Am Montag öffnet Marek, Inhaber eines 11-köpfigen Planungsbüros, die Preisliste von Task Manager. Daneben liegt eine Liste von Angelegenheiten, die das Team immer noch außerhalb der Aufgabensoftware erledigt. Der Classic-Plan ergibt sich aus der Personenzahl. Doch braucht sein Büro E-Mail, Dateien oder Automatisierungen?
Task Manager Standard oder Pro: Trennen Sie zuerst die Personenzahl von den Funktionen
Sie treffen zwei unabhängige Entscheidungen: den Plan nach der Anzahl aktiver Plätze und die funktionale Variante Standard oder Pro. Marek prüft also separat die Teamgröße und den Bedarf an den drei Pro-Modulen.
Starter umfasst bis zu 8 Personen, Classic bis zu 20 und Max bis zu 35. Über 35 Personen gilt Enterprise mit individuellem Angebot - das ist ein Plan nach Teamgröße, keine dritte funktionale Variante. Ein Platz wird von einem aktiven Benutzer belegt; die Deaktivierung eines Kontos gibt den Platz frei, ohne dessen Daten zu löschen.
Standard bedeutet kein Programm ohne KI oder Anhänge
Standard behält den Kern von Task Manager: Aufgaben, Chats, Arbeitsbereich, Kalender, Board, Notizen und Benachrichtigungscenter. Darin funktionieren außerdem der KI-Assistent, die KI-Wissensdatenbank, die Datenverschlüsselung (vom Administrator aktiviert) sowie PWA, also die Möglichkeit, das Programm wie eine aus dem Browser installierte App zu nutzen.
Am Dienstag fügt Ola der Aufgabe „Website-Projekt” ein PDF hinzu und bespricht es mit Magda im Chat. Dafür braucht sie kein Pro. Anhänge bei Aufgaben, Chats und Notizen funktionieren in Standard; die Büroklammer bei einer Nachricht lädt die Datei direkt vom Computer hoch. Auch E-Mail-Benachrichtigungen per SMTP, also über einen Server, der Nachrichten versendet, funktionieren. Fehlt das Modul E-Mail, bedeutet das keinen Client zum Lesen und Schreiben von Korrespondenz in Task Manager - nicht das Fehlen von Benachrichtigungen.
Der KI-Assistent kann unter anderem Aufgaben, Chats, Notizen, den Kalender und Thread-Anhänge in beiden Varianten nutzen. In Standard erhält er keine Funktionen, die mit den nicht verfügbaren Pro-Modulen zusammenhängen, etwa E-Mail und Dateien als Wissensquellen oder Vorschläge für Automatisierungen. KI bleibt optional: Das Programm funktioniert auch ohne sie. Wenn Sie sie aktivieren, nutzen Sie Ihren eigenen Schlüssel beim Modellanbieter und zahlen direkt an den Anbieter, ohne Marge von Task Manager. Die Anfrage wird dann zusammen mit dem gewählten Kontext an den KI-Anbieter gesendet.
E-Mail in Pro hilft, wenn ein Vorgang mit einer E-Mail beginnt
Wählen Sie Pro wegen E-Mail, wenn Sie Korrespondenz neben Aufgaben empfangen und versenden möchten. In Standard können Sie weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, öffnen im Programm jedoch kein Kunden-Postfach.
Am Mittwoch erhält Kasia eine Anfrage für ein Angebot, und Marek legt eine Aufgabe zur Angebotserstellung an. In Pro kann Kasia den Thread im Modul E-Mail von Task Manager lesen und mit der Aufgabe verknüpfen. Die Verknüpfung ist eine Navigationsabkürzung und gibt den Inhalt der E-Mail nicht an die Teilnehmer der Aufgabe weiter.
E-Mail unterstützt IMAP/SMTP-Server, also den Empfang und Versand von Nachrichten aus einem verbundenen Postfach. Sie können mehrere Postfächer verbinden, auch von polnischem Hosting, Gmail oder Outlook. Das Postfach bleibt privat: Nicht einmal der Administrator sieht es ein. Nutzen mehrere Personen eine gemeinsame Firmenadresse, muss jede sie bei sich einzeln verbinden. Ein Team, das an ein einziges gemeinsam genutztes Postfach in einem Konto gewöhnt ist, muss seine Arbeitsweise also ändern. Klären Sie vor der Wahl von Pro, wer die Firmenadresse verbinden soll. Externe Bilder in E-Mails werden standardmäßig blockiert, bis auf „Bilder anzeigen” geklickt wird.
Dateien in Pro sind ein gemeinsames Laufwerk, keine Voraussetzung für Anhänge
Wählen Sie Pro wegen Dateien, wenn Sie eine Ordneransicht, das Teilen von Dokumenten und Kontrolle über den Speicherplatz benötigen. Standard reicht aus, wenn Dokumente lediglich Aufgaben, Chats und Notizen als Anhänge begleiten sollen.
Jede Aufgabe und jeder Chat im Arbeitsbereich hat dort einen eigenen Ordner, in den Anhänge aus dem Thread gelangen, auch in Nachrichten eingebettete Bilder. Dateien können bis zu 100 MB pro Datei hochgeladen werden; der Administrator kann im Modul Dateien ein Speicherplatzlimit für einzelne Personen festlegen.
Eine im Arbeitsbereichs-Ordner abgelegte Datei wird nicht automatisch für das Team sichtbar. Den Zugriff verwaltet der Eigentümer, indem er eine Ansichts- oder Bearbeitungsberechtigung erteilt. Eine Ausnahme bilden Dateien, die direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen werden - sie sehen die Teilnehmer dieses Threads. Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, können Sie in Pro außerdem einen Ordner oder eine einzelne Datei als Wissensquelle angeben; der Assistent liest die Textebene unter anderem aus PDF-, DOCX- und XLSX-Dateien aus.
Automatisierungen in Pro übernehmen wiederkehrende Regeln
Wählen Sie Pro wegen der Automatisierungen, wenn Task Manager auf Ereignisse nach festgelegten Regeln reagieren soll. Mit Standard können Sie Aufgaben und Unterhaltungen führen, aber das Modul zum Erstellen solcher Automatisierungsregeln steht dort nicht zur Verfügung.
Am Freitag sieht sich Marek Aufgaben an, auf die schon lange niemand reagiert hat. Statt jedes Mal selbst nach dem Fortschritt zu fragen, kann er in Pro eine Regel nach dem Muster „WENN - FALLS - FÜHRE AUS” anlegen: Das Ereignis ist Stille in der Aufgabe, die Bedingung ist der ausgewählte Arbeitsbereich und die Aktion ist eine Nachricht im Thread. Automatisierungen in Task Manager laufen innerhalb der Anwendung, ohne externen Dienst. Sie können auch auf eine neue E-Mail im Postfach des Regelerstellers reagieren - niemals auf ein fremdes Postfach.
Vor dem Aktivieren einer Automatisierungsregel zeigt die Schaltfläche „Vor Aktivierung testen”, was passieren würde, ohne dabei etwas auszuführen. Der Ausführungsverlauf umfasst die letzten 30 Tage. Die Regel läuft mit den Rechten des Erstellers und wird nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern automatisch pausiert. Marek prüft also, ob die Regel den richtigen Arbeitsbereich ausgewählt hat und welche Nachricht sie dem Thread hinzufügen würde, bevor er sie für Kundenangelegenheiten aktiviert.
Drei Fragen genügen für die Wahl der Variante
Fragen Sie sich, ob Sie Ihre Korrespondenz, ein gemeinsames Laufwerk oder wiederkehrende Regeln innerhalb von Task Manager führen möchten. Lautet die Antwort auf auch nur eine dieser Fragen „ja”, brauchen Sie Pro; lautet sie bei allen „nein”, wählen Sie Standard.
| Frage zum Arbeitsalltag | Wenn Sie mit „nein” antworten | Wenn Sie mit „ja” antworten |
|---|---|---|
| Möchten Sie E-Mails neben den Aufgaben lesen und versenden? | Standard und Ihr bisheriges Postfach | Pro: E-Mail |
| Brauchen Sie ein gemeinsames Laufwerk und nicht nur Anhänge in den Threads? | Standard und Anhänge | Pro: Dateien |
| Soll das Programm wiederkehrende Regeln ausführen? | Standard und manuelle Aktionen | Pro: Automatisierungen |
Sowohl in Standard als auch in Pro kann Marek Aufgaben, Unterhaltungen und Termine führen. Pro ist sinnvoll, wenn er zusätzlich die Arbeit mit dem Postfach, mit Dokumenten oder mit Regeln in dasselbe Programm verlagern möchte.
Ein Wechsel der Variante löscht keine bisherige Arbeit
Ein Wechsel der Variante löscht keine bisherige Arbeit: Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien bleiben auch nach dem Wechsel von Pro zu Standard in der Datenbank erhalten. Die Automatisierungen werden pausiert, und nach erneuter Eingabe des Pro-Schlüssels kehren die Module in den Zustand vor der Einschränkung zurück, ohne dass eine erneute Konfiguration nötig ist.
Der Wechsel von Standard zu Pro erfolgt, indem der Administrator einen neuen Lizenzschlüssel eingibt; die Module werden sofort aktiviert, ohne Aktualisierung der Anwendung. Die aktuelle Variante sehen Sie unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz, in der Zeile „Plan”.
Standard stellt die Pro-Module nicht zur Verfügung - bewahrt deren Daten aber für den Fall einer Rückkehr auf.
Die Lizenz von Task Manager selbst ist eine Dauerlizenz: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Plätze, ohne Abo pro Nutzer. Sie umfasst 12 Monate Updates, eine spätere Verlängerung ist optional. Kaufen Sie diese nicht, funktioniert das Programm weiterhin auf der installierten Version; der Zugang zu neueren Versionen endet lediglich. Die Regeln der Dauerlizenz helfen dabei, diese Kosten von der Wahl zwischen Standard und Pro zu trennen.
Der Preis hängt von zwei Entscheidungen ab
Der Preis von Task Manager hängt sowohl vom Platzplan als auch von der Funktionsvariante ab. Vergleichen Sie also Standard und Pro für dieselbe Teamgröße, statt etwa Starter Standard mit Classic Pro gegenüberzustellen.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, für bis zu 8 Personen | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, für bis zu 20 Personen | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, für bis zu 35 Personen | 2 290 zł | 5 990 zł |
Für Mareks Team ist die passende Zeile Classic. Die jährliche Update-Verlängerung kostet in diesem Plan 447 PLN für Standard beziehungsweise 1 197 PLN für Pro und ist optional. Die Remote-Installation kostet 299 PLN im Starter-Plan, ab dem Plan Classic ist sie im Preis enthalten. In beiden Varianten liegen die Anwendung und ihre Daten auf Ihrem eigenen Server; ein Shared-Hosting mit PHP 8.1+ und MySQL oder MariaDB genügt. Die aktuellen Varianten und Leistungen finden Sie in den Preisen von Task Manager.
Notieren Sie sich morgen drei Dinge, die Sie heute außerhalb des Aufgabenprogramms erledigen: Korrespondenz, Dokumente und manuell wiederholte Tätigkeiten. Möchten Sie auch nur eine davon in Task Manager verlagern, sehen Sie sich die Variante Pro im Demo an; wenn nicht, beginnen Sie den Vergleich mit Standard.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheidet sich Task Manager Standard von Pro?
Pro ergänzt E-Mail, Dateien und Automatisierungen. Aufgaben, Chats, Arbeitsbereich, Kalender, Board, Notizen, KI-Assistent, KI-Wissensdatenbank und Datenverschlüsselung sind in beiden Varianten verfügbar.
Funktionieren in Standard der KI-Assistent und die Verschlüsselung?
Ja, der KI-Assistent, die KI-Wissensdatenbank und die Datenverschlüsselung funktionieren sowohl in Standard als auch in Pro. Der Administrator aktiviert die Inhaltsverschlüsselung; gehen Sie nicht davon aus, dass sie standardmäßig aktiv ist.
Kann ich in Standard Anhänge hinzufügen und E-Mail-Benachrichtigungen erhalten?
Ja, Anhänge in Aufgaben, Chats und Notizen sowie E-Mail-Benachrichtigungen per SMTP funktionieren in Standard. Das Modul E-Mail in Pro dient dem Empfangen und Versenden von Korrespondenz direkt im Programm.
Wie wechsle ich von Standard zu Pro?
Der Administrator gibt einen neuen Lizenzschlüssel unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz ein. Die Pro-Funktionen werden sofort aktiviert, ohne dass die Anwendung aktualisiert werden muss.
Ist Enterprise eine dritte Variante neben Standard und Pro?
Nein, Enterprise ist ein Plan für Teams mit mehr als 35 Personen mit individuellem Angebot. Standard und Pro bestimmen den Funktionsumfang, während der Plan die Teamgröße festlegt.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
