattar. Kolumnerna visar vad som händer i varje arbetsyta, men flyttar inte uppgifter mellan steg. Se hur Tavlan fungerar i Task Manager.
Om du letar efter en kanbantavla med egna statuskolumner, begränsningar för pågående arbete och ett flöde mellan steg, fungerar inte Tavlan i Task Manager på det sättet. Status tillhör uppgiften, inte kolumnen. För en byrå som driver flera olika uppdrag kan denna uppdelning ändå vara tydlig: Marta ser en kunds ärenden samlade, även när webbprojektet och annonskampanjen har helt olika arbetssteg.
Kanbantavla eller att göra-lista - när ska man välja listan?
Välj listan när du börjar med frågan ”vad har jag idag?” eller ”vad är försenat?”. Ovanför listan finns fyra rutor: I tid, Idag, Försenade och Chatt; var och en visar antalet poster och fungerar som ett filter.
På tisdagen vill Piotr från en fyrapersoners servicefirma kolla vilka ärenden som kräver åtgärd innan dagens slut. Han jobbar mestadels i en arbetsyta, ”Service”, så Tavlan skulle framför allt visa honom en enda kolumn. På listan klickar han på ”Idag” och begränsar vyn direkt. När han bara letar efter uppgifter kan han även använda typfiltret som skiljer uppgifter från chattar.
Vid korten på listan visar en färgad cirkel antalet dagar kvar till eller efter förfallodatumet. Om du framför allt frågar om datum behöver du inte först leta bland projekten. Det hjälper också att filtrera uppgifter efter förfallodatum och status. Om hur du lägger upp själva genomgången av eftersläpande ärenden i teamet kan du läsa i texten om att hålla koll på uppgifters förfallodatum.
Listan är alltså inte en enklare version av Tavlan. Den visar samma uppgifter ur ett annat perspektiv: först ärendet, sedan dess koppling till projektet. När du arbetar uppgift för uppgift sparar den här ordningen dig från att skanna flera kolumner.
Dragning ordnar vyn, men flyttar inte förfallodatumet
Att dra på Tavlan ändrar visningsordningen, inte uppgiftens förfallodatum eller status. Du kan flytta en kolumn genom att dra i rubriken, och en post - uppåt eller nedåt i dess kolumn.
Dra en uppgift eller chatt till sektionen Favoriter. Om du drar ut en post från den sektionen tas den bort från favoriterna. Nya poster läggs till sist enligt aktuell sortering, och du kan ångra ordningsändringen med ångra-ikonen eller kortkommandot Ctrl+Z.
Föreställ dig att Marta på onsdagen flyttar upp uppgiften ”Webbplatsprojekt” högre upp i kolumnen för arbetsytan ”Ny webbplats”, för att lättare hitta den under samtalet med Magda. Uppgiftens förfallodatum förblir detsamma. Om hon vill ändra dess status utan att öppna tråden använder hon ⋮-menyn vid kortet och väljer en post från sektionen Status: Ny, Pågår, Klar eller Avbruten. Att flytta ett kort betyder här inte ”klart”, även om du är van vid tavlor som fungerar efter steg.
Filtren stannar hos dig, även om vyn ändras
Att växla från listan till Tavlan innebär inte att filtren måste ställas in på nytt. Visa endast och Sortering fungerar gemensamt i uppgiftslistan, på Tavlan och i Kalendern; en ändring på ett ställe gäller även på de andra.
| Vad du kontrollerar | Uppgiftslista | Tavla |
|---|---|---|
| Förfallodatum | Färgad cirkel med antal dagar | Textbeskrivning, t.ex. ”idag 14:30” eller ”om 4 dagar” |
| Förfallostatus | Röd, blå, grön eller grå | Samma färgregler |
| Filter och sortering | Visa endast och Sortering | Samma, gemensamma inställningar |
| Åtgärder på uppgiften | ⋮-menyn, inklusive Status | Samma ⋮-meny |
Röd betyder ett förfallodatum som har passerat; blå - ett förfallodatum idag som ännu inte passerat; grön - ett förfallodatum som kommer inom de närmaste dagarna. Grå ser du vid en post utan förfallodatum eller en avslutad post. En uppgift utan angiven tid förblir ”idag” hela dagen och blir röd först nästa dag. Klara och avbrutna uppgifter räknas inte som försenade, även om deras tidigare förfallodatum redan har passerat.
På torsdagen filtrerar Marta försenat arbete i listan och öppnar sedan Tavlan för att se det uppdelat på arbetsytor.
Att klicka på ett kort gör plats för samtalet
Att klicka på en uppgift eller chatt i Tavlan öppnar tråden bredvid, och Tavlan själv dockas till vänster. Den öppnade positionen förblir markerad, så du ser vilken kolumn konversationen kom från.
På torsdagen öppnar Marta uppgiften ”Projekt strony” i arbetsytan ”Nowa strona www” och läser Magdas meddelande. Hon har fortfarande kolumnerna med de övriga arbetsytorna vid sidan om - hon behöver inte gå tillbaka till en separat projektskärm för att hitta nästa uppgift. Längst ner i kolumnen finns även ikonerna Uppgift och Chatt; de öppnar tilläggsfönster med arbetsytan redan vald.
På mobilen fungerar layouten annorlunda: när en position öppnas dras Tavlan ihop till en flytande knapp. Kolumnerna bläddrar du horisontellt, och knappen för att gå tillbaka från en uppgift leder tillbaka till Tavlan, inte till listan. Ordningen på arbetsytorna ändrar du där genom att hålla in kolumnrubriken och dra den åt sidan.
När börjar kolumnerna hjälpa teamet?
Kolumnerna hjälper när du regelbundet jämför flera parallella projekt och frågar dig ”vad händer hos kund X?”. Tavlan visar arbetsytorna bredvid varandra, och i var och en av dem finns både uppgifter och chattar.
På fredagen gör Marta en genomgång av tre arbetsytor med teamet. Istället för att välja dem en efter en från en lista tittar hon på tre kolumner: i ”Nowa strona www” ser hon uppgiften ”Projekt strony” och chatten med besluten, bredvid kollar hon ”Marketing”, sedan ”Sprzedaż”. Hon öppnar chatten i ”Nowa strona www” och frågar teamet om besluten kring sidan.
Marta drar kolumnrubriken ”Nowa strona www” till första platsen. Tavlan kommer ihåg den ordningen åt henne, så nästa gång hon öppnar den ser hon den layout hon lämnade. Det är användbart när du vill börja veckomötet med det projekt som kräver mest uppmärksamhet. Hur arbetet grupperas beskrivs också på sidan om arbetsytor för projekt och team.
Tre arbetsytor är ett exempel, inte en gräns för när du ska byta vy. Om du på måndagen letar efter en enda brådskande uppgift kan listan fortfarande svara snabbare än tre kolumner bredvid varandra.
En vecka räcker för att testa båda vyerna
Under en vecka kollar du deadlines i listan, och på fredagsmötet jämför du arbetsytorna på Tavlan. Fråga teamet var de snabbare hittade en viss uppgift och den tillhörande chatten.
Du behöver inte deklarera att hela teamet från och med idag enbart arbetar på Tavlan eller enbart i listan. Vyikonen i den övre menyraden i mittenkolumnen öppnar menyn Kalender, Tavla och Anteckningar; samma meny finns i rubriken på vart och ett av dessa fönster.
Task Manager kommer också ihåg fönstrets layout. Om föregående vy var dockad kommer nästa som öppnas från denna meny också att dockas; om du arbetade i fullskärm bevaras den layouten. På mobilen öppnas fönstret alltid i fullskärmsvy.
Innan du bjuder in teamet till testet, kontrollera att indelningen i arbetsytor motsvarar de verkliga projekten. Antalet kolumner på Tavlan bestäms av arbetsytorna, så ett eget utrymme för varje litet detalj gör översikten svårare. Positionen ”Allt” i vänsterkolumnen visar uppgifter och chattar från alla arbetsytor samtidigt, när du behöver en bredare överblick. Om du använder Pro-versionen visas även separata kolumner för E-post-inkorgar på Tavlan; du kan stänga av dem. I Standard-versionen finns inga E-post-kolumner.
I morgon bitti öppnar du Tavlan och ställer in kolumnerna i den ordning du vill diskutera projekten på fredag. Resten av veckan arbetar du i listan när du kollar deadlines. Båda vyerna kan du testa i Demo.
Vanliga frågor
Har Task Manager en kanbantavla med kolumnerna ”att göra”, ”pågår”, ”klart”?
Nej, Tavlans kolumner motsvarar arbetsytor, inte uppgiftsstatusar. Du ändrar status vid uppgiften eller från ⋮-menyn genom att välja Ny, Pågår, Klar eller Avbruten.
Ändrar det förfallodatumet på en uppgift om jag drar dess kort på Tavlan?
Nej, att dra ett kort uppåt eller nedåt ändrar bara dess presentationsordning. Ändringen av ordningen kan du ångra med ångra-ikonen eller kortkommandot Ctrl+Z.
Fungerar filtren som är inställda i uppgiftslistan även på Tavlan?
Ja, Visa endast och Sortering är gemensamma för uppgiftslistan, Tavlan och Kalendern. En ändring i en av dessa vyer gäller även i de andra.
Fungerar Tavlan på mobilen?
Ja, på mobilen bläddrar du bland kolumnerna vågrätt och kan ändra deras ordning genom att hålla ner rubriken. När du öppnar en uppgift leder tillbaka-knappen till Tavlan.
Kan jag se e-post på Tavlan också?
Ja, i Pro-varianten har inkorgarna i modulen E-post egna kolumner på Tavlan, som kan stängas av. I Standard-varianten finns inga E-post-kolumner.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
