V pondělí Marek, majitel 11členné projekční kanceláře, otevírá ceník Task Manageru. Vedle má seznam věcí, které tým stále řeší mimo program pro úkoly. Plán Classic vyplývá z počtu osob. Ale potřebuje jeho kancelář Poštu, Soubory nebo Automatizace?
Task Manager Standard nebo Pro: nejprve oddělte počet osob od funkcí
Vybíráte dvě nezávislé věci: plán podle počtu aktivních stanovišť a funkční variantu Standard nebo Pro. Marek tedy zvlášť kontroluje velikost týmu a potřebu využívat tři moduly Pro.
Starter zahrnuje do 8 osob, Classic do 20 a Max do 35. Nad 35 osob je Enterprise s individuální cenovou nabídkou - to je plán podle velikosti týmu, nikoli třetí funkční varianta. Stanoviště zabírá aktivní uživatel; deaktivace účtu uvolní stanoviště bez odstranění jeho dat.
Standard neznamená program bez AI ani bez příloh
Standard zachovává jádro Task Manageru: úkoly, chaty, Pracovní prostor, Kalendář, Tabuli, Poznámky a Centrum oznámení. Fungují v něm také AI asistent, firemní znalosti AI, šifrování dat (zapínané administrátorem) a PWA, tedy možnost používat program jako aplikaci instalovanou z prohlížeče.
V úterý Ola přidá PDF k úkolu „Projekt stránky“ a mluví o něm s Magdou v chatu. K tomu nepotřebuje Pro. Přílohy u úkolů, chatů a poznámek fungují ve Standardu; kancelářská sponka u zprávy stáhne soubor přímo z počítače. Fungují také e-mailová oznámení přes SMTP, tedy server odesílající zprávy. Chybějící modul Pošta znamená absenci klienta pro čtení a psaní korespondence v Task Manageru, nikoli absenci oznámení.
AI asistent může v obou variantách využívat mimo jiné úkoly, chaty, poznámky, kalendář a přílohy vláken. Ve Standardu nezíská funkce spojené s nedostupnými moduly Pro, jako je Pošta a Soubory jako zdroje znalostí nebo návrhy automatizací. AI zůstává volitelná: program funguje i bez ní. Pokud ji zapnete, používáte vlastní klíč u poskytovatele modelu a platíte poskytovateli přímo, bez marže Task Manageru. Dotaz spolu se zvoleným kontextem pak putuje k poskytovateli AI.
Pošta v Pro pomáhá tehdy, když záležitost začíná e-mailem
Vyberte Pro kvůli Poště, pokud chcete přijímat a odesílat korespondenci vedle úkolů. Ve Standardu můžete nadále dostávat e-mailová oznámení, ale neotevřete v programu schránku klienta.
Ve středu dostane Kasia žádost o cenovou nabídku a Marek založí úkol přípravy nabídky. V Pro může Kasia číst vlákno v modulu Pošta Task Manageru a propojit ho s úkolem. Propojení je navigační zkratkou, nezpřístupňuje obsah mailu účastníkům úkolu.
Pošta podporuje servery IMAP/SMTP, tedy příjem a odesílání zpráv z připojené schránky. Můžete připojit více schránek, včetně schránky z polského hostingu, Gmailu nebo Outlooku. Schránka zůstává soukromá: nevidí ji ani administrátor. Pokud jednu firemní adresu používá více osob, každá si ji připojí sama u sebe. Tým zvyklý na jednu sdílenou schránku v jednom účtu tak musí změnit způsob práce. Před výběrem Pro si ujasněte, kdo má firemní adresu připojit. Externí obrázky v mailech jsou standardně blokovány až do kliknutí na „Zobrazit obrázky“.
Soubory v Pro jsou sdíleným diskem, nikoli podmínkou pro přidávání příloh
Vyberte Pro kvůli Souborům, pokud potřebujete zobrazení složek, sdílení dokumentů a kontrolu nad místem. Standard stačí, pokud mají dokumenty jednoduše doprovázet úkoly, chaty a poznámky jako přílohy.
Každý úkol a chat v Pracovním prostoru má vlastní složku, do které míří přílohy z vlákna, včetně obrázků vložených do zpráv. Soubory lze nahrávat do 100 MB na soubor; administrátor může nastavit limit místa v modulu Soubory pro jednotlivé osoby.
Soubor umístěný ve složce Pracovního prostoru se automaticky nestává viditelným pro tým. Přístup spravuje vlastník, který uděluje náhled nebo možnost úpravy. Výjimkou jsou soubory nahrané přímo do složky úkolu nebo chatu - ty vidí účastníci daného vlákna. Pokud používáte AI asistenta, v Pro můžete také označit složku nebo jednotlivý soubor jako zdroj znalostí; asistent čte textovou vrstvu mimo jiné z PDF, DOCX a XLSX.
Automatizace v Pro přebírají opakující se pravidla
Zvolte Pro kvůli Automatizacím, pokud chcete, aby Task Manager reagoval na události podle nastavených pravidel. Standard umožňuje vést úkoly a konverzace, ale neposkytuje modul pro tvorbu takových pravidel.
V pátek Marek prochází úkoly, ve kterých už dlouho nikdo neodpověděl. Místo aby pokaždé psal dotaz na postup, může si v Pro sestavit pravidlo „KDYŽ - POKUD - PROVEĎ”: událostí je ticho v úkolu, podmínkou vybraný Pracovní prostor a akcí zpráva ve vlákně. Automatizace v Task Manageru fungují uvnitř aplikace, bez externí služby. Mohou také reagovat na nový e-mail ve schránce autora pravidla - nikdy na cizí schránku.
Před zapnutím pravidla tlačítko „Otestovat před zapnutím” ukáže, co by se stalo, aniž by cokoliv provedlo. Historie spuštění zahrnuje posledních 30 dní. Pravidlo funguje s oprávněními autora a po třech po sobě jdoucích chybách se automaticky pozastaví. Marek tedy zkontroluje, zda pravidlo vybralo správný Pracovní prostor a jakou zprávu by přidalo do vlákna, než ho zapne u záležitostí klientů.
K výběru varianty stačí tři otázky
Zeptejte se, zda chcete vést korespondenci, sdílený disk nebo opakovaná pravidla přímo v Task Manageru. Pokud je odpověď na alespoň jednu z těchto otázek „ano”, potřebujete Pro; pokud na všechny zní „ne”, zvolte Standard.
| Otázka o každodenní práci | Když odpovídáte „ne” | Když odpovídáte „ano” |
|---|---|---|
| Chcete číst a odesílat e-maily spolu s úkoly? | Standard a dosavadní schránka | Pro: Pošta |
| Potřebujete sdílený disk, a ne jen přílohy u vláken? | Standard a přílohy | Pro: Soubory |
| Má program vykonávat opakovaná pravidla? | Standard a ruční činnosti | Pro: Automatizace |
Jak ve Standardu, tak v Pro může Marek vést úkoly, konverzace a termíny. Pro má smysl, pokud chce do stejného programu přenést i práci se schránkou, dokumenty nebo pravidly.
Změna varianty nesmaže dosavadní práci
Změna varianty nesmaže dosavadní práci: schránky, pravidla Automatizací a Soubory zůstávají v databázi i po přechodu z Pro na Standard. Automatizace se pozastaví a po opětovném zadání klíče Pro se moduly vrátí do stavu před omezením, bez nutnosti nové konfigurace.
Přechod ze Standardu na Pro spočívá v zadání nového licenčního klíče administrátorem; moduly se zapnou okamžitě, bez aktualizace aplikace. Aktuální variantu zjistíte v Nastavení → Pokročilé → Licence, v řádku „Plán”.
Standard neposkytuje moduly Pro - zachovává jejich data pro případ návratu.
Samotná licence Task Manageru je trvalá: platíte jednorázově za počet stanic, bez předplatného na uživatele. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací a pozdější prodloužení je volitelné. Pokud ho nekoupíte, program dál funguje na nainstalované verzi; končí jen přístup k novějším vydáním. Pravidla trvalé licence pomáhají oddělit tento náklad od výběru Standardu nebo Pro.
Cena závisí na dvou rozhodnutích
Cena Task Manageru závisí jak na plánu podle počtu stanic, tak na funkční variantě. Porovnávejte proto Standard a Pro pro stejnou velikost týmu, místo abyste srovnávali například Starter Standard s Classic Pro.
| Plán | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, až pro 8 osob | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, až pro 20 osob | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, až pro 35 osob | 2 290 zł | 5 990 zł |
Pro Markův tým je správný řádek Classic. Roční prodloužení aktualizací v tomto plánu stojí 447 Kč za Standard nebo 1 197 Kč za Pro a je volitelné. Vzdálená instalace stojí 299 Kč ve Starteru a od plánu Classic je v ceně. V obou variantách jsou aplikace i její data na vašem serveru; stačí sdílený hosting s PHP 8.1+ a MySQL nebo MariaDB. Aktuální varianty a služby zjistíte v ceníku Task Manageru.
Zítra si sepište tři věci, které dnes řešíte mimo program pro úkoly: korespondenci, dokumenty a ručně opakované činnosti. Pokud chcete alespoň jednu z nich přenést do Task Manageru, podívejte se na variantu Pro v Demu; pokud ne, začněte porovnání se Standardem.
Nejčastější dotazy
Čím se liší Task Manager Standard od Pro?
Pro přidává Poštu, Soubory a Automatizace. Úkoly, chaty, Pracovní prostor, Kalendář, Tabule, Poznámky, AI asistent, firemní znalosti AI a šifrování dat jsou dostupné v obou variantách.
Funguje ve Standardu AI asistent a šifrování?
Ano, AI asistent, firemní znalosti AI a šifrování dat fungují ve Standardu i v Pro. Administrátor zapíná šifrování obsahu; nepředpokládejte, že je aktivní standardně.
Mohu ve Standardu přidávat přílohy a dostávat e-mailová oznámení?
Ano, přílohy v úkolech, chatech a poznámkách i e-mailová oznámení přes SMTP fungují ve Standardu. Modul Pošta v Pro slouží k přijímání a odesílání korespondence přímo v programu.
Jak přejít ze Standardu na Pro?
Administrátor zadá nový licenční klíč v Nastavení → Pokročilé → Licence. Funkce Pro se aktivují okamžitě, bez aktualizace aplikace.
Je Enterprise třetí variantou vedle Standardu a Pro?
Ne, Enterprise je plán pro týmy nad 35 osob s individuální cenovou nabídkou. Standard a Pro určují rozsah funkcí, zatímco plán určuje velikost týmu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
