Na segunda-feira, Marek, proprietário de um escritório de projetos com 11 pessoas, abre o preçário do Task Manager. Ao lado, tem uma lista de assuntos que a equipa ainda resolve fora do programa de tarefas. O plano Classic resulta do número de pessoas. Mas será que o seu escritório precisa de Email, Ficheiros ou Automatizações?
Task Manager Standard ou Pro: primeiro separe o número de pessoas das funcionalidades
Escolhe-se duas coisas independentes: o plano consoante o número de postos ativos e a versão funcional, Standard ou Pro. Marek verifica, portanto, separadamente o tamanho da equipa e a necessidade de usar os três módulos do Pro.
O Starter abrange até 8 pessoas, o Classic até 20 e o Max até 35. Acima de 35 pessoas existe o Enterprise, com orçamento personalizado - trata-se de um plano consoante o tamanho da equipa, não de uma terceira versão funcional. Um posto corresponde a um utilizador ativo; a desativação de uma conta liberta o posto sem eliminar os respetivos dados.
Standard não significa um programa sem IA nem anexos
O Standard mantém o núcleo do Task Manager: tarefas, chats, Workspace, Calendário, Quadro, Notas e Centro de notificações. Funcionam também o Assistente de IA, a base de conhecimento de IA, a encriptação de dados (ativada pelo administrador) e a PWA, ou seja, a possibilidade de utilizar o programa como uma aplicação instalada a partir do navegador.
Na terça-feira, Ola adiciona um PDF à tarefa “Projeto do site” e fala sobre ele com a Magda no chat. Para isso não precisa do Pro. Os anexos em tarefas, chats e notas funcionam no Standard; o clipe junto à mensagem carrega o ficheiro diretamente do computador. Também funcionam as notificações por email via SMTP, ou seja, o servidor que envia as mensagens. A ausência do módulo Email significa a ausência de um cliente para ler e escrever correspondência no Task Manager, não a ausência de notificações.
O Assistente de IA pode utilizar, entre outros, tarefas, chats, notas, calendário e anexos de conversas em ambas as versões. No Standard, não terá as funcionalidades relacionadas com os módulos Pro indisponíveis, como o Email e os Ficheiros enquanto fontes de conhecimento ou as sugestões de automatização. A IA continua a ser opcional: o programa funciona sem ela. Se a ativar, utiliza a sua própria chave junto do fornecedor do modelo e paga diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager. O pedido, juntamente com o contexto selecionado, é então enviado ao fornecedor de IA.
O Email no Pro ajuda quando o assunto começa por um email
Escolha o Pro por causa do Email se quiser receber e enviar correspondência a par das tarefas. No Standard pode continuar a receber notificações por email, mas não abrirá no programa uma caixa de correio de cliente.
Na quarta-feira, Kasia recebe um pedido de orçamento e Marek cria a tarefa de preparar a proposta. No Pro, Kasia pode ler o tópico no módulo Email do Task Manager e associá-lo à tarefa. A associação é um atalho de navegação, não partilha o conteúdo do email com os participantes da tarefa.
O Email suporta servidores IMAP/SMTP, ou seja, a receção e o envio de mensagens a partir da caixa de correio ligada. Pode ligar várias caixas de correio, incluindo de alojamento polaco, Gmail ou Outlook. A caixa de correio permanece privada: nem o administrador a vê. Se um único endereço da empresa for utilizado por várias pessoas, cada uma tem de o ligar individualmente. Uma equipa habituada a uma única caixa partilhada numa só conta terá, portanto, de mudar a forma de trabalhar. Antes de escolher o Pro, defina quem vai ligar o endereço da empresa. As imagens externas nos emails são bloqueadas por predefinição até se clicar em “Mostrar imagens”.
Os Ficheiros no Pro são um disco partilhado, não uma condição para adicionar anexos
Escolha o Pro por causa dos Ficheiros se precisar de uma vista de pastas, de partilha de documentos e de controlo do espaço. O Standard é suficiente quando os documentos devem simplesmente acompanhar tarefas, chats e notas como anexos.
Cada tarefa e chat no Workspace tem a sua própria pasta, para onde vão os anexos do tópico, incluindo imagens incorporadas nas mensagens. Os ficheiros podem ser carregados até 100 MB por ficheiro; o administrador pode definir um limite de espaço no módulo Ficheiros para cada pessoa.
Um ficheiro colocado numa pasta do Workspace não se torna automaticamente visível para a equipa. O acesso é gerido pelo proprietário, que concede visualização ou possibilidade de edição. A exceção são os ficheiros carregados diretamente na pasta de uma tarefa ou chat - esses são visíveis pelos participantes desse tópico. Se utilizar o Assistente de IA, no Pro também pode indicar uma pasta ou um único ficheiro como fonte de conhecimento; o assistente lê a camada de texto, entre outros, de PDF, DOCX e XLSX.
As Automatizações no Pro assumem as regras repetitivas
Escolha o Pro por causa das Automações, se quiser que o Task Manager reaja a eventos de acordo com regras definidas. O Standard permite gerir tarefas e conversas, mas não disponibiliza o módulo de criação desse tipo de receitas.
Na sexta-feira, Marek revê as tarefas em que há muito tempo ninguém respondeu. Em vez de escrever repetidamente a perguntar pelo progresso, pode criar no Pro uma receita “QUANDO - SE - EXECUTAR”: o evento é o silêncio na tarefa, a condição é o Workspace selecionado e a ação é uma mensagem no tópico. As Automações no Task Manager funcionam dentro da aplicação, sem serviço externo. Também podem reagir a um novo e-mail na caixa de correio do autor da receita - nunca na caixa de correio de outra pessoa.
Antes de ativar a receita, o botão “Testar antes de ativar” mostra o que aconteceria, sem executar nada. O histórico de execuções abrange os últimos 30 dias. A receita funciona com as permissões do autor e, após três erros consecutivos, é automaticamente suspensa. Assim, Marek verifica se a regra selecionou o Workspace correto e que mensagem adicionaria ao tópico, antes de a ativar para assuntos de clientes.
Três perguntas bastam para escolher a variante
Pergunte se quer gerir correspondência, uma unidade partilhada ou regras repetitivas dentro do Task Manager. Se a resposta a pelo menos uma destas perguntas for “sim”, precisa do Pro; se for “não” a todas, escolha o Standard.
| Pergunta sobre o trabalho diário | Quando responde “não” | Quando responde “sim” |
|---|---|---|
| Quer ler e enviar e-mails juntamente com as tarefas? | Standard e a caixa de correio atual | Pro: Correio |
| Precisa de uma unidade partilhada, e não apenas de anexos nos tópicos? | Standard e anexos | Pro: Ficheiros |
| O programa deve executar regras repetitivas? | Standard e ações manuais | Pro: Automações |
Tanto no Standard como no Pro, Marek pode gerir tarefas, conversas e prazos. O Pro faz sentido quando ele quer trazer para o mesmo programa também o trabalho com a caixa de correio, documentos ou regras.
Mudar de variante não apaga o trabalho anterior
Mudar de variante não apaga o trabalho anterior: as caixas de correio, as receitas de Automações e os Ficheiros permanecem na base de dados mesmo após a mudança do Pro para o Standard. As Automações ficam suspensas e, depois de introduzir novamente a chave do Pro, os módulos voltam ao estado anterior à restrição, sem necessidade de nova configuração.
A mudança do Standard para o Pro consiste em o administrador introduzir uma nova chave de licença; os módulos ativam-se de imediato, sem atualização da aplicação. A variante atual pode ser verificada em Definições → Avançado → Licença, na linha “Plano”.
O Standard não disponibiliza os módulos do Pro - mas mantém os respetivos dados para o caso de um eventual regresso.
A própria licença do Task Manager é vitalícia: paga-se uma única vez pelo número de postos de trabalho, sem subscrição por utilizador. Inclui 12 meses de atualizações, sendo a renovação posterior opcional. Se não a comprar, o programa continua a funcionar na versão instalada; apenas deixa de haver acesso a versões mais recentes. As regras da licença vitalícia ajudam a separar este custo da escolha entre Standard e Pro.
O preço depende de duas decisões
O preço do Task Manager depende tanto do plano de postos de trabalho como da variante funcional. Compare, portanto, o Standard e o Pro para a mesma dimensão de equipa, em vez de comparar, por exemplo, o Starter Standard com o Classic Pro.
| Plano | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, até 8 pessoas | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, até 20 pessoas | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, até 35 pessoas | 2 290 zł | 5 990 zł |
Para a equipa de Marek, a linha adequada é a Classic. A renovação anual de atualizações neste plano custa 447 zł para o Standard ou 1 197 zł para o Pro, sendo opcional. A instalação remota custa 299 zł no Starter e, a partir do plano Classic, está incluída no preço. Em ambas as variantes, a aplicação e os respetivos dados ficam no seu servidor; basta um alojamento partilhado com PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB. As variantes e serviços atuais podem ser consultados no tabela de preços do Task Manager.
Amanhã, anote três assuntos que hoje gere fora do programa de tarefas: correspondência, documentos e ações manuais repetitivas. Se quiser transferir pelo menos um deles para o Task Manager, veja a variante Pro na Demo; se não, comece a comparação pelo Standard.
Perguntas mais frequentes
Qual a diferença entre o Task Manager Standard e o Pro?
O Pro acrescenta o Email, os Ficheiros e as Automatizações. As Tarefas, os chats, o Workspace, o Calendário, o Quadro, as Notas, o Assistente de IA, a base de conhecimento de IA e a encriptação de dados estão disponíveis em ambas as versões.
O Assistente de IA e a encriptação funcionam no Standard?
Sim, o Assistente de IA, a base de conhecimento de IA e a encriptação de dados funcionam tanto no Standard como no Pro. O administrador ativa a encriptação do conteúdo; não presuma que está ativa por predefinição.
No Standard posso adicionar anexos e receber notificações por email?
Sim, os anexos em tarefas, chats e notas, bem como as notificações por email via SMTP, funcionam no Standard. O módulo Email no Pro serve para receber e enviar correspondência dentro do programa.
Como passar do Standard para o Pro?
O administrador introduz a nova chave de licença em Definições → Avançado → Licença. As funcionalidades do Pro ativam-se de imediato, sem necessidade de atualizar a aplicação.
O Enterprise é uma terceira versão além do Standard e do Pro?
Não, o Enterprise é um plano para equipas acima de 35 pessoas com orçamento personalizado. O Standard e o Pro definem o âmbito das funcionalidades, enquanto o plano define o tamanho da equipa.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
