Lunedì Marek, titolare di uno studio di progettazione di 11 persone, apre il listino prezzi di Task Manager. Accanto ha una lista di questioni che il team continua a gestire fuori dal programma per le attività. Il piano Classic dipende dal numero di persone. Ma il suo ufficio ha bisogno di Posta, File o Automazioni?
Task Manager Standard o Pro: prima separa il numero di persone dalle funzionalità
Scegli due elementi indipendenti: il piano in base al numero di postazioni attive e la versione funzionale, Standard o Pro. Marek verifica quindi separatamente la dimensione del team e la necessità di usare i tre moduli Pro.
Starter copre fino a 8 persone, Classic fino a 20 e Max fino a 35. Oltre le 35 persone c'è Enterprise con preventivo personalizzato - è un piano in base alla dimensione del team, non una terza versione funzionale. Una postazione è occupata da un utente attivo; disattivare un account libera la postazione senza eliminare i suoi dati.
Standard non significa un programma senza AI né allegati
Standard mantiene il nucleo di Task Manager: attività, chat, Spazio di lavoro, Calendario, Bacheca, Note e Centro notifiche. Funzionano anche l'Assistente AI, la base di conoscenza AI, la crittografia dei dati (attivata dall'amministratore) e la PWA, ovvero la possibilità di usare il programma come un'applicazione installata dal browser.
Martedì Ola aggiunge un PDF all'attività "Progetto del sito" e ne parla con Magda in chat. Per questo non serve Pro. Gli allegati nelle attività, nelle chat e nelle note funzionano in Standard; la graffetta accanto al messaggio carica il file direttamente dal computer. Funzionano anche le notifiche via e-mail tramite SMTP, cioè il server che invia i messaggi. L'assenza del modulo Posta significa assenza di un client per leggere e scrivere corrispondenza in Task Manager, non assenza di notifiche.
L'Assistente AI può usare, tra l'altro, attività, chat, note, calendario e allegati delle discussioni in entrambe le versioni. In Standard non avrà le funzioni legate ai moduli Pro non disponibili, come Posta e File come fonti di conoscenza o i suggerimenti di automazione. L'AI resta opzionale: il programma funziona anche senza di essa. Se la attivi, usi la tua chiave presso il fornitore del modello e paghi direttamente il fornitore, senza il margine di Task Manager. La richiesta, insieme al contesto selezionato, arriva quindi al fornitore AI.
Posta in Pro aiuta quando la pratica inizia con un'e-mail
Scegli Pro per la Posta se vuoi ricevere e inviare corrispondenza accanto alle attività. In Standard puoi comunque ricevere notifiche via e-mail, ma non potrai aprire nel programma una casella del cliente.
Mercoledì Kasia riceve una richiesta di preventivo e Marek crea l'attività di preparazione dell'offerta. In Pro, Kasia può leggere la discussione nel modulo Posta di Task Manager e collegarla all'attività. Il collegamento è una scorciatoia di navigazione, non condivide il contenuto dell'e-mail con i partecipanti all'attività.
Posta supporta i server IMAP/SMTP, ovvero la ricezione e l'invio di messaggi da una casella collegata. Puoi collegare più caselle, anche da hosting italiano, Gmail o Outlook. La casella resta privata: non la vede nemmeno l'amministratore. Se un indirizzo aziendale viene usato da più persone, ognuna deve collegarlo autonomamente. Un team abituato a un'unica casella condivisa in un solo account deve quindi cambiare modo di lavorare. Prima di scegliere Pro, stabilisci chi deve collegare l'indirizzo aziendale. Le immagini esterne nelle e-mail sono bloccate di default fino al clic su "Mostra immagini".
File in Pro è un disco condiviso, non un requisito per aggiungere allegati
Scegli Pro per i File se hai bisogno di una vista a cartelle, della condivisione di documenti e del controllo dello spazio. Standard è sufficiente quando i documenti devono semplicemente accompagnare attività, chat e note come allegati.
Ogni attività e chat nello Spazio di lavoro ha lì una propria cartella, in cui finiscono gli allegati della discussione, comprese le immagini incorporate nei messaggi. I file possono essere caricati fino a 100 MB per file; l'amministratore può impostare un limite di spazio nel modulo File per i singoli utenti.
Un file inserito nella cartella dello Spazio di lavoro non diventa automaticamente visibile al team. L'accesso è gestito dal proprietario, che concede la visualizzazione o la possibilità di modifica. Fanno eccezione i file caricati direttamente nella cartella di un'attività o di una chat: li vedono i partecipanti a quella discussione. Se usi l'Assistente AI, in Pro puoi anche indicare una cartella o un singolo file come fonte di conoscenza; l'assistente legge il livello testuale, tra gli altri, da PDF, DOCX e XLSX.
Automazioni in Pro si occupano delle regole ripetitive
Scegli Pro per le Automazioni se vuoi che Task Manager reagisca agli eventi secondo regole prestabilite. Standard permette di gestire attività e conversazioni, ma non offre il modulo per creare queste regole.
Il venerdì Marek controlla le attività a cui da tempo nessuno ha risposto. Invece di scrivere ogni volta per chiedere a che punto sono, in Pro può creare una regola "QUANDO - SE - ESEGUI": l'evento è il silenzio in un'attività, la condizione è lo Spazio di lavoro selezionato, e l'azione è un messaggio nella discussione. Le Automazioni in Task Manager funzionano all'interno dell'applicazione, senza servizi esterni. Possono anche reagire a una nuova email nella casella dell'autore della regola - mai nella casella di qualcun altro.
Prima di attivare una regola, il pulsante "Testa prima di attivare" mostra cosa accadrebbe, senza eseguire nulla. La cronologia delle esecuzioni copre gli ultimi 30 giorni. La regola funziona con i permessi dell'autore e, dopo tre errori consecutivi, viene sospesa automaticamente. Marek verifica quindi se la regola ha selezionato lo Spazio di lavoro corretto e quale messaggio aggiungerebbe alla discussione, prima di attivarla per le pratiche dei clienti.
Bastano tre domande per scegliere la versione
Chiediti se vuoi gestire la corrispondenza, un disco condiviso o regole ripetitive all'interno di Task Manager. Se la risposta ad almeno una di queste domande è "sì", ti serve Pro; se a tutte è "no", scegli Standard.
| Domanda sul lavoro quotidiano | Quando rispondi "no" | Quando rispondi "sì" |
|---|---|---|
| Vuoi leggere e inviare email accanto alle attività? | Standard e la casella di posta attuale | Pro: Posta |
| Ti serve un disco condiviso, non solo gli allegati nelle discussioni? | Standard e gli allegati | Pro: File |
| Il programma deve eseguire regole ripetitive? | Standard e azioni manuali | Pro: Automazioni |
Sia in Standard che in Pro, Marek può gestire attività, conversazioni e scadenze. Pro ha senso quando vuole portare nello stesso programma anche il lavoro con la casella di posta, i documenti o le regole.
Cambiare versione non elimina il lavoro precedente
Cambiare versione non elimina il lavoro precedente: le caselle di posta, le regole di Automazioni e i File restano nel database anche dopo il passaggio da Pro a Standard. Le Automazioni vengono sospese e, dopo aver inserito di nuovo la chiave Pro, i moduli tornano allo stato precedente alla limitazione, senza bisogno di riconfigurarli.
Il passaggio da Standard a Pro consiste nell'inserimento di una nuova chiave di licenza da parte dell'amministratore; i moduli si attivano subito, senza aggiornare l'applicazione. La versione attuale si verifica in Impostazioni → Avanzate → Licenza, nella riga "Piano".
Standard non rende disponibili i moduli Pro - ma ne conserva i dati nel caso di un ritorno.
La licenza di Task Manager in sé è perpetua: paghi una volta sola per il numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Include 12 mesi di aggiornamenti, e il rinnovo successivo è facoltativo. Se non lo acquisti, il programma continua a funzionare sulla versione installata; viene a mancare solo l'accesso alle versioni più recenti. Le regole della licenza perpetua aiutano a separare questo costo dalla scelta tra Standard e Pro.
Il prezzo dipende da due decisioni
Il prezzo di Task Manager dipende sia dal piano di postazioni sia dalla versione funzionale. Confronta quindi Standard e Pro per la stessa dimensione del team, invece di mettere a confronto ad esempio Starter Standard con Classic Pro.
| Piano | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, fino a 8 persone | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, fino a 20 persone | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, fino a 35 persone | 2 290 zł | 5 990 zł |
Per il team di Marek la riga giusta è Classic. Il rinnovo annuale degli aggiornamenti in questo piano costa 447 PLN per Standard oppure 1 197 PLN per Pro ed è facoltativo. L'installazione da remoto costa 299 PLN in Starter, mentre dal piano Classic in su è inclusa nel prezzo. In entrambe le versioni l'applicazione e i suoi dati restano sul tuo server; basta un hosting condiviso con PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB. Le versioni e i servizi attuali si trovano nel listino prezzi di Task Manager.
Domani annota tre cose che oggi gestisci fuori dal programma per le attività: corrispondenza, documenti e azioni ripetute manualmente. Se vuoi portarne anche solo una in Task Manager, guarda la versione Pro nella Demo; se no, inizia il confronto da Standard.
Domande frequenti
In cosa si differenzia Task Manager Standard da Pro?
Pro aggiunge Posta, File e Automazioni. Attività, Chat, Spazio di lavoro, Calendario, Bacheca, Note, Assistente AI, base di conoscenza AI e crittografia dei dati sono disponibili in entrambe le versioni.
In Standard funzionano l'Assistente AI e la crittografia?
Sì, l'Assistente AI, la base di conoscenza AI e la crittografia dei dati funzionano sia in Standard che in Pro. L'amministratore attiva la crittografia dei contenuti; non dare per scontato che sia attiva di default.
In Standard posso aggiungere allegati e ricevere notifiche via e-mail?
Sì, gli allegati nelle attività, nelle chat e nelle note, così come le notifiche via e-mail tramite SMTP, funzionano in Standard. Il modulo Posta in Pro serve a ricevere e inviare corrispondenza direttamente dal programma.
Come passare da Standard a Pro?
L'amministratore inserisce la nuova chiave di licenza in Impostazioni → Avanzate → Licenza. Le funzionalità Pro si attivano immediatamente, senza bisogno di aggiornare l'applicazione.
Enterprise è una terza versione accanto a Standard e Pro?
No, Enterprise è un piano per team di oltre 35 persone con preventivo personalizzato. Standard e Pro definiscono l'ambito delle funzionalità, mentre il piano definisce la dimensione del team.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
