Na segunda-feira de manhã, Marta abre a lista de tarefas da sua agência de seis pessoas. Vê 34 itens de três projetos e procura responder: o que é urgente e o que está a acontecer com cada cliente? A lista ajuda a começar pelos prazos; o Quadro no Task Manager mostra o trabalho por workspaces, não por etapas kanban.
Quadro kanban para uma pequena empresa: a coluna representa um projeto, não uma etapa
No Task Manager, cada coluna do Quadro corresponde a um workspace, e não a uma etapa "por fazer", "em curso" ou "concluído". Um workspace é um espaço próprio que agrupa tarefas e conversas relacionadas com um projeto, uma equipa ou um tema.
Marta pode assim ver lado a lado "Novo site", "Marketing" e "Vendas". Em cada coluna encontra as secções Favoritos, Tarefas e Conversas. As colunas mostram o que se passa em cada workspace, mas não movem as tarefas entre etapas. Veja como funciona o Quadro no Task Manager.
Se procura um quadro kanban com colunas de estado próprias, limites de trabalho em curso e fluxo entre etapas, o Quadro no Task Manager não funciona assim. O estado pertence à tarefa, não à coluna. Para uma agência que gere vários clientes diferentes, esta divisão pode, no entanto, ser bastante clara: Marta vê os assuntos de um cliente reunidos, mesmo quando o projeto do site e a campanha publicitária têm etapas de trabalho completamente diferentes.
Quadro kanban ou lista de tarefas - quando escolher a lista?
Escolha a lista quando começa pela pergunta "o que tenho para hoje?" ou "o que está atrasado?". Por cima da lista há quatro blocos: Dentro do prazo, Hoje, Atrasadas e Conversa; cada um mostra o número de itens e funciona como filtro.
Na terça-feira, Piotr, de um serviço com quatro pessoas, quer verificar quais os pedidos que exigem resposta antes do fim do dia. Trabalha sobretudo num único workspace, "Serviço", pelo que o Quadro lhe mostraria essencialmente uma única coluna. Na lista, clica em "Hoje" e restringe logo a vista. Quando procura apenas tarefas, pode também usar o filtro de tipo, que separa tarefas de conversas.
Nos cartões da lista, um círculo colorido mostra o número de dias até ao prazo ou desde que este passou. Se a sua pergunta é sobretudo sobre a data, não precisa de primeiro percorrer os projetos. Isto é ainda ajudado pela filtragem de tarefas por prazo e estado. Sobre como organizar a análise dos atrasos numa equipa, pode ler no texto sobre o controlo de prazos das tarefas.
A lista não é, portanto, uma versão mais pobre do Quadro. Mostra as mesmas tarefas de outro ponto de vista: primeiro o assunto, depois a sua ligação ao projeto. Quando trabalha tarefa a tarefa, esta ordem poupa-lhe a necessidade de percorrer várias colunas.
Arrastar organiza a vista, mas não altera o prazo
Arrastar no Quadro altera a ordem de apresentação, não o prazo nem o estado da tarefa. Pode mover uma coluna pelo cabeçalho e uma posição - para cima ou para baixo dentro da sua coluna.
Arraste uma tarefa ou conversa para a secção Favoritos. Retirar um item desta secção remove-o dos favoritos. Os novos itens são adicionados no fim, de acordo com a ordenação atual, e pode anular a alteração de ordem com o ícone de anular ou com o atalho Ctrl+Z.
Imagine que, na quarta-feira, Marta coloca a tarefa "Projeto do site" mais acima na coluna do workspace "Novo site", para a encontrar mais facilmente durante a conversa com Magda. O prazo da tarefa mantém-se igual. Se quiser alterar o seu estado sem abrir a conversa, usa o menu ⋮ junto ao cartão e escolhe uma opção na secção Estado: Novo, Em curso, Concluído ou Cancelado. Mover um cartão não significa aqui "concluído", mesmo que esteja habituado a quadros que funcionam por etapas.
Os filtros ficam consigo, mesmo quando a vista muda
Mudar da lista para o Quadro não significa configurar os filtros de novo. Mostrar apenas e Ordenar funcionam em conjunto na lista de tarefas, no Quadro e no Calendário; uma alteração feita num destes locais aplica-se também aos restantes.
| O que verificar | Lista de tarefas | Quadro |
|---|---|---|
| Prazo | Círculo colorido com o número de dias | Descrição textual, por exemplo, "hoje às 14:30" ou "daqui a 4 dias" |
| Estado do prazo | Vermelho, azul, verde ou cinzento | As mesmas regras de cores |
| Filtros e ordenação | Mostrar apenas e Ordenar | As mesmas definições, partilhadas |
| Ações na tarefa | Menu ⋮, incluindo Estado | O mesmo menu ⋮ |
O vermelho indica um prazo que já passou; o azul - um prazo para hoje que ainda não passou; o verde - um prazo nos próximos dias. O cinzento aparece num item sem prazo ou fechado. Uma tarefa sem hora definida permanece "para hoje" durante todo o dia e só fica vermelha no dia seguinte. As tarefas concluídas e canceladas não contam como atrasadas, mesmo que o seu antigo prazo já tenha passado.
Na quinta-feira, Marta filtra o trabalho atrasado na lista e depois abre o Quadro para o ver dividido por workspaces.
Clicar no cartão abre espaço para a conversa
Clicar numa tarefa ou num chat no Quadro abre a conversa ao lado, e o próprio Quadro fica encostado à esquerda. A posição aberta permanece destacada, para que veja de que coluna veio a conversa.
Na quinta-feira, a Marta abre a tarefa "Projeto do site" no workspace "Novo site" e lê a mensagem da Magda. Continua a ter ao lado a coluna dos restantes workspaces - não precisa de voltar a um ecrã separado com os projetos para encontrar a tarefa seguinte. No fundo da coluna estão também os ícones Tarefa e Chat; abrem as janelas de adição já com o workspace selecionado.
No telemóvel, o layout comporta-se de forma diferente: ao abrir uma posição, o Quadro recolhe para um botão flutuante. As colunas percorrem-se na horizontal, e o botão de voltar da tarefa leva de volta ao Quadro, não à lista. A ordem dos workspaces é alterada aí, mantendo premido o cabeçalho da coluna e arrastando-o para o lado.
Quando é que as colunas começam a ajudar a equipa?
As colunas ajudam quando compara regularmente vários projetos em paralelo e pergunta "o que se passa com o cliente X?". O Quadro mostra os workspaces lado a lado, e em cada um deles tanto as tarefas como os chats.
Na sexta-feira, a Marta faz uma revisão de três workspaces com a equipa. Em vez de os escolher um a um numa lista, olha para três colunas: em "Novo site" vê a tarefa "Projeto do site" e o chat com as decisões tomadas, ao lado verifica "Marketing" e depois "Vendas". Abre o chat em "Novo site" e pergunta à equipa sobre as decisões relativas ao site.
A Marta arrasta o cabeçalho da coluna “Nova página web” para o início. O quadro guarda essa ordem para ela, por isso, da próxima vez que o abrir, verá a disposição que deixou. Isto é útil quando, na reunião semanal, quer começar pelo projeto que exige mais atenção. A forma de agrupar o trabalho também é descrita na página sobre workspaces para projetos e equipas.
Três workspaces são um exemplo, não um limite para mudar de vista. Se, na segunda-feira, procura uma única tarefa urgente, a lista ainda pode responder mais depressa do que três colunas lado a lado.
Uma semana chega para experimentar as duas vistas
Durante uma semana, verifique os prazos na lista e, na reunião de sexta-feira, compare os workspaces no Quadro. Pergunte à equipa onde encontrou mais depressa uma determinada tarefa e o chat associado a ela.
Não precisa de declarar que, a partir de hoje, toda a equipa trabalha exclusivamente no Quadro ou exclusivamente na lista. O ícone de vistas na barra superior da coluna central abre o menu Calendário, Quadro e Notas; o mesmo menu está no cabeçalho de cada uma dessas janelas.
O Task Manager também guarda o layout da janela. Se a vista anterior estava encostada, a próxima aberta a partir deste menu também fica encostada; se trabalhava em ecrã inteiro, esse layout é mantido. No telemóvel, a janela abre sempre em vista completa.
Antes de convidar a equipa para o teste, verifique se a divisão em workspaces corresponde aos projetos reais. O número de colunas do Quadro resulta dos workspaces, por isso um espaço separado para cada pormenor vai dificultar a visão geral. A opção "Tudo" na coluna esquerda mostra tarefas e conversas de todos os espaços ao mesmo tempo, quando precisar de uma visão mais alargada. Se utilizar a versão Pro, no Quadro vão aparecer também colunas separadas para as caixas de Correio; pode desativá-las. Na versão Standard não existem colunas de Correio.
Amanhã de manhã, abra o Quadro e organize as colunas pela ordem em que quer discutir os projetos na sexta-feira. Durante o resto da semana, trabalhe na lista quando verificar prazos. Pode experimentar as duas vistas na Demo.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager tem um quadro kanban com colunas "por fazer", "em curso", "concluído"?
Não, as colunas do Quadro correspondem a workspaces, não a estados das tarefas. Pode alterar o estado junto à tarefa ou no menu ⋮, escolhendo Novo, Em curso, Concluído ou Cancelado.
Arrastar um cartão no Quadro altera o prazo da tarefa?
Não, arrastar um cartão para cima ou para baixo altera apenas a sua ordem de apresentação. Pode anular a alteração de ordem com o ícone de anular ou o atalho Ctrl+Z.
Os filtros definidos na lista de tarefas também funcionam no Quadro?
Sim, Mostrar apenas e Ordenar são comuns à lista de tarefas, ao Quadro e ao Calendário. Uma alteração feita numa destas vistas aplica-se também às restantes.
O Quadro funciona no telemóvel?
Sim, no telemóvel percorre as colunas na horizontal e pode alterar a sua ordem mantendo premido o cabeçalho. Depois de abrir uma tarefa, o botão de voltar leva-o de volta ao Quadro.
No Quadro também vejo os e-mails?
Sim, na variante Pro, as caixas de correio do módulo Correio têm colunas próprias no Quadro, que podem ser desativadas. Na variante Standard não existem colunas de Correio.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
