Maanantaina Marek, 11 hengen suunnittelutoimiston omistaja, avaa Task Managerin hinnaston. Vieressä on lista asioista, jotka tiimi hoitaa edelleen tehtävienhallintaohjelman ulkopuolella. Classic-suunnitelma riippuu henkilömäärästä. Mutta tarvitseeko hänen toimistonsa Sähköpostia, Tiedostoja vai Automaatioita?
Task Manager Standard vai Pro: erota ensin henkilömäärä ominaisuuksista
Valitset kaksi toisistaan riippumatonta asiaa: suunnitelman aktiivisten käyttäjäpaikkojen määrän mukaan sekä toiminnallisen version, Standardin tai Pron. Marek tarkistaa siis erikseen tiimin koon ja tarpeen käyttää kolmea Pro-moduulia.
Starter kattaa enintään 8 henkilöä, Classic enintään 20 ja Max enintään 35. Yli 35 hengen tiimeille on Enterprise, jonka hinta määritellään yksilöllisesti - tämä on tiimin koon mukainen suunnitelma, ei kolmas toiminnallinen versio. Käyttäjäpaikan varaa aktiivinen käyttäjä; tilin deaktivointi vapauttaa paikan poistamatta sen tietoja.
Standard ei tarkoita ohjelmaa ilman AI:ta tai liitteitä
Standard säilyttää Task Managerin ytimen: tehtävät, keskustelut, Työtila, Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot ja Ilmoituskeskus. Siinä toimivat myös AI-avustaja, AI-tietopankki, tietojen salaus (pääkäyttäjän aktivoitavissa) sekä PWA, eli mahdollisuus käyttää ohjelmaa selaimesta asennettavana sovelluksena.
Tiistaina Ola lisää PDF-tiedoston tehtävään ”Verkkosivun projekti” ja keskustelee siitä Magdan kanssa keskustelussa. Tähän hän ei tarvitse Proa. Liitteet tehtävissä, keskusteluissa ja muistiinpanoissa toimivat Standardissa; viestin klemmari lataa tiedoston suoraan tietokoneelta. Myös sähköposti-ilmoitukset toimivat SMTP:n, eli viestejä lähettävän palvelimen, kautta. Sähköposti-moduulin puuttuminen tarkoittaa, ettei Task Managerissa ole kirjeenvaihdon lukemiseen ja kirjoittamiseen tarkoitettua työkalua - ei ilmoitusten puuttumista.
AI-avustaja voi hyödyntää muun muassa tehtäviä, keskusteluja, muistiinpanoja, kalenteria ja viestiketjujen liitteitä molemmissa versioissa. Standardissa se ei saa Pro-moduuleihin liittyviä toimintoja, kuten Sähköpostia ja Tiedostoja tietolähteenä tai automaatioehdotuksia. AI pysyy valinnaisena: ohjelma toimii myös ilman sitä. Jos otat sen käyttöön, käytät omaa avaintasi mallin tarjoajalta ja maksat suoraan tarjoajalle ilman Task Managerin katetta. Kysely valitun kontekstin kanssa lähetetään tällöin AI-tarjoajalle.
Pro-version Sähköposti auttaa silloin, kun asia alkaa sähköpostista
Valitse Pro Sähköpostin takia, jos haluat vastaanottaa ja lähettää kirjeenvaihtoa tehtävien rinnalla. Standardissa voit edelleen saada sähköposti-ilmoituksia, mutta et avaa ohjelmassa asiakkaan postilaatikkoa.
Keskiviikkona Kasia saa tarjouspyynnön, ja Marek luo tehtävän tarjouksen valmistelua varten. Prossa Kasia voi lukea viestiketjun Task Managerin Sähköposti-moduulissa ja yhdistää sen tehtävään. Yhdistäminen on navigointioikotie, eikä se jaa sähköpostin sisältöä tehtävän osallistujille.
Sähköposti tukee IMAP/SMTP-palvelimia, eli viestien vastaanottoa ja lähetystä liitetystä postilaatikosta. Voit liittää useita postilaatikoita, myös puolalaiselta hostingilta, Gmailista tai Outlookista. Postilaatikko pysyy yksityisenä: edes pääkäyttäjä ei näe sitä. Jos yhtä yrityksen osoitetta käyttää useampi henkilö, jokainen liittää sen itse. Yhteen jaettuun postilaatikkoon yhdellä tilillä tottuneen tiimin on siis muutettava työtapaansa. Ennen Pron valintaa selvitä, kuka liittää yrityksen osoitteen. Sähköposteissa olevat ulkoiset kuvat on oletuksena estetty, kunnes klikkaat ”Näytä kuvat”.
Pro-version Tiedostot on yhteinen levy, ei liitteiden lisäämisen edellytys
Valitse Pro Tiedostojen takia, jos tarvitset kansionäkymää, dokumenttien jakamista ja tilan hallintaa. Standard riittää, kun dokumenttien tarvitsee vain liittyä tehtäviin, keskusteluihin ja muistiinpanoihin liitteinä.
Jokaisella Työtilan tehtävällä ja keskustelulla on oma kansio, johon tallentuvat viestiketjun liitteet, myös viesteihin upotetut kuvat. Tiedostoja voi ladata enintään 100 Mt tiedostoa kohden; pääkäyttäjä voi asettaa Tiedostot-moduulissa tilarajan henkilökohtaisesti.
Työtilan kansioon sijoitettu tiedosto ei tule automaattisesti koko tiimin näkyviin. Käyttöoikeuksia hallinnoi omistaja, joka myöntää katselu- tai muokkausoikeuden. Poikkeuksen muodostavat suoraan tehtävän tai keskustelun kansioon ladatut tiedostot - ne näkevät kyseisen viestiketjun osallistujat. Jos käytät AI-avustajaa, Prossa voit myös osoittaa kansion tai yksittäisen tiedoston tietolähteeksi; avustaja lukee tekstikerroksen muun muassa PDF-, DOCX- ja XLSX-tiedostoista.
Pro-version Automaatiot hoitavat toistuvat säännöt
Valitse Pro Automaatioiden vuoksi, jos haluat Task Managerin reagoivan tapahtumiin ennalta määritettyjen sääntöjen mukaan. Standardilla voit hoitaa tehtäviä ja keskusteluja, mutta se ei sisällä moduulia tällaisten automaatiosääntöjen luomiseen.
Perjantaina Marek käy läpi tehtäviä, joihin kukaan ei ole pitkään aikaan vastannut. Sen sijaan, että hän joka kerta kirjoittaisi kysymyksen edistymisestä, hän voi Prossa laatia automaatiosäännön ”KUN - JOS - TEE”: tapahtumana on hiljaisuus tehtävässä, ehtona valittu Työtila ja toimintona viesti viestiketjussa. Task Managerin Automaatiot toimivat sovelluksen sisällä, ilman ulkoista palvelua. Ne voivat myös reagoida uuteen sähköpostiin säännön laatijan postilaatikossa - eivät koskaan toisen käyttäjän postilaatikossa.
Ennen automaatiosäännön käyttöönottoa painike ”Testaa ennen käyttöönottoa” näyttää, mitä tapahtuisi, tekemättä mitään. Ajohistoria kattaa viimeiset 30 päivää. Automaatiosääntö toimii laatijan käyttöoikeuksilla, ja kolmen peräkkäisen virheen jälkeen se pysäytetään automaattisesti. Marek siis tarkistaa, valitsiko sääntö oikean Työtilan ja minkä viestin se lisäisi viestiketjuun, ennen kuin ottaa sen käyttöön asiakasasioissa.
Kolme kysymystä riittää vaihtoehdon valintaan
Kysy itseltäsi, haluatko hoitaa kirjeenvaihtoa, yhteistä tiedostotilaa tai toistuvia sääntöjä Task Managerin sisällä. Jos vastaus yhteenkin näistä kysymyksistä on ”kyllä”, tarvitset Pron; jos vastaus kaikkiin on ”ei”, valitse Standard.
| Kysymys päivittäisestä työstä | Kun vastaat ”ei” | Kun vastaat ”kyllä” |
|---|---|---|
| Haluatko lukea ja lähettää sähköpostia tehtävien ohella? | Standard ja nykyinen postilaatikko | Pro: Sähköposti |
| Tarvitsetko yhteistä tiedostotilaa, et vain liitteitä viestiketjuissa? | Standard ja liitteet | Pro: Tiedostot |
| Pitääkö ohjelman suorittaa toistuvia sääntöjä? | Standard ja manuaaliset toimet | Pro: Automaatiot |
Sekä Standardissa että Prossa Marek voi hoitaa tehtäviä, keskusteluja ja määräaikoja. Pro on järkevä valinta, kun hän haluaa siirtää samaan ohjelmaan myös postilaatikon, dokumenttien tai sääntöjen käsittelyn.
Vaihtoehdon vaihtaminen ei poista aiempaa työtä
Vaihtoehdon vaihtaminen ei poista aiempaa työtä: postilaatikot, Automaatioiden säännöt ja Tiedostot säilyvät tietokannassa myös Prosta Standardiin siirtymisen jälkeen. Automaatiot pysäytetään, ja kun Pro-avain syötetään uudelleen, moduulit palaavat rajoitusta edeltäneeseen tilaan ilman uutta konfigurointia.
Siirtyminen Standardista Proon tapahtuu niin, että pääkäyttäjä syöttää uuden lisenssiavaimen; moduulit aktivoituvat heti, ilman sovelluksen päivitystä. Nykyisen vaihtoehdon näet kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi, riviltä ”Plan”.
Standard ei anna käyttöön Pro-moduuleja - mutta säilyttää niiden tiedot siltä varalta, että palaat niihin.
Itse Task Managerin lisenssi on pysyvä: maksat kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrästä, ilman käyttäjäkohtaista tilausta. Se sisältää 12 kuukauden päivitykset, ja myöhempi uusiminen on valinnaista. Jos et osta sitä, ohjelma toimii edelleen asennetulla versiolla; vain pääsy uudempiin julkaisuihin päättyy. Pysyvän lisenssin säännöt auttavat erottamaan tämän kustannuksen Standardin tai Pron valinnasta.
Hinta riippuu kahdesta päätöksestä
Task Managerin hinta riippuu sekä käyttäjäpaikkojen suunnitelmasta että toiminnallisesta vaihtoehdosta. Vertaa siis Standardia ja Proa samankokoiselle tiimille, älä vertaile esimerkiksi Starter Standardia ja Classic Proa keskenään.
| Suunnitelma | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, enintään 8 henkilöä | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, enintään 20 henkilöä | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, enintään 35 henkilöä | 2 290 zł | 5 990 zł |
Marekin tiimille oikea rivi on Classic. Päivitysoikeuden vuosittainen uusiminen tässä suunnitelmassa maksaa 447 zł Standardissa tai 1 197 zł Prossa, ja se on valinnainen. Etäasennus maksaa 299 zł Starter-suunnitelmassa, ja Classic-suunnitelmasta alkaen se sisältyy hintaan. Molemmissa vaihtoehdoissa sovellus ja sen tiedot ovat omalla palvelimellasi; riittää jaettu web-hotelli, jossa on PHP 8.1+ sekä MySQL tai MariaDB. Ajantasaiset vaihtoehdot ja palvelut löydät Task Managerin hinnoittelusta.
Kirjoita huomenna ylös kolme asiaa, jotka hoidat tänään tehtäväohjelman ulkopuolella: kirjeenvaihto, dokumentit ja manuaalisesti toistuvat toimet. Jos haluat siirtää edes yhden niistä Task Manageriin, tutustu Pro-vaihtoehtoon Demossa; jos et, aloita vertailu Standardista.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa Task Manager Standardilla ja Prolla on?
Pro tuo mukanaan Sähköpostin, Tiedostot ja Automaatiot. Tehtävät, keskustelut, Työtila, Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot, AI-avustaja, AI-tietopankki ja tietojen salaus ovat käytettävissä molemmissa versioissa.
Toimiiko AI-avustaja ja salaus Standardissa?
Kyllä, AI-avustaja, AI-tietopankki ja tietojen salaus toimivat sekä Standardissa että Prossa. Pääkäyttäjä ottaa sisällön salauksen käyttöön; älä oleta sen olevan oletuksena päällä.
Voinko Standardissa lisätä liitteitä ja saada sähköposti-ilmoituksia?
Kyllä, liitteet tehtävissä, keskusteluissa ja muistiinpanoissa sekä sähköposti-ilmoitukset SMTP:n kautta toimivat Standardissa. Pro-version Sähköposti-moduuli on tarkoitettu kirjeenvaihdon vastaanottamiseen ja lähettämiseen suoraan ohjelman sisällä.
Miten siirryn Standardista Prohon?
Pääkäyttäjä syöttää uuden lisenssiavaimen kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi. Pro-ominaisuudet aktivoituvat heti ilman sovelluksen päivitystä.
Onko Enterprise kolmas vaihtoehto Standardin ja Pron rinnalla?
Ei, Enterprise on suunniteltu yli 35 hengen tiimeille ja hinnoitellaan yksilöllisesti. Standard ja Pro määrittävät ominaisuuksien laajuuden, kun taas suunnitelma määrittää tiimin koon.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
