El lunes, Marek, propietario de una oficina de diseño de 11 personas, abre la lista de precios de Task Manager. A su lado tiene una lista de asuntos que el equipo sigue resolviendo fuera del programa de tareas. El plan Classic depende del número de personas. Pero ¿necesita su oficina Correo, Archivos o Automatizaciones?
Task Manager Standard o Pro: primero separa el número de personas de las funciones
Eliges dos cosas independientes: el plan según el número de puestos activos y la variante funcional, Standard o Pro. Marek comprueba por separado el tamaño de su equipo y la necesidad de usar los tres módulos de Pro.
Starter cubre hasta 8 personas, Classic hasta 20 y Max hasta 35. Por encima de 35 personas existe Enterprise con presupuesto personalizado - es un plan según el tamaño del equipo, no una tercera variante funcional. Un puesto lo ocupa un usuario activo; desactivar una cuenta libera el puesto sin eliminar sus datos.
Standard no significa un programa sin IA ni adjuntos
Standard conserva el núcleo de Task Manager: tareas, chats, Espacio de trabajo, Calendario, Tablero, Notas y Centro de notificaciones. También funcionan en él el Asistente de IA, la base de conocimiento de IA, el cifrado de datos (activado por el administrador) y la PWA, es decir, la posibilidad de usar el programa como una aplicación instalada desde el navegador.
El martes, Ola añade un PDF a la tarea «Proyecto de la web» y habla de ello con Magda por chat. Para eso no necesita Pro. Los adjuntos en tareas, chats y notas funcionan en Standard; el clip junto al mensaje permite subir el archivo directamente desde el ordenador. También funcionan las notificaciones por correo electrónico mediante SMTP, es decir, el servidor que envía los mensajes. La ausencia del módulo Correo significa que no hay un cliente para leer y escribir correspondencia dentro de Task Manager, no que falten las notificaciones.
El Asistente de IA puede usar, entre otras cosas, las tareas, los chats, las notas, el calendario y los adjuntos de los hilos en ambas variantes. En Standard no tendrá las funciones relacionadas con los módulos de Pro no disponibles, como usar Correo y Archivos como fuentes de conocimiento o proponer automatizaciones. La IA sigue siendo opcional: el programa funciona sin ella. Si la activas, usas tu propia clave del proveedor del modelo y pagas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. La consulta, junto con el contexto seleccionado, se envía entonces al proveedor de IA.
Correo en Pro ayuda cuando el asunto empieza con un correo electrónico
Elige Pro por el Correo si quieres recibir y enviar correspondencia junto a las tareas. En Standard puedes seguir recibiendo notificaciones por correo electrónico, pero no abrirás en el programa un buzón de cliente de correo.
El miércoles, Kasia recibe una solicitud de presupuesto y Marek crea una tarea para preparar la oferta. En Pro, Kasia puede leer el hilo en el módulo Correo de Task Manager y vincularlo a la tarea. El vínculo es un atajo de navegación, no comparte el contenido del correo con los participantes de la tarea.
Correo admite servidores IMAP/SMTP, es decir, la recepción y el envío de mensajes desde el buzón conectado. Puedes conectar varios buzones, también de un hosting español, Gmail u Outlook. El buzón permanece privado: ni siquiera el administrador puede verlo. Si varias personas usan la misma dirección de correo de empresa, cada una debe conectarla por su cuenta. Un equipo acostumbrado a un único buzón compartido en una sola cuenta tendrá que cambiar su forma de trabajar. Antes de elegir Pro, decide quién conectará la dirección de la empresa. Las imágenes externas en los correos se bloquean por defecto hasta que se pulsa «Mostrar imágenes».
Archivos en Pro es un disco compartido, no un requisito para añadir adjuntos
Elige Pro por Archivos si necesitas una vista de carpetas, compartir documentos y controlar el espacio. Standard es suficiente cuando los documentos solo deben acompañar a las tareas, chats y notas como adjuntos.
Cada tarea y cada chat del Espacio de trabajo tiene su propia carpeta, a la que van los adjuntos del hilo, incluidas las imágenes incrustadas en los mensajes. Los archivos se pueden subir hasta 100 MB por archivo; el administrador puede establecer un límite de espacio en el módulo Archivos para cada persona.
Un archivo colocado en la carpeta del Espacio de trabajo no se vuelve visible automáticamente para el equipo. El acceso lo gestiona el propietario, que concede la posibilidad de ver o de editar. La excepción son los archivos subidos directamente a la carpeta de una tarea o un chat: esos los ven los participantes de ese hilo. Si usas el Asistente de IA, en Pro también puedes indicar una carpeta o un único archivo como fuente de conocimiento; el asistente lee la capa de texto, entre otros, de PDF, DOCX y XLSX.
Automatizaciones en Pro se encargan de las reglas repetitivas
Elige Pro por las Automatizaciones si quieres que Task Manager reaccione ante eventos según reglas establecidas. Standard permite gestionar tareas y conversaciones, pero no incluye el módulo para crear este tipo de reglas.
El viernes Marek revisa las tareas en las que nadie ha respondido desde hace tiempo. En lugar de escribir cada vez una pregunta sobre el avance, puede crear en Pro una regla "SI - CUANDO - EJECUTA": el evento es el silencio en la tarea, la condición es el Espacio de trabajo elegido, y la acción es un mensaje en el hilo. Las Automatizaciones en Task Manager funcionan dentro de la aplicación, sin servicios externos. También pueden reaccionar a un nuevo correo en el buzón del autor de la regla, nunca en el buzón de otra persona.
Antes de activar la regla, el botón "Probar antes de activar" muestra qué ocurriría, sin ejecutar nada. El historial de ejecuciones abarca los últimos 30 días. La regla funciona con los permisos del autor y, tras tres errores consecutivos, se detiene automáticamente. Así, Marek comprueba si la regla elige el Espacio de trabajo correcto y qué mensaje añadiría al hilo antes de activarla en los asuntos de clientes.
Tres preguntas bastan para elegir la variante
Pregúntate si quieres gestionar correspondencia, un disco compartido o reglas repetitivas dentro de Task Manager. Si la respuesta a al menos una de estas preguntas es "sí", necesitas Pro; si a todas es "no", elige Standard.
| Pregunta sobre el trabajo diario | Cuando respondes "no" | Cuando respondes "sí" |
|---|---|---|
| ¿Quieres leer y enviar correos junto a las tareas? | Standard y tu buzón actual | Pro: Correo |
| ¿Necesitas un disco compartido, y no solo adjuntos en los hilos? | Standard y adjuntos | Pro: Archivos |
| ¿Debe el programa ejecutar reglas repetitivas? | Standard y acciones manuales | Pro: Automatizaciones |
Tanto en Standard como en Pro, Marek puede gestionar tareas, conversaciones y plazos. Pro tiene sentido cuando quiere llevar también al mismo programa el trabajo con el buzón, los documentos o las reglas.
Cambiar de variante no elimina el trabajo anterior
Cambiar de variante no elimina el trabajo anterior: los buzones, las reglas de Automatizaciones y los Archivos permanecen en la base de datos incluso tras pasar de Pro a Standard. Las Automatizaciones quedan en pausa y, al introducir de nuevo la clave de Pro, los módulos vuelven al estado previo a la restricción, sin necesidad de configurarlos de nuevo.
El paso de Standard a Pro consiste en que el administrador introduzca una nueva clave de licencia; los módulos se activan de inmediato, sin necesidad de actualizar la aplicación. Puedes comprobar la variante actual en Ajustes → Avanzado → Licencia, en la fila "Plan".
Standard no da acceso a los módulos de Pro, pero conserva sus datos por si vuelves a activarlo.
La propia licencia de Task Manager es perpetua: pagas una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por usuario. Incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. Si no la compras, el programa sigue funcionando con la versión instalada; lo único que se pierde es el acceso a las versiones más nuevas. Las reglas de la licencia perpetua ayudan a separar este coste de la elección entre Standard o Pro.
El precio depende de dos decisiones
El precio de Task Manager depende tanto del plan de puestos como de la variante funcional. Compara por tanto Standard y Pro para el mismo tamaño de equipo, en lugar de comparar, por ejemplo, Starter Standard con Classic Pro.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, hasta 8 personas | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, hasta 20 personas | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, hasta 35 personas | 2 290 zł | 5 990 zł |
Para el equipo de Marek, la fila adecuada es Classic. La renovación anual de actualizaciones en este plan cuesta 447 PLN para Standard o 1197 PLN para Pro, y es opcional. La instalación remota cuesta 299 PLN en Starter, y a partir del plan Classic está incluida en el precio. En ambas variantes, la aplicación y sus datos están en tu propio servidor; basta un hosting compartido con PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB. Puedes consultar las variantes y los servicios actuales en los precios de Task Manager.
Mañana anota tres asuntos que hoy gestionas fuera del programa de tareas: correspondencia, documentos y acciones manuales repetitivas. Si quieres trasladar aunque sea uno de ellos a Task Manager, mira la variante Pro en Demo; si no, empieza la comparación por Standard.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia Task Manager Standard de Pro?
Pro añade Correo, Archivos y Automatizaciones. Tareas, chats, Espacio de trabajo, Calendario, Tablero, Notas, Asistente de IA, base de conocimiento de IA y cifrado de datos están disponibles en ambas variantes.
¿Funcionan el Asistente de IA y el cifrado en Standard?
Sí, el Asistente de IA, la base de conocimiento de IA y el cifrado de datos funcionan tanto en Standard como en Pro. El administrador activa el cifrado del contenido; no des por hecho que está activo por defecto.
¿En Standard puedo añadir adjuntos y recibir notificaciones por correo electrónico?
Sí, los adjuntos en tareas, chats y notas, así como las notificaciones por correo electrónico mediante SMTP, funcionan en Standard. El módulo Correo de Pro sirve para recibir y enviar correspondencia dentro del programa.
¿Cómo pasar de Standard a Pro?
El administrador introduce una nueva clave de licencia en Configuración → Avanzado → Licencia. Las funciones de Pro se activan de inmediato, sin necesidad de actualizar la aplicación.
¿Es Enterprise una tercera variante además de Standard y Pro?
No, Enterprise es un plan para equipos de más de 35 personas con presupuesto personalizado. Standard y Pro definen el alcance de las funciones, mientras que el plan define el tamaño del equipo.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
