V pondelok Marek, majiteľ 11-člennej projektovej kancelárie, otvára cenník Task Managera. Vedľa seba má zoznam vecí, ktoré tím stále rieši mimo programu na úlohy. Plán Classic vyplýva z počtu osôb. Ale potrebuje jeho kancelária Poštu, Súbory alebo Automatizácie?
Task Manager Standard alebo Pro: najprv oddeľte počet osôb od funkcií
Vyberáte dve nezávislé veci: plán podľa počtu aktívnych pracovných miest a funkčný variant Standard alebo Pro. Marek preto kontroluje osobitne veľkosť tímu a potrebu využívať tri moduly Pro.
Starter zahŕňa do 8 osôb, Classic do 20 a Max do 35. Nad 35 osôb je Enterprise s individuálnou cenovou ponukou - ide o plán podľa veľkosti tímu, nie o tretí funkčný variant. Pracovné miesto zaberá aktívny používateľ; deaktivácia účtu uvoľní pracovné miesto bez odstránenia jeho dát.
Standard neznamená program bez AI ani príloh
Standard zachováva jadro Task Managera: úlohy, chaty, Pracovný priestor, Kalendár, Nástenku, Poznámky a Centrum oznámení. Fungujú v ňom aj Asistent AI, databáza znalostí AI, šifrovanie dát (zapínané administrátorom) a PWA, teda možnosť používať program ako aplikáciu nainštalovanú z prehliadača.
V utorok Ola pridáva PDF k úlohe „Projekt stránky” a rozpráva sa o ňom s Magdou v chate. Na to nepotrebuje Pro. Prílohy pri úlohách, chatoch a poznámkach fungujú v Standarde; spinka pri správe stiahne súbor priamo z počítača. Fungujú aj e-mailové oznámenia cez SMTP, teda server odosielajúci správy. Chýbajúci modul Pošta znamená absenciu klienta na čítanie a písanie korešpondencie v Task Manageri, nie absenciu oznámení.
Asistent AI môže v oboch variantoch využívať okrem iného úlohy, chaty, poznámky, kalendár a prílohy vlákien. V Standarde nedostane funkcie spojené s nedostupnými modulmi Pro, ako sú Pošta a Súbory ako zdroje znalostí či návrhy automatizácií. AI zostáva voliteľná: program funguje aj bez nej. Ak ju zapnete, používate vlastný kľúč u poskytovateľa modelu a platíte poskytovateľovi priamo, bez marže Task Managera. Dopyt spolu so zvoleným kontextom sa potom odošle poskytovateľovi AI.
Pošta v Pro pomáha vtedy, keď sa záležitosť začína e-mailom
Vyberte Pro kvôli Pošte, ak chcete prijímať a odosielať korešpondenciu popri úlohách. V Standarde môžete naďalej dostávať e-mailové oznámenia, no v programe neotvoríte klientsku schránku.
V stredu Kasia dostane žiadosť o cenovú ponuku a Marek založí úlohu na prípravu ponuky. V Pro si Kasia môže prečítať vlákno v module Pošta Task Managera a prepojiť ho s úlohou. Prepojenie je navigačná skratka, nesprístupňuje obsah e-mailu účastníkom úlohy.
Pošta podporuje servery IMAP/SMTP, teda prijímanie a odosielanie správ z pripojenej schránky. Môžete pripojiť viacero schránok, aj z poľského hostingu, Gmailu alebo Outlooku. Schránka zostáva súkromná: nevidí ju ani administrátor. Ak jednu firemnú adresu používa viacero ľudí, každý si ju pripojí u seba. Tím zvyknutý na jednu zdieľanú schránku v jednom účte teda musí zmeniť spôsob práce. Pred výberom Pro si ujasnite, kto má pripojiť firemnú adresu. Externé obrázky v e-mailoch sú predvolene blokované, kým nekliknete na „Zobraziť obrázky”.
Súbory v Pro sú spoločný disk, nie podmienka pridávania príloh
Vyberte Pro kvôli Súborom, ak potrebujete zobrazenie priečinkov, zdieľanie dokumentov a kontrolu nad miestom. Standard stačí, keď dokumenty majú jednoducho sprevádzať úlohy, chaty a poznámky ako prílohy.
Každá úloha a chat v Pracovnom priestore má svoj vlastný priečinok, do ktorého sa ukladajú prílohy z vlákna, vrátane obrázkov vložených do správ. Súbory možno nahrávať do 100 MB na súbor; administrátor môže nastaviť limit miesta v module Súbory pre jednotlivé osoby.
Súbor umiestnený v priečinku Pracovného priestoru sa automaticky nestáva viditeľným pre tím. Prístup spravuje vlastník, ktorý udeľuje náhľad alebo možnosť úpravy. Výnimkou sú súbory nahrané priamo do priečinka úlohy alebo chatu - tie vidia účastníci daného vlákna. Ak používate Asistenta AI, v Pro môžete tiež označiť priečinok alebo jednotlivý súbor ako zdroj znalostí; asistent číta textovú vrstvu okrem iného z PDF, DOCX a XLSX.
Automatizácie v Pro preberajú opakujúce sa pravidlá
Vyberte Pro kvôli Automatizáciám, ak chcete, aby Task Manager reagoval na udalosti podľa stanovených pravidiel. Standard umožňuje viesť úlohy a konverzácie, ale neposkytuje modul na tvorbu takýchto receptov.
V piatok si Marek prezerá úlohy, v ktorých dlho nikto neodpovedal. Namiesto toho, aby zakaždým písal otázku o postupe, môže si v Pro vytvoriť recept „KEĎ - AK - VYKONAJ”: udalosťou je ticho v úlohe, podmienkou vybraný Pracovný priestor a akciou správa vo vlákne. Automatizácie v Task Manageri fungujú priamo v aplikácii, bez externej služby. Môžu tiež reagovať na nový e-mail v schránke autora receptu - nikdy na cudziu schránku.
Pred zapnutím receptu tlačidlo „Otestovať pred zapnutím” ukáže, čo by sa stalo, bez vykonania čohokoľvek. História spustení zahŕňa posledných 30 dní. Recept funguje s oprávneniami autora a po troch po sebe idúcich chybách sa automaticky pozastaví. Marek si teda overí, či pravidlo vybralo správny Pracovný priestor a akú správu by pridalo do vlákna, skôr než ho zapne pri klientskych záležitostiach.
Na výber varianty stačia tri otázky
Spýtajte sa, či chcete viesť korešpondenciu, zdieľaný disk alebo opakujúce sa pravidlá priamo v Task Manageri. Ak je odpoveď na čo i len jednu z týchto otázok „áno”, potrebujete Pro; ak je na všetky „nie”, vyberte Standard.
| Otázka o každodennej práci | Keď odpovedáte „nie” | Keď odpovedáte „áno” |
|---|---|---|
| Chcete čítať a odosielať maily popri úlohách? | Standard a doterajšia schránka | Pro: Pošta |
| Potrebujete zdieľaný disk, nielen prílohy pri vláknach? | Standard a prílohy | Pro: Súbory |
| Má program vykonávať opakujúce sa pravidlá? | Standard a manuálne činnosti | Pro: Automatizácie |
Tak v Standarde, ako aj v Pro môže Marek viesť úlohy, konverzácie a termíny. Pro má zmysel vtedy, keď chce do toho istého programu preniesť aj prácu so schránkou, dokumentmi alebo pravidlami.
Zmena varianty nevymaže predchádzajúcu prácu
Zmena varianty nevymaže predchádzajúcu prácu: schránky, recepty Automatizácií a Súbory zostávajú v databáze aj po prechode z Pro na Standard. Automatizácie sa pozastavia a po opätovnom zadaní kľúča Pro sa moduly vrátia do stavu pred obmedzením, bez opätovnej konfigurácie.
Prechod zo Standardu na Pro spočíva v zadaní nového licenčného kľúča administrátorom; moduly sa aktivujú okamžite, bez aktualizácie aplikácie. Aktuálnu variantu zistíte v Nastavenia → Pokročilé → Licencia, v riadku „Plán”.
Standard neposkytuje moduly Pro - zachováva ich dáta pre prípad návratu.
Samotná licencia Task Managera je trvalá: platíte jednorazovo za počet stanovísk, bez predplatného za používateľa. Zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií, pričom neskoršie obnovenie je voliteľné. Ak si ho nekúpite, program naďalej funguje na nainštalovanej verzii; končí sa iba prístup k novším vydaniam. Pravidlá trvalej licencie pomáhajú oddeliť tento náklad od výberu Standardu alebo Pro.
Cena závisí od dvoch rozhodnutí
Cena Task Managera závisí od plánu stanovísk aj od funkčnej varianty. Porovnávajte preto Standard a Pro pre rovnakú veľkosť tímu, namiesto porovnávania napríklad Starter Standard s Classic Pro.
| Plán | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, do 8 osôb | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, do 20 osôb | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, do 35 osôb | 2 290 zł | 5 990 zł |
Pre Marekov tím je správny riadok Classic. Ročné obnovenie aktualizácií v tomto pláne stojí 447 zł pre Standard alebo 1 197 zł pre Pro a je voliteľné. Vzdialená inštalácia stojí 299 zł v Starteri, a od plánu Classic je už v cene. V oboch variantoch sú aplikácia a jej dáta na vašom serveri; stačí zdieľaný hosting s PHP 8.1+ a MySQL alebo MariaDB. Aktuálne varianty a služby zistíte v cenníku Task Managera.
Zajtra si vypíšte tri veci, ktoré dnes riešite mimo programu na úlohy: korešpondenciu, dokumenty a manuálne opakované činnosti. Ak chcete čo i len jednu z nich preniesť do Task Managera, pozrite si variantu Pro v Demo; ak nie, začnite porovnanie od Standardu.
Najčastejšie otázky
Čím sa líši Task Manager Standard od Pro?
Pro pridáva Poštu, Súbory a Automatizácie. Úlohy, chaty, Pracovný priestor, Kalendár, Nástenka, Poznámky, Asistent AI, databáza znalostí AI a šifrovanie dát sú dostupné v oboch variantoch.
Funguje v Standarde Asistent AI a šifrovanie?
Áno, Asistent AI, databáza znalostí AI a šifrovanie dát fungujú v Standarde aj Pro. Administrátor zapína šifrovanie obsahu; nepredpokladajte, že je aktívne predvolene.
Môžem v Standarde pridávať prílohy a dostávať e-mailové oznámenia?
Áno, prílohy v úlohách, chatoch a poznámkach, ako aj e-mailové oznámenia cez SMTP fungujú v Standarde. Modul Pošta v Pro slúži na prijímanie a odosielanie korešpondencie priamo v programe.
Ako prejsť zo Standardu na Pro?
Administrátor zadá nový licenčný kľúč v Nastavenia → Pokročilé → Licencia. Funkcie Pro sa aktivujú okamžite, bez aktualizácie aplikácie.
Je Enterprise tretí variant popri Standarde a Pro?
Nie, Enterprise je plán pre tímy nad 35 osôb s individuálnou cenovou ponukou. Standard a Pro určujú rozsah funkcií, zatiaľ čo plán určuje veľkosť tímu.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
