På måndagen öppnar Marek, ägare till en projektbyrå med 11 anställda, Task Managers priser. Bredvid har han en lista över ärenden som teamet fortfarande sköter utanför uppgiftsprogrammet. Planen Classic bestäms av antalet personer. Men behöver hans kontor verkligen E-post, Filer eller Automatiseringar?
Task Manager Standard eller Pro: skilj först på antal personer och funktioner
Du väljer två oberoende saker: plan utifrån antalet aktiva platser och funktionsvariant, Standard eller Pro. Marek kontrollerar därför teamstorleken och behovet av de tre Pro-modulerna var för sig.
Starter omfattar upp till 8 personer, Classic upp till 20 och Max upp till 35. Över 35 personer gäller Enterprise med individuell prissättning - det är en plan utifrån teamets storlek, inte en tredje funktionsvariant. En plats upptas av en aktiv användare; att inaktivera ett konto frigör platsen utan att radera dess data.
Standard betyder inte ett program utan AI eller bilagor
Standard behåller Task Managers kärna: uppgifter, chattar, Arbetsyta, Kalender, Tavla, Anteckningar och Aviseringscenter. Där fungerar även AI-assistenten, AI-kunskapsbasen, datakryptering (aktiveras av administratören) samt PWA, det vill säga möjligheten att använda programmet som en app installerad från webbläsaren.
På tisdagen lägger Ola till en PDF i uppgiften ”Webbplatsprojekt” och diskuterar den med Magda i chatten. Det behövs inget Pro för detta. Bilagor i uppgifter, chattar och anteckningar fungerar i Standard; gem-ikonen vid meddelandet hämtar filen direkt från datorn. Även e-postaviseringar via SMTP, det vill säga servern som skickar meddelanden, fungerar. Avsaknad av modulen E-post innebär avsaknad av en klient för att läsa och skriva korrespondens i Task Manager, inte avsaknad av aviseringar.
AI-assistenten kan bland annat använda uppgifter, chattar, anteckningar, kalender och trådbilagor i båda varianterna. I Standard får den inte funktioner kopplade till otillgängliga Pro-moduler, som E-post och Filer som kunskapskälla eller förslag på automatiseringar. AI förblir valfritt: programmet fungerar utan det. Om du aktiverar det använder du din egen nyckel hos modellens leverantör och betalar leverantören direkt, utan Task Managers marginal. Förfrågan tillsammans med det valda sammanhanget skickas då till AI-leverantören.
E-post i Pro hjälper när ett ärende börjar med ett mejl
Välj Pro för E-post om du vill ta emot och skicka korrespondens vid sidan av uppgifter. I Standard kan du fortfarande få e-postaviseringar, men du öppnar ingen kundinkorg i programmet.
På onsdagen får Kasia en förfrågan om offert, och Marek skapar en uppgift för att ta fram ett erbjudande. I Pro kan Kasia läsa tråden i modulen Task Managers E-post och koppla den till uppgiften. Kopplingen är en navigeringsgenväg, den delar inte mejlets innehåll med uppgiftens deltagare.
E-post stödjer IMAP/SMTP-servrar, det vill säga mottagning och sändning av meddelanden från den anslutna inkorgen. Du kan ansluta flera inkorgar, även från polskt webbhotell, Gmail eller Outlook. Inkorgen förblir privat: inte ens administratören ser den. Om flera personer använder samma företagsadress ansluter var och en den hos sig själv. Ett team som är vant vid en delad inkorg på ett konto måste alltså ändra sitt arbetssätt. Fastställ innan du väljer Pro vem som ska ansluta företagsadressen. Externa bilder i mejl blockeras som standard tills man klickar på ”Visa bilder”.
Filer i Pro är en gemensam disk, inte ett krav för att lägga till bilagor
Välj Pro för Filer om du behöver mappvy, dokumentdelning och kontroll över lagringsutrymme. Standard räcker om dokument bara ska följa med uppgifter, chattar och anteckningar som bilagor.
Varje uppgift och chatt i Arbetsytan har en egen mapp dit bilagor från tråden hamnar, även bilder inbäddade i meddelanden. Filer kan laddas upp med upp till 100 MB per fil; administratören kan sätta en lagringsgräns i modulen Filer för enskilda personer.
En fil som placeras i Arbetsytans mapp blir inte automatiskt synlig för teamet. Åtkomsten hanteras av ägaren, som ger visningsbehörighet eller redigeringsbehörighet. Undantaget är filer som laddas upp direkt till en uppgifts eller chatts mapp - de syns för deltagarna i den tråden. Om du använder AI-assistenten kan du i Pro också ange en mapp eller en enskild fil som kunskapskälla; assistenten läser textlagret bland annat från PDF, DOCX och XLSX.
Automatiseringar i Pro tar över återkommande regler
Välj Pro för Automatiseringar om du vill att Task Manager ska reagera på händelser enligt fastställda regler. Standard låter dig hantera uppgifter och samtal, men ger inte tillgång till modulen för att skapa sådana automatiseringsregler.
På fredagen går Marek igenom uppgifter som ingen har svarat på under lång tid. Istället för att varje gång skriva en fråga om hur det går kan han i Pro skapa en automatiseringsregel enligt ”NÄR - OM - UTFÖR”: händelsen är tystnad i uppgiften, villkoret är en vald Arbetsyta, och åtgärden är ett meddelande i tråden. Automatiseringar i Task Manager fungerar inuti applikationen, utan extern tjänst. De kan också reagera på ett nytt e-postmeddelande i inkorgen hos den som skapat automatiseringsregeln - aldrig i någon annans inkorg.
Innan automatiseringsregeln aktiveras visar knappen ”Testa innan aktivering” vad som skulle hända, utan att faktiskt utföra något. Körningshistoriken omfattar de senaste 30 dagarna. Automatiseringsregeln körs med skaparens behörigheter, och efter tre fel i rad pausas den automatiskt. Marek kontrollerar därför om regeln valde rätt Arbetsyta och vilket meddelande den skulle lägga till i tråden, innan han aktiverar den för kundärenden.
Tre frågor räcker för att välja variant
Fråga dig om du vill hantera korrespondens, en gemensam disk eller återkommande regler inuti Task Manager. Om svaret på åtminstone en av dessa frågor är ”ja” behöver du Pro; om svaret är ”nej” på alla, välj Standard.
| Fråga om det dagliga arbetet | När du svarar ”nej” | När du svarar ”ja” |
|---|---|---|
| Vill du läsa och skicka mejl vid sidan av uppgifter? | Standard och din nuvarande inkorg | Pro: E-post |
| Behöver du en gemensam disk, inte bara bilagor i trådar? | Standard och bilagor | Pro: Filer |
| Ska programmet utföra återkommande regler? | Standard och manuella åtgärder | Pro: Automatiseringar |
Både i Standard och i Pro kan Marek hantera uppgifter, samtal och tidsfrister. Pro är meningsfullt när han vill flytta även arbetet med inkorgen, dokument eller regler till samma program.
Byte av variant tar inte bort tidigare arbete
Byte av variant tar inte bort tidigare arbete: inkorgar, Automatiseringsregler och Filer finns kvar i databasen även efter en övergång från Pro till Standard. Automatiseringar pausas, och när Pro-nyckeln anges igen återgår modulerna till läget före begränsningen, utan ny konfiguration.
Övergången från Standard till Pro sker genom att administratören anger en ny licensnyckel; modulerna aktiveras direkt, utan uppdatering av applikationen. Den aktuella varianten ser du under Inställningar → Avancerat → Licens, på raden ”Plan”.
Standard ger inte tillgång till Pro-modulerna - men bevarar deras data ifall du vill gå tillbaka.
Själva licensen för Task Manager är permanent: du betalar en gång för antalet platser, utan abonnemang per användare. Den omfattar 12 månaders uppdateringar, och en senare förnyelse är valfri. Om du inte köper den fortsätter programmet att fungera på den installerade versionen; det är bara tillgången till nyare utgåvor som upphör. Reglerna för den permanenta licensen hjälper dig att skilja den kostnaden från valet mellan Standard och Pro.
Priset beror på två beslut
Priset för Task Manager beror både på platsplanen och på den funktionella varianten. Jämför därför Standard och Pro för samma teamstorlek, istället för att till exempel jämföra Starter Standard med Classic Pro.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, upp till 8 personer | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, upp till 20 personer | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, upp till 35 personer | 2 290 zł | 5 990 zł |
För Mareks team är den rätta raden Classic. Den årliga förnyelsen av uppdateringar i den planen kostar 447 zł för Standard eller 1 197 zł för Pro och är valfri. Fjärrinstallation kostar 299 zł i Starter, och från och med planen Classic ingår den i priset. I båda varianterna ligger applikationen och dess data på din egen server; delat webbhotell med PHP 8.1+ och MySQL eller MariaDB räcker. Aktuella varianter och tjänster hittar du i Task Managers priser.
Skriv imorgon ner tre saker du idag hanterar utanför uppgiftsprogrammet: korrespondens, dokument och manuellt återkommande uppgifter. Om du vill flytta åtminstone en av dem till Task Manager, titta på Pro-varianten i Demo; om inte, börja jämförelsen med Standard.
Vanliga frågor
Vad skiljer Task Manager Standard från Pro?
Pro lägger till E-post, Filer och Automatiseringar. Uppgifter, chattar, Arbetsyta, Kalender, Tavla, Anteckningar, AI-assistent, AI-kunskapsbas och datakryptering finns tillgängliga i båda varianterna.
Fungerar AI-assistenten och krypteringen i Standard?
Ja, AI-assistenten, AI-kunskapsbasen och datakrypteringen fungerar i både Standard och Pro. Administratören aktiverar kryptering av innehåll; anta inte att den är aktiv som standard.
Kan jag lägga till bilagor och få e-postaviseringar i Standard?
Ja, bilagor i uppgifter, chattar och anteckningar samt e-postaviseringar via SMTP fungerar i Standard. Modulen E-post i Pro används för att ta emot och skicka korrespondens direkt i programmet.
Hur går man från Standard till Pro?
Administratören anger en ny licensnyckel under Inställningar → Avancerat → Licens. Pro-funktionerna aktiveras direkt, utan att appen behöver uppdateras.
Är Enterprise en tredje variant vid sidan av Standard och Pro?
Nej, Enterprise är en plan för team med fler än 35 personer med individuell prissättning. Standard och Pro avgör funktionsomfånget, medan planen avgör teamets storlek.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
