Perjantai, klo 15:40. Olan pitää toimistossa laatia tiimin viikkoraportti tehtävistä, ja asiakas kysyy, mitä on saatu aikaan hänen sivustonsa parissa. Yleensä hän avasi tehtävät yksi kerrallaan ja kopioi sovitut asiat taulukkoon; nyt hän voi osoittaa AI-avustajalle oikeat lähteet, tarkistaa taulukon ja pyytää tiedoston.
Tehtäväraportti alkaa kysymyksestä: mitä oikeasti haluat näyttää?
Ola näyttää asiakkaalle tämän viikon tehtävät Työtilasta ”Uusi verkkosivu”: tehdyt ja vielä kesken olevat. Tällainen rajaus erottaa sivustoon liittyvät työt toimiston sisäisistä asioista.
Ola hoitaa Task Managerissa sivustoon, kampanjaan ja tarjouksiin liittyviä tehtäviä. Asiakas kysyy sivustosta, joten koko toimiston raportti olisi hänelle vain melua. Ola valitsee tarkastelun kohteeksi Työtilan ”Uusi verkkosivu” ja kirjaa itselleen kysymyksen: mitkä tähän tilaan liittyvät tehtävät on tehty tällä viikolla ja mitkä ovat vielä kesken?
Tällaiseen vastaukseen tarvittavat tiedot löytyvät tehtävistä: aihe, kuvaus, tila, määräaika, prioriteetti ja vastuuhenkilöt. Viestiketju tallentaa myös järjestelmäviestit tilan, määräajan, prioriteetin ja nimen muutoksista sekä henkilöiden lisäämisestä tai poistamisesta. Näin voi erottaa tehtävän nykyisen tilan matkan varrella muuttuneista sopimuksista. Pelkän kuvauksen muokkaaminen ei kuitenkaan luo erillistä järjestelmämerkintää.
Jos haluat ennen raportointia katsoa huomiota vaativat asiat, käytä tehtävien suodattimia. Kortit ”Tänään” ja ”Myöhässä” rajaavat näkyvää listaa, ja suodattimilla voit valita tilan, prioriteetin tai kohteen tyypin. Listan suodatin ei kuitenkaan korvaa lähteiden valintaa AI-avustajan kanssa käytävässä keskustelussa. Nämä ovat erillisiä päätöksiä: toinen auttaa sinua selaamaan tehtäviä, toinen kertoo avustajalle, mistä sen tulee ammentaa.
Miten osoitat AI-avustajalle koko Työtilan tehtävät?
Avaa AI-avustaja, luo viestiketju painikkeella ”+ Uusi” ja valitse keskustelun otsikon alta ”Lähteet”. Uusi viestiketju käynnistyy sinun tehtävilläsi; jos haluat kysyä Työtilan tehtävistä ja keskusteluista, osoita kyseinen tila lähteeksi.
Napsauta lähteiden ikkunassa riviä valitaksesi kohteen; siirry sen vieressä olevalla nuolella sen sisältöön. Voit siis valita koko Työtilan tai mennä tiettyihin tehtäviin ja keskusteluihin. Ola osoittaa ”Uusi verkkosivu”, koska asiakas kysyy sivustoon liittyvistä töistä, ei myyntitarjouksesta tai kampanjasta.
Tämä on tärkeä raja: Työtila kattaa tilan tehtävät ja keskustelut, mutta AI-avustaja näkee vain ne, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin. Jos raportin pitäisi sisältää kohde, jota et näe, pelkkä pyyntö AI:lle ei anna sinulle siihen pääsyä.
Laajassa rajauksessa katso lähdeluettelon alla olevaa täyttöastepalkkia. Kun osoitat enemmän sisältöä kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon. Hyvin laajoissa kysymyksissä se saattaa ottaa huomioon vain muutaman parhaiten sopivan kohteen. Rajaa silloin kysymys yhteen Työtilaan tai osoita tietyt tehtävät. Enemmän kontekstia ei aina tarkoita täydellisempää vastausta.
Yksi komento voi luoda taulukon, mutta tarkista se ennen vientiä
Pyydä AI-avustajalta taulukkoa osoitetusta rajauksesta ja kerro, mitä haluat siinä nähdä. Pyydä Exceliä tai CSV:tä vasta luettuasi vastauksen, sillä nämä muodot edellyttävät taulukkomuotoista tietoa.
Ola kirjoittaa: ”Tee taulukko tämän viikon tehtävistä Työtilassa Uusi verkkosivu. Näytä aihe, vastuuhenkilö, määräaika ja tila. Erottele tehdyt tehtävät kesken olevista.” Tämä ei ole valmis malli - taulukon rakenne voi olla erilainen.
Ruudulla hän tarkistaa, ilmestyivätkö tehtävät, joista asiakas kysyi. Jos ”Sivustoprojekti” puuttuu, hän ei vielä korjaa taulukkoa käsin: hän palaa lähteisiin ja tarkentaa kysymystä. Hän voi myös pyytää: ”Näytä vain sivustoon liittyvät tehtävät, ilman muiden projektien asioita.” Ennen lataamista Ola tarkistaa tehtävien nimet, tilat ja määräajat.
Kun taulukko vastaa hänen tarpeitaan, hän kirjoittaa: ”Tee tästä taulukosta Excel-tiedosto.” AI valmistelee sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston ja näyttää painikkeen ”Lataa …”. Avustaja tukee Word-muotoa (DOCX), PDF:ää, Exceliä (XLSX), CSV:tä ja HTML:ää. Word, PDF ja HTML voivat syntyä suoraan kuvailevasta vastauksesta; Excel ja CSV vaativat taulukon. Jos haluat nähdä muita esimerkkejä tällaisista kysymyksistä, tutustu AI:n luomiin taulukoihin.
Säilytä ladattu tiedosto siellä, missä muutenkin säilytät asiakasraportteja. Latauslinkki on yksityinen, se toimii kirjautuneelle henkilölle, jolla on pääsy kyseiseen tehtävään tai keskusteluun, ja se vanhenee 24 tunnin kuluttua. Sen jälkeen pyydä AI-avustajaa luomaan tiedosto uudelleen.
Kun tarvitset vain yhden viestiketjun, älä kerää koko Työtilaa
Yksittäisestä tehtävästä voit tehdä raportin ilman laajan lähdejoukon määrittämistä. Avaa tehtävä tai keskustelu, kytke päälle yksityinen ”AI-avustaja”-tila vastauskentän kohdalla ja pyydä yhteenvetoa Word-, PDF- tai HTML-tiedostona.
Keskiviikkona Marek avaa ”Verkkosivuprojektin” ennen asiakastapaamista. Hän kirjoittaa: ”Tee Word-tiedosto, jossa on yhteenveto tästä viestiketjusta”. Avustaja näkee viestiketjun sisällön ja sen liitteet, ja kysymys sekä vastaus näkyvät vain Marekille - vastauksessa on merkintä ”VAIN SINULLE”. Sitä ei lisätä tiimin keskusteluun tavallisena viestinä.
Jos haluat tallentaa vain yhden viestin, AI:n ei tarvitse laatia raporttia lainkaan. Viestin tai muistiinpanon ⋮-valikosta voit valita ”Vie PDF-muodossa”, ”Vie Word-muodossa” tai ”Vie TXT-muodossa”. Tiedosto latautuu heti, ja siinä on otsikko tekijästä, ajasta ja viestiketjusta. Samalla tavalla voit viedä myös yksittäisen AI-avustajan vastauksen.
Ennen tällaisen tiedoston lähettämistä tarkista vielä, mitä viestin versiota katsot. Jos käytät ”Jäsennä”-tilaa, vientiin päätyy AI:n valmistelema näkyvä versio yhdessä tilaan liittyvän merkinnän kanssa. Alkuperäisen saat vaihtamalla näkymän kohtaan ”Alkuperäinen sisältö” ja tekemällä viennin uudelleen. Lisää viestiketjussa työskentelystä löydät tekstistä kysymysten esittämisestä AI-avustajalle.
Perjantain rituaalia voi toistaa, mutta raportti ei lähde itsestään
Viestiketju, johon on asetettu lähteet, jää listalle, joten voit seuraavana perjantaina palata samaan keskusteluun ja esittää uuden kysymyksen. AI-avustaja ei kuitenkaan luo viikkoraporttia automaattisesti määrättynä ajankohtana.
Nimeä viestiketju ”Viikkoraportti” ja merkitse se tähdellä, jotta löydät sen helpommin. Kun haluat aloittaa erillisen keskustelun samalla lähdejoukolla, käytä ⋮-valikon kohtaa ”Monista lähteineen”. Tarkista ennen seuraavaa vientiä uudelleen kysymyksen päivämääräväli ja vastauksen sisältö - älä oleta, että viestiketjun nimi määrittää viikon, jonka raportin pitäisi kattaa.
Voit pyytää: ”Muistuta minua perjantaina klo 15.00 raportista”. Muistutus tallentuu vasta kun klikkaat ”Kyllä, tee se”, ja ilmoitettuna ajankohtana saat ilmoituksen sovelluksessa. Se on muistutus sinulle, ei tiedoston luomisen aikataulu. Jos haluat järjestää itse tehtävien määräajat ennen perjantaita, katso kuinka pitää huolta tiimin määräajoista.
Ennen kuin lähetät raportin eteenpäin, lue se kuin viesti asiakkaalle: tarkista nimet, tilat, kattavuus ja se, ettei mitään tärkeää tehtävää ole jäänyt pois. Avustaja voi valmistella sähköpostin, mutta sen lähettäminen vaatii sinun vahvistuksesi. Sinun täytyy myös määrittää henkilökohtainen SMTP eli lähetys omasta sähköpostiosoitteestasi. Älä pidä AI:n vastausta todisteena siitä, että sähköposti on jo lähtenyt.
Ennen ensimmäistä yritystä tarvitset pääsyn AI:han ja oikeisiin tietoihin
Jotta voit laatia raportin AI-avustajan kanssa, pääkäyttäjän on valittava palveluntarjoaja ja malli sekä annettava API-avain. Se on yrityksesi oma avain, jonka avulla sovellus voi lähettää kyselyitä mallin tarjoajalle. Pääkäyttäjän on myös otettava käyttöön pääsy avustajan ikkunaan. Ilman AI:ta Task Manager toimii edelleen tehtävien hoitamiseen ja suodattimien käyttöön, mutta se ei laadi puolestasi tässä kuvattua raporttia AI-avustajan avulla.
Valittavissa ovat OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ja xAI Grok. API-avain kuuluu yrityksellesi, ja maksat kyselyistä suoraan mallin tarjoajalle, erillään Task Managerin lisenssistä. Kun käytät AI:ta, valittujen lähteiden sisältö siirtyy ulkopuoliselle mallin tarjoajalle - siksi valitse vain raportin kannalta tarpeellinen laajuus sen sijaan, että merkitset kaiken. Jos haluat arvioida tämän kulun tarkemmin, lue kuinka rakentaa yrityksen tietopankki omien lähteiden pohjalta.
Seuraavan perjantain koonnin yhteydessä luo viestiketju ”Viikkoraportti”, valitse yksi Työtila ja pyydä ensin taulukkoa tietyltä viikolta. Lue se ruudulta, tarkenna kysymyksen laajuutta tarvittaessa ja vasta sitten lataa tiedosto. Koko kulun voit tarkistaa Demo-osiossa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Task Managerissa valmis raportointimoduuli?
Ei, raportti syntyy AI-avustajan vastauksena, josta Task Manager voi koota Word-, PDF-, Excel-, CSV- tai HTML-tiedoston. Erillistä ”Raportit”-välilehteä ei ole.
Miten teen tiimin viikkoraportin tehtävistä, ei vain omistani?
Valitse AI-avustajan ikkunassa ”Lähteet” ja osoita oikea Työtila sen sijaan, että luotat oletuksena olevaan ”Omiin tehtäviin”. Avustaja ottaa huomioon vain tehtävät ja keskustelut, joihin sinulla on oikeudet; ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin.
Miksi en saa tehtävien yhteenvetoa Exceliin, vaan pelkän kuvauksen?
Excel ja CSV edellyttävät taulukkomuotoista tietoa, joten pyydä ensin taulukko tarvittavista tiedoista ja vasta sitten tiedosto. Word, PDF ja HTML voivat syntyä suoraan kuvailevasta vastauksesta.
Toimiiko raportin latauslinkki vielä viikon kuluttua?
Ei, yksityinen latauslinkki vanhenee 24 tunnin kuluttua. Sen jälkeen pyydä AI-avustajaa luomaan tiedosto uudelleen.
Voinko asettaa viikkoraportin syntymään itsestään joka perjantai?
Ei, AI-avustaja voi muistuttaa sinua raportista, mutta ei laadi sitä automaattisesti tiettyyn kellonaikaan. Muistutus syntyy, kun vahvistat ”Kyllä, tee se”.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
