Pátek, 15:40. Ola z agentury má připravit týdenní report úkolů týmu a klient se ptá, co se podařilo udělat na jeho webu. Dřív otevírala úkoly jeden po druhém a přepisovala dohody do tabulky; teď může označit AI asistentovi správné zdroje, zkontrolovat tabulku a požádat o soubor.
Report z úkolů začíná otázkou: co opravdu chcete ukázat?
Ola ukáže klientovi úkoly z tohoto týdne z Pracovního prostoru „Nová webová stránka“: hotové a ty rozdělané. Takový rozsah odděluje práci na webu od interních záležitostí agentury.
Ola vede v Task Manageru úkoly týkající se webu, kampaně a nabídek. Klient se ptá na web, takže report z celé agentury by pro něj byl jen šum. Ola jako referenční bod vybere Pracovní prostor „Nová webová stránka“ a zapíše si otázku: které úkoly týkající se tohoto prostoru byly tento týden hotové a které jsou stále rozdělané?
Údaje potřebné k takové odpovědi jsou v úkolech: téma, popis, stav, termín, priorita a přiřazené osoby. Vlákno zaznamenává i systémové zprávy o změnách stavu, termínu, priority a názvu a o přidání či odebrání osob. To umožňuje odlišit aktuální stav úkolu od ujednání, která se po cestě měnila. Samotná změna popisu však samostatný systémový záznam nevytváří.
Pokud si před reportem chcete prohlédnout záležitosti vyžadující pozornost, použijte filtry úkolů. Dlaždice „Na dnes“ a „Po termínu“ zužují zobrazený seznam a filtry umožňují vybrat stav, prioritu nebo typ položky. Filtr seznamu však nenahrazuje výběr zdrojů konverzace s AI asistentem. Jde o samostatná rozhodnutí: jedno pomáhá vám procházet úkoly, druhé říká asistentovi, z čeho má čerpat.
Jak označit AI asistentovi úkoly celého Pracovního prostoru?
Otevřete AI asistenta, založte vlákno tlačítkem „+ Nové“ a pod názvem konverzace vyberte „Zdroje“. Nové vlákno startuje s vašimi úkoly; chcete-li se ptát na úkoly a chaty Pracovního prostoru, označte tento prostor jako zdroj.
V okně zdrojů klikněte na řádek a označte položku; šipkou vedle ní přejděte k jejímu obsahu. Můžete tak vybrat celý Pracovní prostor, nebo sestoupit ke konkrétním úkolům a chatům. Ola označí „Nová webová stránka“, protože klient se ptá na práci na webu, ne na obchodní nabídku ani kampaň.
To je důležitá hranice: Pracovní prostor zahrnuje úkoly a chaty daného prostoru, ale AI asistent vidí jen ty, ke kterým máte oprávnění. Administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům. Pokud má report obsahovat položku, kterou nevidíte, samotná žádost k AI vám k ní přístup neudělí.
Při rozsáhlém rozsahu sledujte ukazatel vytížení pod seznamem zdrojů. Když označíte více obsahu, než model dokáže přijmout, asistent vás informuje, co nezohlednil. U velmi širokých dotazů může také zohlednit jen několik nejlépe odpovídajících prvků. Pak dotaz zúžete na jeden Pracovní prostor, nebo označte konkrétní úkoly. Více kontextu neznamená vždy úplnější odpověď.
Jeden příkaz může připravit tabulku, ale zkontrolujte ji před exportem
Požádejte AI asistenta o tabulku týkající se označeného rozsahu a uveďte, co v ní chcete vidět. Teprve po přečtení odpovědi požádejte o Excel nebo CSV, protože tyto formáty vyžadují tabulková data.
Ola napíše: „Vytvoř tabulku s úkoly z tohoto týdne v Pracovním prostoru Nová webová stránka. Ukaž téma, přiřazenou osobu, termín a stav. Odděl hotové úkoly od rozdělaných.“ Není to hotová šablona - uspořádání tabulky může být jiné.
Na obrazovce kontroluje, zda se objevily úkoly, na které se klient ptal. Pokud chybí „Projekt webu“, tabulku ještě ručně neopravuje: vrátí se ke zdrojům a upřesní dotaz. Může také požádat: „Ukaž jen úkoly týkající se webu, bez dohod z jiných projektů.“ Před stažením Ola zkontroluje názvy úkolů, stavy a termíny.
Když tabulka odpovídá jejím potřebám, napíše: „Připrav z této tabulky soubor Excel.“ AI připraví obsah a Task Manager sestaví soubor a zobrazí tlačítko „Stáhnout …“. Asistent podporuje Word (DOCX), PDF, Excel (XLSX), CSV a HTML. Word, PDF a HTML mohou vzniknout přímo z popisné odpovědi; pro Excel a CSV je potřeba tabulka. Pokud chcete vidět další příklady takových dotazů, podívejte se na tabulky vytvářené AI.
Stažený soubor uložte tam, kde uchováváte reporty pro klienta. Odkaz ke stažení je soukromý, funguje pro přihlášenou osobu s přístupem k danému úkolu nebo chatu a po 24 hodinách vyprší. Po této době požádejte AI asistenta o opětovné vygenerování souboru.
Když potřebujete jen jedno vlákno, nesbírejte celý Pracovní prostor
Report z jednotlivého úkolu můžete připravit bez zakládání širší sady zdrojů. Otevřete úkol nebo chat, zapněte soukromý režim „AI asistent“ u pole odpovědi a požádejte o shrnutí v souboru Word, PDF nebo HTML.
Ve středu Marek otevírá „Projekt stránky“ před rozhovorem s klientem. Píše: „Připrav Word se shrnutím tohoto vlákna“. Asistent vidí obsah vlákna a jeho přílohy, a dotaz i odpověď jsou viditelné pouze pro Marka - odpověď má označení „POUZE PRO VÁS“. Nepřidává ji do týmové konverzace jako běžnou zprávu.
Pokud potřebujete uchovat pouze jednu zprávu, AI vůbec nemusí sestavovat report. Menu ⋮ u zprávy nebo poznámky umožňuje vybrat „Export do PDF“, „Export do Word“ nebo „Export do TXT“. Soubor se stáhne okamžitě a má záhlaví s informací o autorovi, čase a vlákně. Stejným způsobem exportujete i jednotlivou odpověď AI asistenta.
Před odesláním takového souboru ještě zkontrolujte, kterou verzi zprávy si prohlížíte. Pokud používáte režim „Uspořádat“, do exportu se dostane viditelná verze připravená AI spolu s poznámkou o režimu. Pro přepnutí na originál přepněte zobrazení na „Původní obsah“ a export proveďte znovu. Více o práci v samotném vláknu si přečtete v textu o kladení otázek AI asistentovi.
Páteční rituál můžete opakovat, ale report se neodešle sám
Vlákno s nastavenými zdroji zůstává na seznamu, takže příští pátek se můžete k této konverzaci vrátit a položit novou otázku. AI asistent však negeneruje týdenní report automaticky ve stanovenou dobu.
Pojmenujte vlákno „Týdenní report“ a označte ho hvězdičkou, aby se snáze hledalo. Když chcete zahájit samostatnou konverzaci se stejnou sadou zdrojů, použijte v menu ⋮ možnost „Duplikovat se zdroji“. Před dalším exportem znovu zkontrolujte rozsah dat v dotazu a obsah odpovědi; nepředpokládejte, že název vlákna určuje týden, který má report pokrývat.
Můžete požádat: „Připomeň mi v pátek v 15:00 report“. Připomenutí se uloží až po kliknutí na „Ano, proveď“, a ve stanovenou dobu dostanete oznámení v aplikaci. Je to signál pro vás, ne harmonogram tvorby souboru. Pokud potřebujete uspořádat samotné termíny úkolů před pátkem, podívejte se, jak hlídat termíny v týmu.
Než report pošlete dál, přečtěte si ho jako zprávu pro klienta: zkontrolujte názvy, stavy, rozsah a to, zda nebyl opomenut důležitý úkol. Asistent může připravit e-mail, ale jeho odeslání vyžaduje vaše potvrzení. Musíte také nastavit osobní SMTP, tedy odesílání z vlastní e-mailové adresy. Neberte odpověď AI jako důkaz, že e-mail už byl odeslán.
Před prvním pokusem potřebujete přístup k AI a správným datům
Aby bylo možné připravit report s AI asistentem, administrátor musí vybrat poskytovatele a model a zadat API klíč. Je to klíč vaší firmy, který umožňuje aplikaci posílat dotazy poskytovateli modelu. Administrátor musí také povolit přístup k oknu asistenta. Bez AI Task Manager stále umožňuje vést úkoly a používat filtry, ale nepřipraví za vás zde popsaný report prostřednictvím AI asistenta.
Na výběr jsou OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok. API klíč patří vaší firmě a za dotazy platíte přímo poskytovateli modelu, odděleně od licence Task Manageru. Když používáte AI, obsah zvolených zdrojů putuje k externímu poskytovateli modelu - proto vybírejte rozsah potřebný pro report, místo abyste zaškrtli vše. Pokud chcete tento tok podrobněji posoudit, přečtěte si, jak vybudovat firemní znalostní bázi na vlastních zdrojích.
Při nejbližším pátečním přehledu založte vlákno „Týdenní report“, vyberte jeden Pracovní prostor a požádejte nejprve o tabulku za konkrétní týden. Přečtěte si ji na obrazovce, upravte rozsah dotazu, je-li třeba, a teprve pak soubor stáhněte. Celý postup si můžete ověřit v Demo.
Nejčastější dotazy
Má Task Manager hotový modul reportů?
Ne, report vzniká jako odpověď AI asistenta, ze které Task Manager může sestavit soubor Word, PDF, Excel, CSV nebo HTML. Samostatná záložka „Reporty“ neexistuje.
Jak vytvořit týdenní report úkolů týmu, a ne jen mých vlastních?
V okně AI asistenta vyberte „Zdroje“ a označte příslušný Pracovní prostor místo spoléhání na výchozí „Moje úkoly“. Asistent zohlední pouze úkoly a chaty, ke kterým máte oprávnění; administrátor má přístup ke všem.
Proč nedostávám přehled úkolů do Excelu, ale jen popis?
Excel a CSV vyžadují tabulková data, proto nejprve požádejte o tabulku s potřebnými informacemi a až poté o soubor. Word, PDF a HTML mohou vzniknout přímo z popisné odpovědi.
Bude odkaz ke stažení reportu fungovat za týden?
Ne, soukromý odkaz ke stažení vyprší po 24 hodinách. Po této době požádejte AI asistenta o opětovné vygenerování souboru.
Mohu nastavit týdenní report tak, aby se vytvářel sám každý pátek?
Ne, AI asistent vám může report připomenout, ale nepřipraví ho automaticky v určenou hodinu. Připomenutí vznikne po potvrzení „Ano, proveď“.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
